社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)范化的思考分析

連彥燕

（新疆維吾爾自治區(qū)昌吉州奇臺(tái)縣社會(huì)保險(xiǎn)管理局，新疆 昌吉 831800）

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化發(fā)展速度的加快，深化社會(huì)保險(xiǎn)改革的速度也隨之增速，社會(huì)保險(xiǎn)面向的人員也逐漸增多，每個(gè)人在人力資源市場上可以選擇的就業(yè)崗位也是多種多樣，因此可以參保的人數(shù)和參保范圍也一定會(huì)向更大的市場規(guī)模發(fā)展。在就業(yè)、繳費(fèi)、參保、檔案轉(zhuǎn)移、續(xù)交等業(yè)務(wù)的變更，信息錄入處理的任務(wù)也增多了起來。目前我們的社保檔案管理辦法還相對處于低水平階段，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的高速發(fā)展已經(jīng)與現(xiàn)行的檔案管理工作匹配不均。所以加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化進(jìn)程迫在眉睫，作者認(rèn)為在檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)在很多環(huán)節(jié)認(rèn)真把控。

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理目前存在的問題

1.檔案管理的相關(guān)制度還不盡完善

目前我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的制度還沒有做到十全十美，這種結(jié)果導(dǎo)致了在工作中沒有很強(qiáng)的規(guī)范管理化的需求和針對特殊情況的解決辦法。例如，因目前社會(huì)上工作崗位的多種多樣，參保人員的數(shù)量也是以驚人的速度增加，參保人員的維權(quán)意識(shí)也逐步增強(qiáng)。筆者所在的地區(qū)已建立了規(guī)范的社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，但還需要完善的地方也有很多。我國其他各地區(qū)在面對這一問題上都有相應(yīng)的規(guī)章制度，但整體上把控社會(huì)檔案管理制度上還有待考量。

2.對檔案保管的管理意識(shí)還需要增強(qiáng)

目前，我國的檔案管理水平較為落后，較與日俱增的現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的需求已經(jīng)無法被適應(yīng)，能出現(xiàn)這種情況的主因有兩部分，一是檔案保管人沒有管理意識(shí)所導(dǎo)致的，大部分的檔案管理人員將社會(huì)保險(xiǎn)的效益作為首要關(guān)注點(diǎn)，而忽視了社會(huì)保險(xiǎn)企業(yè)檔案管理工作，甚至很多人認(rèn)為社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理是沒有意義的存在。因此，在面對檔案管理制度和向大眾宣傳檔案管理制度的時(shí)候，就起到了不盡如人意的作用。再者說，因?yàn)榇蠹覍n案管理意識(shí)的薄弱，也會(huì)直接影響到工作效率，最后導(dǎo)致工作結(jié)果也造成影響。二是領(lǐng)導(dǎo)層面還需加強(qiáng)對檔案管理的重視，加大檔案管理資金的投入，積極推進(jìn)檔案管理電子化進(jìn)程。

3.科學(xué)的管理方式比較落后

目前，在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的實(shí)際工作中，多頭管理仍然是相當(dāng)大的一個(gè)問題。因?yàn)樯鐣?huì)檔案的內(nèi)容及保管形式十分的繁雜，所以我們個(gè)人去參加社保和企業(yè)參加社保都需要大量的文件信息支撐，而參加保險(xiǎn)的人員個(gè)人信息往往是要很多的機(jī)關(guān)部門去管理和封存的，所以，參加社會(huì)保障的人員想去查閱自己的文檔時(shí)，就需要跑很多的部門才能將自己的檔案看全，這會(huì)給投保人帶來很大的麻煩與不便。這種情況就會(huì)導(dǎo)致絕大部分人因?yàn)槁闊┒蝗ネ侗＃J(rèn)為后期處理起來太麻煩。再者，也是因?yàn)橘Y金和存放設(shè)備的問題，很多的地區(qū)、機(jī)構(gòu)沒法實(shí)現(xiàn)電子信息化的一個(gè)管理，一些經(jīng)濟(jì)條件較差的地區(qū)更是還在用紙質(zhì)版檔案去管理社會(huì)保險(xiǎn)文件。

4.檔案管理人員的人均素質(zhì)需要提升

想要更規(guī)范化地去做社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，不能僅僅需要完善的管理制度，更應(yīng)該有高素質(zhì)、高教育的檔案管理人員去操作。擁有高素質(zhì)、高能力的操作者能提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的水平。目前部分社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員綜合能力較低，更是有的人還兼職著數(shù)項(xiàng)工作，側(cè)面也說明了對檔案管理工作的不重視。沒辦法使檔案管理人員全身心地投入到檔案管理中去，這就會(huì)大大降低了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的效率和成效，因此加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)業(yè)務(wù)能力及檔案安全知識(shí)，是目前解決此問題的有效手段。

