信息化背景下醫(yī)院綜合檔案信息化管理路徑

賴運(yùn)島 賴信翔

（1.海南醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院院長(zhǎng)辦公室，海南 ?？?570102；2.海南醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院繼續(xù)教育科，海南 ?？?570102）

進(jìn)入信息化時(shí)代之后，醫(yī)療衛(wèi)生體制的管理改革也已經(jīng)進(jìn)入了新階段。改革背景下，醫(yī)院內(nèi)部的綜合檔案管理工作也已經(jīng)得到了關(guān)注和重視，并且正在成為醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理發(fā)展的重要組成部分。簡(jiǎn)單來說，醫(yī)院內(nèi)部的綜合檔案即醫(yī)院主導(dǎo)負(fù)責(zé)保存的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲音或圖像等原始記錄，主要涵蓋了醫(yī)療、教學(xué)、人事或科研等多個(gè)領(lǐng)域。進(jìn)一步分析可知，醫(yī)院內(nèi)部的綜合檔案也是考察各職能部門或各崗位醫(yī)護(hù)人員的重要參考，能夠保證醫(yī)院找準(zhǔn)下一階段的改革方向?，F(xiàn)階段，醫(yī)院內(nèi)部對(duì)于綜合檔案管理工作已經(jīng)提出了一系列新要求，所以需要重視相關(guān)環(huán)節(jié)的改革實(shí)踐并且從點(diǎn)滴細(xì)節(jié)處著手營(yíng)造出全新的綜合檔案管理格局。

一、信息化背景下醫(yī)院綜合檔案信息化管理改革的現(xiàn)存問題分析

就當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院檔案信息管理的調(diào)研現(xiàn)狀來看，普遍存在著檔案管理制度不完善、信息化管理系統(tǒng)開發(fā)緩慢、缺乏專業(yè)人才和配套安全機(jī)制的問題。

1.檔案管理制度和管理標(biāo)準(zhǔn)有待完善

符合醫(yī)院運(yùn)營(yíng)發(fā)展需求且系統(tǒng)完備的檔案管理制度，是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要保障[1]。目前，很多醫(yī)院都處在信息化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理制度都是以傳統(tǒng)的管理模式為基礎(chǔ)，比如文書檔案和基建檔案，但并不完全適用于信息化時(shí)代的檔案管理需求，導(dǎo)致檔案信息化管理制度脫離實(shí)際現(xiàn)狀，暴露出了諸多弊端。以醫(yī)院檔案資料的存儲(chǔ)規(guī)范為例，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案資料存儲(chǔ)方式對(duì)于完善醫(yī)院的綜合檔案管理是十分有必要的。從實(shí)際情況來看，有很多醫(yī)院都在綜合檔案存儲(chǔ)上存在諸多問題。首先，紙質(zhì)文本存檔不夠規(guī)范。因?yàn)闄n案管理工作的疏忽，導(dǎo)致很多檔案名稱出現(xiàn)的多種類別，再加上編碼標(biāo)識(shí)不夠明確，使得部分重要資料出現(xiàn)疏漏甚至遺失，給醫(yī)護(hù)人員查閱資料造成了一定的困難。其次，醫(yī)院過度依賴紙質(zhì)檔案管理，對(duì)電子檔案管理沒有給予足夠的重視?，F(xiàn)如今我們正處在信息化時(shí)代，隨著檔案資料的增加以及對(duì)信息查閱高效化、準(zhǔn)確化的要求，紙質(zhì)檔案的弊端開始逐漸顯現(xiàn)。傳統(tǒng)的存儲(chǔ)管理方式缺少靈活性，且存在重復(fù)記錄、錯(cuò)漏記錄、查閱繁瑣的弊端。這就要求醫(yī)院能夠積極迎合時(shí)代發(fā)展的大趨勢(shì)，充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，推進(jìn)檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新。

2.檔案信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)工作滯后

得益于現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用實(shí)踐，醫(yī)院方面也在嘗試引入檔案管理系統(tǒng)用于完成相關(guān)環(huán)節(jié)的檔案管理工作[2]。然而需要強(qiáng)調(diào)的是，這方面的檔案管理系統(tǒng)卻仍舊處于起步階段，并且其功能和運(yùn)行模式也根本無法滿足醫(yī)院方面的實(shí)際工作需要。就醫(yī)院內(nèi)部的實(shí)際情況分析，綜合檔案管理的信息化改革并不只是簡(jiǎn)單地將檔案資源接入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，而是需要積極推進(jìn)檔案信息采集和檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)工作的創(chuàng)新改革，并且需要做好有關(guān)檔案資料的整合利用。新醫(yī)改背景下，醫(yī)院方面若想要實(shí)現(xiàn)有關(guān)檔案資源的整合利用也必須要發(fā)揮出信息服務(wù)系統(tǒng)的支持作用。但結(jié)合實(shí)際工作現(xiàn)狀分析，其實(shí)絕大多數(shù)醫(yī)院都沒有重視綜合檔案信息管理平臺(tái)的技術(shù)研發(fā)工作，并且這方面的問題也已經(jīng)影響到了相關(guān)檔案資源的整合利用。

