企業(yè)內(nèi)部控制體系下如何做好企業(yè)合同管理

王丹

企業(yè)的合同管理工作屬于內(nèi)部控制體系中的核心構(gòu)成部分之一。因此，企業(yè)必須在日常內(nèi)控中注重合同管理工作的規(guī)范化、秩序化以及高效化開展，充分了解并掌握合同管理中潛在的各類風(fēng)險，從而采取更有效的措施，實現(xiàn)合同管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新，避免企業(yè)因合同糾紛而面臨重大損失，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益的最大化，也推進企業(yè)的持續(xù)性與健康性發(fā)展。鑒于此，本文圍繞企業(yè)合同管理的目標(biāo)及常見風(fēng)險進行分析，并以此為切入點，重點探討內(nèi)部控制體系下做好合同管理工作的策略。

現(xiàn)階段，我國市場經(jīng)濟已邁進全新的一個發(fā)展時期，不僅為企業(yè)經(jīng)營提供眾多的發(fā)展機遇，同時也造成企業(yè)面臨較大的挑戰(zhàn)，使其必須重視內(nèi)部控制體系的完善，通過管理水平、綜合實力的提高，從而在不斷變化的市場經(jīng)濟中爭得一席之地。而在企業(yè)內(nèi)部控制體系中，合同管理屬于必不可少、至關(guān)重要的構(gòu)成部分之一，它貫穿于企業(yè)經(jīng)營活動的全過程。通過對合同條款的約束，能夠規(guī)范企業(yè)的經(jīng)濟行為，減少糾紛問題的發(fā)生，是保障企業(yè)秩序化、順利化展開各項經(jīng)營活動的堅實基礎(chǔ)。由此可見，企業(yè)在完善內(nèi)部控制體系中，應(yīng)當(dāng)注重合同管理工作的開展，持續(xù)提高自身的內(nèi)控質(zhì)量，以便強化經(jīng)濟行為的穩(wěn)定性，降低合同風(fēng)險的發(fā)生概率，提高企業(yè)內(nèi)部管理的規(guī)范性與科學(xué)性。

企業(yè)合同管理的主要目標(biāo)

運營目標(biāo) 企業(yè)在日常生產(chǎn)、經(jīng)營與管理工作中，大部分需要通過簽訂合同的方式，保障企業(yè)經(jīng)營發(fā)展整體目標(biāo)的實現(xiàn)以及順利展開各項業(yè)務(wù)。其中，在擬定合同條款內(nèi)容方面，需符合企業(yè)自身的業(yè)務(wù)、經(jīng)營要求，所有約定的合同事項必須在時間規(guī)定、技術(shù)要求不違反的前提下，得以合理化、科學(xué)化擬定。具體而言，合同的簽訂只有具備更高的法律效應(yīng)，方可實現(xiàn)履行力度的加大，也為企業(yè)完善內(nèi)部控制體系、盡快實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)予以保障。

財務(wù)目標(biāo) 采取合同簽訂的方式，將合同文件中所約定的條款內(nèi)容作為依據(jù)，能夠在理想的預(yù)算范圍中，達成規(guī)范化、科學(xué)化控制企業(yè)經(jīng)營成本的目標(biāo)，為企業(yè)安全、合理運用內(nèi)部資金奠定堅實的基礎(chǔ)，也避免財務(wù)運營活動面臨較大的風(fēng)險。

合規(guī)目標(biāo) 合同文件在約定、確立與簽訂期間，企業(yè)需要時刻遵循我國《合同法》以及內(nèi)部的規(guī)章制度，保證各項工作的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性開展。同時，依據(jù)相關(guān)流程完善合同審批工作，促使合同文件的簽訂擁有更高的合規(guī)性特點，也充分發(fā)揮出合同文件的法律效應(yīng)。

