信息環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新分析

樊志輝 國(guó)網(wǎng)山東省電力公司平原縣供電公司

現(xiàn)如今，信息資源的重要性更加顯著，為了能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的飛速發(fā)展，更好地應(yīng)對(duì)新的挑戰(zhàn)，作為信息資源的重要組成部分，檔案管理工作與服務(wù)模式的創(chuàng)新已是必然趨勢(shì)。為什么信息環(huán)境下的企業(yè)應(yīng)合理運(yùn)用信息化對(duì)檔案管理和服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，主要是因?yàn)樾畔⒒軌驗(yàn)槠鋷?lái)積極性的作用，如為企業(yè)的信息化發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)力起到積極性作用，有助于企業(yè)制定合理的決策，提供優(yōu)良的知識(shí)服務(wù)幫助企業(yè)建設(shè)發(fā)展，提升工作效率以及避免重復(fù)性的工作，促進(jìn)企業(yè)各部門(mén)之間的交流與合作，有效提升企業(yè)文化等。

一、信息環(huán)境下企業(yè)檔案管理和服務(wù)模式創(chuàng)新的重要意義

（一）為企業(yè)的信息化發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)力起到積極性作用

現(xiàn)代信息環(huán)境下的企業(yè)將信息化運(yùn)用到創(chuàng)新檔案管理和服務(wù)模式中具有非常重要的意義，如為企業(yè)的信息化發(fā)展和增加企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力等兩種積極作用。這兩種積極性的作用主要可以從以下兩點(diǎn)體現(xiàn)出來(lái)：第一點(diǎn)，相比傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息化可以幫助相關(guān)工作人員快速找到需要用到的檔案資料，這就在很大程度上提升了檔案管理人員的工作效率，還可以在遇到問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)查找，確保在第一時(shí)間將問(wèn)題及時(shí)解決，使相關(guān)人員管理檔案的工作具有實(shí)效性；第二點(diǎn)，隨著現(xiàn)代社會(huì)飛速發(fā)展，如果企業(yè)不及時(shí)改良和創(chuàng)新，嚴(yán)重的可能會(huì)和時(shí)代脫節(jié)或者面臨破產(chǎn)。檔案作為企業(yè)中的重中之重，將信息化運(yùn)用在創(chuàng)新上可以幫助企業(yè)跟上時(shí)代腳步，確保該企業(yè)能夠在市場(chǎng)中具有良好的競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）有助于企業(yè)制定合理的決策

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，當(dāng)其在運(yùn)營(yíng)和持續(xù)發(fā)展的過(guò)程中，決策的正確與否和企業(yè)的生死存亡有著直接性的關(guān)系[1]。因此，在信息環(huán)境下的企業(yè)更應(yīng)該將信息化運(yùn)用在創(chuàng)新檔案管理和服務(wù)模式上，因?yàn)檫@項(xiàng)技術(shù)能夠在企業(yè)進(jìn)行決策時(shí)提供相關(guān)的參考依據(jù)。就目前發(fā)展?fàn)顩r下的企業(yè)而言，大多數(shù)的企業(yè)都會(huì)面臨同樣問(wèn)題的決策，如應(yīng)該如何進(jìn)行提升企業(yè)的管理工作，又或者怎么營(yíng)造團(tuán)結(jié)友愛(ài)的工作環(huán)境，在這時(shí)就可以通過(guò)信息化技術(shù)來(lái)快速和精準(zhǔn)查找相關(guān)檔案資料，參照以前企業(yè)是如何進(jìn)行開(kāi)展此項(xiàng)工作的，以此作為基礎(chǔ)進(jìn)行改良和創(chuàng)新，確保給出的決策是具有正確性的。

（三）提供優(yōu)良的知識(shí)服務(wù)幫助企業(yè)建設(shè)發(fā)展

對(duì)于企業(yè)內(nèi)的檔案管理來(lái)說(shuō)，可以將它比喻為“知識(shí)寶庫(kù)”。因?yàn)槠髽I(yè)的檔案管理部門(mén)將其他各個(gè)部門(mén)的資料都進(jìn)行了收集和整理，方便企業(yè)中的某個(gè)部門(mén)在遇到問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)查找相關(guān)資料來(lái)進(jìn)行研究探討。因此，將信息化和檔案管理相結(jié)合，能夠?qū)ζ髽I(yè)各個(gè)部門(mén)起到知識(shí)顧問(wèn)的良好作用，促進(jìn)企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展，實(shí)現(xiàn)做大做強(qiáng)的發(fā)展目標(biāo)。

