水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的主要問題與對(duì)策分析

彭 濤，楊 強(qiáng)，王芳芳，胥世川

(1.四川省水利人才資源開發(fā)與檔案中心，成都，610041；2.四川南充水利電力建筑勘察設(shè)計(jì)研究院，四川 南充，637000；3.四川青云工程設(shè)計(jì)有限公司，成都，610213；4.四川川金建筑工程有限公司，成都，610036)

水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的重要資料。檔案管理工作是建設(shè)管理的必要組成部分，但是由于項(xiàng)目法人等參建單位重視程度不夠、檔案管理人員水平較弱、資金投入不足等原因，目前水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作還存在許多薄弱環(huán)節(jié)。面對(duì)當(dāng)前管理水平較為滯后的現(xiàn)狀，分析管理過程中存在的主要問題，提出對(duì)策，對(duì)促進(jìn)檔案行業(yè)的發(fā)展具有重要意義。

1 存在的主要問題

1.1 重建輕管現(xiàn)象普遍

參建單位不同程度存在重視工程建設(shè)，輕視檔案資料收集整理的情況。部分建設(shè)單位甚至簡單地認(rèn)為檔案管理就是在檔案檢查驗(yàn)收前，對(duì)已有的文件材料進(jìn)行歸檔。檔案收集整理工作同工程建設(shè)過程嚴(yán)重脫節(jié)，檔案檢查驗(yàn)收前突擊填表、補(bǔ)手續(xù)、找文件的情況屢見不鮮。

1.2 檔案管理人員能力不足

部分項(xiàng)目法人未嚴(yán)格按照《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)落實(shí)專人進(jìn)行檔案管理，普遍存在檔案檢查驗(yàn)收前臨時(shí)抽調(diào)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行檔案整理的現(xiàn)象。抽調(diào)人員又是以新參加工作的員工為主，基本不具備工程管理和檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)，無法主動(dòng)指導(dǎo)建設(shè)人員收集檔案資料，只能被動(dòng)接收各方移交的檔案，極易造成檔案資料收集不完整、檔案質(zhì)量差等問題。

1.3 參建各方對(duì)行業(yè)政策理解不透

2021年6月，水利部印發(fā)了新版《規(guī)定》，對(duì)水利工程建設(shè)過程中各參建方的檔案管理職能職責(zé)進(jìn)行了明確規(guī)定，對(duì)檔案的電子化、數(shù)字化提出了新要求，對(duì)以前問題較多的竣工圖編制作了詳細(xì)說明，同時(shí)對(duì)項(xiàng)目文件、圖紙、照片等資料的歸檔時(shí)間和程序進(jìn)行了嚴(yán)格要求?！兑?guī)定》對(duì)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的流程進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，使之更貼合工程實(shí)際。但是，該管理規(guī)定發(fā)布時(shí)間尚短，參建各方在檔案管理工作中暫未有效落實(shí)新規(guī)定要求。

1.4 照片、音視頻資料收集整理難

水利工程項(xiàng)目建設(shè)條件艱苦、建設(shè)周期長、參見單位多、建設(shè)人員流動(dòng)性高，在建設(shè)過程中，缺少專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行指導(dǎo)，建設(shè)人員不知道照片、音視頻資料采集標(biāo)準(zhǔn)和要求，經(jīng)常發(fā)生漏采集的情況。特別原始地形地貌、工程形象進(jìn)度、隱蔽工程、重要部位施工等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，一旦未及時(shí)有效地收集整理，將造成項(xiàng)目檔案的資料的嚴(yán)重缺失，且難以彌補(bǔ)。同時(shí)，工程建設(shè)過程與檔案管理脫節(jié)，導(dǎo)致建設(shè)過程中采集移交的照片、音視頻資料不能及時(shí)有效地分類歸檔，等開展檔案整理時(shí)，面對(duì)海量的無編號(hào)、無文字說明的電子照片，完全無法將照片資料同工程現(xiàn)場匹配，造成資源的極大浪費(fèi)和檔案資料的質(zhì)量不高。

1.5 信息化、數(shù)字化水平弱

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)日益成熟的大背景下，對(duì)水利工程檔案信息化、數(shù)字化提出了更高的要求，水利工程檔案由原始的紙質(zhì)件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化存儲(chǔ)，通過存儲(chǔ)方式的改變，極大地提高了查閱效率，使檔案資料利用效率越來越高。但受傳統(tǒng)觀念的影響，部分檔案管理人員缺乏信息化意識(shí)，思想觀念比較落后，在檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)方面缺乏科學(xué)和發(fā)展的眼光，使得檔案信息化建設(shè)開拓緩慢[1]。

1.6 檔案存放條件不達(dá)標(biāo)

受限于辦公場地、管理體制、經(jīng)費(fèi)投入等原因，大量的基層水利建設(shè)單位，無法提供符合檔案管理?xiàng)l件的檔案室，無法滿足檔案存放的溫度、濕度、有害生物防治等方面的要求。特別是建設(shè)過程中，檔案資料隨意堆放在辦公室、倉庫、會(huì)議室的現(xiàn)象屢見不鮮，導(dǎo)致部分檔案資料受潮、污損、遺失。

1.7 檔案管理費(fèi)用預(yù)算不足

部分項(xiàng)目由于前期工作不到位，項(xiàng)目設(shè)計(jì)深度不夠，未在項(xiàng)目可研、初設(shè)中體現(xiàn)檔案管理要求和需求，未將檔案整理所需費(fèi)用列入預(yù)算或預(yù)算金額不足，導(dǎo)致項(xiàng)目建設(shè)后期，費(fèi)用無法滿足項(xiàng)目文件收集整理歸檔﹑庫房建設(shè)、信息化、數(shù)字化及服務(wù)外包等工作需要[2]，極大制約了檔案工作的開展。

