加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重要性
——基于復(fù)翼財(cái)務(wù)系統(tǒng)的使用

陳 晟

一、傳統(tǒng)模式下高校財(cái)務(wù)管理的現(xiàn)狀和風(fēng)險(xiǎn)

（一）項(xiàng)目管理

項(xiàng)目管理的初衷是為了方便部門負(fù)責(zé)人及時(shí)了解本部門各預(yù)算項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)分配執(zhí)行情況，并嚴(yán)格控制各類費(fèi)用項(xiàng)目的使用，嚴(yán)禁預(yù)算經(jīng)費(fèi)超支。目前，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)流程還局限于由會(huì)計(jì)人員人為判斷費(fèi)用開支是否符合預(yù)算項(xiàng)目的列支要求，復(fù)核項(xiàng)目金額是否與原始單據(jù)一致，以及是否超支。這對(duì)于每天需要處理大量單據(jù)的會(huì)計(jì)人員來說，是一件繁瑣的工作，且難免有疏忽之處，造成預(yù)算超支的風(fēng)險(xiǎn)。例如科研經(jīng)費(fèi)的分配，教職工可能存在對(duì)多個(gè)不同額度或不同級(jí)別的課題經(jīng)費(fèi)同時(shí)使用的情況。然而，科技處并不能做到對(duì)每個(gè)課題經(jīng)費(fèi)限額單獨(dú)管理，因此就造成課題經(jīng)費(fèi)間的串用。

（二）業(yè)務(wù)流程

1.經(jīng)辦人發(fā)起。當(dāng)經(jīng)辦人辦理業(yè)務(wù)報(bào)銷時(shí)，需要手工填寫報(bào)銷申請(qǐng)單，在申請(qǐng)單中需詳細(xì)列明經(jīng)費(fèi)支出預(yù)算項(xiàng)目代碼和名稱、摘要、金額、證明人等信息。但在填寫過程中難免出現(xiàn)不清楚預(yù)算項(xiàng)目名稱或預(yù)算項(xiàng)目名稱填寫不完整、項(xiàng)目代碼填寫不正確、報(bào)銷金額與實(shí)際附件票據(jù)不相符等問題。而這些問題會(huì)計(jì)人員在見票審核時(shí)才會(huì)發(fā)現(xiàn)，無意中加大了會(huì)計(jì)人員工作量。

2.負(fù)責(zé)人審核。當(dāng)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填寫完報(bào)銷申請(qǐng)單后，需要送至部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)等不同層級(jí)進(jìn)行簽批。通常情況下領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)繁忙，經(jīng)辦人并不能順利找到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以致多次跑了冤枉路。

3.會(huì)計(jì)人員入賬。會(huì)計(jì)人員受理單據(jù)后，需要如實(shí)錄入每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，在錄入會(huì)計(jì)憑證時(shí)，需準(zhǔn)確選擇所對(duì)應(yīng)的預(yù)算項(xiàng)目、會(huì)計(jì)科目、經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目、資金來源、摘要、收款人信息、經(jīng)辦人信息等。與企業(yè)做賬相比，高校的做賬流程需要同時(shí)錄入財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)分錄和預(yù)算會(huì)計(jì)分錄，且不同的費(fèi)用性質(zhì)要對(duì)應(yīng)不同的會(huì)計(jì)科目，會(huì)計(jì)人員要準(zhǔn)確區(qū)分“業(yè)務(wù)活動(dòng)費(fèi)用”和“單位管理費(fèi)用”，再根據(jù)不同業(yè)務(wù)的發(fā)生部門選用“教育費(fèi)用”、“科研費(fèi)用”、“行政管理費(fèi)用”或“后勤保障費(fèi)用”。這里每一項(xiàng)信息都需要會(huì)計(jì)手工錄入，不僅工作量大，而且效率慢。在日常工作中，經(jīng)常發(fā)生會(huì)計(jì)人員選錯(cuò)預(yù)算項(xiàng)目、科目或經(jīng)費(fèi)類型，造成“張冠李戴”的現(xiàn)象。

（三）票據(jù)管理

1.票據(jù)真實(shí)性。隨著電子票據(jù)的普及和推廣，越來越多的單位選擇開具電子發(fā)票，與原始的紙質(zhì)發(fā)票相比，可以簡(jiǎn)化部分開票工作量。但凡事都有兩面性，由于電子發(fā)票都是采用PDF或圖片的形式，因此可能發(fā)生通過圖像處理軟件涂改金額、日期等違法行為。且電子發(fā)票均為紙質(zhì)打印，受理時(shí)僅靠會(huì)計(jì)人員肉眼極難分辨，存在著虛假票據(jù)入賬的風(fēng)險(xiǎn)。

2.票據(jù)唯一性。手工開具的紙質(zhì)發(fā)票存在唯一性，或許不會(huì)出現(xiàn)重復(fù)報(bào)銷、重復(fù)入賬的現(xiàn)象。但由于電子票據(jù)是線上自動(dòng)開具，且可無限次打印，這就對(duì)票據(jù)的唯一性極難控制。而目前高校對(duì)于這類發(fā)票的受理僅僅由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字承諾首次報(bào)銷，并無實(shí)質(zhì)性校驗(yàn)，經(jīng)辦人重復(fù)打印報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)無法從嚴(yán)管控。

