社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理的問題與策略探討

周 婕

（上海市金山區(qū)金山衛(wèi)鎮(zhèn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心）

引言

社會經(jīng)濟的發(fā)展推動了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，使得國家基本公共衛(wèi)生服務(wù)工作得到了全面覆蓋，并逐步形成了“六位一體”的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，其中，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心作為基層衛(wèi)生服務(wù)組織起到了重要作用，為社區(qū)居民就醫(yī)用藥提供了便捷服務(wù)。[1]社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心在進行醫(yī)療救治、健康科普、醫(yī)藥指導(dǎo)、疾病控制等各項工作中會形成大量檔案資料，不僅豐富了醫(yī)療衛(wèi)生信息，還能為社區(qū)醫(yī)衛(wèi)工作提供數(shù)據(jù)參考和案例指導(dǎo)，因此，加強社會衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理十分重要且必要，充分發(fā)揮檔案之作用既能夠助力社區(qū)醫(yī)衛(wèi)工作有效開展，還能促進我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)更好發(fā)展。

一、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作概述

（一）基本概念

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心在工作中，形成了聲像照片、影音、文書檔案、病例檔案、科研檔案等各種檔案資料，真實記錄了社區(qū)衛(wèi)生工作的歷史，體現(xiàn)了社區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生建設(shè)的工作成就。[2]社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理豐富了檔案管理的內(nèi)容，屬于基礎(chǔ)性工作，其檔案資源是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心反觀歷史、展望未來的信息紐帶，具有重要意義。

（二）檔案管理的作用

檔案管理在眾多領(lǐng)域皆能發(fā)揮作用，具體到社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心來看，其檔案管理工作的作用主要體現(xiàn)為：

第一，有助于更好地了解社區(qū)居民的健康情況，并提供針對性健康指導(dǎo)。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心作為某一地區(qū)的基礎(chǔ)醫(yī)療服務(wù)點，能夠收集到地區(qū)居民的健康信息，并對居民健康情況進行統(tǒng)計與分類，在精確了解社區(qū)居民整體健康情況的基礎(chǔ)上對其提供針對性健康指導(dǎo)。同時，了解居民健康信息還能對社區(qū)醫(yī)療資源進行優(yōu)化管理，跟進醫(yī)療服務(wù)，更好地做好社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作。

第二，有助于動態(tài)監(jiān)測居民健康情況，方便居民就診。社區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生檔案是實時更新的，居民每一次就診或接受健康服務(wù)都有記錄可查，中心對居民個人健康信息進行匯總管理，當(dāng)居民就醫(yī)時，醫(yī)生便可根據(jù)這些檔案資料全面了解患者健康信息，并確定最佳治療方案。即便患者轉(zhuǎn)院治療，這些檔案資料也可作為重要的醫(yī)療參考價值。[3]此外，中心還可根據(jù)檔案資料動態(tài)監(jiān)測居民健康情況，提前做好疾病防控準(zhǔn)備。

第三，有助于上級部門對社區(qū)醫(yī)衛(wèi)工作實施監(jiān)管與考核。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心工作多且雜，涉及面廣，時間跨度大。因此，做好檔案管理工作，利用檔案來反映社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)的工作日常，有助于上級部門通過檔案資料了解工作情況以及業(yè)績成效，并從中發(fā)現(xiàn)存在的問題，對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作與人員實施有效的監(jiān)管與考核。

第四，有助于促進國家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心屬于基層醫(yī)療服務(wù)機構(gòu)，其檔案資料能夠反映當(dāng)?shù)鼐用窠】登闆r，能夠跟蹤記錄具體病患發(fā)病、治療、治愈情況，這些病例資料可為國家醫(yī)療研究工作提供真實的案例，能夠幫助改進臨床醫(yī)療工作，提供相應(yīng)醫(yī)療經(jīng)驗，培養(yǎng)醫(yī)務(wù)人員辯證思維，促進國家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)進一步發(fā)展。