3.缺少高素質(zhì)的檔案管理人才

綜合檔案管理的信息化改革必須要由高素質(zhì)的檔案管理人才主導(dǎo)，并且院方也需要統(tǒng)籌好各個(gè)環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)工作，進(jìn)而保障相關(guān)工作的有序推進(jìn)。然而結(jié)合實(shí)際工作現(xiàn)狀分析，目前醫(yī)院內(nèi)部高素質(zhì)檔案管理人才短缺的問題其實(shí)并沒有得到有效解決，這類問題已經(jīng)成了制約相關(guān)改革有序推進(jìn)的首要問題。有學(xué)者曾就信息化背景下醫(yī)院內(nèi)部的綜合檔案管理信息化改革開展過調(diào)研。結(jié)論證實(shí)大概有87.9%的醫(yī)院仍舊習(xí)慣以紙質(zhì)檔案為主導(dǎo)的綜合檔案管理模式。在此基礎(chǔ)上，只有不足10%的醫(yī)院針對(duì)綜合檔案管理人員組織過培訓(xùn)教育活動(dòng)，但只有不足5%的醫(yī)院在近2年內(nèi)引進(jìn)過檔案管理人才[3]?；谝陨犀F(xiàn)狀可以明確的是，檔案管理人員的綜合素質(zhì)已經(jīng)成了影響工作質(zhì)量的主要因素，并且醫(yī)院方面也并沒有認(rèn)識(shí)到這類問題的重要性。在上述問題的影響之下，在崗檔案管理人員也并沒有找準(zhǔn)綜合檔案信息化管理改革的重難點(diǎn)細(xì)節(jié)，因此相關(guān)環(huán)節(jié)的管理實(shí)踐仍舊處在問題百出的階段。

4.缺乏必要的檔案管理安全監(jiān)控機(jī)制

過去很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，醫(yī)院內(nèi)部的綜合檔案管理始終采用的是以分布式管理為主導(dǎo)的工作模式，然而在綜合檔案數(shù)量不斷增多的大環(huán)境之下，這類管理模式的弊端卻在逐漸顯現(xiàn)出來。其中最為值得關(guān)注的問題是檔案管理的安全性不足，經(jīng)常容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或是數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的問題。在此基礎(chǔ)上，還有很多醫(yī)院尚未針對(duì)綜合檔案管理的信息化改革需求建立完善的檔案管理安全監(jiān)控機(jī)制，因此隨意借閱、調(diào)用檔案的問題其實(shí)非常普遍，所以很難保證相關(guān)檔案資料的安全性和可靠性[4]。

新形勢(shì)下，電子檔案的使用頻率一直在不斷升高，所以醫(yī)院方面如果不能建立起完備的安全監(jiān)控機(jī)制，將會(huì)對(duì)相關(guān)環(huán)節(jié)的檔案管理工作埋下巨大的風(fēng)險(xiǎn)隱患。其中需要重點(diǎn)關(guān)注醫(yī)院內(nèi)部防火墻等級(jí)過低或是網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)能力滯后的問題，需要院方在后續(xù)工作中加強(qiáng)技術(shù)投入，加強(qiáng)人防技防，進(jìn)而營(yíng)造出全新的綜合檔案管理格局。

