電子檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施

摘要：在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)存在安全隱患，電子檔案管理會(huì)面臨許多潛在風(fēng)險(xiǎn)，這就進(jìn)一步要求管理人員充分做好風(fēng)險(xiǎn)防范工作，最大程度上為檔案管理的信息化提供安全保障。本文通過介紹電子檔案管理的優(yōu)勢，指出電子檔案管理的基本特征以及當(dāng)前電子檔案管理工作的常見風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而探究防范電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的解決措施，以便充分發(fā)揮電子檔案管理的獨(dú)特功能，逐步促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：電子檔案；風(fēng)險(xiǎn)；信息安全

檔案管理是一種保密性很高的工作，涉及內(nèi)容繁多、項(xiàng)目范圍廣泛，每個(gè)信息存儲(chǔ)環(huán)節(jié)都至關(guān)重要。與傳統(tǒng)檔案管理模式不同，電子檔案管理是數(shù)字化時(shí)代的產(chǎn)物，無論是管理效率還是管理質(zhì)量，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)于傳統(tǒng)檔案管理運(yùn)作模式，這是檔案管理行業(yè)發(fā)展的巨大進(jìn)步。新興的電子檔案管理工作模式優(yōu)點(diǎn)顯而易見，但缺點(diǎn)也不容忽視，尤其是網(wǎng)絡(luò)操作平臺(tái)本身具有的風(fēng)險(xiǎn)始終貫穿于電子檔案管理工作的全過程。檔案管理對(duì)信息的安全性要求極高，雖然無法完全杜絕網(wǎng)絡(luò)環(huán)境帶來的風(fēng)險(xiǎn)，但可以采用措施提前防范，降低風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率。

一、電子檔案管理的優(yōu)勢

（一）有助于節(jié)約資源

從傳統(tǒng)的檔案管理工作看，基本都將所有檔案袋和相關(guān)重要文件、瑣碎資料放在檔案室的柜子中，一旦查找某一文件，即使有清晰的標(biāo)簽，管理人員也需要花費(fèi)時(shí)間尋找，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也會(huì)因疏忽而出現(xiàn)差錯(cuò)。在電子檔案管理模式下，只需要電腦就可以儲(chǔ)存所有的信息資料，查找信息省時(shí)又省力。相比傳統(tǒng)檔案管理工作，電子檔案管理的優(yōu)勢十分突出，不但可以節(jié)約人力、物力資源，還能提高單位的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，快速處理各類信息?？梢?，在數(shù)字化時(shí)代，信息技術(shù)為檔案管理工作提供了很多便利，使冗雜的檔案管理工作變得簡易、高效，降低了單位的管理成本。

（二）有助于信息共享

電子檔案依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，一切資料都由計(jì)算機(jī)軟件管理，電子檔案不只局限于某一地方或某一部門，可以通過遠(yuǎn)程傳輸共享信息。在電子檔案的傳輸過程中，信息能達(dá)到實(shí)時(shí)接收，既能節(jié)省人力，又能確保檔案傳輸?shù)募皶r(shí)性。在檔案信息的共享方面，電子檔案不是一次性的傳輸模式，可以反復(fù)傳輸，在不同時(shí)間內(nèi)滿足不同人員對(duì)檔案信息的需求，電子檔案管理的信息共享具有較強(qiáng)的靈活性。此外，管理人員還可歸類或合并檔案信息，促使社會(huì)資源的整合，提升資源的利用率，這也是信息技術(shù)為檔案管理帶來的便捷，以共享信息的方式實(shí)現(xiàn)檔案處理的現(xiàn)代化，并在此基礎(chǔ)上彰顯電子檔案智能化管理的優(yōu)越性。

（三）有助于信息存儲(chǔ)

