基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理創(chuàng)新模式研究

高 萍

（上海市閔行區(qū)中心醫(yī)院）

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，對(duì)檔案管理模式造成劇烈沖擊，傳統(tǒng)檔案管理工作存在業(yè)務(wù)流程繁瑣、效率低下、業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平落后、管理成本高等問題。在信息技術(shù)發(fā)展的背景下，推動(dòng)大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理體系的深度融合，是當(dāng)前一項(xiàng)重要課題，也是促進(jìn)推動(dòng)我國檔案事業(yè)高速發(fā)展，建立一套高效檔案管理體系的關(guān)鍵，本文就此展開研究。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式的具體變化

（一）理論體系發(fā)生變化

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，以尊重全宗作為核心理論，將同一來源渠道的全部檔案資料進(jìn)行歸類整理，形成全綜，禁止管理人員拆除全宗，并將所收錄資料文件按照主題、年份、地區(qū)進(jìn)行順序排列，統(tǒng)籌整理，將其視為一個(gè)不可分割的有機(jī)整體，旨在保證檔案資料的完整性、來源的一致性。同時(shí)，還遵循文件生命周期、檔案鑒定等基本理論。

近年來，隨著科技水平的提高，以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息化時(shí)代徹底取代了檔案紙質(zhì)時(shí)代，檔案管理理論體系發(fā)生了翻天覆地的變化，大數(shù)據(jù)觀、大服務(wù)觀、大檔案觀以及大平臺(tái)觀成為全新的管理理論。第一，大數(shù)據(jù)觀強(qiáng)調(diào)全部收錄數(shù)據(jù)信息均都具備一定的應(yīng)用參考價(jià)值，運(yùn)用大數(shù)據(jù)手段，持續(xù)采集海量的數(shù)據(jù)信息，從中提煉高價(jià)值的數(shù)據(jù)，定性定量地描述數(shù)據(jù)來體現(xiàn)蘊(yùn)含的信息價(jià)值，且數(shù)據(jù)樣本數(shù)量成為了管理水平的重量衡量指標(biāo)，數(shù)據(jù)樣本數(shù)量越多，則綜合管理水平越高。第二，大服務(wù)觀強(qiáng)調(diào)管理人員向單位、用戶主動(dòng)提供多元化的檔案服務(wù)，包括信息查閱、遠(yuǎn)程信息傳輸、數(shù)據(jù)分析、信息快速檢索等基礎(chǔ)性服務(wù)，以及根據(jù)用戶習(xí)慣定向挖掘分析數(shù)據(jù)、檔案定制等個(gè)性化服務(wù)，更為充分地發(fā)揮檔案管理職能效用。第三，大檔案觀強(qiáng)調(diào)拓展檔案資料的來源渠道，將單位運(yùn)營、社會(huì)運(yùn)行與發(fā)展期間產(chǎn)生的全部高價(jià)值信息數(shù)據(jù)納入檔案歸檔范圍，以滿足單位、用戶在不同層面、不同情境下的信息查閱分析需求，這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，得益于大數(shù)據(jù)平臺(tái)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)采集、分析能力。第四，大平臺(tái)觀強(qiáng)調(diào)構(gòu)建一個(gè)跨越多個(gè)地區(qū)、若干檔案部門的檔案數(shù)據(jù)大平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息資源的互聯(lián)互通，徹底打破信息孤島，用戶與管理人員通過訪問數(shù)據(jù)大平臺(tái)，可以查閱其他檔案部門收錄的資料文件。

（二）檔案數(shù)據(jù)資源發(fā)生變化

從檔案數(shù)據(jù)資源層面來看，在大數(shù)據(jù)技術(shù)沖擊下，檔案數(shù)據(jù)來源、數(shù)據(jù)內(nèi)容、數(shù)據(jù)收集方式都發(fā)生了明顯變化。其中，檔案數(shù)據(jù)來源愈發(fā)廣泛，除單位職工提交工作成果、文件材料外，還可以從網(wǎng)絡(luò)社交平臺(tái)等新渠道來采集檔案資源，突破了傳統(tǒng)管理模式檔案采集來源單一的局限性。檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容愈加豐富，檔案門類由于數(shù)據(jù)種類明顯增多，既可以反映所屬單位的經(jīng)營管理情況，同時(shí)，也可以更為準(zhǔn)確、全面地反映市場(chǎng)環(huán)境、社會(huì)發(fā)展進(jìn)程。數(shù)據(jù)收集方式呈現(xiàn)多樣化趨勢(shì)，主要包括部門科室主動(dòng)提交、檔案數(shù)據(jù)強(qiáng)制收集、檔案數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)捕捉三種。相比之下，傳統(tǒng)檔案管理模式暴露出資源收集種類過少、資源采集方式單一、檔案資源分散閑置、資源建設(shè)主體數(shù)量過少等問題，導(dǎo)致檔案資源無法得到高效利用，也沒有切實(shí)滿足用戶的查閱利用需求。

