基于知識(shí)管理工具的生活工作平衡術(shù)

摘?要：微時(shí)代職場人士面臨著工作和生活上的種種信息帶來的各種壓力，時(shí)時(shí)面臨工作和生活上海量且碎片化信息帶來的困擾。筆者在長期的職場生涯中一直運(yùn)用為知筆記進(jìn)行個(gè)人知識(shí)管理（PKM），本文基于知識(shí)管理活動(dòng)各階段中工具對(duì)于工作和生活上的重要助力作用，通過實(shí)證經(jīng)驗(yàn)論述以為知云筆記為主要媒介實(shí)施工作和生活的平衡術(shù)，高效高質(zhì)賦能管理過程。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；平衡術(shù)；外腦；賦能

1 研究背景、現(xiàn)狀

“個(gè)人知識(shí)管理”英譯名為“Personal Knowledge Management”（簡稱PKM）。一個(gè)職場人士能否成功打造完美的PKM系統(tǒng)，是檢驗(yàn)其掌控生活工作平衡術(shù)的重要標(biāo)志。個(gè)人知識(shí)管理（PKM）的寬泛定義由美國的Paul A.Dorsey教授提出：“個(gè)人知識(shí)管理應(yīng)該被看作既有邏輯概念層面又有實(shí)際操作層面的一套解決問題的技巧與方法。”UCLA大學(xué)安德遜工商管理學(xué)院的Jason Frand已經(jīng)在他們的MBA課程中列入了采用PKM概念來說明信息與知識(shí)管理的實(shí)踐活動(dòng)。Frand和Hixon（1999）將個(gè)人知識(shí)管理定義為：“它是一種概念框架，指個(gè)人組織和集中自己認(rèn)為重要的信息，使其成為我們知識(shí)基礎(chǔ)的一部分。它還提供某種將散亂的信息片段轉(zhuǎn)化為可以系統(tǒng)性應(yīng)用的東西，并以此擴(kuò)展我們的個(gè)人知識(shí)。”

國內(nèi)學(xué)者胡法兵通過比較云環(huán)境下知識(shí)管理軟件對(duì)比分析，論述了在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代各類人群應(yīng)用此類工具的場景和必要性。［1］蘇媛欣認(rèn)為“當(dāng)今信息時(shí)代背景下的知識(shí)具有數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)特征，借助信息技術(shù)手段對(duì)知識(shí)的管理非常有必要?！保?］王艷萍等認(rèn)為筆記類工具對(duì)于團(tuán)隊(duì)協(xié)作方面有很強(qiáng)的應(yīng)用能力，是大學(xué)生團(tuán)隊(duì)教學(xué)和學(xué)習(xí)方面的重要幫手。［3］劉霽等作者則闡述了筆記工具在勘察設(shè)計(jì)咨詢領(lǐng)域的應(yīng)用，構(gòu)建了協(xié)同設(shè)計(jì)和知識(shí)管理為核心的信息系統(tǒng)，企業(yè)轉(zhuǎn)型為“知識(shí)學(xué)習(xí)型”的成果。［4］

綜上學(xué)者的論述，我們可知PKM是提供個(gè)人知識(shí)儲(chǔ)備的源庫，實(shí)現(xiàn)個(gè)人從實(shí)到理又從理到實(shí)的知識(shí)循環(huán)迭代的各種技巧與方法。

2 研究的意義

如今職場人士在快節(jié)奏的工作和生活模式下，易造成身心乏力，記憶力下降等常見職業(yè)病。那么進(jìn)行有效平衡生活、工作壓力，并有效降低壓力，可以借助外腦實(shí)現(xiàn)個(gè)人知識(shí)管理是一個(gè)值得探究的高質(zhì)量途徑。

職場人每天在工作和生活中必須實(shí)時(shí)應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件，借助外腦實(shí)現(xiàn)工作和生活的記憶上的信息平衡，掌握為知云筆記這類工具非常有必要。人類生物體記憶能力的限制決定了應(yīng)對(duì)生活和工作記憶容量的局限性，而我們大腦更擅長于處理和判斷事務(wù)，因此將信息記憶儲(chǔ)存重任放置于外腦。外腦的知識(shí)存儲(chǔ)能力結(jié)合大腦的分析判斷能力，在使用者的不斷嫻熟技藝磨煉下逐步將顯性知識(shí)向隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化，再向更高層級(jí)的顯性知識(shí)轉(zhuǎn)化，此過程中在量變到質(zhì)變過程中會(huì)出現(xiàn)信息—知識(shí)—智慧迭代攀升的創(chuàng)新過程。

3 知識(shí)管理載體的應(yīng)用結(jié)構(gòu)體系設(shè)計(jì)

