高職高專大學生檔案管理問題及優(yōu)化路徑研究

摘?要：大學生檔案管理是一項非常重要的工作。大學生檔案不僅記錄學生在校期間的表現(xiàn)，還是其人事檔案構(gòu)成的基礎。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，高校更要重視大學生檔案管理工作，不斷創(chuàng)新檔案管理工作機制體制，實現(xiàn)大學生檔案資源的有效利用。

關鍵詞：大學生檔案；管理；優(yōu)化路徑

Abstract：College students' archives management is a very important work.College Students' archives not only record students' performance in school，but also the basis of their personnel archives.In the Internet+era，colleges and universities should pay more attention to the archives management of college students，constantly innovate the archives management mechanism and system，and realize the effective utilization of College Students' archives resources.

Keywords：college student archives；Administration；Optimization path

高職高專大學生檔案是反映大學生德智體美等綜合素質(zhì)的原始材料，它記載了大學生在校期間的各種表現(xiàn)，包括思想品德、學習成績、成長經(jīng)歷、學籍變動、獲獎情況、身心健康狀況等。它既是用人單位了解學生學習、實踐、獲獎情況，把握學生職業(yè)能力的重要途徑，又是學生走向社會后人事檔案形成的基礎。大學生檔案管理工作，是貫徹執(zhí)行黨的教育方針，為社會主義現(xiàn)代化建設培養(yǎng)、選拔、錄用人才服務的基礎工作。做好大學生檔案管理工作不僅對大學生求職就業(yè)有著重要作用，而且對在校大學生有著重要的教育意義以及激勵作用。

一、高職高專大學生檔案管理存在的問題

《高等學校檔案管理辦法》中規(guī)定，高校學生檔案的內(nèi)容為：高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。［1］大學生檔案材料的歸檔范圍主要包括：高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。

大學生檔案的形成是建立在大一新生入校提交的高中檔案的基礎上的。大一新生入校時，有一部分學生的高考檔案是郵寄到高職高專招生辦，招生辦再下發(fā)到各院系各專業(yè)輔導員的手中，還有一部分檔案是由學生自帶然后交給輔導員的。學生在校三年期間，很多高職高專院校的檔案管理是由輔導員負責的，畢業(yè)生離校時，學生檔案也是由輔導員統(tǒng)一封檔、郵寄，這就造成了一些問題：

（一）新生檔案轉(zhuǎn)遞方式不同，可能造成檔案材料缺失

目前，檔案的轉(zhuǎn)遞方式不同。在這個過程中，容易造成學生檔案的遺失。大一新生入校時，由輔導員核實學生檔案，對于還沒有收到高考檔案的學生，只能通知學生到高中畢業(yè)的學校補辦檔案。但學生在補辦檔案時，只能補到高中畢業(yè)生登記表、成績單，像高考體檢表、高考政審材料、高考成績等都不能補辦，這就造成了檔案材料的缺失。

（二）學生檔案由輔導員管理，檔案管理不夠規(guī)范

高校學生檔案管理這項工作在高?；臼怯奢o導員在管理。輔導員不是檔案管理科班出身，沒有經(jīng)過專門的檔案管理培訓，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識和實踐操作技巧，難免在檔案管理中出現(xiàn)一些問題。比如新生檔案的收集和建立，檔案內(nèi)容的更新，獎勵、處分材料的填充等不能及時到位。而放入學生檔案中的證書復印件要有與原件核對無誤章，如果沒有蓋章的證書復印件是不可以放入檔案中的。由于輔導員沒有與原件核對無誤章，學生的獲獎證書復印件沒有放到檔案中或者雖然獲獎證書復印件放入檔案中，但是沒有與原件核對無誤章很多用人單位不承認。這就造成了學生檔案資料收集的缺失，無法準確反映大學生在校學習、成長情況。