（三）檔案服務(wù)體系發(fā)生變化

受到大數(shù)據(jù)技術(shù)與信息化時(shí)代的沖擊，檔案服務(wù)體系的對(duì)象、內(nèi)容、方式與目的發(fā)生了明顯改變，如果仍舊實(shí)施舊有服務(wù)體系與管理模式，將無法取得理想的管理效果，因而限制了檔案資源價(jià)值的發(fā)揮。其中，檔案服務(wù)對(duì)象由政府機(jī)關(guān)、事業(yè)企業(yè)單位拓展至網(wǎng)絡(luò)用戶，向社會(huì)公眾提供多元化的檔案服務(wù)。服務(wù)內(nèi)容由單一的信息查閱拓展至信息檢索、決策分析、特定方向信息資料收集整理、定制化服務(wù)等全新領(lǐng)域。服務(wù)方式由被動(dòng)、線下服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)、線上服務(wù)，檔案人員依托大數(shù)據(jù)平臺(tái)與通信網(wǎng)絡(luò)，主動(dòng)了解用戶需求并提供相應(yīng)服務(wù)。而服務(wù)目的則由滿足查閱需求轉(zhuǎn)變?yōu)閭鬟f相關(guān)知識(shí)，既要向用戶開放檔案資源，也要幫助用戶從中提取有效知識(shí)，提供問題答案或是解答方法。

（四）安全保障體系發(fā)生變化

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，以紙質(zhì)文件作為檔案載體，由管理人員將所收錄檔案文件存儲(chǔ)在檔案室內(nèi)，采取檔案室防光、維持恒定室內(nèi)溫濕度條件、防塵、消毒殺菌等保管方法，盡可量延長檔案文件壽命，并實(shí)施檔案借閱登記制度來控制檔案資源去向。然而，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，出于成本控制、服務(wù)質(zhì)量提升、效率提升等因素著想，電子檔案逐漸取代了舊有的紙質(zhì)檔案，徹底解決了檔案文件壽命有限、紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)成本高昂的難題，但檔案保管條件、技術(shù)手段、信息安全保障措施也隨之發(fā)生改變，傳統(tǒng)檔案管理模式缺乏適用性，無法取得預(yù)期的安全保障效果。例如，在檔案數(shù)據(jù)保管方面，電子檔案對(duì)系統(tǒng)軟硬設(shè)施性能、保存環(huán)境提出新的要求，如果出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫癱瘓運(yùn)行、操作系統(tǒng)程序并發(fā)無序運(yùn)行、硬盤磨損破裂等問題，都有可能造成檔案文件丟失、無法打開的后果。

二、基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理模式創(chuàng)新策略

（一）加強(qiáng)資源聚集

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)樣本數(shù)量在一定程度上決定了檔案管理水平，唯有持續(xù)加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，持續(xù)采集實(shí)時(shí)產(chǎn)生的高價(jià)值信息數(shù)據(jù)，才能取得理想的管理效果，向單位及用戶提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。對(duì)此，需要以加強(qiáng)資源聚集作為檔案管理模式的主要?jiǎng)?chuàng)新方向，采取拓展資源收集類別，優(yōu)化資源采集方式，完善資源建設(shè)主體，高效整合檔案資源四項(xiàng)策略，具體如下。

1.拓展資源收集類別

在信息化時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)種類隨之增多，陸續(xù)形成數(shù)字、符號(hào)、超媒體、圖件表格、文本、視頻等。為收錄更多的高價(jià)值數(shù)據(jù)，并賦予檔案資料以可視化特性，幫助用戶更為直觀的了解檔案文件內(nèi)容，當(dāng)務(wù)之急在于拓展檔案資源收集類別，將檔案資源種類分為結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化與半結(jié)構(gòu)化三種。其中，結(jié)構(gòu)化資源包含數(shù)字、符號(hào)等類別，非結(jié)構(gòu)化資源包含影像視頻、文本、音頻等類別，半結(jié)構(gòu)化資源包含HTMLL文檔與E-mail文檔等類別。