二、提高社保檔案管理水平的方法

1.擬定社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理辦法

隨著人力資源和社會(huì)保障部和國家檔案局制定的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》，應(yīng)該將社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作歸屬于規(guī)范化管理[1]?！兑?guī)定》針對社保管理的年限時(shí)長，管理檔案人需要做的職責(zé)歸屬，社保管理的種類，養(yǎng)老保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)繳納方式都作出了詳細(xì)的解釋，這讓我國社保檔案的管理做到了有法可依。

2.提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理意識(shí)

想要將社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理模式變得更加規(guī)范有序化，首先需要做的就是對社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員服務(wù)意識(shí)的提升，同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)人們對自身的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的意識(shí)。因此，各地區(qū)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)部門需要大力宣傳檔案管理的重要性，做好宣傳工作的同時(shí)，還可以定期舉辦檔案管理相關(guān)的宣講或講座，在活動(dòng)中可以聘請一些在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理崗位工作多年的優(yōu)秀員工介紹此行業(yè)的發(fā)展過程，行業(yè)發(fā)展為民生帶來的便利條件等。讓人們深刻的認(rèn)識(shí)到社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的重要性，在這個(gè)過程中讓社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)人員對自身工作的重要性也有了全新的認(rèn)識(shí)。在日常的檔案管理工作中，各個(gè)不同層級的管理部門應(yīng)該加強(qiáng)溝通，這樣才能讓社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作進(jìn)行順暢，為此行業(yè)的發(fā)展提供力量。

3.建立計(jì)算機(jī)化的管理方式，著力開發(fā)信息化建設(shè)

因?yàn)槟壳吧鐣?huì)保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)量逐漸增多，利用計(jì)算機(jī)化的管理方法是社保檔案管理的大勢所趨，社會(huì)保障部門都應(yīng)該推行這種管理理念。根據(jù)世貿(mào)組織所需求的，我們更應(yīng)該購置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)用在檔案室，統(tǒng)一型號(hào)，也是為管理系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)，及全國保險(xiǎn)檔案的聯(lián)網(wǎng)起到關(guān)鍵的作用。社會(huì)上更是應(yīng)該大力開發(fā)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化編目，自動(dòng)檢索目錄和簡易搜索的目標(biāo)，這樣能進(jìn)行快速統(tǒng)計(jì)、查閱，加快檔案管理工作效率。此外，我們還要按照各個(gè)不同區(qū)域的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，從資料收集、類別區(qū)分、保管時(shí)限、組織裝訂、文件編號(hào)、制作搜索工具，全程按標(biāo)準(zhǔn)化的管理，保證檔案的準(zhǔn)確性、統(tǒng)一性[2]。

4.做好人員能力培訓(xùn)，堅(jiān)持提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員的技能

社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作需要工作人員兼具解讀政策的能力，需要熟知社保法律性條文和業(yè)務(wù)政策知識(shí)，更是需要對計(jì)算機(jī)的實(shí)際操作能力[3]。為此，社保部門與檔案行政管理部門必須有著緊密的聯(lián)系，應(yīng)及時(shí)讓社保檔案的管理人員參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)、法律知識(shí)培訓(xùn)等，提高業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，也要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的思想建設(shè)、工作作風(fēng)建設(shè)，形成一個(gè)業(yè)務(wù)技能扎實(shí)、工作作風(fēng)過硬的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理團(tuán)隊(duì)。

5.嚴(yán)格把控資料保管期限

社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保管期限需要我們根據(jù)多方位因素去考慮，例如個(gè)人維權(quán)的需要、保護(hù)他人隱私、方便群眾檢索等。對于參與社會(huì)保險(xiǎn)的人員，社會(huì)保險(xiǎn)提供的待遇事關(guān)個(gè)人經(jīng)濟(jì)利益。社會(huì)保障部門也提出了“記錄一生、保障一生、服務(wù)一生”的理念[4]，所以在創(chuàng)建社會(huì)保險(xiǎn)檔案時(shí)，個(gè)人申請的賬戶必須以賬戶登記的時(shí)間作為保管期限的起始點(diǎn)。賬戶注銷有兩種可能，第一是參保人死亡，第二種是參保人停止投保了。同樣，單位類的參保也一定要從其賬戶登記后才能開始計(jì)算保管期限。社保稽核類的保險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)從案件結(jié)束時(shí)開始計(jì)算。目前社保檔案管理根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)，已經(jīng)明確規(guī)定了各類業(yè)務(wù)檔案保管期限、流程、內(nèi)容。檔案管理人員要嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化要求歸集檔案，確保社保檔案的完整、準(zhǔn)確、真實(shí)。