二、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作意識不強

檔案管理工作需要全員參與才能保障檔案資料的完整、真實，然而，當(dāng)前很多社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心不重視檔案管理工作，檔案管理觀念陳舊，還是以收集、保管資料為主，以應(yīng)付上級檢查，沒有認(rèn)識到檔案管理的重要價值。[4]一些員工檔案提交不及時、內(nèi)容不完整，應(yīng)付了事；很多醫(yī)生對患者病例檔案敷衍塞責(zé)，字跡潦草，記錄不全，甚至隨意修改，致使檔案嚴(yán)謹(jǐn)性、完整性難以保證；還有一些工作人員對檔案工作不配合，認(rèn)為這不屬于自身職責(zé)，檔案留在自己手里更便于使用，歸檔不積極，甚至對于一些檔案資料不歸檔，導(dǎo)致資料收集困難、資料遺失等現(xiàn)象的出現(xiàn)，給檔案管理帶來諸多不便。此外，一些社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的領(lǐng)導(dǎo)只重視業(yè)務(wù)工作，不重視檔案管理工作，對該項工作的監(jiān)督管理不夠，也造成了檔案人員工作不積極，檔案管理效率低下。

（二）檔案管理制度不夠健全

雖然經(jīng)過多年的發(fā)展，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心已建成了一套自身檔案管理制度，但隨著時間的推移以及檔案工作的變化發(fā)展，該套制度已難以適應(yīng)新時期的檔案管理要求，亟須進行更新、調(diào)整與完善。目前來看，制度方面的問題主要有：一是歸檔管理制度不健全，對于卷宗標(biāo)題、檔案標(biāo)號未制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案查閱難、管理難問題較大；二是檔案借閱制度不完善，導(dǎo)致歸期不定、歸檔不全、借閱人不明等問題頻發(fā)；三是檔案收集管理沒能落實責(zé)任到人，導(dǎo)致檔案資料收集不全、不及時問題較多；四是檔案信息化管理制度不完善，導(dǎo)致一些檔案至今還未能實現(xiàn)信息化管理，而已錄入信息系統(tǒng)的檔案資料則存在管理混亂、安全性得不到保障等問題。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不夠完善

鑒于對檔案管理認(rèn)識不足以及經(jīng)費限制，一些社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上投入較少，辦公環(huán)境狹窄，有的單位甚至沒有專門的檔案管理室，檔案資料與其他部門的工作資料混在一處，檔案管理人員與其他人員在同一辦公室辦公，使得檔案資料的保密性較差。檔案信息化系統(tǒng)陳舊落后，所配備的計算機設(shè)備容量小、年代久，數(shù)量不足，其他掃描儀、溫濕度計、移動硬盤、自動號碼機、檔案目錄柜等配備不全，使得檔案管理工作難以有效開展。目前來看，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心還多以紙質(zhì)檔案為主，檔案電子化建設(shè)較為滯后，極其不利于檔案資料的查閱與調(diào)用，且紙質(zhì)檔案容易被篡改，也易于被他人盜取，極容易泄露居民隱私。鑒于以上問題，迫切需要加強檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的安全性與便捷性。

（四）檔案管理存在安全問題

檔案的安全管理十分重要，但社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心受辦公條件限制，在檔案管理上存在一定的安全隱患，亟須加以重視和解決：一是防火防潮防霉變工作做的還不到位，一些年代久遠(yuǎn)的檔案資料出現(xiàn)了發(fā)霉、蟲蛀等情況，需要及時防護或重新建檔；二是部分檔案資料沒有及時入柜保管，容易遺失或被篡改；三是由于管理設(shè)施不齊全，一些影像資料、音視頻存在被磁化的隱患；四是檔案管理信息化系統(tǒng)存在安全隱患，系統(tǒng)密級不高，管理人員對于信息化系統(tǒng)不夠了解或信息技術(shù)知識有限，不能有限防止病毒入侵以及黑客攻擊，容易導(dǎo)致檔案信息的遺失或篡改，而人員管理意識不強或信息素養(yǎng)不高，也容易因錯誤操作造成檔案損壞等問題發(fā)生。此外，一些社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心還存在辦公電腦與檔案服務(wù)器共用的情況，且不注意檔案資料的備份與加密保管，極易造成資料信息的丟失與篡改。