（四）提升工作效率以及避免重復(fù)性的工作

信息環(huán)境下的企業(yè)檔案管理和服務(wù)模式和傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)模式進(jìn)行對(duì)比，就可以看出這兩者之間存在較大的差距，對(duì)于傳統(tǒng)工作方式而言，相關(guān)工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)面臨著較大的困難。因?yàn)槠髽I(yè)的檔案過(guò)于繁雜，導(dǎo)致檔案管理人員的工作量較大和工作效率較低。對(duì)于將信息化運(yùn)用在檔案管理中的企業(yè)來(lái)說(shuō)，可以快速、精準(zhǔn)和避免重復(fù)查找等來(lái)找出需要用到的檔案資料。由此可見(jiàn)，信息環(huán)境下的企業(yè)將信息化運(yùn)用在創(chuàng)新檔案管理和服務(wù)模式中，能夠有效提升其工作效率以及避免重復(fù)查找。

（五）促進(jìn)企業(yè)各部門(mén)之間的交流與合作

就目前的企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，一些企業(yè)中的檔案管理部門(mén)和企業(yè)內(nèi)的其他部門(mén)交流和合作幾乎為零，導(dǎo)致檔案管理工作人員在進(jìn)行收集檔案資料時(shí)，出現(xiàn)對(duì)其他部門(mén)不熟悉的現(xiàn)象，這一現(xiàn)象影響檔案管理人員的工作效率，總是會(huì)出現(xiàn)不能及時(shí)收集資料的情況[2]。然而，一些企業(yè)在信息環(huán)境下進(jìn)行創(chuàng)新檔案管理和服務(wù)模式之后，可以有效避免這一情況。因?yàn)檫@些企業(yè)將信息化和檔案管理進(jìn)行了有機(jī)融合，通過(guò)信息化建立了檔案信息化系統(tǒng)，這項(xiàng)系統(tǒng)能夠有效促進(jìn)各個(gè)部門(mén)之間進(jìn)行線上和線下交流，在各個(gè)部門(mén)因檔案問(wèn)題時(shí)，能夠通過(guò)此項(xiàng)系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)交流和合作解決，確保將檔案資料問(wèn)題及時(shí)解決。由此可見(jiàn)，在信息環(huán)境下進(jìn)行創(chuàng)新檔案管理和服務(wù)模式的企業(yè)比傳統(tǒng)的企業(yè)更加具有優(yōu)勢(shì)。因此，信息環(huán)境下的企業(yè)進(jìn)行創(chuàng)新檔案管理和服務(wù)模是非常重要的，信息化在這其中具有非常重要的意義。

（六）有效提升企業(yè)文化

對(duì)于信息環(huán)境下的企業(yè)來(lái)說(shuō)，運(yùn)用信息化創(chuàng)新檔案管理和服務(wù)模式能夠有效提升企業(yè)文化，這一表現(xiàn)可以從以下兩個(gè)方面體現(xiàn)出來(lái)：一方面，能夠營(yíng)造出和諧友愛(ài)的工作環(huán)境以及提升員工們和信息化素養(yǎng)；另一方面，有助于企業(yè)跟上現(xiàn)代信息化時(shí)代腳步，為企業(yè)的文化的形成和發(fā)展起到積極性的支持作用，還能作為企業(yè)招聘年輕人才的參考條件，確保企業(yè)能夠引進(jìn)更多具有信息化素養(yǎng)的年輕人才，確保企業(yè)中具有年輕人的活力元素，促進(jìn)企業(yè)在信息環(huán)境下進(jìn)行較好發(fā)展。除此之外，信息化和檔案管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，能夠確保檔案資料不出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，以此對(duì)企業(yè)文化起到了維護(hù)作用。

二、信息環(huán)境下企業(yè)檔案管理和服務(wù)模式創(chuàng)新的措施分析

（一）提高檔案管理以及服務(wù)制度的建設(shè)工作

對(duì)于信息環(huán)境下的企業(yè)來(lái)說(shuō)，想要對(duì)檔案管理和服務(wù)模式進(jìn)行改良和創(chuàng)新，首先需要完善管理制度體系，其次還需提高檔案管理以及服務(wù)制度的建設(shè)工作[3]。一個(gè)優(yōu)良的企業(yè)必然需要樹(shù)立良好的工作理念和具有一定的約束制度，確保企業(yè)內(nèi)的員工能夠明確檔案管理的重要性以及服務(wù)模式創(chuàng)新的必要性。因此，信息環(huán)境下的企業(yè)應(yīng)完善管理制度和提高檔案管理以及建設(shè)合理的服務(wù)制度。例如，具體操作步驟可以從以下兩個(gè)方面實(shí)施：一方面，可以建設(shè)科學(xué)合理的考核和考評(píng)制度，來(lái)提高員工們的服務(wù)質(zhì)量。可以通過(guò)和員工們的利益進(jìn)行掛鉤，對(duì)服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)良的員工采取一定的獎(jiǎng)勵(lì)，來(lái)激勵(lì)員工們對(duì)工作的積極性，對(duì)待工作態(tài)度惡劣的員工采取一定的懲罰措施，確保能夠?qū)T工進(jìn)行約束管理；另一方面，一個(gè)企業(yè)中的核心便是檔案，這些檔案中包含一個(gè)企業(yè)的核心機(jī)密，如企業(yè)各個(gè)部門(mén)從前的工作資料以及和其他企業(yè)進(jìn)行合作的商業(yè)機(jī)密。所以，企業(yè)便可以建立相關(guān)的考核和考評(píng)制度來(lái)約束員工對(duì)這些機(jī)密文件進(jìn)行保密工作。企業(yè)也可以將檔案和相關(guān)員工的利益進(jìn)行掛鉤，讓員工明確此項(xiàng)工作的重要性，以及在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠有相關(guān)人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，如在有人需要借閱檔案資料時(shí)，需要派任專(zhuān)業(yè)的人員進(jìn)行審核，在審核通過(guò)之后還需要進(jìn)行簽字。

