對高校檔案館檔案數(shù)字化工作的探討

鄧振

摘要：本文從高校檔案建設的需要、提高檔案利用效率減少紙質(zhì)檔案損耗、檔案利用需求大三個方面分析了高校檔案館檔案數(shù)字化加工的必要性。通過作者所在YC高校檔案館數(shù)字化加工流程，分析了高校檔案數(shù)字化存在的障礙。最后根據(jù)這些障礙，提出了相應的對策。

關鍵詞：檔案數(shù)字化；對策；檔案館

高校檔案館館藏檔案，一般包含從高校建立至今，各個階段的檔案，也包含高校發(fā)展過程中一些合并院校的相關檔案。“高等學校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。”[1]高校檔案門類較多，一般分為十一大類。2021年6月，在《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中指出“繼續(xù)做好‘存量數(shù)字化，全國縣級以上綜合檔案館應數(shù)字化檔案數(shù)字化率達到80%。”[2]高校檔案是高校建立、發(fā)展、演變的見證者。高校檔案數(shù)字化，是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過數(shù)字掃描的方法轉化為虛擬的電子文件形式。本文以筆者所在單位YC高校檔案館為例，對高校檔案館數(shù)字化工作進行探討。

1高校檔案數(shù)字化工作的必要性

1.1高校檔案建設的需要

數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設是高?！皵?shù)字化校園”建設的重要組成部分，對提高檔案利用率、保護紙質(zhì)檔案、節(jié)約庫房空間有著重要意義。高校各類教學資源只有在完善的高校數(shù)字化檔案信息平臺才能更有效利用。高校檔案館只有做好檔案數(shù)字化工作才能適應時代步伐。

1.2提高檔案利用效率減少紙質(zhì)檔案損耗

原始的檔案利用，需要進入庫房一本本找紙質(zhì)檔案，工作效率低下。檔案常常需要從庫房拿出來，慢慢翻，每次利用對紙質(zhì)檔案都是一種損耗。檔案數(shù)字化，包括目錄數(shù)字化、檔案原文數(shù)字化。檔案數(shù)字化后，查閱檔案只要利用計算機和檔案管理信息系統(tǒng)，輸入關鍵字，就可以快速、高效地檢索到文件，改變了檔案館工作人員去庫房翻找紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)模式。高校的教學、科研等檔案資料，查詢量大，檔案數(shù)字化既給檔案利用者帶來了便利，又提升了高校優(yōu)質(zhì)服務師生、服務校友的形象。

1.3檔案利用需求大

在筆者工作單位（以下簡稱“YC高校檔案館”），高校檔案利用以畢業(yè)校友利用為主。校內(nèi)利用主體中，以學生利用檔案最多，其次為本校管理人員，社會公眾，學歷認證機構。當前學校檔案資源利用以校內(nèi)及畢業(yè)校友為主。學校檔案資源中被利用最多的是財會檔案，以下依次是學籍檔案，利用主體主要是畢業(yè)校友；黨群檔案及行政檔案，利用主體主要為校內(nèi)機關管理人員；在科研檔案、外事檔案及設備檔案方面利用率較低。

2高校檔案館數(shù)字化加工流程

YC高校檔案館檔案數(shù)字化主要采取檔案外包的方式，通過競標，選擇合適的專門數(shù)字化的公司進行檔案數(shù)字化。高校檔案館按照國家檔案數(shù)字化相關規(guī)定，與競標成功的外包公司簽訂保密協(xié)議、合同的方式進行檔案數(shù)字化。