（五）檔案人員素質(zhì)有待提升

由于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)以及員工皆不重視檔案管理工作，因此對于檔案管理人員的要求也就不會太高，檔案人員專業(yè)性不強或身兼數(shù)職的現(xiàn)象較為普遍。這也與單位不重視檔案人員培訓(xùn)有關(guān)。一些檔案人員對于檔案方面的法律法規(guī)不熟悉，對于保密制度不了解，有的甚至對于檔案的編號、分類等知識也不熟練，使得單位檔案管理不規(guī)范問題較為突出。[5]此外，由于一些檔案管理工作為其他部門人員兼職，若人員出現(xiàn)變動或調(diào)崗，極易造成管理上的混亂，降低檔案管理工作質(zhì)量。

（六）檔案開發(fā)利用率不足

開發(fā)利用檔案是檔案管理的重要工作之一，但目前來看，各社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心多是“重檔案建設(shè)，輕檔案利用”，很多檔案資料都被堆積在檔案柜中蒙塵，被開發(fā)利用的檔案資料非常少。這一方面是由于工作人員認(rèn)識不足，不能及時發(fā)現(xiàn)檔案資料的價值；另一方面是因為很多檔案資料并不齊全，難以被開發(fā)利用。在現(xiàn)實工作中，檔案資料的利用多是在社區(qū)宣傳欄中粘貼照片，宣傳單位開展的醫(yī)療服務(wù)工作情況摸底，或是在向上級部門匯報工作時展示醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)成果或取得的成績，開發(fā)利用途徑單一，沒能充分發(fā)揮檔案資料應(yīng)有的價值作用。

三、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理的有效策略

（一）加強宣傳教育，增強檔案管理意識

檔案資料是對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心各項工作的記錄和反映，是社區(qū)重要的資源，應(yīng)該引起相關(guān)人員的高度重視。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)積極改變觀念，認(rèn)識到該項工作的重要性，并督促員工做好這些工作。同時，還應(yīng)加強對員工的宣傳教育，以增強員工的檔案管理意識。[6]一方面，應(yīng)加強對相關(guān)檔案法律法規(guī)的宣講，讓員工認(rèn)識到依法依規(guī)開展檔案管理工作十分重要且必要，能夠主動做好檔案收集、整理的協(xié)調(diào)與配合工作；另一方面，應(yīng)開展大力宣傳，通過晨會、周會、月度會議提醒員工重視檔案管理工作，并利用檔案管理與開發(fā)方面的優(yōu)秀案例進行講解介紹，讓員工認(rèn)識到檔案管理的重要性，提升相關(guān)工作的主動性。此外，還要制定檔案登記格式規(guī)范，增強檔案的完整性與規(guī)范性，如醫(yī)療檔案，要提供歸檔范本，要求醫(yī)務(wù)人員按要求填寫詳細(xì)醫(yī)療信息，避免出現(xiàn)漏填、字跡潦草等問題。

（二）健全管理制度，提高檔案管理效率

制度是一切工作有序開展的重要條件，只有保證制度的穩(wěn)定、全面，才能促進各項工作高效進行。要想提高檔案管理效率，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心需要加強制度建設(shè)，可從如下幾個方面著手：第一，根據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)制定與單位檔案管理實際工作相適應(yīng)的管理制度，使檔案管理既與國家政策相符，又與自身工作相契合，單位還可廣泛聽取員工意見與建議，對舊有檔案管理制度進行修訂，提高制度有效性；第二，建立員工工作守則，明確各部門員工的檔案資料歸檔要求，確定明確的歸檔時間，落實責(zé)任到人，提高檔案收集、整理效率；第三，可學(xué)習(xí)借鑒在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的其他醫(yī)療單位的檔案管理制度，取長補短，不斷進行制度的完善；[7]第四，建立相應(yīng)的考核制度，以保證工作人員能夠?qū)n案管理制度落實到位，做好相應(yīng)管理工作；第五，完善檔案信息化管理制度，提高信息化管理水平。

（三）加大投入力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心應(yīng)針對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不足的問題加大投入力度，為檔案管理配備更好的條件，要通過設(shè)置獨立的辦公室來保證檔案資料的隱蔽性與安全性，并及時更新老舊設(shè)施，積極引入新的檔案管理設(shè)備。特別是在信息化建設(shè)快速發(fā)展的當(dāng)下，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心還應(yīng)積極更新計算機設(shè)備，引入掃描儀、攝像機、打印機等現(xiàn)代化設(shè)備，實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向現(xiàn)代化電子檔案及時轉(zhuǎn)變。同時，對于發(fā)霉、蟲蛀、紙張發(fā)黃等老舊卻又未到銷毀時間的紙張檔案要重新做好備份，確保檔案信息的得當(dāng)保存，同步做好紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作。此外，還應(yīng)開辟專門的閱覽區(qū)，配備相應(yīng)閱讀設(shè)施，方便檔案的借閱。