二、信息化背景下醫(yī)院綜合檔案管理的信息化改革策略分析

1.革新管理理念

革新管理理念是新形勢(shì)下醫(yī)院綜合檔案管理信息化改革必須要重點(diǎn)關(guān)注的一部分內(nèi)容，需要院方按照從下至上的工作思路逐步引導(dǎo)相關(guān)崗位上的工作人員革新管理理念，進(jìn)而營(yíng)造出全新的綜合檔案信息化管理改革格局。首先需要正確認(rèn)識(shí)綜合檔案信息化管理改革的重要性，并且由此著手推進(jìn)舊有管理模式的優(yōu)化調(diào)整，提高工作質(zhì)量。具體來說，新形勢(shì)下的醫(yī)院綜合檔案管理信息化改革既能夠提升醫(yī)院的信息化管理水平，又可以推動(dòng)醫(yī)院的現(xiàn)代化改革進(jìn)程，并且能夠全方位滿足醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)發(fā)展需求。無論是相關(guān)職能科室兼職檔案管理人員還是醫(yī)院專職檔案管理人員，甚至醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，都需要正確認(rèn)識(shí)這部分工作的重要性以及進(jìn)一步推進(jìn)相關(guān)改革實(shí)踐的緊迫性。其次應(yīng)當(dāng)將綜合檔案的信息化管理改革納入醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)管理及發(fā)展規(guī)劃，并且保障信息化改革實(shí)踐的人、財(cái)、物投入[5]。最后還需要積極推進(jìn)信息技術(shù)在醫(yī)、教、研以及人力資源管理中的應(yīng)用實(shí)踐，進(jìn)而為相關(guān)環(huán)節(jié)的信息化改革實(shí)踐打造一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。

2.完善管理制度

信息化背景下，只有建立起與全新工作形勢(shì)相匹配的工作流程和管理制度才能夠把控好各個(gè)環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)問題，進(jìn)而營(yíng)造出全新的綜合檔案信息化管理格局。首先要注意推進(jìn)醫(yī)院綜合檔案管理工作流程的創(chuàng)新改革。重點(diǎn)在于以新興信息技術(shù)為依托建立起標(biāo)準(zhǔn)化的綜合檔案采集、傳輸、借閱使用等工作制度和管理規(guī)定，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案資源的共享利用并且提升整體檔案管理工作的實(shí)踐價(jià)值。其次需要進(jìn)一步規(guī)范電子檔案的儲(chǔ)存流程和儲(chǔ)存方式。電子檔案的儲(chǔ)存方式一般以硬盤、光盤、網(wǎng)盤為主。醫(yī)院方面可以根據(jù)自身的實(shí)際情況制定具體的存儲(chǔ)方案和工作標(biāo)準(zhǔn)，并且通過相應(yīng)的監(jiān)管措施引導(dǎo)相關(guān)工作人員做好各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作的落地實(shí)施。再次醫(yī)院方面還需要根據(jù)自身的實(shí)際情況推進(jìn)綜合檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化革新，重點(diǎn)在于根據(jù)工作需要及時(shí)更新軟硬件設(shè)施，從而為各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作的有序推進(jìn)打好基礎(chǔ)。最后需要健全檔案管理風(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制。需要提高相關(guān)工作人員的檔案風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，并且需要在兼顧全局利益和充分發(fā)揮綜合檔案實(shí)際作用的基礎(chǔ)之上不斷推進(jìn)相關(guān)工作流程的創(chuàng)新改革，以提高醫(yī)院綜合檔案管理的整體水準(zhǔn)[6]。

3.加快醫(yī)院綜合檔案信息化管理平臺(tái)的建設(shè)工作

面對(duì)全新的綜合檔案管理形勢(shì)，醫(yī)院方面需要積極推進(jìn)信息化管理平臺(tái)方面的建設(shè)實(shí)踐，從而為各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作的落地實(shí)施打好基礎(chǔ)。目前，很多醫(yī)院都在根據(jù)全新的工作需求梳理調(diào)整綜合檔案管理的工作流程。

以筆者所在的單位為例，重點(diǎn)針對(duì)檔案數(shù)據(jù)資料的搜集整理、數(shù)據(jù)挖掘分析以及數(shù)據(jù)公開共享進(jìn)行了一系列優(yōu)化調(diào)整。其中值得關(guān)注的是，對(duì)現(xiàn)存的院感防控檔案進(jìn)行了梳理回顧，進(jìn)而從中找出了潛在的感染風(fēng)險(xiǎn)并且依據(jù)日漸嚴(yán)峻的傳染病防控形勢(shì)對(duì)舊有的院感防控措施進(jìn)行了調(diào)整升級(jí)。針對(duì)檔案資料的查閱和數(shù)據(jù)共享，將舊有的審批流程從線下搬到了線上，力求協(xié)助有關(guān)崗位上的醫(yī)護(hù)人員做好應(yīng)急事件的處置工作。今后需要立足于積累下的經(jīng)驗(yàn)配合時(shí)下流行的現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)一步推進(jìn)各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作的優(yōu)化調(diào)整：

