城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)研究

李淑芳

摘要：隨著社會(huì)進(jìn)步與科技發(fā)展，信息技術(shù)得到了進(jìn)一步發(fā)展與應(yīng)用。目前，信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于我國檔案管理工作中，極大提高了檔案管理工作的效率。基于此，本文闡述分析檔案信息化建設(shè)中存在的問題，深入探討推進(jìn)城鄉(xiāng)檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)策略，旨在為檔案從業(yè)者提供參考。

關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)建設(shè)；檔案管理；信息化建設(shè)

在檔案管理信息化的推動(dòng)下，方山縣檔案管理工作持續(xù)升級(jí)，近年來，在信息化建設(shè)方面存在顯著成效。但結(jié)合實(shí)際調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化探索中，很多單位仍存在問題，為改變這一現(xiàn)狀，必須進(jìn)一步推進(jìn)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)。

一、檔案館管理信息化建設(shè)優(yōu)勢

檔案管理信息化是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案通過信息技術(shù)進(jìn)行轉(zhuǎn)化，使其變?yōu)樵诰W(wǎng)絡(luò)上可以實(shí)時(shí)查看調(diào)取的電子文檔與多媒體文檔，減少傳統(tǒng)檔案調(diào)取與借閱過程中的繁瑣程序，避免借閱過程中損壞紙質(zhì)檔案的可能性，以網(wǎng)絡(luò)的形式傳遞檔案，可以使檔案信息的使用者實(shí)現(xiàn)快速的信息共享與信息交流，進(jìn)一步提升檔案信息生產(chǎn)力，優(yōu)化當(dāng)前的檔案信息管理工作與使用狀況，檔案管理工作已成為檔案管理工作的主要輔助手段。信息技術(shù)通過掃描紙質(zhì)檔案，將資料保存到數(shù)據(jù)庫中，有利于檔案使用者在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)與網(wǎng)絡(luò)上檢索與瀏覽信息，減少紙質(zhì)檔案翻閱與復(fù)印工作，減少傳統(tǒng)檔案運(yùn)行過程中的運(yùn)行與儲(chǔ)存難題，高效保存檔案，推動(dòng)我國檔案信息化的建設(shè)與發(fā)展。

二、檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

（一）部分地區(qū)不重視

隨著我國對(duì)信息化建設(shè)的重視程度不斷提高，目前我國檔案信息化建設(shè)工作已有顯著提高，一定程度上提升了檔案現(xiàn)代化水平，但受到各類因素影響，檔案信息化建設(shè)工作仍存在一些問題。目前，部分地區(qū)沒有充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)工作的重要性，導(dǎo)致推動(dòng)工作需要的前提和保障無法有效落實(shí)。要想從各方面提高檔案服務(wù)的能力，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)穩(wěn)定，要采用合理的方式開展信息化檔案管理工作。

目前，我國未能實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，有如下原因：第一，部分單位的工作人員長期采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，缺乏對(duì)信息技術(shù)與信息化管理模式的準(zhǔn)確認(rèn)知，在此過程中，未真正意識(shí)到信息化給檔案管理工作帶來的便捷，因此未能快速有效轉(zhuǎn)變管理模式。第二，檔案管理信息化建設(shè)前期工作相對(duì)較繁重，需要單位在制度管理與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、平臺(tái)應(yīng)用管理等諸多方面設(shè)計(jì)與應(yīng)用，部分人員在一定程度上產(chǎn)生抵抗情緒，信息化建設(shè)趨于表面而無法深入展開。

（二）資金投入不足

良好的檔案信息化管理工作需要更新與完善的檔案存儲(chǔ)環(huán)境與配套設(shè)備，并開發(fā)數(shù)據(jù)庫、檔案檢索系統(tǒng)以及檔案查閱平臺(tái)，以此形成一套相對(duì)安全的軟硬件管理系統(tǒng)，構(gòu)建此系統(tǒng)需要大量的經(jīng)費(fèi)，資金投入不足會(huì)阻礙檔案信息管理工作的順利進(jìn)行，不能更好地保護(hù)檔案信息的安全。同時(shí)，部分單位的檔案存儲(chǔ)環(huán)境較差，配套設(shè)備十分老舊，直接影響檔案的查閱工作。目前，檔案管理與軟件共享平臺(tái)開發(fā)較弱，導(dǎo)致檔案管理信息化缺少有力支撐，阻礙信息化建設(shè)進(jìn)程。