（三）檔案管理技術(shù)落后，沒有實現(xiàn)信息化管理

隨著科技的進步、信息技術(shù)的發(fā)展，很多領域都已經(jīng)實現(xiàn)了大數(shù)據(jù)的共享。然而，在學生檔案管理工作中，大部分高校仍然采用原始化的紙質(zhì)檔案管理。在大一新生入校時把學生的檔案材料收集好，讓學生填寫新生入學登記表之后，學生的檔案就保存起來。后續(xù)增加學生的獎懲材料、體檢表、學籍材料、大學成績單、實習鑒定表、畢業(yè)生登記表、黨團關系材料以及畢業(yè)生就業(yè)報到證等也是紙質(zhì)材料。檔案管理中沒有運用現(xiàn)代信息技術(shù)，沒有建立電子檔案，沒有實現(xiàn)單位之間電子檔案的共享。紙質(zhì)的檔案在郵寄過程中或者畢業(yè)生沒有去檔案接收地報到而造成檔案丟失現(xiàn)象時有發(fā)生，紙質(zhì)檔案補辦十分困難，有些原始的材料一經(jīng)丟失再也不能補辦。

（四）大學生檔案意識缺失，不重視檔案的去向

高職高專院校的輔導員給學生講解了檔案是什么、檔案的重要性、畢業(yè)生報到證的用處等方面內(nèi)容，但仍然有許多大學畢業(yè)生不關心自己的檔案，不去被派遣的人事人才交流中心或者人力資源與社會保障局報到托管自己的檔案，甚至有些畢業(yè)生的檔案一直拿在自己手里。等到畢業(yè)生調(diào)動工作或者因為考公、考研、出國留學等需要再尋找自己的檔案時，已經(jīng)過了查詢期限，造成了檔案的丟失，再補辦檔案是非常困難的，有些檔案材料丟失之后再也不能補辦，這對大學畢業(yè)生以后的職業(yè)生涯發(fā)展產(chǎn)生了巨大的影響。

二、大學生檔案管理的重要意義

（一）為大學生個人發(fā)展提供動力

檔案作為大學生個人成長的真實記錄，是大學生成長和發(fā)展的重要憑證。大學生在學校期間獲得的榮譽或被記處分也將記錄在檔案中，通過檔案的記錄，對大學生形成良好的反思和促進作用，激勵大學生朝著陽光積極的方向發(fā)展，促進他們不斷地奮發(fā)進取，不斷提高自己，為大學生的個人發(fā)展提供動力。因此，高職高專輔導員要重視學生的檔案管理工作。輔導員在做好檔案管理工作的同時，要多督促大學生自覺踐行社會主義核心價值觀，不斷養(yǎng)成高尚品格，胸懷理想、志存高遠，讓勤奮學習成為大學生青春遠航的動力，讓增長本領成為大學生青春搏擊的能量，由此，不斷豐富大學生的檔案，充實自己的求職材料，從而在激烈的競爭中脫穎而出。

（二）為用人單位選拔培養(yǎng)人才提供依據(jù)

大學生檔案中記載了學生的思想政治情況、現(xiàn)實表現(xiàn)、學習成績、獎懲情況等，這些都有利于用人單位全面、準確地了解學生，從而幫助用人單位選賢任能，挑選到能夠勝任招聘崗位要求的人才。大學生在工作以后，定級、調(diào)資、獎懲、晉升、任免等方面的材料也會歸入本人檔案，作為用人單位考核的依據(jù)。這些都是用人單位選拔培養(yǎng)人才的重要依據(jù)。

（三）為畢業(yè)生提供權(quán)益保障

畢業(yè)生經(jīng)過激勵競爭，獲得工作崗位，參加工作之后，在落戶、買房、定級、晉升、工資調(diào)整、職稱評定等方面，檔案材料都是必不可少的。此外，工作調(diào)動、參加公考、出國留學、繼續(xù)教育、退休等也需要用到人事檔案。因此，大學生的檔案管理水平與大學生畢業(yè)后的切身利益密切相關。大學生的檔案管理為畢業(yè)生提供了權(quán)益保障。

