提高基層檔案管理工作時(shí)效性的方法探討

江長(zhǎng)春

(福建省清流縣公安局,福建 三明 365300)

0 引言

原本的傳統(tǒng)的文化檔案管理工作方法,已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)階段工作單位的需要?；鶎訖n案開始向信息化、數(shù)字化方向改革,這一趨勢(shì)能夠大大提高檔案管理的質(zhì)量和效率,但也加大了相關(guān)工作難度,對(duì)有關(guān)工作人員綜合素質(zhì)的要求也比較高,要求能夠正確的將信息化的基層檔案進(jìn)行歸納與整理。目前一些地區(qū)的基層單位并沒有認(rèn)識(shí)到信息化基層檔案管理的重要性,沒有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行及時(shí)的改革,導(dǎo)致了單位的檔案管理與當(dāng)今的時(shí)代發(fā)展相脫離,這將影響到基層單位的工作效率,阻礙基層單位的正常發(fā)展建設(shè),因此相關(guān)單位需要注意提高基層檔案管理工作實(shí)效性,加快推動(dòng)基層單位檔案管理工作由傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化信息化模式方向發(fā)展。

1 基層檔案管理工作概述

檔案是一種具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性和價(jià)值的歷史記錄材料,對(duì)檔案進(jìn)行翻閱可以查找到單位成立以來發(fā)展、建設(shè)、服務(wù)等多方面工作的記錄。認(rèn)真做好基層黨員管理工作不僅可以完整的記錄單位的發(fā)展歷史,還能夠?yàn)閱挝坏墓ぷ鏖_展、經(jīng)驗(yàn)分享提供幫助。并且基層檔案對(duì)于單位未來的發(fā)展與建設(shè)具有十分重要的意義,是一個(gè)單位改革發(fā)展的基礎(chǔ)依據(jù)。在當(dāng)前信息化時(shí)代飛速發(fā)展的背景下,基層檔案的管理工作也受到了很大影響,傳統(tǒng)的基層檔案管理工作開始向信息化方向發(fā)展,基層檔案管理工作的工作模式也在不斷進(jìn)步,傳統(tǒng)的文字處理檔案開始逐漸變化為現(xiàn)代化、信息化模式的計(jì)算機(jī)操作管理,現(xiàn)代化的檔案管理工作模式有助于不受空間限制進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檔案共享[1]。

2 基層檔案管理工作的常見風(fēng)險(xiǎn)

如果基層單位領(lǐng)導(dǎo)人員在日常工作過程中忽視了檔案管理工作,或者基層檔案管理人員缺乏責(zé)任意識(shí),那么在實(shí)際基層檔案管理過程當(dāng)中更容易出現(xiàn)問題與差錯(cuò),造成檔案管理風(fēng)險(xiǎn)引發(fā)一系列問題,基層檔案管理的潛在風(fēng)險(xiǎn)會(huì)直接影響到基層單位的正常發(fā)展,所以,領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)基層檔案的管理,要盡可能避免在這個(gè)過程中存在的潛在的風(fēng)險(xiǎn)[2]。對(duì)當(dāng)前一些基層單位進(jìn)行調(diào)查可以發(fā)現(xiàn),基層單位檔案管理工作中常常存在的風(fēng)險(xiǎn)主要存在于以下幾個(gè)方面:檔案歸檔、檔案?jìng)鬟f、檔案保管、檔案管理信息化等。而此類風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)主要原因是檔案管理工作人員缺乏足夠的知識(shí)儲(chǔ)備,并且在工作當(dāng)中缺乏責(zé)任意識(shí),導(dǎo)致檔案管理過程中出現(xiàn)檔案遺失、損壞等情況。在檔案工作從傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒绞降耐瑫r(shí),也極大地提高了基層檔案工作的工作效能,并且信息化檔案方便了檔案的調(diào)閱與查詢,為單位工作提供了極大便利,但是與此同時(shí)在基層檔案管理過程當(dāng)中其信息化風(fēng)險(xiǎn)也隨之增加,因此基層檔案管理工作人員在工作過程當(dāng)中需要具備更高的能力水平,能夠熟練操作使用信息化的檔案管理系統(tǒng)和硬件設(shè)施,盡量避免管理風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生[3]。

3 基層檔案管理工作當(dāng)中出現(xiàn)問題的原因

做好基層檔案管理工作、保證檔案管理工作的時(shí)效性對(duì)單位的發(fā)展和進(jìn)步具有十分重要的意義,但是在當(dāng)前檔案管理工作過程當(dāng)中存在著一些不足,導(dǎo)致檔案管理缺乏時(shí)效性。

