優(yōu)化檔案管理模式 提高檔案管理效率

王芳麗

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理進入深化建設(shè)階段，檔案管理模式得到進一步優(yōu)化和創(chuàng)新，檔案管理的效率和質(zhì)量也有所提高。在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，檔案管理是重要的工作內(nèi)容，要加大重視力度?；诖?，本文首先概述檔案管理效益，其次提出檔案管理模式優(yōu)化的創(chuàng)新路徑，最后分析優(yōu)化檔案管理模式和提高檔案管理效率的具體策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；模式；效率

通過檔案管理工作的落實，為事業(yè)單位的各項日常工作和決策提供了強有力的信息支撐。檔案管理工作中，涉及記錄和保存事業(yè)單位各項公文資料，充分體現(xiàn)了整個單位的發(fā)展歷程。為了進一步提高工作效率，增強工作實效，要持續(xù)優(yōu)化檔案管理模式，通過強化檔案資料的管理，為事業(yè)單位的發(fā)展提供重要的基礎(chǔ)保障，促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

一、檔案管理效益的概述

在事業(yè)單位朝著規(guī)范化和高效化的方向建設(shè)過程中，檔案管理發(fā)揮著重要的推動作用。在檔案資料的基礎(chǔ)上，能確保各項決策具有較高的針對性和有效性，增強事業(yè)單位應(yīng)對風險的能力，充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢。通過管理模式的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變，提高管理效率。事業(yè)單位的檔案管理效益具體特點如下：

（一）廣泛性

隨著事業(yè)單位的長期發(fā)展，積累的各項工作信息數(shù)據(jù)最終形成了檔案。檔案資料不僅是各項業(yè)務(wù)決策的重要支撐和依據(jù)，同時通過高效率檔案管理工作的開展，也能大大減少業(yè)務(wù)創(chuàng)新過程中耗費的時間和精力，促進事業(yè)單位創(chuàng)新發(fā)展。在檔案管理工作中，涉及的檔案對象內(nèi)容并不局限于某一項業(yè)務(wù)，而帶有廣泛的特點，通過記錄所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，可以構(gòu)成真實的資料檔案，為日后的業(yè)務(wù)建設(shè)提供重要參考。

（二）多重性

對于檔案資料而言，具有可重復利用的特點。基于特定的范圍內(nèi)，還能促使檔案信息的共享和交流。在檔案中蘊涵著事業(yè)單位的發(fā)展信息，通過對檔案的重復多次的查詢調(diào)用，充分展現(xiàn)檔案的利用價值。

（三）潛在性

在初期階段，檔案具有的利用價值并不能充分得以展現(xiàn)，檔案價值具有潛在性的特點，在某一階段或業(yè)務(wù)中才能展現(xiàn)重要價值。隨著時代發(fā)展和社會進步，推動了事業(yè)單位的深化改革。因此，檔案也詳細記錄了單位的發(fā)展歷程，因此檔案管理具有至關(guān)重要的作用。

二、檔案管理模式優(yōu)化的創(chuàng)新路徑

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，在多媒體的環(huán)境下，為了確保檔案管理工作始終保持高效率，體現(xiàn)檔案管理的效益和價值，就要緊跟時代發(fā)展的潮流。通過運用先進技術(shù)，更新管理理念，推動檔案管理模式朝精細化以及信息化的路徑發(fā)展。

（一）精細化

精細化是檔案管理模式優(yōu)化的重要方向。通過精細化處理檔案管理工作，能及時更新管理思想，推進各項工作的精細化開展，從而提高整體檔案管理工作的規(guī)范化水平，不斷增強檔案管理業(yè)務(wù)能力。在檔案管理模式優(yōu)化創(chuàng)新的過程中，通過開展精細化管理，能充分展現(xiàn)檔案的屬性特點，從直觀的角度上，詳細記錄業(yè)務(wù)信息，確保檔案具有客觀性和真實性。

在檔案管理工作中，包含眾多的內(nèi)容，需要長期堅持和持續(xù)深入，以更好記錄事業(yè)單位的發(fā)展歷程。所以要提高檔案管理的效率，就要提升管理的精細化水平，保障檔案管理工作的規(guī)范開展。在檔案管理工作中，要充分滲透精細化的管理理念，從細微之處入手，打造更加高效的管理模式，提高檔案管理質(zhì)量和效率。