（四）為高職高專院校提供豐富的校友資源

校友是高職高專院校重要的資源。高職高專人才培養(yǎng)的成果顯現(xiàn)通常是自己的畢業(yè)生。優(yōu)秀的畢業(yè)生能夠為學校的發(fā)展提供橋梁，聯(lián)通企業(yè)和社會，通過校企合作，建立產(chǎn)、學、研基地，促進學校與社會的共同發(fā)展。大學生檔案記錄了畢業(yè)生的就業(yè)情況，是展示學校人才培養(yǎng)質(zhì)量、匯聚校友資源的重要載體。因此，大學生檔案的記錄不僅要記錄大學生在校期間的各種表現(xiàn)、榮譽獎懲等材料，還要著遠于未來，將大學生在校期間的各種活動的影像資料記錄下來。這些不僅豐富了大學生的檔案資源，還為校史館提供第一手資料。這些資料在合適的場合使用，有利于促進校友交流感情，增強校友對母校的感恩之情，從而為高校凝聚校友精神、匯聚校友力量、推動學校的建設進程做貢獻。

三、高職高專學生檔案管理的優(yōu)化路徑

（一）加大宣傳，增強大學生、輔導員的檔案意識，發(fā)揮檔案的思想政治教育功能

輔導員可以通過主題班會的形式，向大學生宣傳檔案的重要作用。學生檔案記載著學生時代的功過榮辱，是工作以后的人事檔案的前身，是人事檔案的重要組成部分，參加工作之后還會不斷地產(chǎn)生新的人事檔案材料添加進去；人事檔案是工作以后定級、評職稱、落戶、工齡確定等必需的依據(jù)；檔案丟失后果嚴重，很多珍貴的檔案丟失就不能補救了。大學新生有了檔案意識，就會把手中的高考檔案移交給輔導員，輔導員要及時把學生提交的檔案袋歸檔。如果高考檔案中缺少材料，要及時進行補充。

輔導員自己也要提高檔案意識，大學生在校期間，將學生的獎、懲等材料及時收集并放到學生的檔案之中。就業(yè)指導課上輔導員經(jīng)常教育學生：簡歷是大一開始寫起的，要規(guī)劃好自己的職業(yè)生涯，檔案也是從大一開始寫起的，記錄和反映了

個人經(jīng)歷、學習

等表現(xiàn)。讓大學生對自己檔案的建立有深入地了解，從而促進他們思想意識的提高，不斷刻苦努力，用優(yōu)異的成績?nèi)ヘS富自己的檔案。輔導員要善于做學生的思想工作，用書寫自己的檔案激發(fā)學生，讓他們珍惜韶華，潛心讀書，求真學問，練真本領。讓大學生在學習中增長知識、錘煉品格，在實踐中增長才干、練就本領，努力成為可堪大用、能擔重任的棟梁之材。

（二）建立大學生檔案管理制度，完善大學生檔案管理服務體系

要做好大學生檔案管理工作，高職高專院校就必須高度重視檔案管理工作，有效結(jié)合本校的特點，明確制訂大學生檔案管理辦法。對大學生檔案的收集、整理、歸檔、充實、移交作出明確規(guī)定，使大學生檔案管理工作逐步實現(xiàn)制度化和規(guī)范化；維護大學生檔案的真實性、嚴肅性，完善大學生檔案管理服務體系；有效地建立和保護大學生檔案，充分發(fā)揮檔案在大學生管理中的作用，保障大學生的正當權(quán)益。有了明確的制度規(guī)定，檔案管理人員就能夠有章可循，從而提高檔案管理水平，讓大學生檔案管理發(fā)揮應有的作用。

（三）對檔案管理人員進行專門培訓，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

大學生檔案從新生入校的檔案收集到畢業(yè)生離校的檔案郵寄，都是由輔導員管理和實施的。輔導員沒有檔案管理方面相關的理論知識和實踐，輔導員還要對學生進行思想政治教育，承擔管理學生的學習、安全、班集體建設、資助工作、心理健康教育等工作，有的輔導員還承擔了一定的教學任務，因精力有限疏于對大學生檔案的管理。再加上每年輔導員隊伍的更新，新輔導員對檔案管理工作更是不了解。因此，學校應聘請檔案管理的專業(yè)人員對輔導員進行大學生檔案管理的培訓，提高他們的工作責任意識、檔案管理的專業(yè)能力和專業(yè)素質(zhì)。學校還要經(jīng)常組織開展技術(shù)交流討論大會，增加檔案管理工作人員的交流溝通，促進他們提高工作積極性，增強爭先創(chuàng)優(yōu)意識，為高職高專大學生檔案管理打下良好的基礎。

