新時期文書檔案管理的困境及解決措施

饒揚錚

(福建省三明市清流縣公安局,福建 三明 365300)

0 引言

如今,社會經濟正在飛速發(fā)展,相關的科學技術產業(yè)也隨之迭代升級,正在逐步適用于我們生活中每一行業(yè)的每一環(huán)節(jié),大大提高了工作效率、提升了工作的準確性,推動了社會的發(fā)展與進步,為社會發(fā)展提供了不竭動力。在社會發(fā)展的過程當中,對于文書檔案的管理工作屬于一項嚴肅的、不容差錯的服務性質工作,高效準確的完成文書檔案管理工作,不但能夠為群眾帶來更高的便利性,同時也能夠提升政府工作部門的公信力、權威力,才能夠讓社會發(fā)展的行穩(wěn)致遠。文書檔案作為檔案管理工作當中的重中之重,以繁重、復雜為主要特點,這就導致在工作開展過程中很容易出現(xiàn)紕漏,而在信息化的大背景下,利用先進的科學技術實現(xiàn)文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新,能夠更有效的幫助文書檔案管理工作實現(xiàn)轉型升級。

1 文書檔案管理工作當中存在的主要問題

1.1 文書檔案管理工作的不足問題

相較于以前的僅靠人工進行的文書檔案管理工作,目前已經有了一定的調整與改善。但是在具體的工作操作過程當中依然出現(xiàn)了許多的問題,首先,文書檔案管理工作,顧名思義就是文書工作與檔案管理工作,想要能夠做好文書檔案管理工作,就必須將這兩者同時做好,進行統(tǒng)一管理,確保兩項工作之間能夠進行協(xié)調配合,共同溝通。其次,迫切需要打造一個高效的管理體系,同時設立監(jiān)督部門督促與引導二者工作,由于兩個工作之間需要密切配合,就必須要考慮二者的銜接問題,需要保障管理工作的符合實際、科學有效[1]。同時,由于一部分文書檔案涉密性較強,使得相當一部分檔案難以被有效利用,具體完整的檔案管理制度規(guī)定不完善,不細化,導致在實際的工作過程當中有的部門在查閱與輸送文書時,不能按期完成工作,背離了文書檔案管理工作需要高效的初衷,并且部分文書檔案管理工作人員難以做到與時俱進,不能學習先進的管理制度方法,在整理與裝訂時過度依賴人為操控,拉低了工作效率、降低了工作的準確性。

1.2 檔案管理的流程需要進行改進

進行文書檔案的管理工作,需要有嚴謹完備的工作環(huán)節(jié)以及管理流程,只有這樣才能夠保證文書檔案的準確性。在具體的流程當中應該著重注意檔案的查閱、整理、歸檔、分發(fā)、保管以及其他各種重要流程,隨著文書檔案管理工作的不斷發(fā)展,以上流程也難以滿足現(xiàn)實需要[2]。首先,就是對于部分文書檔案的歸檔分類不明確,工作人員難以確定如何分類保存各類文書檔案。其次,就是對文書檔案的真?zhèn)伪鎰e能力差,部分地區(qū)仍然不能積極地運用信息化手段對文書檔案進行辨別,辨別手段的落后,直接導致各類新型文書檔案不能夠按時按量及時跟進。最后,就是對于文書檔案的管理工作過程當中的管理與監(jiān)督力度弱,相關工作人員缺乏監(jiān)管,導致人浮于事,辦事不認真、不盡力,出現(xiàn)有假檔案混入其中的情況,造成工作量持續(xù)增加,效率變得更加低下。

1.3 針對文書檔案管理工作相關監(jiān)管部門的管理程度不夠

由于發(fā)展較晚,所以我們的文書檔案管理工作進度一直較慢,直到近些年才逐步出現(xiàn)發(fā)展趨勢,相較于其他發(fā)達地區(qū)有著明顯的劣勢。依靠信息化手段才逐步開始追趕其他較為先進的地區(qū),這就導致相關的工作人員對于文書檔案管理工作的重視程度不夠、管理認識不清,對于文書檔案管理工作過程當中的具體流程認識不全面、不理解、不透徹,大部分工作人員并不具備相關的工作技能,缺乏應有的工作素質,工作時抱著可有可無的心態(tài),沒有達到認真辦事,盡力辦事的要求,同時部分人才由于各種因素的限制,可能無法真正發(fā)揮自己的作用。造成這些問題的主要原因有:各級領導部門不夠重視、相關工作人員缺乏責任心、工作效率低,這都導致文書檔案管理工作難以進行有效推進,缺乏可以展望的良好前景,監(jiān)管部門的監(jiān)督不到位間接影響了有關工作人員工作的積極性[3]。

1.4 文書檔案信息化管理水平低

要想真正實現(xiàn)文書檔案管理工作的飛速發(fā)展,就必須要積極引入信息化管理手段。但是目前我們大部分地區(qū)的文書檔案管理工作仍然處于傳統(tǒng)的管理模式,過度依賴人工操作,迷信自己以往的工作經驗,排斥電子化信息管理手段。除了工作人員的思想沒有與時俱進之外,相關的基礎設施建設也沒能達到信息化管理的要求,有的地區(qū)并不具備信息存檔的條件,這就造成了惡性循環(huán),工作人員認為信息化管理并不存在明顯優(yōu)勢,反而增加了成本、增加了自己的工作量,更加排斥引進信息化管理手段。并且工作人員缺乏積極學習先進技術、信息化知識、有關經驗的主動性,對于利用技術手段整理檔案的方式方法不了解,這就造成引進信息化手段之后,工作效率反而更加低下[4]。部分工作人員仍然采取以手寫紙質的形式進行保存,缺乏整合大數(shù)據(jù)的手段,同時也導致很多需要利用視頻和聲音保存的文件文書,難以進行有效保存。

