醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)化思考

曹德軍

（山東省濰坊市高新區(qū)濰坊市皮膚病防治所，山東 濰坊 261000）

引言

現(xiàn)今我國醫(yī)院的規(guī)模和數(shù)量都逐年提升，在醫(yī)院檔案的管理工作中要重點對其工作進(jìn)行管理，并加強管理水平，技術(shù)人員要對檔案進(jìn)行完善，進(jìn)而能夠提高技術(shù)人員的綜合素養(yǎng)水平，技術(shù)人員的晉升以及評職稱都與檔案管理工作有直接的影響。對此，要定期對醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其檔案管理能力，確保檔案的真實性以及公正性，也能夠保障醫(yī)院長久穩(wěn)定的發(fā)展。

一、加強醫(yī)院檔案管理對于醫(yī)院發(fā)展的重要意義

1.加強檔案管理能夠促進(jìn)醫(yī)院的科研發(fā)展

現(xiàn)今我國社會經(jīng)濟(jì)水平迅速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)形勢也發(fā)生變化，科學(xué)技術(shù)對醫(yī)院的發(fā)展也極為重要，醫(yī)學(xué)在發(fā)展的過程中是在實踐中不斷加深認(rèn)識的過程，但現(xiàn)今還存在很多的問題無法解決，對此，廣大醫(yī)務(wù)工作者就需要利用信息技術(shù)收集資料，確保將其信息內(nèi)容整合成完整的科技檔案，能夠成為醫(yī)院科研項目發(fā)展和進(jìn)步的重要資料保障，也能夠利用其檔案資料推動科研工作的進(jìn)步[1]。

2.在一定程度上能夠提高醫(yī)療質(zhì)量

病歷檔案是關(guān)乎人民群眾的疾病以及防治的重要資料，更是平衡一個醫(yī)院醫(yī)療水平高低的重要依據(jù)，對資料進(jìn)行收集、整理以及利用，能夠確保其信息資料為醫(yī)務(wù)人員開展工作以及治病救人提供更有價值的信息內(nèi)容，也能夠提高其工作質(zhì)量和工作效率，醫(yī)務(wù)人員的工作能力也能夠得到提高。另外，管理人員也能夠?qū)Y料進(jìn)行詳細(xì)的分析，并根據(jù)資料內(nèi)容強化醫(yī)院的管理水平，進(jìn)而提高相關(guān)人員的工作質(zhì)量[2]。

3.通過對醫(yī)療設(shè)備檔案資料的管理能夠提高技術(shù)質(zhì)量

醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)療工作開展中極為重要的內(nèi)容，系統(tǒng)的設(shè)備能夠為檔案資料提供更為詳細(xì)的內(nèi)容和信息資料，為其系統(tǒng)設(shè)備在運行和維護(hù)的過程中提供一定的基礎(chǔ)保障。另外，在設(shè)備購買以及使用的過程中也能夠為其提供有效的參考，也能夠避免浪費的同時更好地利用設(shè)備為人民服務(wù)。醫(yī)療設(shè)備檔案資料的管理能力提高也能夠為醫(yī)院的宏觀調(diào)控奠定基礎(chǔ)保障，對此，其資料的管理水平提升也能夠提高醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量[3]。

4.加強人事檔案管理選拔高水平人才

人才是推動行業(yè)和社會發(fā)展最為主要的因素，現(xiàn)今我國人事改革逐漸深入，醫(yī)院的人事檔案也受到重視，人事檔案能夠反映醫(yī)院的管理能力和人才的能力水平，也是醫(yī)院在進(jìn)行人事管理工作中的重要依據(jù)，醫(yī)院通過了解員工的人事資料能夠更為準(zhǔn)確、系統(tǒng)地掌握其信息內(nèi)容，對醫(yī)院培養(yǎng)人才也能夠更為合理，也能夠公正、公平地對人才進(jìn)行應(yīng)用。

二、現(xiàn)今醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.檔案管理的抗風(fēng)險能力較低

檔案管理是極為重要的工作內(nèi)容，但現(xiàn)今醫(yī)院的管理工作中的抗風(fēng)險能力較低。醫(yī)院的檔案管理工作中雖然有一些保護(hù)措施，但如若遇到突發(fā)問題也會影響其抗風(fēng)險能力，對檔案的保護(hù)措施也不完善，進(jìn)而醫(yī)院要逐步完善抗風(fēng)險能力，以保障檔案管理工作的質(zhì)量和有效性[4]。