（三）規(guī)章制度有待規(guī)范

檔案的信息化建設(shè)是在傳統(tǒng)的模式下改革傳統(tǒng)檔案管理，需要改革新形勢下檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度。同時(shí)，信息化建設(shè)的管理機(jī)制確保保密資料的安全性有待提升，還要提高科學(xué)水平以應(yīng)對(duì)黑客對(duì)檔案信息化建設(shè)的威脅。

（四）缺乏高素質(zhì)人才

傳統(tǒng)的檔案管理模式向新型信息化檔案管理模式轉(zhuǎn)變的過程中，高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才是重要的推動(dòng)力量，而新的檔案管理模式也對(duì)原有檔案管理工作人員提出了更高需求，不僅需要檔案管理人員改變傳統(tǒng)的管理方式，還需要他們學(xué)習(xí)并掌握現(xiàn)代化的管理方式。

三、推進(jìn)城鄉(xiāng)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)策略

（一）認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)重要性

要想切身貫徹落實(shí)城鄉(xiāng)檔案管理信息化建設(shè)，相關(guān)部門應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的指導(dǎo)與干預(yù)，使工作人員明確自身的服務(wù)目的，促使其正確認(rèn)識(shí)此項(xiàng)工作對(duì)社會(huì)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)進(jìn)步的重要意義。為提高對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視程度，應(yīng)將檔案管理信息化建設(shè)工作納入政府與本部門工作的重要日程中，真正重視檔案管理信息化建設(shè)，通過相關(guān)部門的監(jiān)督，為檔案信息化建設(shè)提供充足的資金保障、人員配備、隊(duì)伍建設(shè)與設(shè)施購置。同時(shí)，根據(jù)建設(shè)要求收集科研部門、檔案管理單位與企事業(yè)的意見，通過科學(xué)的方式制定設(shè)計(jì)信息化和建設(shè)工作的方案與細(xì)則，并積極開展各項(xiàng)宣傳任務(wù)，提供充分的支持。目前，我國人事檔案管理方式并不相同，需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，引導(dǎo)人事檔案管理工作逐步向數(shù)字化與現(xiàn)代化方向發(fā)展。

（二）加大檔案館信息化建設(shè)投入

為加快檔案信息化建設(shè)，第一，要優(yōu)化硬件配置，包括建設(shè)檔案存儲(chǔ)空間、設(shè)置相關(guān)配套設(shè)施，改造已有的檔案管理工作，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案受到環(huán)境條件的影響，檔案錄入的過程也是由紙質(zhì)版轉(zhuǎn)向電子版的過程，為確保紙質(zhì)版的可以良好保存，需要制定保護(hù)措施，購置新式的掃描儀等設(shè)備以提高檔案轉(zhuǎn)化速率。

第二，加大對(duì)軟件系統(tǒng)的投入，重點(diǎn)關(guān)注數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與維護(hù)工作，在信息檢索平臺(tái)建設(shè)與瀏覽的過程中進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與購買，確保檔案信息得到科學(xué)有效的利用與管理。

第三，加大對(duì)檔案信息電子數(shù)據(jù)安全方面的投入。以合理的資金投入構(gòu)建科學(xué)嚴(yán)密的安全防護(hù)系統(tǒng)，避免因技術(shù)與黑客攻擊等原因造成泄露或數(shù)據(jù)丟失等情況。在此期間，將檔信息數(shù)據(jù)安全作為檔案信息化建設(shè)管理的重點(diǎn)工作，檔案管理單位應(yīng)嚴(yán)格遵守國家規(guī)定建立合適的預(yù)警體系，建立健全安全保護(hù)責(zé)任機(jī)制，確保信息風(fēng)險(xiǎn)防控工作高效落實(shí)。

第四，以硬件設(shè)備為基礎(chǔ)保障，有效控制電子儲(chǔ)存設(shè)備的內(nèi)存與服務(wù)器安全，做好庫房的防火防潮工作，確保信息檔案硬件設(shè)施的安全性。同時(shí)，加強(qiáng)軟件設(shè)施的研發(fā)管理工作，創(chuàng)造穩(wěn)定安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，以此共享檔案信息，確保檔案共享的安全性。

（三）建立健全信息化管理制度

第一，根據(jù)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，制定科學(xué)有效的檔案管理機(jī)制，詳細(xì)規(guī)定檔案的收集、整理、歸檔與調(diào)閱等工作，同時(shí)完善檔案安全管理制度。第二，制定科學(xué)的責(zé)任追究制度，對(duì)于各類違法違規(guī)行為按照法律進(jìn)行追責(zé)，推進(jìn)信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化。第三，針對(duì)建檔、存儲(chǔ)與共享等各環(huán)節(jié)形成規(guī)范化的管理模式，實(shí)時(shí)更新各類延續(xù)性檔案內(nèi)容，并協(xié)調(diào)檔案管理單位共同進(jìn)行數(shù)據(jù)開發(fā)工作，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的服務(wù)功能。