2.優(yōu)化資源采集方式

傳統(tǒng)檔案管理模式采取資源被動(dòng)采集方式，由其他部門人員將工作總結(jié)報(bào)告、調(diào)研報(bào)告等工作成果提交至檔案室，由管理人員進(jìn)行收錄整理，資源采集工作缺乏主動(dòng)性，存在檔案采集渠道單一、采集效率低下的問題。對(duì)此，需要樹立檔案資源主動(dòng)采集的工作意識(shí)，采取網(wǎng)絡(luò)資源主動(dòng)抓取、用戶實(shí)時(shí)推送歸檔兩種全新的資源采集方式。

第一，網(wǎng)絡(luò)資源主動(dòng)抓取。由管理人員根據(jù)檔案歸檔需求，在網(wǎng)絡(luò)社交平臺(tái)、本單位與業(yè)務(wù)往來單位機(jī)構(gòu)官方網(wǎng)站、區(qū)域性檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)等渠道上主動(dòng)收集相關(guān)數(shù)據(jù)信息，持續(xù)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)。同時(shí)，采取數(shù)據(jù)挖掘方式，從海量信息中篩除不實(shí)、重復(fù)的垃圾信息，提取高價(jià)值信息。

第二，用戶實(shí)時(shí)推送歸檔。改變用戶定期歸檔方式，用戶在工作期間，持續(xù)將所產(chǎn)生的資料文件提交至檔案部門，無需按月度、季度、半年度或是年度來整理上一階段工作成果集中發(fā)送至檔案部門，避免出現(xiàn)文件材料丟失、提交歸檔不及時(shí)等問題，還可以分?jǐn)倷n案部門的全年工作量，避免在少數(shù)時(shí)間段承受過重工作負(fù)擔(dān)。

3.完善資源建設(shè)主體

對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案管理工作量驟增，難以單獨(dú)依靠檔案管理人員來開展繁重的檔案采集工作。對(duì)此，需要樹立全員參與、部門協(xié)作的工作意識(shí)，將檔案形成者、檔案整理者、檔案利用者、檔案保存者和檔案管理者均視為檔案資源建設(shè)主體。例如，檔案形成者負(fù)有主動(dòng)提交文件材料、自主建立個(gè)人檔案等私人所有檔案的義務(wù)。檔案整理者在接收外包業(yè)務(wù)后，替代檔案管理人員和單位職工，開展檔案資源整理、信息收集工作，以減輕檔案管理負(fù)擔(dān)。檔案利用者在查閱檔案資料時(shí)形成信息痕跡，由管理人員跟蹤信息痕跡，獲取用戶習(xí)慣、關(guān)注方向等信息，將其作為檔案資源，并為檔案服務(wù)的推出提供參考。而檔案保存者以云服務(wù)商、數(shù)據(jù)分析公司為主，檔案部門將所收集資料文件提交至保存者進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，無需持續(xù)更新硬件設(shè)施、升級(jí)軟件系統(tǒng)來存儲(chǔ)海量信息資料。

4.高效整合檔案資源

為強(qiáng)化檔案資源整合能力，深挖文件材料潛在價(jià)值，需要全面落實(shí)“存量數(shù)據(jù)化、增量電子化”戰(zhàn)略。其中，存量數(shù)據(jù)化是將早期歸檔存儲(chǔ)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，以此來提高檔案文件查閱效率、減輕管理成本、延長檔案壽命。增量電子化是優(yōu)先收錄電子載體的檔案文件，直接根據(jù)檔案資料內(nèi)容關(guān)聯(lián)屬性進(jìn)行分類整理，上傳至對(duì)應(yīng)類型數(shù)據(jù)庫中歸檔保存即可，以此來簡化檔案采集、整理流程。

（二）創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容

在檔案管理期間，所收集數(shù)據(jù)信息本身并不具備實(shí)際價(jià)值，唯有在數(shù)據(jù)信息利用過程中，才會(huì)源源不斷地創(chuàng)造價(jià)值，如便于其他部門工作開展，為本單位發(fā)展規(guī)劃提供信息支持，真實(shí)反映市場(chǎng)環(huán)境與預(yù)測(cè)未來發(fā)展走向等。因此，為構(gòu)建依托檔案資源的知識(shí)服務(wù)體系，向用戶提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)，需要著手推動(dòng)檔案管理模式向創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容方向的發(fā)展，具體采取創(chuàng)新服務(wù)理念、加快檔案資源開放步伐、拓展服務(wù)途徑三項(xiàng)策略。