傳統(tǒng)的檔案管理工作基本上都是人工記錄、人工擺放，檔案柜中厚厚的紙質(zhì)資料會(huì)隨著時(shí)間的推移而發(fā)黃，字跡越來越模糊。若不仔細(xì)看護(hù)，檔案資料就會(huì)受到破損，丟失部分信息，給后續(xù)的檔案查詢工作帶來很大的困擾。傳統(tǒng)檔案管理模式在信息存儲(chǔ)方面不夠理想，容易造成檔案信息的殘缺不全，弊端顯而易見?，F(xiàn)代社會(huì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)讓檔案管理工作邁向了信息化，電子信息技術(shù)改變了人工管理的低效局面，而高效且可視化的數(shù)字化檔案管理，既能確保文字信息存在的永久性，又能使數(shù)據(jù)、圖片始終位于電子檔案中。更為重要的是，電子檔案管理能讓信息更加穩(wěn)定，無論管理的內(nèi)容和范圍有多廣泛，都不會(huì)影響信息的真實(shí)性，能通過高質(zhì)量的信息存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)檔案的存在價(jià)值。

二、電子檔案管理的基本特征

隨著社會(huì)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域越來越廣泛，特別是它促進(jìn)了現(xiàn)代檔案管理行業(yè)的生產(chǎn)力發(fā)展水平，形成了電子檔案管理的新格局，呈現(xiàn)出鮮明的特征。

第一，檔案信息管理的交互性特征，即計(jì)算機(jī)技術(shù)下的檔案信息管理以交互的形式存在，各種相關(guān)信息交叉出現(xiàn)，可以清晰展示在屏幕上。

第二，管理人員通過數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，及時(shí)在檔案管理平臺(tái)上采集信息，例如，在采集音頻時(shí)，需要改變模擬信號(hào)，將模擬信號(hào)變?yōu)閿?shù)字信號(hào)，通過計(jì)算機(jī)后臺(tái)處理技術(shù)展示給用戶觀看，或?qū)?shù)字信號(hào)存儲(chǔ)在軟件裝置上面。通過信息技術(shù)，不但可以有效解決電子檔字模管理設(shè)備性能中的個(gè)性差異化問題，還能克服傳統(tǒng)檔案管理模式的雷同化。

第三，采用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，管理人員能處理大量的文本信息、數(shù)據(jù)信息、影音資料等，有效保存海量的內(nèi)容。計(jì)算機(jī)技術(shù)帶來的電子檔案管理基本特征突出了功能的強(qiáng)大性，也是未來檔案管理行業(yè)必須深入應(yīng)用的重要技術(shù)。

三、電子檔案管理工作的常見風(fēng)險(xiǎn)

（一）病毒黑客的入侵

計(jì)算機(jī)病毒多會(huì)造成系統(tǒng)癱瘓，甚至引起密碼泄露或財(cái)產(chǎn)損失，電子檔案管理工作面臨病毒、黑客入侵的壓力。另外，當(dāng)電子檔案管理人員的崗位職責(zé)、任務(wù)模糊時(shí)，檔案信息的安全性難以保障，雖然有防火墻的庇護(hù)，但無法全方位確保系統(tǒng)內(nèi)部操作的安全性，這與檔案管理執(zhí)行部門的執(zhí)行力度不強(qiáng)息息相關(guān)。

（二）用戶權(quán)限的疏忽

科學(xué)應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是電子檔案管理技術(shù)的重要改革，完全改變了傳統(tǒng)檔案管理的陳舊模式，促進(jìn)了以現(xiàn)代信息技術(shù)為主的數(shù)字化處理新模式，但要警惕網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。針對(duì)計(jì)算機(jī)軟件環(huán)境的安全保護(hù)，管理人員會(huì)設(shè)置客戶權(quán)限，計(jì)算機(jī)以口令為依據(jù)掌握訪問的用戶，口令較簡單容易被不法分子破解，這是經(jīng)常遇到的安全問題。另外，在設(shè)定訪問權(quán)限時(shí)，管理人員采用“一刀切”的方法，對(duì)所有人員設(shè)定同樣的訪問權(quán)限，無法科學(xué)控制用戶信息，使檔案資源、用戶數(shù)據(jù)的安全性受到威脅。