（二）信息化

隨著信息技術(shù)在各個領(lǐng)域中的應(yīng)用，信息化改革開展得如火如荼。對于事業(yè)單位的檔案管理，也要推進信息化建設(shè)，在最新頒布的《檔案法》中，明確了電子檔案具有的法律地位，因此信息化建設(shè)是檔案管理工作的重點之一。

首先，事業(yè)單位要積極更新管理思維，促進原來的紙質(zhì)檔案資源向電子檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變，將線上、線下的檔案管理工作相結(jié)合，減輕檔案管理工作對空間的依賴，基于傳統(tǒng)的管理模式，在時間和空間等多種因素的限制下，檔案歸檔和調(diào)閱工作的效率難以提高，常會產(chǎn)生工作延誤。因此，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的特點，在檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，優(yōu)化管理模式，打破時空局限，提高檔案管理工作的便捷性和高效性。如果需要調(diào)閱檔案，在線提交檔案調(diào)閱申請，領(lǐng)導通過審批后，可以直接向工作人員傳輸電子檔案，簡化整個檔案調(diào)閱過程，提高工作流程的通暢性，提升檔案資源利用效率。

其次，事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，更加強調(diào)業(yè)務(wù)項目的開展，忽略檔案的重要性，這也就限制了檔案管理作用的發(fā)揮，檔案管理工作具有復雜繁瑣的流程，檔案的查閱和調(diào)用效率低下，就會降低檔案的利用率。通過信息化建設(shè)的推進，能充分運用信息化的管理系統(tǒng)構(gòu)建檔案資源，將檔案部門和其他的業(yè)務(wù)科室緊密結(jié)合。在一定范圍內(nèi)，共享檔案信息，有效改善傳統(tǒng)管理模式下檔案調(diào)用存在的滯后性，促進檔案信息在事業(yè)單位內(nèi)部流通。同時，進一步打破各部門和檔案部門之間的壁壘，不斷拓展檔案流通的渠道和路徑，推動檔案資源的利用率。

最后，對檔案管理模式進行信息化改革并不代表要完全拋棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。很多原始檔案管理具有巨大價值，因此不能隨意拋棄，可以運用信息技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，在日常的調(diào)閱過程中，以電子檔案的調(diào)用為主，防止由于頻繁調(diào)用紙質(zhì)檔案造成損壞和老化，有效保護珍貴的照片以及文件資料，防止出現(xiàn)資料的丟失、磨損等不良的問題。

三、優(yōu)化檔案管理模式、提高檔案管理效率的有效策略

（一）完善管理制度

為了順利推進檔案管理模式的優(yōu)化，事業(yè)單位要根據(jù)當前的建設(shè)情況，完善和優(yōu)化檔案管理制度，從而提高檔案管理的規(guī)范化水平。首先，制定制度框架，在明確制度目標方向的基礎(chǔ)上，不斷提高制度框架的實效。

其次，提高制度框架的精細化水平，按照具體的檔案管理工作和標準，對于員工的行為提出標準性的規(guī)定，引導檔案管理工作的開展。同時，細化和明確具體的檔案管理制度內(nèi)容，通過完善工作細節(jié)，體現(xiàn)檔案的重要價值。在檔案管理制度基本制定完畢后，積極采納各科室對檔案應(yīng)用過程中提出的建議和意見，不斷調(diào)整和完善檔案制度，確保制度實際的應(yīng)用效果，為檔案管理工作的開展提供制度上的保證和指導，提高工作的規(guī)范性和有序性。

再次，確保制定的管理制度具有較強的約束力，約束和限制員工的工作行為。在檔案管理的全過程中，加強對檔案資源的保護和運用，降低檔案丟失和篡改的概率。

最后，在管理制度完善的過程中，不僅要建設(shè)規(guī)范性制度條例，還要注重激勵、獎懲以及績效制度的建立和推廣，對于員工做到獎罰分明，同時通過獎懲制度以及績效制度，激發(fā)員工工作的熱情和積極性，為檔案管理工作注入源源不斷的生機和活力，提高檔案管理工作的效率，構(gòu)建高效的檔案管理模式。

（二）新舊檔案管理模式的有效銜接

在檔案管理模式優(yōu)化的過程中，要落實新舊管理模式之間的銜接工作，整個檔案信息的管理流程要保持傳統(tǒng)模式下認真、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，在此基礎(chǔ)之上，通過應(yīng)用信息化手段，依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)，高效率采集和整理檔案信息。通過先進技術(shù)手段的應(yīng)用，實現(xiàn)取長補短的效果，同時，構(gòu)建一體化的管理模式，在明確把握新舊管理模式具有的優(yōu)勢和弊端的基礎(chǔ)上，做到互為補充，從而構(gòu)建科學的檔案管理新模式。

