新形勢下行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化管理的探討

李冰惠

摘要：行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案是其進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的最原始的記錄和最真實(shí)的反映，是其有效開展各項(xiàng)工作和活動(dòng)的基礎(chǔ)，是各單位的最重要的檔案之一。近年來，隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案管理狀況已經(jīng)有了很大的改善，但是，不可否認(rèn)的是行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作依然存在著一些問題。就目前財(cái)務(wù)檔案管理的狀況，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，電子資料可隨時(shí)更新，加強(qiáng)了檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性，進(jìn)而完善了會(huì)計(jì)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；財(cái)務(wù)檔案管理；數(shù)字化；方向

1行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的特征及作用

財(cái)務(wù)檔案管理是各行政事業(yè)單位制訂財(cái)務(wù)計(jì)劃的重要數(shù)據(jù)源和進(jìn)行科學(xué)經(jīng)濟(jì)決策的信息源，是維護(hù)正常經(jīng)濟(jì)、工作秩序的法定書證。對(duì)事業(yè)單位而言，在日常的工作和社會(huì)活動(dòng)中必然會(huì)形成各種形式的財(cái)務(wù)檔案，包括日常的單位收入和開支等。行政事業(yè)單位在做出重大決策及實(shí)現(xiàn)管理制度的創(chuàng)新之前，必須充分考量財(cái)務(wù)檔案所反映出的各種信息，這是行政事業(yè)單位向著正確方向發(fā)展的關(guān)鍵所在和重要保障。

另外，財(cái)務(wù)檔案也是行政事業(yè)單位開展歷史研究的記憶庫和儲(chǔ)備會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識(shí)庫。財(cái)務(wù)檔案形成的記錄都是該單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的生動(dòng)記錄和客觀寫照，客觀反映了該單位的成長歷程和發(fā)展規(guī)律，總結(jié)了很多的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

2財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的問題

近年來，隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案管理狀況已經(jīng)有了很大的改善，無論是管理制度還是管理方法都有了比較顯著的進(jìn)步。但是，不可否認(rèn)的是行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作依然存在著一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，檔案整理混亂

行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案是其進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始的記錄和真實(shí)的反映，是其有效開展各項(xiàng)工作和活動(dòng)的基礎(chǔ)，是各單位的最重要的檔案之一，也是為以后出現(xiàn)糾紛和解決糾紛所儲(chǔ)備的主要憑證。但是，就目前的情況來看，部分行政事業(yè)單位的管理人員和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作并沒有給予足夠的重視。傳統(tǒng)觀念認(rèn)為，財(cái)務(wù)信息對(duì)一個(gè)單位而言是極其隱秘的信息，需采取嚴(yán)格保密的管理措施，即將票據(jù)和賬簿統(tǒng)一封存，但很多單位僅僅將財(cái)務(wù)賬單簡單捆扎、堆放，根本不建立檔案，更不用說是管理。有些單位雖然已經(jīng)開始建立財(cái)務(wù)檔案，但仍處于低級(jí)層次，管理范圍不明確，檔案分類不明確，歸類混亂。

2.2管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，法律意識(shí)淡薄

《檔案法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》是財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要參考和法律依據(jù)，已經(jīng)頒布實(shí)施多年，但是很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對(duì)此認(rèn)識(shí)不足，甚至是對(duì)這兩部法律法規(guī)采取忽視態(tài)度，認(rèn)為無足輕重。加之財(cái)務(wù)管理法律本就不是很健全，執(zhí)行力度不夠，造成財(cái)務(wù)檔案管理更加混亂。各個(gè)單位均有各自的管理標(biāo)準(zhǔn)，層次參差不齊，管理粗放。某些較小的單位和機(jī)構(gòu)，其財(cái)務(wù)人員是由其他人員兼任，甚至某些單位出現(xiàn)了編制外包的情況，造成信息嚴(yán)重不安全。

2.3無法適應(yīng)數(shù)字化

科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步使傳統(tǒng)行業(yè)的作業(yè)方式更具信息化特征，傳統(tǒng)的管理方式對(duì)管理人員產(chǎn)生了深刻的影響，其需要較長的時(shí)間適應(yīng)電子檔案管理工作模式，而這會(huì)降低檔案管理的效率。且事業(yè)單位檔案管理工作中也應(yīng)充分尊重?cái)?shù)字化發(fā)展的基本規(guī)律，以此改進(jìn)檔案管理的效率。

2.4管理力度明顯不足

數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案管理工作中，管理力度不足是十分明顯的問題。管理人員數(shù)量有限，且素質(zhì)參差不齊。而檔案管理中對(duì)管理人員的素質(zhì)并未提出具體的要求，人員忽視了檔案管理工作。另外，在檔案管理工作中并未建立完善的檔案管理制度，并未提出細(xì)致的數(shù)字化要求。且工作職責(zé)劃分不夠清晰，無法保證數(shù)字化管理的質(zhì)量。最后，未能正確區(qū)分新舊檔案，有價(jià)值的檔案與無價(jià)值檔案混合，不利于會(huì)計(jì)檔案管理工作的開展，同時(shí)也會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的權(quán)威性產(chǎn)生較大影響[2]。

