清潔能源開發(fā)企業(yè)項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、模塊化、示例化研究

葛 靜

(中電建水電開發(fā)集團(tuán)有限公司，成都，610041)

1 實施背景

隨著能源企業(yè)的戰(zhàn)略布局，能源開發(fā)更趨向于清潔化、多元化。近年來，清潔能源發(fā)電逐漸占據(jù)了電力行業(yè)的重要位置。這就需要能源投資企業(yè)積極尋求優(yōu)質(zhì)清潔綠色低碳能源項目，大力推進(jìn)清潔能源開發(fā)與治理工程投資，推動能源投資企業(yè)向高質(zhì)量清潔能源開發(fā)建設(shè)企業(yè)發(fā)展。

而項目檔案作為知識和信息的有效載體，是能源投資企業(yè)投資建設(shè)的重要歷史憑證，是企業(yè)各項事業(yè)的重要基礎(chǔ)，是當(dāng)前經(jīng)營管理活動的經(jīng)驗參考，是服務(wù)于能源投資企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展需要的價值構(gòu)成，更是企業(yè)每一名員工對企業(yè)的責(zé)任擔(dān)當(dāng)。

在這種發(fā)展背景下，我國電力行業(yè)技術(shù)和檔案也越來越受到國家的重視，管理和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)越來越齊全完整，有效指導(dǎo)了電力行業(yè)檔案的管理。但是企業(yè)在實際使用過程中，基層檔案管理人員，在面對諸多標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的時候，往往因沒有工程或技術(shù)專業(yè)背景，而為采用哪個標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范而困惑。且不同部門下發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)，在實際使用中會發(fā)現(xiàn)在細(xì)節(jié)上仍存在一定的差異，在不同企業(yè)的適用性也還需要根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)整。因此，積極探索企業(yè)項目檔案管理“標(biāo)準(zhǔn)化、模塊化、示例化”，是企業(yè)在國家清潔能源開發(fā)建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)下，提出的一個高標(biāo)準(zhǔn)項目檔案管理的課題，也是企業(yè)實現(xiàn)“全員皆檔”的基礎(chǔ)保障。

2 如何實現(xiàn)企業(yè)項目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

2.1 實現(xiàn)檔案管理規(guī)范和工程管理規(guī)范的融合和統(tǒng)一

近年來，國家和地方、行業(yè)陸續(xù)出臺各專業(yè)、各門類的檔案管理規(guī)范，如《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》(DA/T 28)、《水電建設(shè)項目文件收集與檔案整理規(guī)范》(DL/T 1396)、《風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》(NB/T 31021)等；另一方面，隨著國家在清潔能源領(lǐng)域的發(fā)展，清潔能源建設(shè)和管理水平顯著提升，各類管理和技術(shù)規(guī)范也相應(yīng)成熟、不斷更新完善，如《水電工程驗收規(guī)程》(NB/T 35048)、《風(fēng)電場工程檔案驗收規(guī)程》(NB/T 31118)、《水電水利工程施工監(jiān)理規(guī)范》(DL/T 5111)等。但清潔能源投資企業(yè)在實際使用過程中，由于專業(yè)門類多，又要滿足工程、技術(shù)、檔案等多方面的規(guī)范要求，如風(fēng)力發(fā)電項目，在使用過程中就要參照《風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》《風(fēng)電場工程檔案驗收規(guī)程》《風(fēng)電場工程竣工驗收管理暫行辦法》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》等。

鑒于以上原因，為了提高企業(yè)項目的管理效率，實現(xiàn)項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，首先應(yīng)實現(xiàn)檔案管理規(guī)范和工程管理規(guī)范的融合和統(tǒng)一。具體做法有：

(1)收集水力發(fā)電、風(fēng)力發(fā)電、光伏發(fā)電、電網(wǎng)建設(shè)等各清潔能源專業(yè)門類的工程、管理規(guī)范和檔案管理規(guī)范；

(2)組建企業(yè)項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作小組，對各類規(guī)范的詳細(xì)學(xué)習(xí)和理解；