企業(yè)內(nèi)部控制體系下合同管理存在的主要風(fēng)險

運營風(fēng)險 在企業(yè)的內(nèi)部控制體系中，所謂的合同管理運營風(fēng)險，就是在日常運營活動中，因缺失某一合同管理環(huán)節(jié)，造成企業(yè)的經(jīng)營活動難以達成預(yù)期目標(biāo)，從而面對一定的損失問題。通過綜合分析數(shù)年來的企業(yè)實踐情況，發(fā)現(xiàn)企業(yè)在合同管理工作中，運營風(fēng)險的成因主要歸結(jié)為四點。

第一，缺乏完整性、準(zhǔn)確性的業(yè)務(wù)評價，造成決策錯誤問題的發(fā)生，具體在業(yè)務(wù)目標(biāo)與合同需求不一致方面有所體現(xiàn)，由于審核合同主體資質(zhì)不到位，而產(chǎn)生定價決策失誤。第二，合同條款內(nèi)容由于缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，未清晰表述雙方的權(quán)利、義務(wù)及違約責(zé)任，造成經(jīng)濟糾紛與損失的出現(xiàn)。第三，合同雙方缺乏有效溝通，進而因信息缺失而增加運營風(fēng)險的發(fā)生概率。第四，合同一方由于約定的義務(wù)難以履行，致使對方承受損失，或者是因自身出現(xiàn)違約行為，而需要擔(dān)負(fù)相應(yīng)的賠償責(zé)任。

財務(wù)風(fēng)險 訂立、履行合同期間，企業(yè)由于雙方商業(yè)信用、條款內(nèi)容等因素，最終履行合同的結(jié)果有可能與預(yù)期所想出現(xiàn)一些偏差，不僅降低了企業(yè)的收益，同時也蒙受較大的經(jīng)濟損失，當(dāng)前，此風(fēng)險的成因主要有以下幾點。

一是預(yù)算編制缺乏科學(xué)性與合理性，針對企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)濟成本難以有效管控。

二是未明確合同的付款進度以及支付條件，從而增加資金占用，企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟有損失問題發(fā)生。

三是雙方在約定合同履行權(quán)利、義務(wù)等方面較為模糊，不夠明確，極有可能出現(xiàn)額外支出費用，最終造成成本的增加而不利于企業(yè)掙得可觀的經(jīng)濟效益。

四是履行合同條款中，對產(chǎn)生的稅費有忽略現(xiàn)象。合同中對于雙方需要承擔(dān)的繳納稅款義務(wù)未進行明確約定，從而增加稅收風(fēng)險引發(fā)概率，不僅增加了資金費用，也面臨經(jīng)濟損失。此外，如果是采購合同，合同條款中并未約定供貨商向企業(yè)提交增值稅專用發(fā)票，會造成進項稅額難以抵扣，從而致使企業(yè)承擔(dān)過重的稅收負(fù)擔(dān)。

五是合同履行中由于條款內(nèi)容存在經(jīng)濟糾紛，從而使企業(yè)內(nèi)部資金產(chǎn)生較大的損失影響。

合規(guī)風(fēng)險 企業(yè)由于在合同訂立及履行的過程中，并未嚴(yán)格遵循相關(guān)管理制度、行業(yè)規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定以及法律法規(guī)，因此，極有可能面臨監(jiān)管處罰或者是法律制裁等問題，加劇企業(yè)聲譽損失或財務(wù)損失風(fēng)險，目前，企業(yè)在合同管理工作中，引發(fā)合規(guī)風(fēng)險的主要原因包含四個方面。

首先，對相關(guān)法律規(guī)定有違反行為，執(zhí)法部門將合同文件定義為無效，并要求企業(yè)承擔(dān)相關(guān)法律責(zé)任。其次，合同主體的選擇并不符合條款中所要求的資質(zhì)，從而因難以保證服務(wù)質(zhì)量或者是產(chǎn)品質(zhì)量而發(fā)生風(fēng)險問題。再次，企業(yè)審核把關(guān)不嚴(yán)或沒有依據(jù)流程進行審核，進而使企業(yè)自身利益受到嚴(yán)重的損害影響。最后，與企業(yè)內(nèi)部管理制度相背離，存在徇私舞弊行為，從而威脅到企業(yè)的利益。

