如何做好電子文件的檔案管理

陳惠林

(清流縣融媒體中心,福建 三明 365300)

0 引言

新時(shí)期文件管理系統(tǒng)越發(fā)趨向成熟化,與此同時(shí),各領(lǐng)域的發(fā)展均涉及大量有價(jià)值的信息,這就需要對文件信息進(jìn)行生命周期管理,更好的銜接文件與檔案之間的聯(lián)系。而在文件處理環(huán)節(jié),必須要對檔案管理流程進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化,以此來提高檔案管理體系的科學(xué)性,通過代碼形式對不同載體上的文件進(jìn)行記錄,之后借助電子設(shè)備讀取相關(guān)信息,整個(gè)過程會涉及到文件的傳輸與加密。電子文件與紙質(zhì)版文件相比,優(yōu)越性與傳閱性強(qiáng),但電子文件容易受到光盤、硬盤、軟盤等傳輸載體的限制,為提高電子文件的安全性及保密性,需要更好的開展電子檔案全程管理工作,盡可能創(chuàng)新檔案管理模式,提高檔案管理效率。

1 電子檔案的優(yōu)勢

1.1 方便快捷,資源共享

傳統(tǒng)多通過人力查閱檔案信息,不僅要花費(fèi)大量的時(shí)間,而且需要付出諸多的人力勞動(dòng),而在信息時(shí)代背景下,可借助計(jì)算機(jī)建立交流共享平臺,即使處在不同時(shí)間不同地點(diǎn)依然能實(shí)現(xiàn)檔案資源的查閱。另外,電子檔案是集存儲、傳輸、查閱共享為一體的信息化模式,傳統(tǒng)檔案在歸檔過程中,一旦發(fā)現(xiàn)有缺失現(xiàn)象,就會在無形中增加工作難度與工作量,而電子檔案能很快的用計(jì)算機(jī)進(jìn)行整理歸檔,以便于不同領(lǐng)域的人群查閱和共享,從根本上擺脫空間與時(shí)間方面的限制。

1.2 存儲量大,方便攜帶,長期保存

紙質(zhì)版檔案很容易受到氧化劑、溫濕度環(huán)境的影響,進(jìn)而發(fā)生氧化或水解反應(yīng),嚴(yán)重時(shí)字跡還會擴(kuò)散,久而久之,還可能出現(xiàn)破損、丟失等現(xiàn)象。而隨著紙質(zhì)版檔案的日益增多,配置足夠存儲空間已成為當(dāng)前管理的難題,電子檔案能夠有效優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理的空間問題,加之電子檔案體積輕、重量小,并且能夠長時(shí)間保存[1]。

1.3 保密性強(qiáng)

在傳統(tǒng)檔案管理工作中,若想查閱某個(gè)文件,需要將整卷檔案拿出來,之后從上到下依次查找,這樣一來,就可能為信息的外泄提供機(jī)會,而光盤或硬盤中的數(shù)字信息是無形的,只有借助計(jì)算機(jī)才能進(jìn)行查閱、修改,并且要按照設(shè)置的權(quán)限和等級有目的的進(jìn)行操作,無需打開與查閱內(nèi)容不相關(guān)的其它文件,在很大程度上保障了檔案信息的安全。

1.4 提高檔案管理效率

傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理工作人員需要借助人力完成歸檔、建檔、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)工作,這樣一來,就會在很大程度上增加工作強(qiáng)度,降低檔案管理效率,管理人員要把諸多精力與時(shí)間花費(fèi)于建檔、歸檔等相對基礎(chǔ)的工作上,而電子檔案則可有效減輕以上工作負(fù)擔(dān),通過利用計(jì)算機(jī)在短時(shí)間內(nèi)對文字和信息加以處理,既節(jié)約了人力勞動(dòng)、節(jié)省了時(shí)間,也能有效提高檔案管理效率。

2 電子文件的整理與歸檔

2.1 整理

在開展電子文件整理工作時(shí),一般主要做好以下兩方面內(nèi)容:一方面,要按照電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)完成文件分類、組合等相關(guān)工作,使各類零散且雜亂的磁性載體處于一種整齊且有序的狀態(tài)。在開展檔案整理工作的過程中,著錄標(biāo)引占據(jù)了舉足輕重的地位,其質(zhì)量的好壞更是影響檔案管理效果[2]。另一方面,完成電子文件的分類及編號工作后,由于電子文件類型多種多樣,要按照不同類型分別管理、科學(xué)分類,同時(shí),分類編號方案的制定要與電子文件內(nèi)容和單位的專業(yè)相符,對不同類型的電子文件進(jìn)行劃分,確保每一類型電子文件有其固定的標(biāo)碼,之后做好文件的登記工作。

