信息時(shí)代高校圖書檔案管理存在的問題及對(duì)策

郭梅娜

鄭州輕工業(yè)大學(xué)圖書館，河南 鄭州 450000

當(dāng)代社會(huì)，信息化技術(shù)應(yīng)用于各行各業(yè)，提升了社會(huì)生產(chǎn)效率以及各單位的管理效率，為各領(lǐng)域的發(fā)展提供了極大的幫助，高校管理工作也不例外。目前，由于信息化技術(shù)的助力，我國(guó)高校圖書檔案管理工作得到了快速的提升與發(fā)展。但隨著高校圖書檔案數(shù)量的增加，圖書檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，逐漸出現(xiàn)了各類管理方面的問題。為保障圖書檔案管理工作的有效開展，加強(qiáng)對(duì)于高校圖書檔案的重視與管理，需要采用相關(guān)對(duì)策來對(duì)目前高校圖書檔案管理工作存在的問題進(jìn)行解決，以此提升高校圖書檔案的管理水平，深化信息技術(shù)的應(yīng)用［1］。

一、高校圖書檔案管理概述

現(xiàn)階段，我國(guó)高校中圖書檔案管理的主要工作內(nèi)容，是將高校中的每一本圖書、每一份檔案進(jìn)行完整記錄，并進(jìn)行有效分類與整理。由于圖書檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，因此通過高校圖書檔案管理工作，可以從側(cè)面看出一座高校對(duì)待具體工作的細(xì)致性、嚴(yán)謹(jǐn)性。同時(shí)，高校圖書檔案管理工作對(duì)于圖書檔案數(shù)據(jù)的分類與保存，可以為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，有助于學(xué)生開展項(xiàng)目以及論文的書寫，也有助于教師參與各項(xiàng)評(píng)比。

二、高校圖書檔案管理的特點(diǎn)

我國(guó)高校圖書館檔案管理工作屬于高?；A(chǔ)管理工作之一，圖書館檔案可以分為很多類別，包括文獻(xiàn)資料、雜志期刊、文件檔案、文書檔案。想要借助于信息化技術(shù)提升檔案管理的效率，首先要了解檔案的特點(diǎn)。

（一）文件檔案的特點(diǎn)

文件檔案主要指高校上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門下發(fā)的有關(guān)圖書檔案管理的相關(guān)政策性文件。這類文件都具備一定的共通性、重要性與保密性。

（二）文書檔案的特點(diǎn)

文書檔案主要來源于高校的圖書館，是由高校學(xué)生以及教師在日常學(xué)習(xí)、生活、工作中形成的文字記錄，然后再通過專門人員的總結(jié)保存下來。這類文書檔案包括：高校名字修改、位置變遷的記載、高?；顒?dòng)開展的記載、組織任命的記載、升學(xué)就業(yè)的記載、借閱書籍的記載、修建樓宇的記載、重要會(huì)議內(nèi)容的記載、甚至還包括高校發(fā)生的意外事故的記載等。這類檔案所記載的內(nèi)容比較復(fù)雜，而且許多內(nèi)容涉及的時(shí)間也非常久遠(yuǎn)，同時(shí)有些文書檔案甚至被學(xué)校永久保存，是極為珍貴的文書檔案，成為高校的珍寶［2］。

隨著數(shù)字化、信息化的普及，我國(guó)高校在圖書管理檔案工作上也要邁上新的臺(tái)階，要通過數(shù)字化、信息化技術(shù)，將文件檔案、文書檔案進(jìn)行科學(xué)化、精細(xì)化的管理，并且對(duì)高校圖書檔案管理的工作方法進(jìn)行改善與創(chuàng)新，促進(jìn)高校圖書檔案管理工作的有序、有效開展。

三、高校圖書檔案管理存在的問題

現(xiàn)階段，我國(guó)高校很多圖書館開始實(shí)行信息化管理體系，圖書館檔案管理逐步重視對(duì)于信息化和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，但實(shí)際管理工作開展中，仍存在著許多需要進(jìn)行改善的地方。因此，為了推動(dòng)高校圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的腳步，結(jié)合信息化技術(shù)，要對(duì)圖書館檔案管理面臨的困境進(jìn)行分析。