企業(yè)內(nèi)部控制體系下做好合同管理的策略

明確條款且做好審批管理 第一，保證合同條款內(nèi)容的完整與合法。擬定合同條款內(nèi)容時，企業(yè)必須明確合同權(quán)利、合同義務(wù)、解決爭議、違約責(zé)任等方面，促使合同文件中擁有規(guī)范完整的條款，且內(nèi)容合規(guī)、合法、可操作性高，時刻維護企業(yè)的經(jīng)濟效益不會受到損害影響。

第二，書面明確雙方權(quán)利及義務(wù)。企業(yè)在展開簽訂合同文件活動的過程中，應(yīng)當(dāng)明確雙方的權(quán)利及義務(wù)，通過清晰的文字、書面表達方式，實現(xiàn)雙方責(zé)任的有效明確。在此期間，需嚴(yán)厲禁止私下交涉、口頭約定等與我國《合同法》相違背的合同不良簽訂行為，通過根本的層面，避免企業(yè)在履行合同時由于條款模糊、不明晰等現(xiàn)象而增加法律糾紛問題的發(fā)生概率。

第三，重視審批管理合同工作。企業(yè)在簽訂合同期間，必須嚴(yán)格性、全面性、深入性審核對方企業(yè)經(jīng)營情況、雙方履行合同的能力、合同條款內(nèi)容，做出細致且認(rèn)真的研究分析，從而對相關(guān)的審批流程分級別、分類設(shè)計。特別是審核財務(wù)專業(yè)、法律專業(yè)的環(huán)節(jié)中，務(wù)必要做好全覆蓋。

同時，不僅需要簽訂部門謹(jǐn)慎對待合同文件，還需要求相關(guān)管理部門及時做好合同登記、備案、審查工作，一旦發(fā)現(xiàn)合同條款有不合理之處，應(yīng)當(dāng)及時聯(lián)系合同簽訂方，共同商討整改意見，促使合同條款內(nèi)容始終具備可行性以及合法合規(guī)性。

做好合同的跟蹤監(jiān)督與履行管理工作 第一，加強跟蹤監(jiān)督管理工作。處于簽訂及履行合同條款內(nèi)容的階段內(nèi)，相關(guān)合同管理工作者必須對實時監(jiān)督與跟蹤履行合同的實際情況工作投入高度重視。進行監(jiān)督跟蹤期間，一旦發(fā)現(xiàn)履行合同時出現(xiàn)與約定相偏離現(xiàn)象、沒有遵守合同條款進行交易、疑似或已經(jīng)違規(guī)的行為，管理人員需立刻匯報至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處，要求負(fù)責(zé)人及時運用有效的改進措施，確保依然按照規(guī)定的合同條款實施各項工作，避免由于違約行為而造成企業(yè)面臨負(fù)面影響。

第二，監(jiān)管合同變更。雙方在協(xié)商好并完成合同簽訂后，實施與履行合同條款內(nèi)容的過程中，極有可能受到不可預(yù)測、不確定因素的影響，而難以正常履行原合同條款，此時，便要求經(jīng)辦合同的人員能夠及時向?qū)Ψ教岢稣慕ㄗh，經(jīng)雙方認(rèn)可后重新約定合同內(nèi)容，補充或變更合同條款。隨后，在后續(xù)執(zhí)行合同期間，能夠遵守合同的新條款、新內(nèi)容履行自身權(quán)利與義務(wù)。

但是，針對由于特殊原因難以改變合同條款卻隨意解除或變更合同行為來講，要求承辦合同的部門必須及時圍繞履行合同的實際情況展開風(fēng)險評估工作，并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可解除或變更合同。