2.2 歸檔

在開展電子文件歸檔工作的過程中,既要求歸檔內(nèi)容具有真實(shí)完整性,又要按照各階段的規(guī)定完成鑒定積累工作,對于軟硬件環(huán)境要與電子文件歸檔要求相符,同時(shí)保障文件格式的通用性。此外,整理后的電子文件要存于光介質(zhì)上,并通過數(shù)據(jù)壓縮刻在磁光介質(zhì)上,在其它網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下備份電子文件,之后完成文件的歸檔工作,最終存儲于光介質(zhì)上。

3 電子檔案管理面臨的主要問題

由于電子檔案管理工作處于初級發(fā)展階段,難以避免會受到些許不利因素的影響和制約,綜合來看當(dāng)前電子檔案管理現(xiàn)狀,其管理問題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

3.1 檔案管理體系不健全

有調(diào)查顯示,各企業(yè)、單位在制定檔案管理體系的過程中,仍存在一定的不足和問題,追根究底,未根據(jù)各單位和企業(yè)的發(fā)展優(yōu)勢建立檔案管理組織與制度,整體的管理工作缺乏創(chuàng)新性和獨(dú)立性,在以上情況下,檔案管理工作的深入開展就會受到重重阻礙[3]。雖然大部分單位都建立了檔案管理系統(tǒng),但是整個(gè)管理工作趨于形式化,管理效率不高,缺乏健全完善的檔案管理組織,在檔案集中管理與保密過程中面臨較為嚴(yán)峻的安全問題,同時(shí)也加大了檔案管理人員的工作難度。

3.2 檔案管理人員缺乏良好的認(rèn)知

受到檔案管理人員綜合素質(zhì)、教育水平、專業(yè)能力與年齡等多方面因素的影響,檔案管理效果參差不齊,具體來講,在實(shí)際檔案管理環(huán)節(jié),并未根據(jù)時(shí)代發(fā)展現(xiàn)狀轉(zhuǎn)變檔案管理模式,但管理手段缺乏創(chuàng)新性,加之檔案管理人員專業(yè)能力欠缺,在很大程度上影響了檔案管理的時(shí)效性,在檔案收集、整理與分類過程中仍存在較大的缺陷與不足[4]。

4 電子檔案管理問題的應(yīng)對策略

4.1 構(gòu)建電子文件檔案全程管理體系

在開展電子檔案管理工作的過程中,全程管理作為一種新型管理模式,是以電子檔案邏輯為起點(diǎn)而采取的精細(xì)化管理方式,以區(qū)塊鏈技術(shù)為準(zhǔn)則,打造不同區(qū)塊的電子檔案,而且每個(gè)區(qū)塊均能夠在電子檔案管理過程中加以控制,與此同時(shí),詳細(xì)且準(zhǔn)確的記錄各區(qū)塊之間的批改意見及信息變更流程,并將信息完整存儲于整個(gè)區(qū)塊之中,最后生成區(qū)塊哈希值。另外,每兩個(gè)相互關(guān)聯(lián)的區(qū)塊,均能夠有效追溯并開展全程控制管理工作,使電子檔案與數(shù)據(jù)信息融合為一體。在傳輸電子文件信息的過程中,能夠?qū)ε囊庖娕c結(jié)果等信息起到固化性作用,最終形成無法被外界修改的靜態(tài)源數(shù)據(jù),這樣一來,就能有效提高電子檔案管理的真實(shí)性及有效性,保障電子檔案的安全性。

4.2 強(qiáng)化管理人員的保護(hù)意識

電子檔案具備多樣化、多種化及復(fù)雜性等特點(diǎn),在實(shí)際檔案管理過程中,一定要強(qiáng)化檔案管理人員的管理意識,使其思想實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)到現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變,明確認(rèn)識到檔案管理工作的重要性[5]。另外,可通過專業(yè)培訓(xùn)強(qiáng)化管理人員的專業(yè)能力與技術(shù)水平,確保檔案管理人員能夠勝任電子檔案的管理工作。為使電子檔案信息得到最大限度的利用,提高電子檔案的安全性與可靠性很是關(guān)鍵,要培養(yǎng)檔案管理人員具備一定的責(zé)任意識,秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度,逐步提高檔案管理效果。

4.3 提升檔案管理存證的有效性

綜合來看現(xiàn)階段的法律體系,無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案,其保存與憑證價(jià)值均有一致性,其中電子印章及簽名作為防偽的首要技術(shù)之一,必不可少數(shù)字證書的積極性作用。在實(shí)際檔案管理過程中,通過利用區(qū)塊鏈技術(shù)加以創(chuàng)新,能夠統(tǒng)一不同節(jié)點(diǎn)的權(quán)限內(nèi)容,進(jìn)一步完成相關(guān)數(shù)據(jù)的存儲及記錄工作,同時(shí)也能保證各節(jié)點(diǎn)及時(shí)更新,不斷提高電子檔案管理效率。區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用,既能在整個(gè)檔案管理系統(tǒng)中起到共識作用,也能夠以點(diǎn)帶面的實(shí)現(xiàn)信息共享,因此,需進(jìn)一步完成檔案數(shù)據(jù)的核實(shí)及分析工作,確保每個(gè)檔案信息安全無誤。不僅如此,在每個(gè)節(jié)點(diǎn)上利用分布式儲存技術(shù),能夠保障各項(xiàng)數(shù)據(jù)的安全性,如其中一個(gè)節(jié)點(diǎn)受到損壞或攻擊,其它節(jié)點(diǎn)仍然能夠完整備份且提供信息數(shù)據(jù),進(jìn)而增強(qiáng)電子檔案存證的有效性。