三、社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案的管理

電子檔案的管理指的就是通過對所有歸檔資料進(jìn)行影像化處理，根據(jù)特有邏輯分出系統(tǒng)性的類別。目前利用計(jì)算機(jī)歸檔，沒法將無限的文件放在一個(gè)文件夾中，所以就需要我們按類別將其分類。在一些計(jì)算機(jī)文件管理系統(tǒng)中，我們可以利用已經(jīng)形成的目錄或者結(jié)構(gòu)去對相應(yīng)的文件加設(shè)密碼，可以將文件種類進(jìn)行分別組盤。一是可以將單位內(nèi)部文件以時(shí)間、組織部門、保管期限作為名稱進(jìn)行保存，二是將社會(huì)保險(xiǎn)參保人員用特定文件格式，或者掃描成影像文件進(jìn)行儲(chǔ)存，這樣既方便了文件的傳遞，也方便了在網(wǎng)絡(luò)上的批注及更改。電子文件的歸檔現(xiàn)在已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)與檔案的一體化，就是當(dāng)在辦理相關(guān)的業(yè)務(wù)時(shí)對辦理文件進(jìn)行實(shí)時(shí)掃描，當(dāng)業(yè)務(wù)辦理結(jié)束后，檔案影像化資料會(huì)實(shí)時(shí)上傳，業(yè)務(wù)科室要定期地對上傳的電子檔案進(jìn)行歸檔、整理、審核、移交，最后轉(zhuǎn)入檔案管理科室，該科室要對上傳的電子檔案進(jìn)行審核、接收和存儲(chǔ)。

電子檔案的界定和紙質(zhì)版檔案的界定是一樣的，是對其保存價(jià)值的提前預(yù)知。電子檔案的監(jiān)測是在電子文件的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。我們要根據(jù)文件的價(jià)值、儲(chǔ)存的時(shí)間長短、內(nèi)容，去判斷這份文件應(yīng)該使用的儲(chǔ)存環(huán)境。這樣做的目的就是針對一些可以被刪除的文件及時(shí)銷毀，優(yōu)化儲(chǔ)存環(huán)境，能更方便查找所需要的文件。

電子檔案的保管是多樣性的。因?yàn)殡娮訖n案是可以采取脫機(jī)的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，在實(shí)際使用時(shí)，我們一般會(huì)將檔案儲(chǔ)存在光盤、U盤這種外部儲(chǔ)存器械上。這些器械都有著良好的抗干擾能力，同時(shí)比電子網(wǎng)絡(luò)更加的穩(wěn)定，是非常適合長期文件的儲(chǔ)存及轉(zhuǎn)移的，電子檔案的儲(chǔ)存，除了能像紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存的一般要求外，還需要根據(jù)外部器材的特點(diǎn)，采用一些特殊的儲(chǔ)存方式。

四、加強(qiáng)社保電子化檔案推進(jìn)的思考

1.加強(qiáng)社保檔案管理人員的綜合素質(zhì)

管理社保檔案的人員素質(zhì)的提升是這項(xiàng)問題最關(guān)鍵的一環(huán)，工作人員最終能影響的不僅僅是工作效率的高低，同時(shí)也影響著檔案管理在社會(huì)應(yīng)用效果的顯現(xiàn)。在素質(zhì)提升上比較關(guān)鍵的一點(diǎn)就是信息安全的意識(shí)。如今這個(gè)互聯(lián)網(wǎng)盛行的年代，個(gè)人信息的外漏有著多渠道、多方式的風(fēng)險(xiǎn)，電子檔案的特點(diǎn)就是這樣，相比于老式的紙質(zhì)版檔案的不流通性，管理難度更大。如果檔案工作人員缺乏這方面的意識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，就會(huì)發(fā)生這種問題。因此，一定要向檔案工作人員傳遞好保護(hù)信息安全的這種意識(shí)，加強(qiáng)社保檔案管理人員的信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。