2.檔案的形式過于單一性格

檔案保存管理的主要形式多數(shù)以文字和圖表的兩種形式，現(xiàn)今時代不斷發(fā)展與進(jìn)步，單一的保存檔案的形式難以滿足社會的發(fā)展和時代的進(jìn)步，對此，醫(yī)院要跟隨時代發(fā)展的腳步，以多形式的檔案管理對其進(jìn)行保存。另外，檔案管理中資料保存工作經(jīng)常出現(xiàn)破損，其問題也較為嚴(yán)重，也會出現(xiàn)檔案損失的情況。

3.相關(guān)的管理制度不完善

檔案管理的工作中醫(yī)院沒有形成完善的規(guī)章制度，進(jìn)而檔案的歸類以及管理工作沒有統(tǒng)一的要求和標(biāo)準(zhǔn)，工作人員在工作中多數(shù)按照自身的工作經(jīng)驗和理解進(jìn)行管理工作，其檔案規(guī)整以及管理的工作較為混亂，也不利于檔案的使用，更會影響檔案資料的優(yōu)勢發(fā)揮，其工作中也會造成檔案資料丟失的情況，進(jìn)而檔案整理工作的效率較為低下，其工作也會經(jīng)常出現(xiàn)紕漏。

4.工作人員檔案管理的意識有待提高

現(xiàn)今部分醫(yī)院的檔案管理人員的工作意識較為低下，工作人員對其工作的重要性不明確，認(rèn)為其工作并不重要。部分醫(yī)院的管理人員過于重視醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，對社會的效益過于忽視，也沒有認(rèn)識到檔案管理工作質(zhì)量提升對醫(yī)院的發(fā)展以及醫(yī)療水平提升的重要性。醫(yī)院檔案管理人員也沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)就進(jìn)行工作，檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率得不到提高，也會影響檔案資料的利用率。

5.檔案管理人員隊伍素質(zhì)不高

醫(yī)院在經(jīng)營和發(fā)展的過程中較為重視醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)水平教育和培訓(xùn)工作，現(xiàn)今一些醫(yī)院中的檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，對其工作的內(nèi)容沒有完全了解，其工作素養(yǎng)水平較低，部分管理人員存在著學(xué)歷較為低下的情況。有時候醫(yī)院人員不足，也會將其他崗位的人員調(diào)到管理檔案的崗位中，檔案管理人員沒有系統(tǒng)的管理方法和管理思維，檔案管理隊伍的部分工作人員素質(zhì)水平都較低，無法跟上社會和醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)步，也無法將其工作的有效性以及工作價值充分發(fā)揮。

6.檔案管理現(xiàn)代化程度比較低

現(xiàn)今社會經(jīng)濟(jì)水平逐年發(fā)展，醫(yī)院的規(guī)模也逐年擴大，檔案的數(shù)量和類型也逐年增多，如若在檔案管理的工作中仍然采用傳統(tǒng)的工作模式會對工作人員產(chǎn)生較大的負(fù)擔(dān)，其工作量會增加的同時也無法保障工作質(zhì)量?，F(xiàn)今部分醫(yī)院的檔案管理設(shè)備較為落后，在一定程度上限制了其工作的開展。計算機技術(shù)也無法使用在檔案信息的整理以及檢索中，醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)代化水平較為低下，也會限制醫(yī)院的發(fā)展和進(jìn)步。

7.醫(yī)院對人事檔案管理工作的重視程度不足

醫(yī)院人事檔案管理工作較為復(fù)雜，且具有一定的系統(tǒng)性。但不會為醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以醫(yī)院在發(fā)展和經(jīng)營中都會將精力放在醫(yī)療、科研等工作內(nèi)容中，對人事檔案管理工作缺乏重視，進(jìn)而影響人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。部分醫(yī)院的人事檔案工作中，人員配備、軟硬件設(shè)施等存在不足，工作人員在工作中也缺乏積極性，進(jìn)而檔案管理工作無法滿足現(xiàn)今醫(yī)療事業(yè)的改革與發(fā)展，也無法為現(xiàn)今醫(yī)院人才建設(shè)提供更為有效的服務(wù)和根據(jù)，對醫(yī)院的醫(yī)療水平提升以及管理水平的提升也會產(chǎn)生一定的制約。