（四）構(gòu)建安全網(wǎng)絡(luò)，提高安全管理水平

針對檔案管理安全問題，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心一方面應(yīng)加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理提供良好條件；另一方面，要加強人員安全教育，營造安全管理氛圍，通過時時刻刻宣講安全知識，繃緊員工安全管理之弦，并在單位宣傳欄、職工群進行安全知識的傳播，發(fā)布相關(guān)案例，不斷增強員工檔案安全管理意識。此外，單位還應(yīng)加強安全管理制度建設(shè)，指定安全管理責(zé)任人，制定安全隱患排查時間表，督促檔案管理人員定期排查相應(yīng)安全隱患，確保檔案管理安全。同時針對網(wǎng)絡(luò)安全問題，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心還應(yīng)加強檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，定期安排網(wǎng)絡(luò)專業(yè)人員進行網(wǎng)絡(luò)安全檢查，加強防火墻建設(shè)，設(shè)置計算機使用權(quán)限、身份驗證、密鑰等，并指定專人進行電子信息的錄入與密鑰管理，做好信息備份工作，以提高檔案安全管理水平。

（五）加強隊伍建設(shè)，提升人員專業(yè)素養(yǎng)

加強檔案管理隊伍建設(shè)應(yīng)成為當(dāng)前社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的重要工作之一。針對檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高的問題，可從如下方面著手改進：第一，要加強檔案人員教育培訓(xùn)，包括檔案法律法規(guī)、國家以及地方檔案政策、檔案專業(yè)知識、保密法、醫(yī)藥衛(wèi)生業(yè)務(wù)知識等多方面知識的學(xué)習(xí)，讓檔案人員能夠更加專業(yè)地開展相應(yīng)管理工作；[8]第二，加強與其他醫(yī)療機構(gòu)的經(jīng)驗交流，可委派人員到其他醫(yī)療機構(gòu)學(xué)習(xí)其好的檔案管理方法與經(jīng)驗，加強自身工作的改進與完善；第三，可通過在線學(xué)習(xí)、專題講座、高校委培等多種方式對檔案人員進行培訓(xùn)，或邀請優(yōu)秀檔案人才來本中心進行工作指導(dǎo)，以提升員工專業(yè)素養(yǎng)；第四，做好人員招聘工作，優(yōu)先聘用專業(yè)知識扎實、經(jīng)驗豐富、管理意識強、具有一定信息化素養(yǎng)與醫(yī)療衛(wèi)生知識的人才充實檔案管理隊伍，提升隊伍整體水平。

（六）統(tǒng)籌檔案資源，實現(xiàn)檔案有效利用

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心應(yīng)改變以往僅重視檔案收集與管理的認(rèn)識，并通過加強檔案開發(fā)利用來提高檔案管理水平。單位應(yīng)對所管理的檔案資料進行統(tǒng)籌分類，并針對不同的利用方向、利用途徑進行資料的整理與規(guī)劃。如，若要為區(qū)域內(nèi)居民健康管理提供數(shù)據(jù)支撐，則可將轄區(qū)內(nèi)居民常見慢性?。ㄌ悄虿?、高血壓、痛風(fēng)、心臟病等）的資料進行匯編，便于相關(guān)工作人員對發(fā)病起因、癥狀、治療等熟悉了解，科學(xué)進行知識傳播與疾控管理。又如，對于醫(yī)務(wù)人員的人事檔案進行歸類整理，方便單位了解人員專長與特點，對人員的調(diào)用以及人才培養(yǎng)提供參考。

四、結(jié)語

總之，檔案管理工作是一項長期且系統(tǒng)性工作，需要社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心重視該項工作，從多個方面進行工作的完善，以充分發(fā)揮檔案管理對于社區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生工作的積極作用。特別是在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的當(dāng)下，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心更應(yīng)抓住改革機遇，與時代同頻共振，利用檔案資源提高社區(qū)醫(yī)療服務(wù)前瞻性，為社區(qū)居民的健康保駕護航。