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的主要媒介是通過各種網(wǎng)站，而為知筆記則順應(yīng)了微時(shí)代的出現(xiàn)。隨著云端服務(wù)的普及應(yīng)用，為知云筆記更成了承載PKM的代表性工具。

知識(shí)管理是一個(gè)知識(shí)產(chǎn)生和利用的過程。知識(shí)管理活動(dòng)一般可分為知識(shí)獲取、知識(shí)整合、知識(shí)共享和知識(shí)應(yīng)用四個(gè)環(huán)節(jié)。微時(shí)代到來，即延續(xù)著信息數(shù)量上的海量性，也意味著信息長度上的碎片化，現(xiàn)以為知云筆記在4個(gè)環(huán)節(jié)上做一應(yīng)用場景論述：

3.1 知識(shí)獲取

多平臺(tái)應(yīng)用場景：支持Windows、Mac、Linux系統(tǒng)等網(wǎng)頁版主流電腦端，iOS、Android等手機(jī)端的普及。

廣泛源輸入方式：音頻、視頻、涂鴉錄入、文字錄入、網(wǎng)頁保存等主流信息導(dǎo)入方法。

通過網(wǎng)頁右鍵菜單和便捷網(wǎng)頁插件方式，使得快速攫取某同層級(jí)多鏈接網(wǎng)頁成為可能，如圖1所示。

3.2 知識(shí)整合

使用者根據(jù)個(gè)人知識(shí)管理的目的，可做符合自己使用習(xí)慣的分類模式，分享以下經(jīng)驗(yàn)。

3.2.1 根層級(jí)分類

按職場人士備受推崇的GTD工作法所包含的五個(gè)核心原則（收集、整理、組織、回顧、執(zhí)行）分類；

在“組織”這塊擴(kuò)展：按性質(zhì)對(duì)筆記本進(jìn)行簡單分類，分成工作、學(xué)習(xí)、生活、興趣等大類方向。

這樣組織模式既符合工作上的流程習(xí)慣，又兼具生活方面的信息收集。

3.2.2 次級(jí)目錄分類

歸納詳細(xì)內(nèi)容的具體分類條目。

3.3 知識(shí)共享

3.3.1 個(gè)體的分享和團(tuán)隊(duì)的共享模式

個(gè)人層面可通過鏈接方式或?qū)С鑫募ㄍ扑]是chm格式）分享；團(tuán)隊(duì)層面則根據(jù)業(yè)務(wù)模式，構(gòu)建符合業(yè)務(wù)流程需求的知識(shí)管理溝通方式，職場人士以知識(shí)節(jié)點(diǎn)方式參與和管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)的知識(shí)共享渠道（見圖2）。

3.3.2 便捷的云同步，保證隨時(shí)隨地零距離共享

職場人士所處社會(huì)環(huán)境復(fù)雜，其擁有的手機(jī)端、電腦端均可能處于生活、工作不同操作環(huán)境，而生活和工作又存在一定交叉關(guān)聯(lián)，所以通過云端同步到自己的任一使用環(huán)境下既保證工作的延續(xù)性，也滿足了資料版本管理的要求。云同步功能要求幾乎是知識(shí)管理共享過程中的基礎(chǔ)標(biāo)配。

3.4 知識(shí)應(yīng)用

知識(shí)管理前導(dǎo)的工作均是為了應(yīng)用，通過應(yīng)用才能實(shí)現(xiàn)以下知識(shí)轉(zhuǎn)變過程：從信息—知識(shí)—智慧，從原始顯性知識(shí)—領(lǐng)會(huì)隱性知識(shí)—升華顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)變。

微時(shí)代的知識(shí)利用必須有人性化功能支撐才能發(fā)揮到極致，為知云平臺(tái)在20余年的打造中不斷汲取使用者應(yīng)用上提出的升級(jí)改造需求，從而形成了其獨(dú)特的實(shí)用功能。

（1）云同步環(huán)境基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了個(gè)人的知識(shí)流深化管理，以合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)目錄為縱軸，搭配tag“標(biāo)簽”功能的橫向關(guān)聯(lián)，形成知識(shí)點(diǎn)的網(wǎng)狀定位，能幫助我們絕大多數(shù)情況下能快速找到相應(yīng)的信息節(jié)點(diǎn)。

（2）云同步環(huán)境基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了團(tuán)隊(duì)的協(xié)同，以權(quán)限管理約束團(tuán)隊(duì)內(nèi)信息流轉(zhuǎn)的范圍，以@方法實(shí)現(xiàn)成員點(diǎn)對(duì)點(diǎn)呼應(yīng)和將數(shù)據(jù)始終保存在留痕的團(tuán)隊(duì)工作流程中，時(shí)刻保持著最新的協(xié)同狀態(tài)。