（一）圖書檔案管理重視度不足

目前，我國(guó)部分高校比較重視教育教學(xué)問題，重視學(xué)生管理，把重點(diǎn)放在招生管理和就業(yè)管理等方面，對(duì)于圖書館檔案管理工作不夠重視，使得我國(guó)諸多高校的圖書檔案管理水平較低，圖書檔案管理方式不科學(xué)且不完善，圖書檔案數(shù)據(jù)無法有效應(yīng)用，缺少相應(yīng)的管理程序等。同時(shí)，圖書檔案管理缺乏嚴(yán)格的管理制度，從而使圖書檔案不能規(guī)范化整理，分類不清、組卷混亂、卷內(nèi)文件殘缺不全、大多數(shù)檔案資料仍使用原始的紙質(zhì)保存方式，不利于管理和網(wǎng)絡(luò)利用、查詢?，F(xiàn)如今，由于我國(guó)高校對(duì)圖書檔案管理的重視度不夠，導(dǎo)致無法與不斷更新的技術(shù)相匹配，造成了許多不必要的錯(cuò)誤和麻煩。因此，如何依靠信息化技術(shù)來提升高校圖書檔案管理，也是現(xiàn)如今高校應(yīng)該著重考慮的一項(xiàng)工作，通過搭建圖書檔案管理平臺(tái)來對(duì)工作進(jìn)行改革與完善，采用信息技術(shù)的手段提升高校檔案管理的整體水平是未來發(fā)展的必由之路［3］。

（二）圖書檔案管理的數(shù)字化建設(shè)遲緩

現(xiàn)階段，雖然信息化技術(shù)在我國(guó)各大高校得以應(yīng)用，但是我國(guó)高校對(duì)于圖書館檔案建設(shè)力度不足，投入不夠，信息化建設(shè)開展緩慢，絕大部分圖書以及檔案都依然是紙質(zhì)的形態(tài)，還沒有形成電子版，更沒有上傳到云端進(jìn)行管理，這不僅給圖書檔案的提取與查找?guī)砝щy，更是容易造成圖書檔案資料的遺失或損壞，留有巨大的隱患。同時(shí)，我國(guó)各大高校對(duì)于信息化建設(shè)還未完全掌握，對(duì)于圖書檔案管理來說，更是缺乏相應(yīng)的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，很多檔案資料歸檔不及時(shí)，材料不齊全，保管期限分類不科學(xué)，檔案管理質(zhì)量有待提升。部分高校雖然展開了圖書檔案管理的信息化建設(shè)，但是對(duì)其疏于管理，并沒有按期對(duì)其進(jìn)行管理與維護(hù)，造成圖書檔案管理依然沒有向前發(fā)展。所以，高校圖書館信息化建設(shè)需要依賴信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，這些技術(shù)的應(yīng)用需要有基礎(chǔ)硬件設(shè)備作為支撐，首先要對(duì)檔案資料進(jìn)行分門別類，做好整理和歸檔工作，做好基礎(chǔ)資料的數(shù)字化處理，包括將檔案編目納入電子文件中，建立檔案管理模塊。

（三）信息化資源利用率較低

隨著我國(guó)進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，信息化技術(shù)充斥于各類企業(yè)及生產(chǎn)管理過程中，信息化資源的整合和運(yùn)用至關(guān)重要，在高校圖書館檔案管理中，信息化資源的利用率問題是比較突出的，也是提高圖書館檔案管理水平的關(guān)鍵。同時(shí)對(duì)于高校的學(xué)生來說，圖書檔案資料是為其學(xué)業(yè)提供幫助的最好的工具。但是目前，部分高校雖然開展了信息化圖書檔案管理，但由于隨著時(shí)代的發(fā)展，人們對(duì)于書本的興趣逐漸降低，尤其是大學(xué)生更是習(xí)慣于使用網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行書籍資料的查詢，再加上高校所存儲(chǔ)的書籍資料處于封閉或半封閉狀態(tài)，并且沒有將學(xué)校內(nèi)所具備的資源對(duì)大學(xué)生進(jìn)行宣傳，很容易導(dǎo)致圖書檔案資料未能得到充分利用與開發(fā)，同時(shí)也造成了資源浪費(fèi)［4］。