2 提升檔案管理水平的對(duì)策分析

2.1 加強(qiáng)行業(yè)監(jiān)管

水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是貫穿于工程建設(shè)全過程的全局性工作，監(jiān)管層的重視是推動(dòng)檔案管理的根本保證。水利部最新印發(fā)的《規(guī)定》分別對(duì)項(xiàng)目法人、項(xiàng)目法人檔案管理機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目法人建設(shè)管理相關(guān)部門、參建單位所要履行的職責(zé)任務(wù)進(jìn)行了明確要求，確保權(quán)責(zé)清晰、各負(fù)其責(zé)[3]。

2.2 加強(qiáng)人員培訓(xùn)

水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，不同于普通的文書檔案管理，既具有文書檔案規(guī)范性要求，又具有工程建設(shè)的復(fù)雜性，要求管理人員既要懂檔案，更要會(huì)管理，為此，培養(yǎng)一支檔案管理專業(yè)隊(duì)伍顯得尤為重要。水利工程行業(yè)主管部門、檔案管理部門和建設(shè)單位應(yīng)以提高檔案管理人員業(yè)務(wù)技能水平為著力點(diǎn)，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員水平，推動(dòng)水利工程檔案管理工作的規(guī)范化，更好地為水利工程建設(shè)服務(wù)。

2.3 嚴(yán)格檔案驗(yàn)收

完整、規(guī)范的項(xiàng)目檔案，是開展工程竣工驗(yàn)收的重要基礎(chǔ)和必要前提。項(xiàng)目法人作為檔案收集整理的責(zé)任主體，對(duì)項(xiàng)目檔案工作負(fù)總責(zé)，要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范要求，切實(shí)組織好各方做好檔案收集整理工作。檔案主管部門作為驗(yàn)收責(zé)任主體，要嚴(yán)格按照水利行業(yè)檔案管理規(guī)定，認(rèn)真審查參建各方的檔案資料，確保檔案真實(shí)、完整、組卷合理。針對(duì)檔案資料不符合要求、不規(guī)范的，行業(yè)主管部門要責(zé)令整改，直至滿足檔案驗(yàn)收要求。檔案驗(yàn)收主管部門在開展檔案專項(xiàng)檢查、驗(yàn)收過程中，要切實(shí)做到高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，凡是檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的，不得通過檔案驗(yàn)收；未通過檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或通過竣工驗(yàn)收[2，4]。

2.4 搭建信息化、數(shù)字化管理平臺(tái)

在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益成熟的今天，在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案由原本的紙質(zhì)變成了電子存儲(chǔ)，這是歷史發(fā)展的必然。通過檔案的信息化處理，檔案的利用率才能越來越高。但受傳統(tǒng)檔案管理理念的限制，各級(jí)檔案管理人員數(shù)字化意識(shí)薄弱，缺乏開拓精神，各地檔案信息化水平參差不齊。由省級(jí)水行政主管部門統(tǒng)一建設(shè)水利工程檔案數(shù)字化系統(tǒng)平臺(tái)，采取“統(tǒng)一建設(shè)、分級(jí)負(fù)責(zé)”的方式，才能滿足水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展需求。

2.5 加強(qiáng)照片、音視頻資料收集整理

項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的照片和音視頻資料是對(duì)工程建設(shè)過程最直觀、最真實(shí)的呈現(xiàn)，加強(qiáng)照片、音視頻資料收集整理可以從三方面入手：一是加強(qiáng)一線建設(shè)人員的檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，從源頭進(jìn)行控制，做好素材采集；二是檔案管理人員要在項(xiàng)目建設(shè)初期介入工程管理，指導(dǎo)各參加單位做好照片等資料的收集；三是各參建單位應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行分類整理，堅(jiān)決杜絕工程完工后再開始檔案整理的陋習(xí)。

2.6 加大檔案管理硬件建設(shè)

因水利工程的特殊性，檔案保存時(shí)限一般較長，大量的檔案資料需永久保存，這就對(duì)檔案的存放條件提出了高要求。檔案管理單位需投入大量的資金，建設(shè)符合檔案存放條件的專業(yè)檔案室，以滿足檔案存放的溫度、濕度、消防、滅蟲、遮光等要求，確保檔案資料得到科學(xué)、妥善的保管。同時(shí)要配備專業(yè)的軟硬件設(shè)備，以滿足檔案信息化管理、查詢的要求。

2.7 強(qiáng)化檔案管理過程管控

水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，需要大量的人力、財(cái)力作為基礎(chǔ)性保障，同時(shí)需要參建各方予以全力配合。在項(xiàng)目建設(shè)之初，項(xiàng)目法人須在招標(biāo)文件中明確提出檔案管理要求，將檔案收集整理內(nèi)容作為專門條款，寫入?yún)⒔▎挝坏暮贤?、協(xié)議中，明確費(fèi)用來源、整理標(biāo)準(zhǔn)及違約責(zé)任。同時(shí)，應(yīng)在監(jiān)理合同中明確監(jiān)理單位對(duì)檔案的檢查、審查責(zé)任。只有從源頭開始做好檔案管控，才能最大限度保證檔案資料的系統(tǒng)性、完整性。

3 結(jié)語

在水利事業(yè)蓬勃發(fā)展的今天，水利工程建設(shè)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)推陳出新，通過不斷健全檔案管理體制，嚴(yán)格監(jiān)管過程管理，加大資金投入，依靠現(xiàn)代化、數(shù)字化管理手段，讓檔案管理工作朝著更加系統(tǒng)化、信息化的目標(biāo)邁進(jìn)，充分挖掘水利工程建設(shè)檔案的利用價(jià)值，推動(dòng)我國水利事業(yè)的發(fā)展再上新臺(tái)階。