4.4 打造自動(dòng)化檔案管理服務(wù)

區(qū)塊鏈技術(shù)的作用優(yōu)勢主要表現(xiàn)在電子檔案系統(tǒng)融合后自動(dòng)化服務(wù)體系方面,通過應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù),管理人員能夠?qū)﹄娮訖n案元數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)先設(shè)置,再將各個(gè)信息分布到每個(gè)節(jié)點(diǎn)內(nèi),一旦有用戶需要查詢或采集信息時(shí),即可通過輸入工作號等信息在短時(shí)間內(nèi)調(diào)取預(yù)設(shè)事件,要在自動(dòng)化服務(wù)過程中即可自動(dòng)完成電子檔案的下載、打印等操作,這一自動(dòng)化模式能夠在很大程度上監(jiān)督、運(yùn)行并管理電子檔案系統(tǒng),不需額外的人員輸入和監(jiān)督,促使檔案管理由制度向技術(shù)方面轉(zhuǎn)型,不斷提高電子檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行效率[6]。

4.5 營造數(shù)據(jù)分權(quán)管理體系

紙質(zhì)版檔案和電子檔案的內(nèi)容具有相同性,電子檔案也要分為不同的類型,尤其在智能管理過程中,要有針對性的對部分隱私信息或重要信息進(jìn)行有效分類,具體區(qū)塊應(yīng)根據(jù)實(shí)際數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行劃分,一般包括以下三種類型:第一,公有鏈。并不涉及相關(guān)人員的信息,是一種能夠滿足不同人民群眾實(shí)際需求的共享電子檔案。第二,私有鏈。主要包括一些個(gè)人或機(jī)關(guān)的保密性信息。第三,聯(lián)盟鏈。像銀行一樣,為相關(guān)人員提供一些固定信息管理服務(wù),通過對指定范圍內(nèi)的信息進(jìn)行共享,盡可能減少外界對信息數(shù)據(jù)的干擾和影響。

5 電子檔案管理過程中區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用

首先,為進(jìn)一步滿足新世紀(jì)電子檔案管理需求,就要做到技術(shù)方面的革新與發(fā)展,通過應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù),大大提高電子檔案管理的安全性及有效性,一般會涉及到智能合約,逐漸增強(qiáng)檔案管理工作的透明度,同時(shí),搭配加密算法,使檔案管理模式具備完整性,最終起到以點(diǎn)帶面的作用,同時(shí)也能在不改變文件本身的基礎(chǔ)上,提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?為檔案管理建造完善的數(shù)據(jù)存儲庫,通過全網(wǎng)式的備份和保存降低數(shù)據(jù)丟失概率,并且有效抵御外部的侵入,以滿足不同電子文件的管理需求[7]。其次,區(qū)塊鏈技術(shù)是打造自動(dòng)化管理系統(tǒng)的主要技術(shù)之一,不僅僅能夠優(yōu)化電子檔案管理流程,提高管理效率,而且能夠?yàn)槠浯蛟焱暾墓芾礞湕l,節(jié)約不必要成本的輸出。在數(shù)據(jù)共享與關(guān)聯(lián)的過程中,每一節(jié)點(diǎn)打造良好的維護(hù)和監(jiān)管體系,多方主體共同參與進(jìn)來,營造一種安全可靠的管理平臺。最后,區(qū)塊鏈技術(shù)推動(dòng)了檔案管理制度的創(chuàng)新與發(fā)展,使檔案管理大環(huán)境由制度向技術(shù)方面轉(zhuǎn)型,依法依規(guī)對現(xiàn)有檔案管理法進(jìn)行健全完善,確保檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

6 結(jié)語

綜上所述,當(dāng)前電子檔案管理工作仍存在一定的缺陷和不足,需在信息技術(shù)的幫助與作用下實(shí)現(xiàn)智能化管理。區(qū)塊鏈技術(shù)作為智能化管理的主要內(nèi)容之一,不僅承載著信息安全與共享等責(zé)任和義務(wù),而且在很大程度上決定電子檔案的管理效率與管理質(zhì)量,基于此,有關(guān)機(jī)構(gòu)就要強(qiáng)化區(qū)塊鏈技術(shù)的研究力度,打造與新時(shí)期電子檔案管理模式相符的技術(shù)方案,這樣一來,既能推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展,也能從根本上凸顯電子檔案的作用與價(jià)值。