2.5無法保證檔案信息安全

檔案數(shù)字化管理需要利用互聯(lián)網(wǎng)，其關(guān)系到檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，在數(shù)字檔案信息管理的過程中安全隱患體現(xiàn)在多個(gè)方面。首先是管理人員的失誤。將紙質(zhì)檔案錄入到數(shù)據(jù)庫時(shí)，錄入員的工作疏忽或人為破壞檔案信息的行為，降低了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。其次，紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存場所會(huì)受到其他因素的影響出現(xiàn)意外，進(jìn)而產(chǎn)生檔案遺失或損壞等問題，這對(duì)人事單位也產(chǎn)生了較大影響，甚至造成無法挽回的損失。再次，電子檔案數(shù)據(jù)以數(shù)據(jù)庫為存儲(chǔ)載體，如無法正確使用管理軟件或防火墻，則會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或用戶混亂等問題，威脅用戶的信息安全。最后，電子檔案雖然較為方便快捷，但也可隨意更改檔案信息，且不易發(fā)現(xiàn)改動(dòng)的痕跡，因此，務(wù)必高度重視檔案數(shù)據(jù)的安全性。

3事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)字化必要性

事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)字化主要指利用多媒體技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，并將檔案信息儲(chǔ)存于數(shù)據(jù)庫[3]。事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的過程中，要高度重視電子檔案備份、儲(chǔ)存、管理制度優(yōu)化、檔案分類處理、增強(qiáng)數(shù)字化意識(shí)和提升管理人員綜合素質(zhì)等方面。

電子檔案減少了紙質(zhì)檔案的使用，提升了資源利用率，且檔案信息保存的時(shí)間也有所延長，檔案保存要求隨之降低。再者，電子檔案減少了人力與物力的投入。在紙質(zhì)檔案管理工作中，需要投入大量的人力和物力，且紙質(zhì)檔案易受到其他因素的影響而受損，關(guān)于檔案的保存要求較高，需要管理人員定期開展檔案維護(hù)與管理。而數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案管理模式則能夠在信息平臺(tái)上上傳會(huì)計(jì)信息，為各部門的信息共享，密切各部門交流創(chuàng)造良好的條件。同時(shí)在信息共享中，也可第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問題并采取有效的解決措施，有利于檔案統(tǒng)一管理。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，檔案年限、保密權(quán)限和管理標(biāo)準(zhǔn)的不同，管理難度較大。將檔案信息上傳至互聯(lián)網(wǎng)后，可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案信息，優(yōu)化了檢索及查閱的基本流程，為統(tǒng)一管理創(chuàng)造了有利條件，加強(qiáng)了會(huì)計(jì)檔案工作的真實(shí)性。再者，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案無法及時(shí)更新資料信息，部分年代久遠(yuǎn)的資料對(duì)當(dāng)前的工作并無較高的價(jià)值，甚至?xí)璧K工作的有序開展。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，電子資料可隨時(shí)更新，加強(qiáng)了檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性，進(jìn)而完善了會(huì)計(jì)檔案管理工作。

4提高事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化管理對(duì)策

4.1強(qiáng)化電子檔案管理意識(shí)

要促進(jìn)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作質(zhì)量的提高，必須從單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的思想意識(shí)人手，充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化管理工作的重要性和必要性，認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化管理工作對(duì)行政事業(yè)單位在處理突發(fā)問題和未來的發(fā)展上所起的重要作用。做到與時(shí)俱進(jìn)，思想意識(shí)、管理水平始終保持在先進(jìn)的狀態(tài)，不僅應(yīng)重視會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，也應(yīng)該重視電子檔案的管理，把其與紙質(zhì)檔案列入同等重要的管理地位。建立一套完整規(guī)范的電子會(huì)計(jì)檔案保管、查詢、借閱制度，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的保管方式、保管條件及會(huì)計(jì)檔案的查詢借閱做出明確要求，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案保管人員的工作職責(zé)做出明確規(guī)定，并按要求嚴(yán)格執(zhí)行。建立和落實(shí)會(huì)計(jì)電子檔案工作責(zé)任制，將責(zé)任落實(shí)到具體人。

4.2重視技術(shù)的力量

引進(jìn)先進(jìn)的管理系統(tǒng)，制定行之有效的管理制度。財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)和效率的提高都要依靠管理硬件的支持，必須確保硬件系統(tǒng)的不斷更新和建設(shè)，以提高財(cái)務(wù)檔案管理工作的效率，增強(qiáng)其精確性、有效性，使財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)行的更加順暢、便捷。為提高會(huì)計(jì)電子檔案的使用效率，單位應(yīng)組織相關(guān)人員會(huì)同財(cái)務(wù)人員對(duì)大量電子檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)有價(jià)值的電子檔案形成數(shù)據(jù)庫，通過計(jì)算機(jī)高效的處理能力，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行快速查詢、分析、推理及判斷，利用分析結(jié)果對(duì)單位生產(chǎn)經(jīng)營進(jìn)行評(píng)價(jià)，提供數(shù)據(jù)支持，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案由靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理的跨越。

4.3高度重視硬件管理

會(huì)計(jì)檔案管理中，功能完備的硬件對(duì)相關(guān)工作的有序開展有著十分重要的作用。在數(shù)字技術(shù)支持下，有效改善會(huì)計(jì)檔案管理工作，需基于原有檔案硬件環(huán)境，切實(shí)加強(qiáng)檔案硬件管理工作，在日常工作中科學(xué)設(shè)置會(huì)計(jì)檔案室。此外，還要加強(qiáng)檔案室的防潮、防塵和防磁處理，制定完善的批準(zhǔn)授權(quán)機(jī)制，研究病毒防御技術(shù)，從而切實(shí)保障檔案數(shù)據(jù)的安全性，避免數(shù)據(jù)丟失和泄露所造成的不利影響[4]。

參考文獻(xiàn)：

[1]財(cái)政部、國家檔案局會(huì)計(jì)檔案管理辦法，2016.

[2]梁燕瑩.信息化條件下會(huì)計(jì)檔案的電子化管理探討[J].企業(yè)改革與管理，2019.

[3]劉淑杰.如何加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].管理觀察，2010（18）.

[4]曹晶.規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理提高財(cái)務(wù)管理水平[J].吉林省經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（05）.