（三）數(shù)據(jù)備份的缺失

保護(hù)電子檔案管理信息，不能忽視數(shù)據(jù)備份的環(huán)節(jié)，這一步至關(guān)重要，也是當(dāng)前電子檔案管理工作面臨的問題。例如，操作完畢后，管理人員沒有供應(yīng)裝入基點(diǎn)，更沒有依照計(jì)劃周期定期卸載數(shù)據(jù)庫，甚至每次操作后也沒有卸除數(shù)據(jù)庫。在這種情況下，數(shù)據(jù)庫磁盤會(huì)存在“數(shù)據(jù)溢出”的問題，管理人員沒有強(qiáng)制運(yùn)行程序，缺失拷貝這一環(huán)節(jié)。沒有將數(shù)據(jù)備份工作做好，就無法高效率確保數(shù)據(jù)的安全性，最終使電子檔案管理平臺(tái)的運(yùn)行環(huán)境惡化。

四、防范電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的解決措施

（一）建立完善的電子檔案管理機(jī)制

檔案管理具有保密性，要保證所有信息與用戶的資料相符合，一旦出現(xiàn)差錯(cuò)，就會(huì)造成麻煩。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子化是檔案管理行業(yè)的發(fā)展趨勢，網(wǎng)絡(luò)帶來的風(fēng)險(xiǎn)問題無法躲避，已成為電子檔案管理工作必須提高警惕的重要方面。所以，防范電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)需要時(shí)刻準(zhǔn)備，制定合理的制度，建立完善的電子檔案管理機(jī)制，確?，F(xiàn)代檔案管理的科學(xué)性。一方面，單位負(fù)責(zé)人員要進(jìn)一步優(yōu)化電子檔案管理機(jī)制，制定行之有效的規(guī)章制度，同時(shí)要重視傳統(tǒng)檔案管理的可取之處，以傳統(tǒng)檔案管理為基礎(chǔ)，結(jié)合時(shí)代元素，為電子檔案管理的合理化提供最佳的制度。另一方面，升級(jí)電子檔巡查管理體系，關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)，及時(shí)引入先進(jìn)的檔案管理信息化技術(shù)設(shè)備，以優(yōu)質(zhì)的設(shè)備監(jiān)督電子檔案管理工作，最大程度上完善電子檔案管理的內(nèi)外部監(jiān)督機(jī)制。

（二）加強(qiáng)電子檔案管理軟硬件維護(hù)

1.合理設(shè)置軟件運(yùn)行環(huán)境

開發(fā)優(yōu)質(zhì)的電子檔案管理軟件，應(yīng)合理設(shè)置軟件運(yùn)行環(huán)境，只有運(yùn)行環(huán)境暢通無阻，才能充分發(fā)揮其應(yīng)有的功效。合理設(shè)置電子檔案管理軟件運(yùn)行環(huán)境時(shí)，必須以用戶檔案信息的實(shí)際容量為依據(jù)，注重用戶的真實(shí)需求，切不可盲目設(shè)置?？梢詧?zhí)行硬盤的各個(gè)分區(qū)，進(jìn)而選擇最為適合的電子檔案管理應(yīng)用操作系統(tǒng)，或選擇最佳的應(yīng)用軟件。對(duì)不同用途的檔案信息數(shù)據(jù)分區(qū)處理，形成一目了然的目錄。在這一電子檔案管理軟件運(yùn)行環(huán)境下，軟件將會(huì)高效發(fā)揮其功能，不僅可以提升電子檔案平臺(tái)的運(yùn)行效率，而且可以擴(kuò)大磁盤的空間利用率，在很大程度上減少電子檔案平臺(tái)系統(tǒng)管理維護(hù)的工作量，既省時(shí)省力，又高效實(shí)用。

2.管理多媒體計(jì)算機(jī)軟件

在電子檔案管理軟件的環(huán)境建設(shè)后，還要做好軟件的操作管理工作。首先，對(duì)于軟件而言，不能輕易刪除或改動(dòng)，特別是電子檔案管理軟件系統(tǒng)中的重要應(yīng)用程序要預(yù)防誤刪的情況。正確的做法是，電子檔案管理人員備份好存儲(chǔ)重要數(shù)據(jù)的移動(dòng)介質(zhì)，并進(jìn)行標(biāo)注，同時(shí)用移動(dòng)介質(zhì)備份保護(hù)硬盤的關(guān)鍵數(shù)據(jù)。