1.創(chuàng)新服務(wù)理念

對(duì)檔案服務(wù)的創(chuàng)新，既要體現(xiàn)在其服務(wù)品種、途徑與內(nèi)容上，同時(shí)，也要體現(xiàn)在服務(wù)理念上，需要樹立人性化、個(gè)性化、智能化的服務(wù)意識(shí)。其中，人性化服務(wù)是保證用戶平等獲取信息的權(quán)利。管理人員將自身定位為檔案資源服務(wù)的提供者，主動(dòng)了解用戶需求并提供相應(yīng)服務(wù)。個(gè)性化服務(wù)是根據(jù)用戶習(xí)慣、需求來提供定制化服務(wù)，注重于滿足個(gè)性化需求，如根據(jù)用戶歷史查閱記錄，跟蹤收集、整理有關(guān)方向的信息數(shù)據(jù)，再將整理后的檔案資源以定制報(bào)告的方式發(fā)送至用戶。智能化服務(wù)是靈活應(yīng)用人工智能等新型技術(shù)手段，替代管理人員向與用戶提供服務(wù)，例如，用戶可在非工作時(shí)間訪問檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)，由系統(tǒng)基于運(yùn)行準(zhǔn)則來提供給數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)分析等服務(wù)。

2.加快檔案資源開放步伐

現(xiàn)階段，部分檔案部門僅向本單位職工開放檔案資源，檔案資源利用者數(shù)量有限，難以做到對(duì)檔案資源價(jià)值的充分發(fā)揮。針對(duì)于此，檔案部門需要樹立“公開為原則，不公開為例外”的工作意識(shí)，向本單位職工以外的社會(huì)公眾開放大部分檔案資源，將部分涉及單位隱私、職工隱私的檔案文件列為秘密檔案，設(shè)立保管期間，在保管期間內(nèi)，這部分檔案僅向達(dá)到一定權(quán)限等級(jí)的用戶開放。

3.拓展服務(wù)途徑

為滿足不同區(qū)域、群體用戶的檔案資源查閱需求，檔案部門需要依托大數(shù)據(jù)技術(shù)與通信網(wǎng)絡(luò)，持續(xù)拓展檔案服務(wù)途徑，可拓展服務(wù)途徑包括微服務(wù)、遠(yuǎn)程服務(wù)。

第一，微服務(wù)。檔案部門在平臺(tái)上推送特定的檔案資源，如在微博上開通官方賬戶，在微信上開通公眾號(hào)，定期在賬戶、公眾號(hào)上推送文章、微視頻，由用戶通過網(wǎng)絡(luò)社交平臺(tái)來查詢這部分開放的檔案資源。例如，南京市檔案局在微博上開通官方賬號(hào)，陸續(xù)發(fā)布近兩千條微博，推送內(nèi)容涵蓋黨群建設(shè)、歷史溯源、科技研發(fā)、基礎(chǔ)建設(shè)、行政管理等多個(gè)方面。

第二，遠(yuǎn)程服務(wù)。檔案部門依托網(wǎng)絡(luò)來建設(shè)檔案信息平臺(tái)，開放訪問接口，各地區(qū)用戶直接訪問檔案信息平臺(tái)，登錄賬戶認(rèn)證身份，查詢自身權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資料，借此來突破時(shí)間、空間因素對(duì)檔案服務(wù)施加的限制，用戶無需實(shí)地前往檔案部門與檔案室，即可接受檔案部門向其提供的服務(wù)。

（三）建立三位一體檔案安全防護(hù)體系

為適用全新的檔案環(huán)境，形成一套面向電子檔案文件的現(xiàn)代化安全防護(hù)體系，預(yù)防和減少檔案文件丟失、損壞、機(jī)密信息與隱私信息泄露等問題的出現(xiàn)，需要建立三位一體的檔案安全防護(hù)體系，采取物理防護(hù)、技術(shù)防御、人防三項(xiàng)策略。

1.物理防護(hù)

從檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)安全建設(shè)、改善檔案保管保護(hù)條件兩方面著手。其中，在平臺(tái)安全建設(shè)方面，在各地區(qū)建立永久性的綜合檔案館，轄區(qū)內(nèi)的職能部門、企業(yè)單位、黨政機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織都可以將檔案部門歸檔整理的檔案文件進(jìn)行備份，將備份文件提交至綜合檔案館進(jìn)行儲(chǔ)存，實(shí)施統(tǒng)一管理，如果檔案文件受物理環(huán)境和不可抗力影響而丟失損壞時(shí)，管理人員自綜合檔案館查閱、備份相應(yīng)檔案文件即可，避免造成檔案資源徹底丟失的后果。在改善檔案保管保護(hù)條件方面，可在檔案庫與機(jī)房內(nèi)安裝攝像頭、除濕機(jī)、空調(diào)機(jī)組、自動(dòng)噴淋滅火裝置與消防報(bào)警器等設(shè)備，始終維持恒定的環(huán)境條件，并在出現(xiàn)火災(zāi)等事故時(shí)快速報(bào)警，撲滅初期火勢(shì)，避免造成硬盤損壞、檔案文件丟失等不必要的損失。

2.技術(shù)防御

在大數(shù)據(jù)平臺(tái)與檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中應(yīng)用信息加密、用戶身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)自動(dòng)備份、防火墻等技術(shù)手段。其中，信息加密是對(duì)所傳輸檔案文件進(jìn)行密鑰加解密處理。文件加密為一串無意義亂碼，由接收者使用指定密鑰進(jìn)行解密處理，復(fù)原為明文，避免在文件傳輸期間遭受第三方攻擊而外泄。用戶身份認(rèn)證是通過采集用戶生物特征、賬號(hào)密碼認(rèn)證、動(dòng)態(tài)信息碼認(rèn)證等方式，核實(shí)用戶真實(shí)身份，再向用戶開放權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資源。數(shù)據(jù)自動(dòng)備份是將所收錄檔案文件進(jìn)行備份，將備份文件上傳至云存儲(chǔ)空間或是其他數(shù)據(jù)庫中，在主數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)癱瘓運(yùn)行、軟件故障等問題時(shí)，直接復(fù)原丟失檔案文件即可。防火墻技術(shù)是在系統(tǒng)軟件程序、硬件設(shè)施間構(gòu)建一道安全保護(hù)屏障，自動(dòng)檢測(cè)可能存在的安全風(fēng)險(xiǎn)，過濾掉遭受的網(wǎng)絡(luò)攻擊、木馬病毒。

此外，為提高系統(tǒng)運(yùn)行效率，避免因處理、存儲(chǔ)過量信息造成系統(tǒng)癱瘓運(yùn)行，還需要應(yīng)用到云計(jì)算和云存儲(chǔ)技術(shù)。云計(jì)算是由檔案人員將復(fù)雜計(jì)算任務(wù)提交云計(jì)算平臺(tái)，通過分布式計(jì)算方法，快速得出問題答案，無需檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行獨(dú)立計(jì)算。云存儲(chǔ)是將海量檔案文件上傳至云平臺(tái)進(jìn)行存儲(chǔ)，管理者與用戶直接訪問云平臺(tái)，辦理檔案查閱、歸類整理、文件內(nèi)容編輯等操作，以釋放本地?cái)?shù)據(jù)庫的存儲(chǔ)空間。

3.人防

人防策略由責(zé)任落實(shí)到人、建設(shè)專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)兩部分組成。其中，責(zé)任落實(shí)到人是將檔案安全責(zé)任落實(shí)到具體崗位，如果因工作疏忽、不規(guī)范操作行為而形成檔案資源保管風(fēng)險(xiǎn)，以及造成檔案文件丟失、資源外泄等實(shí)質(zhì)性損失，則對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行追責(zé)懲處。建設(shè)專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)是在檔案部門中新設(shè)一批技術(shù)性崗位，招聘技術(shù)人員來開展系統(tǒng)升級(jí)維護(hù)、數(shù)據(jù)庫運(yùn)營、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)引進(jìn)等工作，并培養(yǎng)檔案管理人員掌握與檔案安全防護(hù)有關(guān)的工作技能。

三、結(jié)語

綜上所述，面對(duì)全新的管理形勢(shì)，為做好復(fù)雜多變的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)綜合管理水平、檔案服務(wù)質(zhì)量的全面提升。檔案部門必須正確認(rèn)識(shí)到舊有檔案管理模式在大數(shù)據(jù)沖擊下的變化情況，積極探索全新的檔案管理模式，落實(shí)加強(qiáng)資源聚集、創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容、建立三位一體檔案安全防護(hù)體系的三項(xiàng)策略，由大數(shù)據(jù)技術(shù)向檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展提供不竭動(dòng)力。