3高校檔案數(shù)字化存在的障礙

3.1缺乏統(tǒng)一的頂層設計

高校檔案數(shù)字化建設嚴重影響高校的信息化建設。高校校園信息化建設沒有充分調(diào)研檔案館的信息化需求，缺乏長遠性的檔案數(shù)字化建設的頂層設計。第一，高校檔案館使用南大之星管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)未納入本單位信息建設的統(tǒng)疇，不能與學校教務系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)進行對接，有效收集電子檔案。各部門在更換系統(tǒng)時，也從未考慮與高校檔案館管理信息系統(tǒng)開通端口，不能實現(xiàn)電子檔案的全面收集、歸檔。第二，服務器容量小，面對增量數(shù)字化檔案，系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)死機、反應慢的情況，嚴重影響日常查檔工作。第三，每年出國學生人數(shù)日益增多，學生需要成績英文翻譯件，對學校相關部門提供英文學籍卡檔案數(shù)字化也有著迫切需求。

3.2缺乏足夠的資金、場地

經(jīng)費有限，高校檔案館無法啟動高速、規(guī)模大的檔案數(shù)字掃描工程。高校檔案館庫房的紙質(zhì)檔案全部進行檔案數(shù)字化需要足夠的資金支持。以YC高校檔案館《檔案數(shù)字化加工采購合同2021》為例，合同金額99000元，也只是進行了幾個年度1423卷學籍檔案掃描。因為金額有限，每年只能進行少量急需學籍檔案的數(shù)字化。檔案數(shù)字化加工項目是一個長期的過程，需要撥付大額的專項資金。

檔案數(shù)字化加工場地，按規(guī)定要做好“九防”要求，達到與檔案庫房差不多的管理條件，才能確保檔案實體與信息安全。YC高校A校區(qū)檔案館位于行政樓三樓，庫房面積241平方米，閱覽室面積30平方米，機房面積20平方米，整理工作間面積50平方米，辦公室面積30平方米。B校區(qū)檔案館建于2003年，當時庫房容量預留時間為10年，早在2013年已經(jīng)滿倉，檔案安全隱患突出，更不用說有足夠的場地留給檔案數(shù)字化加工。高校檔案數(shù)字化場地暫時設在教學主樓的兩間辦公室，離檔案館有一定距離，檔案進出不便。

3.3缺乏懂計算機的檔案復合型人才

YC高校檔案館現(xiàn)有編制內(nèi)員工6人，其中檔案學專門人才僅有1人。檔案數(shù)字化是為了利用，工作中最缺計算機人才。檔案數(shù)字化后，需要掛接在南大之星檔案信息系統(tǒng)。服務器一出現(xiàn)問題，檔案信息系統(tǒng)、檔案利用登記系統(tǒng)都不能正常使用。沒有懂計算機的檔案復合型人才快速及時地解決問題，日常檔案查詢工作都不能正常開展。檔案數(shù)字化后的利用受到嚴重影響。檔案數(shù)字化工作需要的各種軟、硬件設備，需要懂計算機的專門人才進行維護。另外，檔案數(shù)字化后掛接在檔案管理信息系統(tǒng)，在網(wǎng)絡上也會存在黑客攻擊，需要懂計算機的專門人才對其信息安全進行維護，確保檔案信息安全。

3.4缺乏第三方檢查機構

高校檔案館在檔案數(shù)字化過程中，安排專門的老師負責檔案的提檔、歸還工作，對檔案出庫、進庫都進行了嚴格的登記、檢查。每批檔案數(shù)字化后，都需要對成果進行驗收。對于檔案文件分件、目錄、裝訂進行檢查，對每份檔案里的文件所對應的圖像有無漏掃、不清晰、明顯傾斜、掃描不完整、掛接張冠李戴等問題進行驗收。YC高校檔案館采取對所有數(shù)字化的檔案全部進行檢查的方式，驗收的方式雖然簡單，但是耗時相當長，檔案館因為人少，一個學期的掃描任務，只能由一兩個人花費一個學期的時間才能完成檢查任務。專門負責檢查的老師或者學生需要把檔案一盒盒抱出，一個圖像一個圖像打開核對。圖像打開的速度較慢，因為驗收的檔案較多，專門負責檢查的人員拿著檔案，用右手點著鼠標鍵，從早到晚，累月地重復這一個動作，極易患上腱鞘炎、鼠標手、皮膚過敏等問題，影響健康從而影響生活、工作。