3.1 提高對(duì)基層檔案管理的重視程度

想要提高基層檔案管理工作的時(shí)效性,首先工作人員需要提高自身思想意識(shí),科學(xué)的認(rèn)識(shí)了解到基層檔案管理工作的重要意義,這是提高工作實(shí)效性的重要前提。但是在一些地區(qū)的基層單位當(dāng)中,單位領(lǐng)導(dǎo)和基層檔案管理工作人員都缺乏對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí),這就造成檔案管理工作人員地位低下,工作缺乏積極性和主動(dòng)性,這也潛在地影響了基層檔案管理的工作效率[4]?；鶎訖n案會(huì)對(duì)單位內(nèi)的個(gè)人簡(jiǎn)歷進(jìn)行記錄,其中包含了工作人員的工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲記錄等等。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理方式深入人心,許多領(lǐng)導(dǎo)和工作人員無(wú)法及時(shí)轉(zhuǎn)變自身意識(shí),受到了傳統(tǒng)檔案管理觀念的約束,沒有認(rèn)識(shí)到信息化基層檔案管理的優(yōu)勢(shì)與前景,導(dǎo)致現(xiàn)代化的基層檔案管理工作無(wú)法順利開展進(jìn)行[5]。

3.2 基層檔案管理團(tuán)隊(duì)專業(yè)能力不足

從事基層團(tuán)管理的工作人員需要具有較高的專業(yè)能力與知識(shí)儲(chǔ)備,在當(dāng)前階段隨著信息化技術(shù)的發(fā)展,基層檔案管理模式也隨之不斷升級(jí),這就對(duì)檔案管理工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求,應(yīng)對(duì)其自身的素質(zhì)和技術(shù)進(jìn)行持續(xù)的提升。然而,在現(xiàn)實(shí)的基層單位的檔案管理工作中,很多工作人員都達(dá)不到這一點(diǎn)。很多地方的基層部門因?yàn)閷?duì)檔案工作不夠關(guān)注,不注重對(duì)檔案管理隊(duì)伍的管理和培訓(xùn),不能適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的要求,不能適應(yīng)檔案管理隊(duì)伍對(duì)經(jīng)費(fèi)和裝備的要求。并且這些基層單位當(dāng)中缺乏完善的檔案管理培訓(xùn)與考核機(jī)制[6]。

3.3 基層檔案管理信息化發(fā)展速度過快

在當(dāng)前階段基層檔案管理向信息化現(xiàn)代化檔案管理方向發(fā)展是必然趨勢(shì),因此加快基層檔案管理方式轉(zhuǎn)變是十分必要的,可是一些地區(qū)的基層單位因?yàn)楦鞣N原因并沒有完善的信息化檔案管理方式,導(dǎo)致基層檔案管理方式轉(zhuǎn)變出現(xiàn)了問題,嚴(yán)重影響了檔案管理的時(shí)效性。除此之外,在檔案管理向信息化方向發(fā)展的同時(shí)存在著一定的安全隱患問題,由于一些單位和工作人員缺乏風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),導(dǎo)致工作人員在檔案管理過程當(dāng)中未能及時(shí)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范,并且檔案管理部門并沒有完善健全的風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制,這進(jìn)一步造成基層檔案管理系統(tǒng)安全性大打折扣。并且在一些基層單位當(dāng)中缺乏檔案管理相關(guān)的硬件設(shè)施與相關(guān)系統(tǒng),加之檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與能力具有一定差異,這也就造成了基層檔案管理工作效率低下[7]。

3.4 缺乏完善的基層檔案管理監(jiān)督機(jī)制

想要基層檔案管理工作能夠高質(zhì)量高效率的完成,相關(guān)工作人員需要健全完善當(dāng)前的基層檔案管理監(jiān)督機(jī)制,這一機(jī)制能夠及時(shí)盡快的發(fā)現(xiàn)工作當(dāng)中可能出現(xiàn)的問題及風(fēng)險(xiǎn),在早期階段將問題風(fēng)險(xiǎn)解決可以很大程度降低單位的相關(guān)損失。但是在一些地區(qū)的基層部門當(dāng)中并沒有專門的檔案管理監(jiān)督部門,此任務(wù)主要是由單位當(dāng)中的檔案管理部門承擔(dān),這大大降低了監(jiān)督的客觀性和公平公正性,一些工作人員為了自身利益會(huì)隱藏一些問題風(fēng)險(xiǎn),導(dǎo)致檔案管理監(jiān)督失去了其作用。并且一些基層單位的檔案管理監(jiān)督僅僅是表面工作,并沒有將其確切落實(shí)在基層檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中,這就導(dǎo)致當(dāng)管理工作出現(xiàn)問題時(shí)無(wú)法確切找到問題發(fā)生原因及問題環(huán)節(jié)。