三、提高檔案管理工作水平的有效措施

1.做好醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)工作

醫(yī)院的檔案管理工作是極為重要的內(nèi)容，其工作中對管理人員的專業(yè)能力和技術(shù)能力也有較高的要求，醫(yī)院在日常的工作中以及醫(yī)療檢測中都需要提升鑒定結(jié)果以及鑒定質(zhì)量，進(jìn)而才能夠保障資料收集的準(zhǔn)確性，也能夠確保檔案資料的完整性和真實性以及有效性。在整體的工作中要確保清晰簡潔，材料要具備一定的順序性，便于后期查閱，也能夠為醫(yī)院的經(jīng)營與發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)保障。

2.提高檔案保存的工作質(zhì)量

在檔案管理的工作中也應(yīng)該加強現(xiàn)代化設(shè)備的使用，現(xiàn)今信息時代來臨，在檔案保存的工作中應(yīng)該使用計算機設(shè)備，提高其工作效率的同時也能夠保障其工作質(zhì)量。醫(yī)院應(yīng)該利用計算機技術(shù)建立數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建檔案管理的平臺，將檔案按照不同的類型和需求存儲到計算機中，一方面，能夠避免因為外界等因素對檔案的安全產(chǎn)生影響；另一方面，也能夠提高檔案信息的利用率和使用率。

3.加快相關(guān)法律法規(guī)的完善

現(xiàn)今醫(yī)院檔案資料管理工作中沒有健全的法律法規(guī)對其工作內(nèi)容進(jìn)行約束，其問題的存在會嚴(yán)重影響檔案管理的質(zhì)量和效率，對此，我國應(yīng)該根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的趨勢以及醫(yī)院檔案管理工作的，實際情況制定完善的法律法規(guī)，確保檔案管理人員在管理工作中能夠按照其要求標(biāo)準(zhǔn)完成工作，一方面，能夠提高工作的質(zhì)量和效率；另一方面，也能夠約束工作人員在工作中的隨意性。醫(yī)院的管理質(zhì)量能夠得到提高，也能夠有效推動醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)。

4.提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)

檔案管理工作的核心是管理人員，管理人員的素質(zhì)水平也會直接影響其工作質(zhì)量。現(xiàn)今醫(yī)院在經(jīng)營和管理中過于注重對醫(yī)護(hù)人員能力的培養(yǎng)，檔案管理人員的能力培養(yǎng)并沒有受到重視，對此，醫(yī)院在經(jīng)營和發(fā)展的過程中也要重視對檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，通過系統(tǒng)的培訓(xùn)與教育能夠提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)，也能夠提高管理人員的檔案管理能力。醫(yī)院也要定期對檔案管理人員進(jìn)行考核，通過系統(tǒng)的考核機制能夠保障其工作能力，也能夠保障檔案管理工作的質(zhì)量。一方面，可以提高工作人員的工作積極性；另一方面，也能夠確保檔案管理工作為醫(yī)院的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)保障，更利于醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展建設(shè)。

5.增強檔案管理的意識

醫(yī)院檔案的資料以醫(yī)院的發(fā)展歷程以及病人的資料為主，也包括醫(yī)院從業(yè)人員的人事檔案資料，其資料內(nèi)容對醫(yī)院的發(fā)展以及科研水平的提升都極為重要，但現(xiàn)今部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)并沒有注重檔案管理工作，將全部的管理精力都放在提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)收益上，檔案管理意識不強，在一定程度上會影響醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)。對此，醫(yī)院應(yīng)該加強對檔案管理工作的宣傳，也要提高全體醫(yī)務(wù)人員對檔案管理工作的重視程度，也能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行支持，更利于為醫(yī)院的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)保障。

6.加快思想觀點的轉(zhuǎn)變，重視醫(yī)院人事檔案管理工作

現(xiàn)今醫(yī)療事業(yè)逐年發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理水平雖然有了一定的提升，但在某些檔案管理的工作中仍然停留在傳統(tǒng)的管理模式中?，F(xiàn)今人們對檔案管理工作較為重視，電子存儲、檢索、現(xiàn)代化檔案管理也逐漸被醫(yī)院所認(rèn)可，醫(yī)院對檔案管理工作的重要性也有所了解，對此，從醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員一直到檔案管理的工作人員都要跟上時代的發(fā)展，并更新檔案管理的理念。另外，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該對檔案文件的重要性進(jìn)行掌握，能夠加強對人事檔案管理工作指導(dǎo)，也能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，立足人事檔案的資源利用和開發(fā)為醫(yī)院尋找更多的人才，也要在其工作中加大資金力度和宣傳力度，確保為人事檔案管理工作有效開展奠定基礎(chǔ)保障。