（四）圖書檔案管理人員能力不足

目前，在開展信息化圖書檔案管理建設(shè)過程中，面臨的主要問題之一便是管理人員的能力不足。由于我國(guó)高校采用信息化技術(shù)來對(duì)圖書檔案進(jìn)行管理，又因高校圖書檔案數(shù)量過多，需要利用信息化技術(shù)進(jìn)行科學(xué)分類，但高校相關(guān)圖書檔案管理人員的信息化能力不足，無法勝任信息化圖書檔案管理工作，可是由于學(xué)校缺少具備相關(guān)能力的工作人員，導(dǎo)致能力不足的管理人員依然在崗位工作，會(huì)造成圖書檔案數(shù)據(jù)混亂、圖書檔案分類不當(dāng)、圖書檔案缺少備份、圖書檔案數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象發(fā)生。除此之外，部分管理人員對(duì)于信息化圖書檔案管理工作的流程熟悉度不足，缺乏規(guī)范化的操作流程，導(dǎo)致圖書檔案管理雜亂無章。

四、圖書檔案管理具體創(chuàng)新對(duì)策

自從進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代以來，我國(guó)大部分高校為了提升管理工作的質(zhì)量與效率，紛紛通過信息化技術(shù)的運(yùn)用來對(duì)管理工作進(jìn)行改革與創(chuàng)新。就高校圖書檔案管理而言，要針對(duì)高校本身所具備的特點(diǎn)與信息化相融合，實(shí)現(xiàn)高校圖書檔案管理工作策略的創(chuàng)新。以下是高校圖書檔案管理的具體創(chuàng)新對(duì)策。

（一）加快高校圖書檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)

高校首先要加大投入用于圖書館信息化平臺(tái)的建設(shè)，建立信息化網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，配備相應(yīng)的信息化設(shè)備；其次，高校要高度重視圖書館的高效管理，認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于高校的重要作用；再次，要配備相應(yīng)的信息化管理人員，保障信息化平臺(tái)的穩(wěn)定運(yùn)行；最后，要不斷增加信息化技術(shù)在圖書檔案管理中的運(yùn)用，向校園全面信息化的方向努力前行。

（二）加速紙質(zhì)檔案電子化進(jìn)程

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存起來難度較大，易受潮、易破損、難管理、難查找等諸多不利因素，同時(shí)紙質(zhì)圖書檔案還存在著占地范圍大，流暢不同的現(xiàn)象。為了有效解決這類問題，也為了迎合數(shù)字化、信息化時(shí)代的到來，高校圖書館檔案管理應(yīng)加速檔案電子化的進(jìn)程，這也是時(shí)代發(fā)展的需要。首先，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行規(guī)劃與分類，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行錄入、保存與備份；其次，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立相應(yīng)的圖書檔案目錄，方便學(xué)生、教師的查找與管理；再次，加速紙質(zhì)檔案電子化進(jìn)程，方便圖書檔案數(shù)據(jù)的傳輸，實(shí)現(xiàn)圖書檔案數(shù)據(jù)的共享，加快了圖書檔案數(shù)據(jù)的傳輸效率；從次，可利用信息化技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)的圖書檔案進(jìn)行載體形式的轉(zhuǎn)換，包括制成各種多媒體格式：MP4、光盤等，實(shí)現(xiàn)圖書檔案數(shù)據(jù)的快速檢索；最后，建立圖書檔案管理平臺(tái)，通過圖書檔案電子化，方便對(duì)于學(xué)生借閱、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能的使用［5］。