除此之外，如果合同條款經(jīng)由我國公證機關(guān)公證與登記在案，則在變更或解除合同條款的過程中，必須及時前往公證機關(guān)提出申請，并及時向公證機關(guān)提交變更后的合同文件，使企業(yè)合同文件始終具備法律保護效力。

第三，提高合同糾紛處理水平。企業(yè)在履行合同條款的過程中，如果有糾紛問題的發(fā)生，則應(yīng)當(dāng)做好幾個方面的準(zhǔn)備。

一方面，由負(fù)責(zé)管理合同的部門及工作人員先采取干預(yù)手段處理糾紛，若難以解決糾紛問題，則需上報上級領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)人員決定是否對外聘請法律顧問，從而通過仲裁、調(diào)解、訴訟或協(xié)商等形式，達成有效處理合同糾紛的目標(biāo)。

另一方面，企業(yè)必須做好合同的相關(guān)結(jié)算管理工作。就現(xiàn)狀而言，合同結(jié)算屬于履行合同的最后環(huán)節(jié)，要求承辦合同的部門需時刻依據(jù)企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)結(jié)算流程，完成辦理各類手續(xù)工作。同時，在結(jié)算合同的過程中，要求財務(wù)部門在合同相關(guān)價款的支付時，加大審查合同內(nèi)容、條款的力度，遵守合同規(guī)定，規(guī)范化、準(zhǔn)確化辦理合同結(jié)算手續(xù)。

成立專門的合同管理部門并完善管理制度與流程 第一，成立合同管理專項部門。針對企業(yè)而言，想要通過內(nèi)部控制體系提高合同的歸檔與保管質(zhì)量，就應(yīng)當(dāng)積極成立專項部門、配置專業(yè)的管理人員，促使工作人員在合同簽訂工作完成后，可以及時向內(nèi)部的專項部門登記，并及時移交合同文件，完成合同文件的歸檔、保管等流程。

第二，完善合同管理制度與流程。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視合同管理流程及制度的健全與完善，確保管理合同的部門、人員可以始終遵守相關(guān)流程、制度展開日常工作。同時，還需在合同管理中定期實施分類、統(tǒng)計工作，加強分類管理質(zhì)量，也達成全過程管控企業(yè)合同文件的目標(biāo)，促使備案臺賬可以詳細記錄合同的簽訂、變更及履行情況。

此外，企業(yè)還需在合同管理的各環(huán)節(jié)中均安排相關(guān)的負(fù)責(zé)人，并要求在合同的商討、簽訂至履行等環(huán)節(jié)中，所產(chǎn)生的郵件、短信、書面等過程資料一同與合同文件歸檔、保管，充分落實管理目標(biāo)，強化合同管理工作的精確性、完善性以及全面性。

第三，做好合同保密工作。想要避免發(fā)生丟失普通合同或篡改、泄露機密合同等問題，在實施合同管理工作的過程中，務(wù)必要提高合同保密工作的水平，將簽訂的合同按照機密性等級進行劃分，并且在歸檔中明確查看此類合同的權(quán)限，并完善借閱登記、流程等工作。此外，對于更高機密的合同文件，應(yīng)當(dāng)將其查閱范圍進一步縮小，嚴(yán)厲禁止工作人員超權(quán)限翻閱，從而實現(xiàn)合同泄漏概率的降低。

綜上所述，企業(yè)想要完善并健全內(nèi)部控制體系，就必須重視合同管理工作的開展，從而提高合同管理的水平與效率，以完整、權(quán)威、嚴(yán)謹(jǐn)且明確的合同條款，切實維護自身的合法權(quán)益，避免自身面臨經(jīng)濟糾紛或法律風(fēng)險，也避免自身承受巨大的損失，實現(xiàn)經(jīng)濟效益的大幅增長，為日后企業(yè)的持續(xù)性、穩(wěn)定性與健康性發(fā)展起到良好的助益作用。

（作者單位：鄭州瑞龍制藥股份有限公司）