(3)清理出各規(guī)范的一致內(nèi)容和區(qū)別內(nèi)容；

(4)將各類規(guī)范的一致性內(nèi)容進(jìn)行整編融合，區(qū)別性內(nèi)容經(jīng)過專家咨詢，向檔案主管部門咨詢確定適用部分，進(jìn)行整編，形成統(tǒng)一的企業(yè)的項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)。

2.2 實現(xiàn)企業(yè)項目檔案管理的生命周期管理

項目檔案在滿足國家和行業(yè)規(guī)范的基礎(chǔ)上，要立足于企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展需要和中心業(yè)務(wù)工作，要有效服務(wù)于企業(yè)的清潔能源開發(fā)建設(shè)、管理和運行。因此，企業(yè)的項目檔案管理要充分考慮項目的全生命周期，即能夠服務(wù)于公司清潔能源開發(fā)的項目前期管理——工程建設(shè)全過程——到項目生產(chǎn)運行全過程，需要參與項目建設(shè)的每個人在各環(huán)節(jié)上把好關(guān)，確保歸檔資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)[1]。

在這個過程中，要注重對照以往企業(yè)項目檔案管理中暴露的薄弱環(huán)節(jié)，補(bǔ)充完善相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和制度要求。如：電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理，是否嚴(yán)格對照有關(guān)電網(wǎng)建設(shè)的相關(guān)項目檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)管理；實物檔案中的水電工程巖芯檔案、聲像檔案管理等，是否做到應(yīng)歸盡歸等，這些都是企業(yè)在標(biāo)準(zhǔn)化過程中需要全面思考的問題。

2.3 實現(xiàn)企業(yè)項目檔案管理的模板化，實例化

企業(yè)在多年項目檔案管理過程中累積了豐富的“實戰(zhàn)”經(jīng)驗，能更好地適應(yīng)企業(yè)自身的管理特色，將這些經(jīng)驗價值進(jìn)行總結(jié)提煉后，模板化、實例化，能更好地指導(dǎo)企業(yè)的項目檔案管理。具體做法有：

(1)將管理制度模板化、實例化。如建立項目檔案管理各類管理辦法模板，建立招標(biāo)文件中對項目檔案管理的規(guī)定模板，建立項目檔案驗收自評報告編寫模板，建立工程項目質(zhì)量檢查表及單元工程質(zhì)量評定表的整編模板等。

(2)將管理過程模板化、實例化。如建立項目檔案中間檢查指導(dǎo)記錄模板、建立歸檔簽證單填寫模板、建立項目檔案交接簽證表模板、建立案卷目錄填寫模板、建立案卷脊背編制模板、建立案卷內(nèi)封面編制模板、建立卷內(nèi)備考表編寫模板等。

(3)將企業(yè)以往項目檔案管理過程中遇到的問題實例化。可以指導(dǎo)企業(yè)引以為戒，在今后的項目檔案管理中規(guī)避類似問題的重復(fù)發(fā)生。

2.4 實現(xiàn)項目檔案管理合同制、監(jiān)理制等約束機(jī)制

在簽訂項目施工、監(jiān)理、設(shè)備采購等合同或協(xié)議時，明確提出移交的項目檔案的數(shù)量、套數(shù)、歸檔時間和質(zhì)量要求等事項，經(jīng)常檢查關(guān)于檔案管理及檔案工作。合同工程完工結(jié)算、或設(shè)備款項結(jié)算時要有檔案管理部門簽字，不提交齊全完整的工程檔案不予驗收不予付款，有效地控制、監(jiān)督、規(guī)范項目檔案的質(zhì)量[1]。

3 結(jié)語

隨著清潔能源企業(yè)的發(fā)展，投資項目越來越多，加強(qiáng)對投資項目的檔案管理就顯得尤為重要。這就要求項目檔案管理者必須以全新的管理理念應(yīng)對內(nèi)外環(huán)境變化，用創(chuàng)新的思維、創(chuàng)新的管理模式和工作策略，創(chuàng)造性推動檔案管理工作，形成與之相適應(yīng)的檔案管理體系[2]，探索實現(xiàn)企業(yè)項目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、模板化、實例化，不斷提高在企業(yè)發(fā)展過程中創(chuàng)造價值能力，才能真正實現(xiàn)檔案管理升級上水平。