首先，要注意利用現(xiàn)代信息技術(shù)加強(qiáng)新形勢(shì)下綜合檔案管理改革的協(xié)調(diào)互動(dòng)，并且及時(shí)做好相關(guān)檔案資料的整合披露共享，進(jìn)而為各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作的有序落實(shí)打好基礎(chǔ)。期間，要注意針對(duì)潛在的傳染病爆發(fā)隱患進(jìn)一步細(xì)化各個(gè)環(huán)節(jié)的管理制度，并且推進(jìn)有關(guān)管理制度的落地實(shí)施，最終提高醫(yī)院檔案管理和整體運(yùn)營(yíng)工作的實(shí)際效率。

其次，需要進(jìn)一步推進(jìn)綜合檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的優(yōu)化升級(jí)。重點(diǎn)在于以保證檔案資料的安全性和檢索效率為前提做好相關(guān)檔案資料的分析利用。在大型傳染病防控形勢(shì)日漸嚴(yán)峻的大環(huán)境下，需要重點(diǎn)做好有關(guān)防控流程、人員物資調(diào)配方案等檔案資料的整理工作，進(jìn)而通過組織專題檔案集的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)于這部分檔案資料的整合利用。

最后，需要院方根據(jù)自己的實(shí)際情況做好技術(shù)升級(jí)，并且需要切實(shí)保證相關(guān)檔案資料的完整性和安全性。在充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)之余，需要集中精力推進(jìn)有關(guān)技術(shù)模式的轉(zhuǎn)型升級(jí)，進(jìn)而利用區(qū)塊鏈等新興技術(shù)模式創(chuàng)新綜合檔案的整合開發(fā)利用模式，最后在保證檔案安全性的基礎(chǔ)之上讓其在醫(yī)院的轉(zhuǎn)型發(fā)展之中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

4.提升檔案管理人員的信息化管理能力

醫(yī)院檔案的信息化管理建設(shè)需要引進(jìn)設(shè)置專業(yè)的檔案管理人才，以不斷提升醫(yī)院檔案管理的效率和信息化管理能力。此外，醫(yī)院需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員管理，定期組織專業(yè)化的培訓(xùn)考核，提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。以醫(yī)院檔案信息平臺(tái)的使用為例，要引導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)掌握專業(yè)化的信息處理流程，熟練應(yīng)用醫(yī)療數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)和方法，確保在需要查閱相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)時(shí)能夠及時(shí)準(zhǔn)確的找出所需信息，為醫(yī)院的工作提供切實(shí)保障。與此同時(shí)，醫(yī)院也要從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度出發(fā)，制定檔案信息化管理人才的儲(chǔ)備培養(yǎng)計(jì)劃，注重考慮對(duì)復(fù)合型人才的選用培養(yǎng)，為符合標(biāo)準(zhǔn)的員工制定明確的成長(zhǎng)路徑，進(jìn)而為醫(yī)院打造一支專業(yè)化、系統(tǒng)化的檔案管理人才隊(duì)伍。立足于上述改革實(shí)踐，醫(yī)院方面還需要做好優(yōu)秀檔案管理人才的引進(jìn)工作，可以嘗試與開設(shè)相關(guān)專業(yè)的高校簽訂人才輸送協(xié)議，并且可以嘗試通過提高薪資福利待遇的方式做好優(yōu)秀檔案管理人才的引進(jìn)工作。如此既能夠?yàn)樵械臋n案管理團(tuán)隊(duì)注入新鮮血液，又可以依靠這部分年輕人或是經(jīng)過系統(tǒng)培養(yǎng)的專業(yè)人才推進(jìn)舊有綜合檔案管理模式的改革升級(jí)，為其信息化管理改革實(shí)踐打好基礎(chǔ)。

結(jié)語(yǔ)

信息化背景下，需要重視醫(yī)院綜合檔案信息化管理改革，進(jìn)而讓這部分特殊的檔案資料能夠在醫(yī)院的轉(zhuǎn)型發(fā)展以及醫(yī)療體制改革背景之下發(fā)揮出應(yīng)有的作用。相關(guān)環(huán)節(jié)的改革實(shí)踐需要院領(lǐng)導(dǎo)提高對(duì)于這部分工作的關(guān)注度，之后還需要完善管理制度并且積極推進(jìn)各類新興技術(shù)在實(shí)際檔案管理工作中的應(yīng)用實(shí)踐。前文中筆者立足于實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)針對(duì)這類問題進(jìn)行了討論分析，希望可以進(jìn)一步推進(jìn)各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作的優(yōu)化調(diào)整并且營(yíng)造出全新的綜合檔案管理格局，最終幫助醫(yī)院更好地履行自己的醫(yī)療服務(wù)職能，為建設(shè)智慧醫(yī)院做出貢獻(xiàn)。