3.5 基層檔案管理部門投入不足

在對(duì)許多基層單位進(jìn)行調(diào)查后可以發(fā)現(xiàn),許多單位當(dāng)中的基層檔案管理部門出現(xiàn)了投入和開發(fā)不足的問題,其主要原因有以下幾點(diǎn):首先,上級(jí)部門缺乏對(duì)檔案管理方面的資金投入[8]。一般情況下基層單位會(huì)將絕大多數(shù)資金用于單位的施工建設(shè)當(dāng)中,由于缺乏對(duì)檔案管理的重視,針對(duì)檔案管理部門進(jìn)行補(bǔ)款時(shí),并沒有給予足夠的資金支持,并且檔案管理部門缺乏完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制,無(wú)法合理正確應(yīng)用上級(jí)撥發(fā)的資金,一些檔案管理部門甚至沒有完善的檔案管理設(shè)施。其次,基層的管理部門缺乏人才投入。在當(dāng)前階段專業(yè)檔案管理人員缺乏問題已經(jīng)十分嚴(yán)重,大量的人才流失導(dǎo)致基層檔案管理部門中嚴(yán)重缺乏專業(yè)人才,并且單位當(dāng)中的檔案管理工作人員文化素養(yǎng)和專業(yè)能力水平良莠不齊,這直接影響到了檔案管理的效率和檔案保存的效果。

4 提高基層檔案管理時(shí)效性的建議

4.1 提高對(duì)基層檔案管理工作的重視程度

想要提高基層檔案管理的時(shí)效性,關(guān)鍵是要引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、職工對(duì)基層檔案工作的高度關(guān)注,從而使其更好地發(fā)揮作用。各部門要加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)檔案管理的宣傳,讓各部門的員工了解到這項(xiàng)工作的重要性,提升檔案管理能力,讓各部門的員工都能主動(dòng)加入到檔案管理的工作中來,促進(jìn)各部門的檔案管理工作進(jìn)行得更順暢,提升檔案管理工作的時(shí)效。另外,還需要健全完善當(dāng)前的檔案管理監(jiān)督機(jī)制,從而督促檔案管理工作順利正常進(jìn)行,盡量規(guī)避工作當(dāng)中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。最后,單位內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)人員可以邀請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人才對(duì)單位內(nèi)部員工進(jìn)行檔案管理知識(shí)普及,進(jìn)一步提升檔案管理工作人員的思想水平,創(chuàng)建良好的檔案管理氛圍,讓單位內(nèi)人人都能參與到檔案管理當(dāng)中。

4.2 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)

目前,信息化的檔案管理工作對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)有了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn),這就要求單位培養(yǎng)創(chuàng)建更加專業(yè)化更加高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì),確保單位內(nèi)的檔案管理具有先進(jìn)性。首先,各部門要嚴(yán)格抓好隊(duì)伍的建設(shè),健全部門內(nèi)部的檔案管理工作訓(xùn)練體系,做好對(duì)檔案管理工作的日常檢查,以制定一套科學(xué)、行之有效的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰機(jī)制,提升檔案管理工作隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平,并激發(fā)員工的工作熱情,培養(yǎng)其工作當(dāng)中的責(zé)任意識(shí),從而建設(shè)出優(yōu)秀專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

4.3 做好檔案管理軟硬件建設(shè)

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)今,檔案管理模式也出現(xiàn)了轉(zhuǎn)變,信息化的檔案管理模式開始普及,為了盡快適應(yīng)這一趨勢(shì)、提高檔案管理工作的時(shí)效性,就必須要做好檔案管理的軟硬件建設(shè)工作。首先,為了完成實(shí)體化檔案錄入工作,檔案管理部門需要具備鍵盤、計(jì)算機(jī)、掃描儀等專業(yè)硬件設(shè)施,從而保證實(shí)體檔案快速準(zhǔn)確的錄入計(jì)算機(jī)當(dāng)中。其次,檔案管理部門還需要具備檔案檢索相關(guān)軟件,從而提高檔案搜索查詢效率,高效進(jìn)行檔案歸納分類。最后,檔案管理部門還需要確保檔案的網(wǎng)絡(luò)安全,避免網(wǎng)絡(luò)安全事故的出現(xiàn)造成檔案破壞遺失。

5 結(jié)語(yǔ)

總之,檔案管理工作在基層單位中發(fā)揮著非常重要的作用。基層的領(lǐng)導(dǎo)者們必須要加強(qiáng)自己對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí),從健全檔案管理機(jī)制,改進(jìn)現(xiàn)有檔案管理工作模式,加強(qiáng)專業(yè)檔案隊(duì)伍的培養(yǎng)等方面入手為增強(qiáng)基層檔案館工作的實(shí)時(shí)性,加速了內(nèi)部檔案館工作的進(jìn)度。