傳統(tǒng)的管理模式對檔案空間有著較大依賴。在事業(yè)單位不斷發(fā)展的過程中，越來越龐大的檔案信息資源加劇了檔案管理工作的壓力和負擔。因此，可以通過信息化的管理模式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，實現(xiàn)對檔案內(nèi)容的在線存儲，有效緩解檔案的存儲壓力。

對于安全保護內(nèi)容而言，傳統(tǒng)的管理模式已基本確立了較為規(guī)范的體系。但隨著信息技術(shù)的應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)的開放性，給電子檔案的存儲和管理帶來了一定的網(wǎng)絡(luò)安全風險。所以，可以通過云端存儲，避免出現(xiàn)電子檔案的丟失問題。對于信息更新而言，在傳統(tǒng)模式下，更新檔案信息具有較大難度，不僅整個流程十分復雜，還會消耗大量的人力和時間。借助信息化手段，能快速完成對內(nèi)容的刪除、添加和存儲，提高時效性，確保檔案內(nèi)容具有較高的真實性和準確性。在完成電子檔案修改后，調(diào)整紙質(zhì)檔案，以此提升整個檔案管理工作效率。

通過新舊檔案管理模式之間的有效銜接，重點強調(diào)檔案管理的時效性，針對主要的檔案管理內(nèi)容，進行精細化記錄，加大監(jiān)督力度。同時，根據(jù)當前管理模式的具體應(yīng)用情況和效果，不斷調(diào)整和優(yōu)化，確保實現(xiàn)檔案管理的成效。

（三）優(yōu)化管理流程

對于檔案管理工作而言，不僅要完善各項工作細節(jié)，還要優(yōu)化管理流程。根據(jù)檔案管理工作開展的現(xiàn)狀總結(jié)不足和問題，提高檔案管理效率。

首先，按照具體的檔案管理需求，有效評估整個管理流程，進一步調(diào)整和優(yōu)化管理步驟，提高各個工作環(huán)節(jié)的精細化水平，不斷細化管理流程，提高各項工作行為的規(guī)范性。例如，進一步細化當前的操作規(guī)范，對于檔案采集，要明確具體的采集方法和資料形式。在檔案補充的過程中，要落實補充記錄，為后續(xù)的工作追責提供重要的依據(jù)。對各個類型的檔案的收納標準做到進一步明確，確保檔案價值的實現(xiàn)。

其次，按照當前事業(yè)單位制定的檔案管理工作各項制度標準，根據(jù)上級部門提出的管理要求，加強對檔案目錄的管理，確保上下級以及單位內(nèi)部的檔案目錄之間的一致性，提高各項業(yè)務(wù)開展的便捷性。例如，通過落實統(tǒng)查工作，在上下級檔案目錄核對的基礎(chǔ)上，保障目錄的一致性。

最后，加強檔案掃描工作的持續(xù)開展，使紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，提高檔案的利用率。在這一過程中，要確保檔案的安全性，加強檔案傳輸?shù)墓芾砉ぷ?，讓檔案內(nèi)容在傳輸?shù)倪^程中具有較高的安全性和完整性，在檔案管理工作中充分滲透精細化的管理思想。

（四）提高管理人員的專業(yè)性

在檔案管理工作中，管理人員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)水平會直接影響管理模式的應(yīng)用效果以及管理的工作質(zhì)量和效率。所以在檔案管理模式優(yōu)化的過程中，要積極更新人員的管理理念，加強人才培養(yǎng)，提高人員的管理水平，增強業(yè)務(wù)能力，從而構(gòu)建一支專業(yè)性較高的管理隊伍。

首先，加強對管理人員的培訓，確保熟練掌握與應(yīng)用當前的全新管理方法和技術(shù)手段。

其次，加強管理人員技術(shù)交流活動的開展，通過各種走訪學習活動，促進管理人員之間的業(yè)務(wù)交流和經(jīng)驗的分享，不斷開拓管理視野，優(yōu)化檔案管理模式。

最后，加強管理人員的考核工作，根據(jù)考核結(jié)果，予以相應(yīng)的獎勵和懲罰，督促和推動各項工作的落實，確保檔案管理工作的高效開展。

四、結(jié)語

綜上所述，在現(xiàn)代化的背景下，為了推動事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展和進步，要加大對于檔案管理工作的重視力度，優(yōu)化和完善檔案管理模式，不斷提高檔案管理的效率，推動事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

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