其次，為了防止未經(jīng)許可的操作而導(dǎo)致軟件系統(tǒng)癱瘓，電子檔案管理人員應(yīng)在編輯器里手動(dòng)編排注冊(cè)表，目的是靈活體現(xiàn)隱匿驅(qū)動(dòng)器圖表、控制面板等功能單元。

再次，管理人員下載與安裝系統(tǒng)補(bǔ)丁程序，促使實(shí)現(xiàn)軟件系統(tǒng)運(yùn)行的可靠性，確保其始終處于安全的運(yùn)行狀態(tài)。

最后，管理人員要具備較強(qiáng)辨別是非的能力，在第一次運(yùn)用新軟件前，務(wù)必提前對(duì)軟件殺毒；針對(duì)一些來源不清的文件，要確定其無病毒，才能放心使用。

（三）提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)

無論是傳統(tǒng)的檔案管理工作，還是信息化時(shí)代的電子檔案管理工作，都離不開“人”的影響，管理人員的綜合素質(zhì)越高，檔案管理就越安全。為此，防范電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，必須提高現(xiàn)代檔案管理人員信息素養(yǎng)，增強(qiáng)他們的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提供高質(zhì)量的培訓(xùn)活動(dòng)，使其掌握最先進(jìn)的電子化檔案知識(shí)，強(qiáng)化專業(yè)素質(zhì)，以較強(qiáng)的工作能力勝任電子檔案管理崗位。與此同時(shí)，單位要鼓勵(lì)管理人員積極提升個(gè)人的業(yè)務(wù)水平，制定合理的考核方案，考核內(nèi)容要全面、科學(xué)、有效，包括實(shí)際的工作表現(xiàn)、檔案管理資質(zhì)能力等。另外，單位還要為優(yōu)秀的員工提供一定的獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)他們?cè)诠ぷ髦性俳釉賲?、開拓創(chuàng)新，充分發(fā)揮個(gè)人的主觀能動(dòng)性，真正將電子檔案管理的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防范措施落實(shí)到位。

（四）做好電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，絕大多數(shù)業(yè)務(wù)操作都在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上完成，面對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)潛藏的風(fēng)險(xiǎn)，管理人員必須在確保一切檔案的信息處于安全狀態(tài)，這就要求做好電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作。一般來說，風(fēng)險(xiǎn)總是在不經(jīng)意間出現(xiàn)，具有突發(fā)性、偶然性的特征，足以令工作人員措手不及，給日常業(yè)務(wù)帶來的危害不容小覷。從某種程度上講，管理人員既要有針對(duì)性的識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，又要有針對(duì)性的評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，將預(yù)防和控制放在同等重要的位置，從而降低電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。在電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方面，需要檔案部門從歷史數(shù)據(jù)、技術(shù)形式、前沿知識(shí)等方面綜合判斷，尤其要重點(diǎn)把控常見的電腦病毒、黑客攻擊、信息遺失嚴(yán)重的環(huán)節(jié)，以敏銳的眼光制定風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、控制方案，進(jìn)而有效攔截病毒和黑客。如果察覺到風(fēng)險(xiǎn)，要及時(shí)升級(jí)防火墻、備份重要數(shù)據(jù)，降低風(fēng)險(xiǎn)造成的損失。

五、結(jié)語

總之，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，尤其要注重傳統(tǒng)檔案管理模式和電子檔案管理模式的融合，并在此基礎(chǔ)上規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，將檔案管理工作做得盡善盡美。當(dāng)然，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為主導(dǎo)的社會(huì)背景下，管理人員面臨的工作壓力也越來越大，既要收集與管理海量的信息資料，又要識(shí)別與防范風(fēng)險(xiǎn)，這就需要熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握足夠的信息化管理技術(shù)。同時(shí)，檔案管理部門要制定健全的信息管理機(jī)制，定期組織管理人員參與培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，并做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，最大限度上降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率。唯有如此，電子檔案管理工作的潛在風(fēng)險(xiǎn)才能被逐一擊破，檔案管理質(zhì)量也會(huì)大幅提升，不斷促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化。

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作者簡介：郭強(qiáng)（1983），男，回族，內(nèi)蒙古自治區(qū)呼倫貝爾市鄂溫克旗人，本科，主要研究方向?yàn)闄n案管理。