（四）推進大學生檔案管理的信息化，實現(xiàn)檔案資源共享與利用

“十四五”時期，信息化進入加快數(shù)字化發(fā)展、建設數(shù)字中國的新階段。加快數(shù)字化發(fā)展、建設數(shù)字中國，是順應新發(fā)展階段形勢變化、搶抓信息革命機遇、構(gòu)筑國家競爭新優(yōu)勢、加快建成社會主義現(xiàn)代化強國的內(nèi)在要求，是貫徹新發(fā)展理念、推動高質(zhì)量發(fā)展的戰(zhàn)略舉措，是推動構(gòu)建新發(fā)展格局、建設現(xiàn)代化經(jīng)濟體系的必由之路。［2］隨著我國信息化建設的深入推進，大學生檔案管理信息化工作勢必加速發(fā)展，以適應國家信息化的要求?！陡叩葘W校檔案管理辦法》規(guī)定，高等學校應當對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。這就要求檔案管理工作人員要適應時代的要求，承擔新的任務，在收集學生的檔案時，要注重發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)的作用，將紙質(zhì)文檔存儲轉(zhuǎn)為數(shù)字化、電子化文檔。高職高專院校要建立電子檔案管理平臺，這個平臺可以依托智慧校園，把大學生迎新系統(tǒng)、學籍管理系統(tǒng)、學生資助管理系統(tǒng)、黨員信息管理系統(tǒng)、今日校園等信息系統(tǒng)中學生的電子信息融合，生成最有效、最真實的大學生電子檔案。同時還要建立健全數(shù)字檔案管理制度，完善電子材料的歸檔、移交和長期保存制度，以提高電子檔案管理水平。

電子檔案管理平臺建立之后，要與今日校園等智慧校園平臺融合，讓學生通過手機就能夠查到自己的檔案郵寄的去向、郵寄的時間、郵寄單號、接收人等。同時，檔案已經(jīng)接收系統(tǒng)能夠提醒學生按時報到，托管自己的檔案，以降低檔案丟失的風險。高職高專院校不僅將畢業(yè)生的紙質(zhì)檔案郵寄到畢業(yè)生被派遣的人力資源和社會保障局，還要實現(xiàn)電子檔案管理平臺與各地市的人力資源和社會保障局的融通與交流。

要實現(xiàn)檔案管理的信息化，高職高專院校需要引進專業(yè)技術(shù)強、計算機水平高、熟悉檔案管理的專業(yè)人才，為他們營造良好的工作環(huán)境，制定科學的考評制度，打造一支高素質(zhì)的專業(yè)隊伍。

結(jié)語

高校學生檔案對大學生的成長與發(fā)展有著重要作用。做好學生檔案管理工作，不僅有利于完善學生檔案、為用人單位甄選優(yōu)秀人才提供支持、促進學生就業(yè)，也有利于提高高職高專大學生檔案管理水平，促進高校教育管理服務水平的提升。在信息技術(shù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，檔案管理工作也要跟上時代的步伐，利用信息技術(shù)，不斷完善大學生的電子檔案，提高檔案管理水平，推進高職高專高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻：

［1］中華人民共和國教育部.高等學校檔案管理辦法［EB/OL］.（2008-08-20）［2022-7-28］.http：//www.moe.gov.cn/jyb_xxgk/gk_gbgg/moe_0/moe_1964/moe_2431/tnull_39043.html.

［2］中國共產(chǎn)黨中央網(wǎng)絡安全和信息化委員會.“十四五”國家信息化規(guī)劃［EB/OL］.（2021-12-27）［2022-7-28］.http：//www.cac.gov.cn/2021-12/27/c_1642205314518676.htm.

項目：信息時代醫(yī)學類高職高專大學生黨員教育與管理路徑研究（項目編號：RWSKY202005）；國家職業(yè)教育提質(zhì)培優(yōu)行動計劃（2020—2023年）項目：中文+按摩師職業(yè)技能培訓；安徽中醫(yī)藥高等專科學校2022年教研項目：領航輔導員工作室成果

作者簡介：宗頂俠（1981—?），女，漢族，安徽淮南人，研究生，講師，研究方向：大學生思想政治教育。