4高校檔案館檔案數(shù)字化對策

4.1加強高校對檔案數(shù)字化工作的頂層設計

高校應該對檔案館檔案數(shù)字化工作做全面的頂層設計。一是學校領導應該要充分認識到檔案管理信息化建設的重要性，加強頂層設計。“高校檔案工作由高等學校校長領導，分管檔案工作的校領導協(xié)助校長負責檔案工作。”[3]這既是對檔案工作地位的認可，也是高校檔案工作體制的硬性要求，有利于檔案工作與學校其他工作統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)發(fā)展?！盵4]二是利用信息技術建立檔案數(shù)據(jù)交換平臺，通過該數(shù)據(jù)平臺實現(xiàn)校園內(nèi)部各個應用系統(tǒng)（科研系統(tǒng)、教務系統(tǒng)、研究生系統(tǒng)、辦公OA系統(tǒng)等）與學校檔案館使用的“南大之星”檔案管理系統(tǒng)之間進行數(shù)據(jù)篩選、數(shù)據(jù)自動轉換、數(shù)據(jù)自動交換。三是檔案數(shù)字化是一個長期的工作，檔案館可以成立一個專門的數(shù)字化工作機構，配備專門的工作人員負責檔案數(shù)字化工作，對學校檔案數(shù)字化進行周密指導、嚴格把關。

4.2加大資金投入

學校應劃撥足夠的經(jīng)費支持檔案工作。經(jīng)費是學校檔案信息化進一步開展的需求，是檔案數(shù)字化工作獲得充分保障的衡量條件。學校檔案工作在業(yè)務開展、檔案保管、人員管理、直接避災等方面都需要學校劃撥足夠的經(jīng)費支持。每年檔案工作經(jīng)費納入學校預算，檔案數(shù)字化工作經(jīng)費要在檔案業(yè)務費預算中單獨列項，應設立檔案保護專項經(jīng)費制度，保證每年每卷（件）檔案都享受到一定數(shù)額的檔案保護費用。學校領導應對檔案數(shù)字化工作保有持續(xù)關注度和支持度，根據(jù)短、中、長期數(shù)字化工作方案，提供數(shù)字化項目專項經(jīng)費，保證檔案數(shù)字化工作有序進行。

4.3學校重新規(guī)劃檔案館

檔案館庫房條件包括檔案庫房容量、庫房質(zhì)量，要適應規(guī)范化管理需要?！稒n案館建設設計規(guī)范》中提出，檔案館建筑與一般辦公樓的要求有很大不同（如庫房的承重、層高、獨立的滅火系統(tǒng)、獨立的空調(diào)系統(tǒng)）。普通教室、辦公室用房的設計規(guī)范不能完全符合檔案館建設要求，不能長久地作為專業(yè)的檔案庫房來使用。在文書一體化管理和電子文件歸檔的要求下，檔案數(shù)量逐年增長，檔案庫房保管的實體檔案數(shù)量激增，檔案館庫房的容積必須滿足一定年限內(nèi)的檔案增長需求。檔案庫房出現(xiàn)容量不足的危機，無法滿足檔案安全保管的要求。檔案庫房設計不符合規(guī)范，容量不能滿足今后需要，對檔案工作規(guī)范管理都會造成影響。學校應該以大局為重，從長遠考慮學校檔案事業(yè)的發(fā)展。學校應該按照檔案館庫房標準在未來尋找合適的建筑樓房、土地，改建或新建檔案館。檔案用房要符合《檔案館建設標準》《檔案館建筑設計規(guī)范》，要有庫房、辦公區(qū)域、調(diào)閱區(qū)域，整理區(qū)域，檔案庫房要嚴守“八防”。檔案庫房容量應滿足今后二十年內(nèi)的檔案保管需求。檔案裝具（五節(jié)柜或密集架、檔案盒等）符合規(guī)范要求且數(shù)量充足，聲像、電子等特殊載體檔案需要配備專門存放設備。檔案現(xiàn)代化管理所需設備（復印機、打印機、掃描儀、電子計算機等）齊全。在新建或改建的檔案館里，有專門的區(qū)域可以用來檔案數(shù)字化，從檔案借出庫房到歸還，數(shù)字化全過程都在檔案館內(nèi)進行，既能保障實體檔案安全，又保障數(shù)字檔案的安全。