（二）建立和完善企業(yè)檔案管理的信息化系統(tǒng)

隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化飛速發(fā)展，我國(guó)迎來(lái)了先進(jìn)的信息化時(shí)代。因此，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)應(yīng)跟上時(shí)代腳步合理運(yùn)用信息化技術(shù)建立檔案信息化系統(tǒng)[4]。就目前的企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r來(lái)說(shuō)，大多數(shù)的企業(yè)還是在運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理方法。這種傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)方法經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)會(huì)出現(xiàn)丟失以及損壞占地的現(xiàn)象，而且還需要投入大量人力來(lái)進(jìn)行管理，再加上管理工作較為繁重，如在需要進(jìn)行檔案資料查找和調(diào)取時(shí)，需要相關(guān)人員具有極強(qiáng)的耐心和腦力投入。因此，在信息環(huán)境下的企業(yè)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案管理與服務(wù)模式進(jìn)行改良和創(chuàng)新，確保有效減輕相關(guān)工作人員的工作壓力和提高檔案管理的工作效率。比如，在信息環(huán)境下的企業(yè)可以建立無(wú)紙板檔案資料，將過(guò)去的紙質(zhì)版資料進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，同時(shí)將數(shù)據(jù)進(jìn)行多重備份，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失而造成的資料損失現(xiàn)象；再比如，企業(yè)在進(jìn)行建立電子檔案資料時(shí)，還需要注重后續(xù)的信息化系統(tǒng)運(yùn)用和管理工作，確保能夠形成規(guī)范模式化的工作流程和方便未來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理。除此之外，企業(yè)在運(yùn)動(dòng)信息化系統(tǒng)時(shí)，要設(shè)計(jì)嚴(yán)格的權(quán)限制度，避免因權(quán)限過(guò)低而造成資料丟失的不良現(xiàn)象，同時(shí)還需要對(duì)擁有權(quán)限的人員進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保企業(yè)的核心機(jī)密不會(huì)出現(xiàn)泄漏情況。

（三）培養(yǎng)和提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)修養(yǎng)

對(duì)于企業(yè)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，最為重要的就是檔案管理人員，管理人員的工作態(tài)度、工作能力和服務(wù)能力等對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量水平有著直接性的影響。就目前信息環(huán)境下的企業(yè)檔案管理狀況來(lái)看，一些企業(yè)的檔案管理人員對(duì)待工作的態(tài)度不太理想，導(dǎo)致這一問(wèn)題的主要原因可以從以下兩個(gè)方面體現(xiàn)出來(lái)：一方面是在檔案管理工作的前期。這一時(shí)期相關(guān)工作人員在對(duì)各個(gè)部門(mén)進(jìn)行收集檔案資料時(shí)，總會(huì)出現(xiàn)一些部門(mén)不及時(shí)進(jìn)行上繳，這種現(xiàn)象導(dǎo)致檔案管理人員的工作效率低下；另一方面是在檔案管理工作的過(guò)程中。由于企業(yè)的檔案繁多、復(fù)雜、量大和枯燥乏味，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)其產(chǎn)生厭惡心理以及感覺(jué)沒(méi)有什么發(fā)展前景。因此，在信息環(huán)境下企業(yè)可以對(duì)檔案管理進(jìn)行改良和創(chuàng)新，具體可以從以下三個(gè)方面進(jìn)行：一方面是企業(yè)在招聘檔案管理人才時(shí)。企業(yè)應(yīng)堅(jiān)持招聘具有專(zhuān)業(yè)管理水平的人才，同時(shí)還需要具備優(yōu)良的工作理念，確保能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展起到積極性的作用；另一方面是對(duì)檔案管理人員展開(kāi)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。信息環(huán)境下的企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理人員開(kāi)展定期和不定期的培訓(xùn)活動(dòng)，確保檔案管理人員能夠在培訓(xùn)活動(dòng)中提升自身的管理能力以及服務(wù)能力，同時(shí)還能提升管理人員對(duì)工作的積極性；最后一方面，制定科學(xué)合理的晉升制度。企業(yè)建立相關(guān)的晉升制度，可以有效解決檔案管理人員產(chǎn)生的發(fā)展前景有限問(wèn)題，確保檔案管理人員具有明確的奮斗目標(biāo)以及對(duì)檔案管理工作更加上心。