1.5 文書檔案管理工作人員的自身職業(yè)技能不強

有關部門的不重視,導致相關工作人員對于自身工作的了解性、興趣性都不強,并且有些單位的文書檔案管理工作人員并不具備相關的專業(yè)知識,沒有參與過相關的專業(yè)培訓,不了解文書檔案管理工作的重要性,這就導致在后續(xù)的工作過程當中對于檔案的歸類、查閱等技能不能熟悉掌握。目前雖然加大對于文書檔案管理人才的培育力度,但是這些人才沒有真正發(fā)揮應有的作用,甚至出現(xiàn)能者多干、不能者不干的情況,嚴重降低了人才的工作積極性,也不符合規(guī)范化工作的理念。

2 解決文書檔案管理過程中存在問題的有效措施

2.1 強化文書管理工作中的不足

對于文書檔案管理工作來說,是否能夠順利開展與有關領導和其他工作人員有著非常密切的聯(lián)系,所以在工作當中一定要重視其地位,尤其是上級部門和有關部門要積極予以配合,并給予恰當?shù)呢斄?、人力、物力的支?在條件允許的情況下給予更多的幫助,促進各部門之間的協(xié)調配合,互相學習、互相交流工作經驗,學習先進的工作方法,努力提升解決問題的能力。提高管理工作的質量,對于工作中遇到的難題要及時記錄,盡快解決。

2.2 加強相關工作人員的自身素質培養(yǎng)

由于過去文書檔案管理工作沒有得到足夠的重視,并且發(fā)展時間比較短,很多工作人員并沒有專業(yè)的知識和團隊協(xié)作的精神,整體工作隊伍力量不夠強大,綜合素質參差不齊,導致了文書檔案管理工作難以進行有效推進。在今后的工作當中,要提高管理人員的思想認識,定期對工作人員進行培訓考核,拓寬知識面,加強綜合知識的學習。除了職業(yè)技能之外,還要加強工作人員團隊配合的精神,給予工作人員一個能夠進行互相學習、互相交流的機會,通過學習來彌補自身的不足之處,學習優(yōu)秀經驗,升級陳舊的管理方式,通過信息化的手段與當今的發(fā)展趨勢相接軌,摒棄以往一味依賴紙質文書檔案的形式,采用電子制檔保證檔案的完整性,有效的記錄所需要的音視頻檔案文件[5]。加強保護措施,構建一個嚴密、高效、科學、安全的檔案環(huán)境,形成一支高質量,高素質的文書檔案管理工作團隊。

2.3 搭建科學的文書檔案管理信息平臺

目前各行業(yè)都積極應用信息化手段來提升工作效率、提高工作準確性。文書檔案管理工作的特點就是嚴謹性、高效性、時效性,所以更應該積極利用信息化手段,依托科學合理的文書檔案管理信息平臺為保障,通過強大的線上編輯功能開發(fā)出更適合文書檔案管理工作的軟件系統(tǒng),從根本上解決管理工作者工作量過于繁重的問題,并且利用文書檔案管理信息平臺能夠實現(xiàn)跨地域性文書檔案的傳送問題,過去的紙質檔案在傳送過程中由于物理空間的限制,難免會出現(xiàn)遺失、缺損的情況,而通過文書檔案管理信息平臺能夠在線上完成傳送工作,大幅縮短了傳送時間,提升了傳送效率,保證了文書檔案的安全性?？梢?通過構建科學有效的信息化管理平臺,能夠更有力的推動檔案管理工作的進一步改革。

2.4 樹立和貫徹信息化管理理念

加強政府部門的引導,提升文書檔案管理工作人員的思想觀念水平是解決目前遇到難題的重要舉措之一。讓相關工作人員充分了解到信息技術的強大之處以及電子網絡所帶來的便利性,讓工作人員能夠真正認同信息化管理方式,當然在適用信息化手段時,應該有計劃、分步驟的開展工作。并且在人力、資金、基礎設施建設等方面加大投入,讓各個環(huán)節(jié)都能夠通過信息化手段簡化工作流程[6]。

2.5 加強新技術、新手段的研究力度

目前科學技術發(fā)展速度極快,所遇到的問題也更加多樣化、復雜化,這就要求我們的技術必須要能夠滿足現(xiàn)實問題的需要,能夠真切解決遇到的問題,需要加大資金投入、人員投入針對重點領域、重點難題、重點環(huán)節(jié)進行攻關,確保所應用的信息化手段不會成為形式主義,能夠成為真正解決實際問題的“利劍”,由于新技術應用過程當中可能存在著成本過高的問題,部分落后地區(qū)無法承受相應設施建設所帶來的成本,所以信息化設施還應該將努力方向放在降低成本上,爭取能夠做到高效、便捷、經濟。

3 結語

文書檔案管理工作是社會經濟發(fā)展的必然條件,想要做好文書檔案的管理工作必須要政府部門積極承擔職責,管理隊伍積極學習先進技術,努力提升自我綜合素質,雙方密切配合,擰成一股繩,利用團隊化的力量來切實完成科學化、信息化的全新文書檔案管理工作,助力文書檔案管理工作走向正規(guī)化、現(xiàn)代化,實現(xiàn)自身的經濟效益、社會效益,讓文書檔案管理工作能夠得到廣大群眾的認可。