（3）本地的離線狀態(tài)既能保持用時(shí)的脫離云端快餐式使用，又能快捷地運(yùn)用增量同步方式獲得最新更新版本，其中的版本有反悔恢復(fù)功能。

（4）以網(wǎng)頁保存起家+Markdown格式+pdf、doc、xls等主流格式的多重方式兼容顯示幾乎“高保真”還原了需保留對(duì)象的原特點(diǎn)。

4 載體在生活工作平衡術(shù)實(shí)施場景

日常中知識(shí)的獲取可通過許多種方式和途徑，但是知識(shí)的高效高質(zhì)利用卻需要我們精雕細(xì)琢沉穩(wěn)思量才能獲得最大的賦能。當(dāng)前生活和工作的密切度進(jìn)一步提高，兩者對(duì)于管理方式和方法上更趨于交叉化模糊灰度性質(zhì)，因此運(yùn)用云筆記平臺(tái)實(shí)施外腦方式的管理手段上亦逐漸體現(xiàn)出一定的趨同性。因此，筆者擬就云筆記平臺(tái)的使用方法談一些經(jīng)驗(yàn)：

（1）密碼管理（見圖3）是我們?nèi)粘９ぷ骱蜕钪斜匦璧膱鼍肮芾恚河胑xcle表按需分若干字段（如為網(wǎng)站類：目標(biāo)網(wǎng)址、用戶名、登錄密碼、備用郵箱、手機(jī)號(hào)；如為銀行卡類：賬號(hào)、密碼），但由于很多復(fù)雜情況的存在，要求有不同形式的密碼保存，那么就可以用這種方式保存無限條記錄，且以自己能領(lǐng)會(huì)的方式保存，是目前為止最為妥帖的做法之一。

（2）進(jìn)度管理（見圖4）在生活和工作中場景隨處可見，但是實(shí)現(xiàn)有序清晰的進(jìn)度管理路徑卻是我們?cè)诤喴仔院捅憬菪詢呻y抉擇的考慮。以筆記工具留痕記憶參與者的完成時(shí)間是卓有成效的方法。

（3）任務(wù)協(xié)同（見圖5）是生活和工作上團(tuán)隊(duì)重度使用的場景，團(tuán)隊(duì)成員通過點(diǎn)對(duì)點(diǎn)方式互動(dòng)推進(jìn)任務(wù)迭代。信息賦能路徑的流轉(zhuǎn)軟環(huán)境特點(diǎn)是：團(tuán)隊(duì)級(jí)別權(quán)限式管理、共享協(xié)作清單式留痕管理、個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的信息實(shí)現(xiàn)融通，加強(qiáng)了個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的黏性。

結(jié)語

微時(shí)代的生活和工作中人們時(shí)刻面對(duì)著信息的海量性和碎片化的內(nèi)容推送。因而，我們更應(yīng)主動(dòng)面對(duì)這種壓力，坦然地接受它而不是回避它。我們借助云筆記這種外腦工具形成強(qiáng)大助力幫助大腦分析處理它。未來，職場人士應(yīng)多種渠道探索生活和工作平衡術(shù)，閑庭信步間從容不迫地處理各項(xiàng)事務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

［1］胡法兵.云環(huán)境下知識(shí)管理軟件對(duì)比分析［J/OL］.計(jì)算機(jī)時(shí)代，2016（10）：47-49+53.https：//doi.org/10.16644/j.cnki.cn33-1094/tp.2016.10.014.

［2］蘇媛欣.數(shù)字化筆記在個(gè)人知識(shí)管理中的應(yīng)用［J/OL］.知識(shí)管理論壇，2015（1）：35-41.https：//doi.org/10.13266/j.issn.2095-5472.2015.01.005.

［3］王艷萍，何倩.為知筆記在大學(xué)生團(tuán)隊(duì)協(xié)作學(xué)習(xí)中的應(yīng)用［J/OL］.軟件導(dǎo)刊（教育技術(shù)），2015，14（09）：66-67.https：//doi.org/10.16735/j.cnki.jet.2015.09.027.

［4］劉霽，王輝，謝衛(wèi).用知識(shí)管理帶動(dòng)勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的信息化［J］.中國勘察設(shè)計(jì)，2011（3）：72-75.

作者簡介：周劍毅（1972—?），男，漢族，浙江溫州人，本科，正高級(jí)工程師，研究方向：復(fù)雜項(xiàng)目群的投資進(jìn)度管控及其數(shù)據(jù)挖掘分析。