（四）重視檔案管理部門(mén)和各個(gè)部門(mén)的溝通合作

對(duì)于信息環(huán)境下的企業(yè)來(lái)說(shuō)，想要在此環(huán)境下進(jìn)行創(chuàng)新檔案管理工作和服務(wù)模式，就需要對(duì)檔案管理部門(mén)和企業(yè)內(nèi)的各個(gè)部門(mén)建立一定的聯(lián)系，確保檔案管理人員在進(jìn)行收集資料時(shí)能夠順利進(jìn)行[5]。現(xiàn)如今，仍有一些企業(yè)對(duì)檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致檔案管理人員依然在保持傳統(tǒng)的工作方法和其他部門(mén)之間幾乎是零交流，使其工作效率較低。因此，信息環(huán)境下的企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理積極創(chuàng)新，確保檔案管理工作能夠進(jìn)行良好發(fā)展。具體操作流程可以從以下兩個(gè)方面進(jìn)行：一方面，企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況構(gòu)建共享機(jī)制。以這項(xiàng)機(jī)制來(lái)加強(qiáng)檔案管理部門(mén)和各個(gè)部門(mén)之間的交流和合作，讓全體部門(mén)都能夠參與進(jìn)檔案管理工作中，將檔案管理人員收集資料不及時(shí)問(wèn)題進(jìn)行徹底解決；另一方面，企業(yè)可以開(kāi)展合理的交流活動(dòng)。企業(yè)可以開(kāi)展全體部門(mén)的交流活動(dòng)，督促各個(gè)部門(mén)的人員進(jìn)行積極參加，確保不同部門(mén)和不同人員能夠通過(guò)此活動(dòng)了解彼此，從而有效提高檔案管理和服務(wù)模式的工作效率。

（五）注重信息環(huán)境下檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)工作

除去以上企業(yè)在信息環(huán)境下創(chuàng)新檔案管理和服務(wù)模式的有效措施外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)注重檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，確保能夠具有充足的人才后備力量和提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)[6]。在現(xiàn)代信息環(huán)境下，具備一支優(yōu)良的人才隊(duì)伍是企業(yè)進(jìn)行良好發(fā)展的必要前提。換句話說(shuō)，只有具備一支專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍，才能在信息環(huán)境下有效創(chuàng)新檔案管理和服務(wù)模式。因此，企業(yè)應(yīng)注重信息環(huán)境下檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)工作，具體操作流程可以從以下三個(gè)方面進(jìn)行：一方面，企業(yè)可以積極引進(jìn)現(xiàn)代社會(huì)中的優(yōu)秀年輕大學(xué)生，并從中聘用具備優(yōu)良信息化素養(yǎng)的大學(xué)生，確保企業(yè)內(nèi)的檔案管理部門(mén)具有年輕人的活力；另一方面，在招聘年輕人才之后，需要對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的崗前培訓(xùn)，確保這些年輕人才在進(jìn)行工作時(shí)能夠得心應(yīng)手；最后，企業(yè)還需要對(duì)檔案管理部門(mén)開(kāi)展定期和不定期的培訓(xùn)活動(dòng)，這么做的目的主要是為了相關(guān)工作人員能夠在培訓(xùn)活動(dòng)中學(xué)到更加專(zhuān)業(yè)的信息化知識(shí)，以此進(jìn)一步提升檔案管理人員的工作能力以及服務(wù)質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在信息環(huán)境下的企業(yè)應(yīng)運(yùn)用信息化創(chuàng)新檔案管理與服務(wù)模式，確保企業(yè)發(fā)展能夠跟上時(shí)代潮流。據(jù)文章分析，信息環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新具有非常重要的意義，對(duì)此，文章也針對(duì)性地進(jìn)行了具體闡述，同時(shí)文章還提出了以下五點(diǎn)有效措施：提高檔案管理以及服務(wù)制度的建設(shè)工作，建立和完善企業(yè)檔案管理的信息化系統(tǒng)，培養(yǎng)和提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)修養(yǎng)，重視檔案管理部門(mén)和各個(gè)部門(mén)的溝通合作，注重信息環(huán)境下檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)工作等，望能夠?yàn)槲覈?guó)企業(yè)創(chuàng)新檔案管理與服務(wù)模式提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。