4.4加強學校檔案管理信息隊伍的建設

學校各類檔案隨著招生規(guī)模不斷擴大、師資力量不斷增強，檔案館管理人員的工作量與日俱增。技術短板，缺乏懂計算機的專門人才是檔案館信息化建設出現(xiàn)的障礙。要解決這個問題，一是學校應該培養(yǎng)一支信息化檔案干部隊伍。每年定期定向開展計算機技術、大數(shù)據(jù)技術、網(wǎng)絡技術等方面知識的培訓，提高管理人員對檔案信息系統(tǒng)中的各項數(shù)據(jù)有效分析、處理的能力，定期維護檔案信息系統(tǒng)，能有效解決崗位需求的實踐性人才。二是學校要考慮檔案館的現(xiàn)實情況，在學校招聘時為檔案館招聘有計算機背景的專門人才，促進學校檔案館的信息化發(fā)展。三是提高檔案館工作人員的綜合素質(zhì)。學校積極開展職業(yè)素養(yǎng)、道德法規(guī)等方面的培訓，培養(yǎng)檔案館工作人員高效服務意識，滿足師生多元化的查檔需求。四是檔案館工作人員要加強檔案知識的繼續(xù)教育，定期參加檔案知識繼續(xù)教育，并且適時走出學校，向別的學校取經(jīng)，開闊視野，提升自己。

4.5引入第三方檢查機構對檔案數(shù)字化的驗收

學校檔案數(shù)字化項目完成后要組織第三方檢查機構對檔案數(shù)字化項目驗收。學校檔案館人數(shù)有限，工作人員對檔案數(shù)字化驗收需要花費大量時間，無法從事日常檔案工作，且身體無法承受巨大的工作量。學校檔案數(shù)字化項目驗收工作首先可以花少額資金聘請另一家數(shù)字化外包公司對同行的工作成果進行驗收。其次，學?？梢詮募o委、監(jiān)審處、信息中心、檔案館抽調(diào)相關人員，與外包數(shù)字化公司的項目經(jīng)理、技術人員一起成立驗收團隊，對檔案數(shù)字化成果進行驗收。驗收的方式包括合同的執(zhí)行情況、檔案數(shù)字化加工的規(guī)范、技術達標、掃描的質(zhì)量等內(nèi)容。只有完成檔案外包數(shù)字化驗收后，才可以進行財務結項，外包數(shù)字化公司才算完成任務，并出具詳細的問題清單、整改清單。再次，外包數(shù)字化公司在檔案數(shù)字化加工后還要對檔案館在一定期限內(nèi)提供免費技術支持，協(xié)助檔案館完成數(shù)據(jù)庫的及時更新，檔案網(wǎng)絡的更新維護，檔案數(shù)字化出現(xiàn)問題的整改。最后，外包數(shù)字化公司要主動提供掃描數(shù)據(jù)備份，加強檔案數(shù)據(jù)庫維護，防止軟硬件出現(xiàn)意外引發(fā)的系統(tǒng)崩潰，以及檔案系統(tǒng)維護過程中對數(shù)據(jù)庫誤操作引發(fā)的嚴重后果，協(xié)助檔案館更好地使用檔案管理網(wǎng)絡。

參考文獻：

[1][3]中華人民共和國教育部令[27]號，2008.9.1.教育部網(wǎng)站.

[2]本報訊.中辦國辦印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》[J].中國檔案，2021⑹：18—23.

[4]馬仁杰.安徽省一本院校檔案工作規(guī)范管理評價指標體系研究[D].安徽大學.2017.