（四）加強(qiáng)信息化人才培養(yǎng)

第一，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍的繼續(xù)教育與業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，正確認(rèn)知新理念，充分認(rèn)識(shí)新形勢，提高信息化技術(shù)使用范圍與技術(shù)應(yīng)用層次，從而熟練掌握檔案管理通用軟件。

第二，由專業(yè)人員培訓(xùn)檔案管理工作人員，使其滿足當(dāng)前工作的需求，認(rèn)真學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)與檔案查閱平臺(tái)等專業(yè)知識(shí)，確保檔案管理信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行。

第三，為檔案管理信息化建設(shè)引進(jìn)具有高素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)的人才，提高隊(duì)伍的信息化程度，從而加快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化目標(biāo)。

（五）正確認(rèn)識(shí)檔案信息化

檔案信息化不僅是簡單使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工檔案管理工作，而是將檔案工作與信息技術(shù)相融合，檔案信息資源的利用是在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，以手工的傳統(tǒng)工作模式將信息資源以極其復(fù)雜的形式交接，此種方式存在著極大弊端，不僅會(huì)浪費(fèi)資源，還無法正常發(fā)揮檔案管理工作中的服務(wù)功能。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息化管理得到完善，在檔案管理工作工程中開始利用云儲(chǔ)存，使用者在系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行狀態(tài)下隨時(shí)隨地調(diào)閱檔案。

科學(xué)的檔案信息化建設(shè)可以有效保障檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)管理與分配，使檔案管理工作更為數(shù)字化與標(biāo)準(zhǔn)化，構(gòu)成系統(tǒng)化與網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理模式，良好的信息技術(shù)應(yīng)用可以將傳統(tǒng)的檔案管理模式與新時(shí)代的信息化管理模式相連接，實(shí)現(xiàn)檔案信息高速獲取與共享的同時(shí)，開發(fā)與利用社會(huì)檔案信息資源。在檔案信息化的大背景下，可以通過相關(guān)設(shè)備與信息技術(shù)將檔案直接數(shù)字化，不但能節(jié)省檔案管理工作時(shí)間，還能提高檔案管理的工作效率。

在實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化與數(shù)字化的同時(shí)，相關(guān)人員與部門通過網(wǎng)絡(luò)查找與獲取信息，避免傳統(tǒng)工作過程中因翻頁與復(fù)印等工作損壞紙質(zhì)類檔案的情況，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中，除形成信息化的網(wǎng)絡(luò)檔案外，還可以復(fù)原紙質(zhì)檔案，從而更好的保護(hù)紙質(zhì)原件。

城鄉(xiāng)建設(shè)檔案是在城鄉(xiāng)建設(shè)規(guī)劃與建筑工程項(xiàng)目建設(shè)中的建筑材料與圖紙等文件材料的歸類，城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理是檔案管理的重要部分。城鄉(xiāng)建設(shè)檔案是關(guān)于單位歷史的記錄，是每個(gè)單位的寶貴材料，可以確保單位城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的完整性與系統(tǒng)性，充分發(fā)揮在建設(shè)過程中的重要作用。為順應(yīng)時(shí)代需求與社會(huì)發(fā)展，各城鄉(xiāng)建設(shè)單位應(yīng)充分注重檔案信息化管理工作，提高城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理人員的素質(zhì)和工作效率，根據(jù)實(shí)際情況制定合理的檔案數(shù)字化規(guī)劃工作。

城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理人員應(yīng)調(diào)整心態(tài)，明確新時(shí)代建設(shè)檔案信息化管理的意義與重要性，充分發(fā)揮檔案信息的最大化開發(fā)與利用。建設(shè)數(shù)字城鄉(xiāng)建設(shè)檔案，確保城鄉(xiāng)建設(shè)檔案數(shù)字化管理工作有效開展，使其與傳統(tǒng)的檔案館相互依存，完成建設(shè)信息化檔案管理的目標(biāo)。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)工作已成為信息時(shí)代檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢與目標(biāo)，可以提升新時(shí)代檔案服務(wù)能力。相關(guān)部門應(yīng)充分注重檔案信息化管理工作，確保檔案信息化建設(shè)可以更好服務(wù)于群眾，重點(diǎn)關(guān)注相關(guān)軟硬件升級(jí)、人才引進(jìn)和培養(yǎng)。

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