（三）提升圖書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了滿足信息時(shí)代高校圖書檔案管理，要對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行有效加強(qiáng)。在管理人員的選擇上應(yīng)該選擇高學(xué)歷的人員，最好是具備一定工作經(jīng)驗(yàn)、并且在其他高校擔(dān)任過信息化圖書檔案管理工作的人員；要對(duì)于管理人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，包括：圖書檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)、信息化設(shè)備操作培訓(xùn)、圖書檔案管理意識(shí)培訓(xùn)、圖書檔案管理保密培訓(xùn)等，不僅要保證管理人員對(duì)于圖書檔案管理業(yè)務(wù)以及信息化設(shè)備操作的熟練度，更要讓其認(rèn)識(shí)到圖書檔案管理的重要性，以及對(duì)于圖書檔案數(shù)據(jù)的保密意識(shí)；高校要定期組織圖書館檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，以此來督促管理人員不斷提升自身綜合素質(zhì)，保證管理人員具備較強(qiáng)的技術(shù)能力，提升圖書檔案的管理效率；結(jié)合圖書館檔案管理建立激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于表現(xiàn)突出的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，可以提升管理人員的工作熱情，同時(shí)也要對(duì)工作疏忽、不認(rèn)真、不負(fù)責(zé)的管理人員進(jìn)行懲戒，以此來杜絕工作不認(rèn)真的風(fēng)氣。因此，提升圖書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)圖書館檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。

（四）實(shí)現(xiàn)圖書檔案管理的現(xiàn)代化、信息化

現(xiàn)階段，我國(guó)各行各業(yè)實(shí)行現(xiàn)代化、信息化項(xiàng)目是大勢(shì)所趨，也是時(shí)代發(fā)展的硬性要求，圖書檔案管理也需要進(jìn)行改革。比如，在圖書檔案管理中要建立數(shù)據(jù)庫(kù)，利用信息化技術(shù)將傳統(tǒng)紙質(zhì)版的圖書檔案轉(zhuǎn)化成電子版，并將數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存與備份，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)目錄，方便管理人員進(jìn)行查找與分類；又如，利用信息化技術(shù)為每一個(gè)借閱者建立相應(yīng)的用戶，不僅方便用戶在網(wǎng)上進(jìn)行查找圖書檔案，還可以記錄用戶的相關(guān)借閱歷史；再如，完善圖書館檔案管理模塊，建立檔案資料庫(kù)，建立專題文件匯編庫(kù)，科學(xué)對(duì)檔案進(jìn)行歸類，提高檔案資料管理的數(shù)字化水平，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

（五）完善圖書檔案的安全管理

對(duì)于圖書檔案管理來說，應(yīng)用信息化技術(shù)存在著很多的優(yōu)勢(shì)，包括：提升管理效率、保障數(shù)據(jù)質(zhì)量等，但是也存在著相應(yīng)的弊端，最需要注意的便是圖書檔案的安全管理。

通過信息化技術(shù)設(shè)立防火墻，對(duì)圖書檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)，再設(shè)立相關(guān)的管理員賬號(hào)，對(duì)于其他借閱用戶進(jìn)行管理；采用訪問限制技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、加解密技術(shù)，和輸入的信息進(jìn)行驗(yàn)證，保證信息交換的安全和穩(wěn)定；加強(qiáng)對(duì)于圖書檔案的檢測(cè)工作，防止某些用戶惡意修改、盜取圖書檔案數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)不可告人的目的。

綜上所述，信息化是高校圖書檔案管理所面臨的一個(gè)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。隨著全球信息化以及我國(guó)科學(xué)技術(shù)的飛速提升，如何借助于信息技術(shù)提高圖書館檔案管理的效果十分關(guān)鍵，高校要加大投入，完善圖書館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，購(gòu)置計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，保證檔案資料檢索、查詢效率，提升檔案資料的管理水平，整合檔案資料，強(qiáng)化人員業(yè)務(wù)能力。為了更好地建設(shè)信息化圖書檔案管理系統(tǒng)，要通過相應(yīng)的對(duì)策將現(xiàn)存的問題進(jìn)行解決，不僅要建設(shè)信息化高校圖書檔案管理系統(tǒng)，還要建設(shè)信息化的校園。