2.使用“前端控制”管理和運(yùn)作電子檔案

根據(jù)傳統(tǒng)檔案的管理方法，檔案的管理和文件的管理應(yīng)該分開進(jìn)行。電子文件有著流通性大，發(fā)送接收便利的特點(diǎn)，我國檔案管理人員研究發(fā)現(xiàn)，在電子文件管理中用“前端控制”，是符合檔案管理工作要求的，它經(jīng)常被運(yùn)用在文件管理的開始階段。日常工作中電子文件產(chǎn)生后，及時(shí)地發(fā)送到歸檔管理文件中，再直接傳送給負(fù)責(zé)社保對接的一家公司來負(fù)責(zé)檔案管理的運(yùn)行。在電子文件的產(chǎn)生、記錄、歸檔等過程中，及時(shí)地去備份，還有設(shè)備環(huán)境的備份都能保證電子文件的歸檔質(zhì)量。長期留存的電子文件，也應(yīng)該準(zhǔn)備好相應(yīng)的紙質(zhì)版文件，共同歸檔，這樣便確保了電子文件的準(zhǔn)確性和有效性。利用網(wǎng)絡(luò)定期的檢查并把電子文件傳輸?shù)讲煌碾娔X中，來確保文件不會(huì)丟失。也可以傳送到類似于U盤這種可儲(chǔ)存的載體上，現(xiàn)實(shí)中與文件一同保存。一些特殊的電子檔案需要加密的，則需要特殊處理，做一些保密措施，來確保電子文件的安全。

3.增加辦公室的自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)用，做好電子文件保護(hù)工作

增加辦公室的自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用和做好電子文件保護(hù)工作，一是要學(xué)會(huì)電腦外的信息儲(chǔ)存載體的運(yùn)用，尤其是磁性載體，不能因長期不用消磁導(dǎo)致了信息的丟失。所以定期地對電子社會(huì)保險(xiǎn)檔案的拷貝，是能避免磁性載體消磁的可靠辦法。一定要保證電子文件的材料質(zhì)量，經(jīng)?？截惾ケＷC它的壽命，為了做到讓文件長期儲(chǔ)備而努力。二是保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全可靠性，可以設(shè)置開機(jī)密碼、文件安全密碼、文件查看權(quán)限等。一定要定期地對計(jì)算機(jī)服務(wù)器做檢查，防止設(shè)備老舊造成檔案的丟失。三是做好數(shù)據(jù)備份的工作。四是防止病毒危害，要定期對儲(chǔ)存文件的電腦做消毒消殺的處理，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是多變的，尤其是社會(huì)保險(xiǎn)檔案的特殊性，不能隨意用外來的U盤、磁盤等，必須定期做病毒檢測，確認(rèn)安全后才能開啟文件。

4.加強(qiáng)電子檔案安全保管并且及時(shí)備份的操作

因?yàn)橐恍┎豢煽沽σ蛩氐母蓴_，例如自然災(zāi)害，人為戰(zhàn)爭等因素，為了保證社會(huì)保險(xiǎn)文件的安全性，建議一些條件較好的地區(qū)采用電子檔案材料的異地備份保存，我們可以將電子檔案儲(chǔ)存在外部設(shè)備里，由專門的人統(tǒng)一做規(guī)劃、分類、儲(chǔ)存。一個(gè)地方出了問題，我們也不會(huì)丟失重要的數(shù)據(jù)，這樣能大大加強(qiáng)對重要信息的保護(hù)力度，但異地儲(chǔ)存也會(huì)有相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，我們同樣需要加強(qiáng)安保的措施來保證數(shù)據(jù)的安全。

結(jié)語

總而言之，在現(xiàn)代社會(huì)高速發(fā)展的今天，我國的社保體系也在不斷變得完整，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理也在不斷提升，傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理方法已經(jīng)不能被應(yīng)用如今這個(gè)發(fā)展迅速的現(xiàn)代化社會(huì)中了。因此，需要運(yùn)用并創(chuàng)建計(jì)算機(jī)電子化管理方法，加深利用好信息資源的整合，提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理意義，通過這種信息化的方式，去更新社會(huì)保險(xiǎn)檔案的各項(xiàng)功能，利用好電子檔案的特性，用較少的投入就能得到更多的產(chǎn)出和效益，用既規(guī)范又簡單的整理方式，這樣既減少了檔案盒的使用，又裝載了更多的可靠安全性的電子檔案，最終目的也是為了更好的管理、保管、整合不同類型的檔案。同時(shí)，也不能忘了對工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)及能力。只有這樣才能增強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)范化的發(fā)展，讓它在我國在世界中的檔案資源建設(shè)方面占據(jù)絕對的領(lǐng)導(dǎo)地位，充分發(fā)揮我們的價(jià)值及作用。