7.建立健全醫(yī)院人事檔案管理制度

醫(yī)院人事檔案的管理工作能夠順利開展，其工作要建立在完善的制度的基礎(chǔ)上，對此，醫(yī)院要建立健全的醫(yī)院人事檔案管理制度，在管理制度制定的過程中要對現(xiàn)今市場的經(jīng)濟(jì)體制進(jìn)行了解，并對人事制度改革的新形勢進(jìn)行掌握，確保其管理制度的制定能夠符合其內(nèi)容和發(fā)展前景。另外，也要對醫(yī)改新政策進(jìn)行掌握，從而根據(jù)其內(nèi)容加快人事檔案制度的完善，對管理工作的流程進(jìn)行完善，也能夠?qū)θ耸聶n案材料進(jìn)行嚴(yán)格的審核與鑒定，確保其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。另外，要對人事檔案的整理工作進(jìn)行完善，建立完善的查閱制度、人事檔案管理制度，對人事檔案查閱以及流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，以保障其工作質(zhì)量和工作效率，也確保其工作能夠為醫(yī)院發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)保障。

8.加快推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)

人事檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)是醫(yī)院管理工作的必然發(fā)展趨勢，進(jìn)而在信息化管理的工作中，要利用計算機作為輔助工作的工具，也可以利用掃描儀等現(xiàn)代化儀器對檔案信息進(jìn)行錄入，能夠?qū)D片、文字、視頻等變成數(shù)據(jù)資料，也能夠確保書面檔案與數(shù)據(jù)檔案共同使用，進(jìn)而保障數(shù)據(jù)使用的有效性和便利性。信息化檔案管理是現(xiàn)代化管理工作的方法，其管理方法可以使用在人事檔案中，也可以使用在病人病歷、醫(yī)院發(fā)展歷程等資料的管理中，醫(yī)院檔案管理工作人員的工作效率也能夠提高，其管理水平和管理質(zhì)量也得以保障，醫(yī)院檔案的真實性、私密性、實效性都能夠?qū)崿F(xiàn)，更利于推動醫(yī)院的發(fā)展和進(jìn)步。

9.豐富檔案的內(nèi)容

在檔案管理的工作中，應(yīng)該使用先進(jìn)的方法和設(shè)備做好檔案數(shù)據(jù)的收集、管理等工作，只有確保數(shù)據(jù)的收集、整理工作質(zhì)量，才能夠確保充分發(fā)揮數(shù)據(jù)的有效性。如若沒有做好收集與整理工作，數(shù)據(jù)的內(nèi)容不準(zhǔn)確、不完善，會對醫(yī)院工作的開展產(chǎn)生直接的影響，檔案管理人員要具備較強的責(zé)任心，其職業(yè)道德水平也要符合其職位的標(biāo)準(zhǔn)，能夠做好收集管理工作。另外，各個科室之間要加強溝通，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，也要保障數(shù)據(jù)的豐富性和完善性。對此，檔案收集與整理的工作中應(yīng)該多采集、多整理，進(jìn)而將檔案管理工作做到最佳。

10.維護(hù)人事檔案的真實性

醫(yī)院人事檔案在管理工作中要確保檔案數(shù)據(jù)的真實性，人事檔案具備嚴(yán)肅性、私密性，不允許存在虛假的內(nèi)容，對此，人事檔案的管理人員要具備責(zé)任心，不能夠被金錢、利益所驅(qū)使篡改人事檔案信息，人事檔案的工作人員要確保自身工作的公正、嚴(yán)肅，以保障檔案的真實性和準(zhǔn)確性。在檔案管理的工作中要確保其內(nèi)容有證可查，也要保障材料的真實準(zhǔn)確，進(jìn)而能夠為醫(yī)院人才的選拔奠定良好的基礎(chǔ)保障。

結(jié)語

醫(yī)院檔案資料對醫(yī)院的發(fā)展具有極為重要的作用，現(xiàn)代社會在發(fā)展中對醫(yī)院也提出了較高的要求，對此，醫(yī)院應(yīng)該重視檔案管理工作，提高管理工作水平的同時也要保障其工作的質(zhì)量。醫(yī)院要針對管理工作中存在的問題制定有效的應(yīng)對方案，以提高其工作質(zhì)量的同時確保其工作能夠推動醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)。