（三）信息發(fā)布

1.預(yù)算經(jīng)費(fèi)使用。在預(yù)算執(zhí)行過程中，各部門負(fù)責(zé)人需要實(shí)時(shí)了解本部門預(yù)算經(jīng)費(fèi)使用明細(xì)和進(jìn)度，以便合理管控本部門的預(yù)算執(zhí)行情況。在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式下，部門負(fù)責(zé)人往往不能隨時(shí)掌控部門的經(jīng)費(fèi)使用，如部門各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)剩余金額、列支明細(xì)、年初預(yù)算下達(dá)、預(yù)算追加等資金變動(dòng)情況，都需要向財(cái)務(wù)部門問詢，由會(huì)計(jì)人員核查后反饋。這樣查詢的過程非常繁瑣，會(huì)計(jì)人員不能做到經(jīng)費(fèi)使用的及時(shí)控制，部門負(fù)責(zé)人亦不能隨時(shí)掌握預(yù)算的動(dòng)態(tài)變化。

2.個(gè)人薪酬情況。事業(yè)單位薪酬體系下，教職工的工資由多個(gè)工資明細(xì)項(xiàng)目組成，且隨著職稱、崗位調(diào)整在不斷變化，通常教職工不能隨時(shí)知曉自己的工資明細(xì)項(xiàng)目變動(dòng)情況。除工資外，教職工個(gè)人收入中還包含校內(nèi)的各類勞務(wù)費(fèi)發(fā)放，如監(jiān)考費(fèi)、課時(shí)費(fèi)等。很多時(shí)候，由于業(yè)務(wù)辦理時(shí)間跨度長(zhǎng)，他們并不知道到賬的是哪筆勞務(wù)費(fèi)，需要向財(cái)務(wù)處咨詢后才知道是何發(fā)放名目。因此，為簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)人員查詢工作量，方便教職工查詢個(gè)人收入明細(xì)情況，建立財(cái)務(wù)查詢系統(tǒng)十分必要。

二、財(cái)務(wù)信息化下高校財(cái)務(wù)管理問題的改善——以使用復(fù)翼財(cái)務(wù)軟件為例

（一）項(xiàng)目授權(quán)管理

啟用復(fù)翼財(cái)務(wù)綜合門戶中的項(xiàng)目授權(quán)管理模塊。為了方便部門領(lǐng)導(dǎo)管理本部門的預(yù)算經(jīng)費(fèi)，防止預(yù)算項(xiàng)目超標(biāo)列支，啟用項(xiàng)目授權(quán)管理模塊是非常重要的。在項(xiàng)目授權(quán)管理中，部門領(lǐng)導(dǎo)可以向經(jīng)辦人進(jìn)行項(xiàng)目授權(quán)，只有經(jīng)過授權(quán)，經(jīng)辦人才能使用本部門的預(yù)算經(jīng)費(fèi)，這樣就可避免預(yù)算項(xiàng)目隨意使用以及使用錯(cuò)誤。部門領(lǐng)導(dǎo)在授權(quán)時(shí)，可以選擇限額經(jīng)辦人、無限額經(jīng)辦人、經(jīng)費(fèi)管理員三種不同的授權(quán)類型：①限額經(jīng)辦人：在授權(quán)預(yù)算項(xiàng)目時(shí)，同時(shí)限制金額范圍；②無限額經(jīng)辦人：授權(quán)預(yù)算項(xiàng)目時(shí)，不設(shè)金額限制；③經(jīng)費(fèi)管理員：可替代部門負(fù)責(zé)人管理經(jīng)費(fèi)授權(quán)。

通過項(xiàng)目授權(quán)，經(jīng)辦人使用經(jīng)費(fèi)時(shí)會(huì)十分規(guī)范，沒有被授權(quán)的項(xiàng)目就不能使用。因此不會(huì)出現(xiàn)預(yù)算項(xiàng)目被亂用，也不會(huì)發(fā)生超額報(bào)銷的現(xiàn)象，減少了預(yù)算超支風(fēng)險(xiǎn)。

（二）網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬

啟用復(fù)翼財(cái)務(wù)綜合門戶中的網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬模塊。經(jīng)辦人被授予使用預(yù)算經(jīng)費(fèi)后，可進(jìn)入系統(tǒng)按日常報(bào)銷、國(guó)內(nèi)差旅、暫借款、酬金勞務(wù)等業(yè)務(wù)類型在網(wǎng)上填寫報(bào)銷信息并上傳相關(guān)佐證材料。隨著網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)投入使用，規(guī)避了可能出現(xiàn)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。例如，差旅費(fèi)中住宿費(fèi)有嚴(yán)格的控制標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)禁超標(biāo)，以往需要會(huì)計(jì)人員手工復(fù)核，而在網(wǎng)上預(yù)約時(shí)，當(dāng)經(jīng)辦人輸入出差天數(shù)、目的地和住宿費(fèi)金額后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)評(píng)判出住宿費(fèi)是否超標(biāo)，如果超標(biāo)則不能提交該筆報(bào)銷數(shù)據(jù)，這便從源頭上規(guī)避了住宿費(fèi)超標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）網(wǎng)上簽批管理

啟用復(fù)翼財(cái)務(wù)綜合門戶中的網(wǎng)上簽批模塊。當(dāng)經(jīng)辦人按要求錄入預(yù)約信息后，系統(tǒng)可根據(jù)經(jīng)費(fèi)性質(zhì)和金額審批權(quán)限的不同，將預(yù)約信息傳送到不同層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批環(huán)節(jié)。領(lǐng)導(dǎo)可隨時(shí)通過電腦端或手機(jī)端查看經(jīng)辦人提交的相關(guān)預(yù)約信息及報(bào)銷附件，隨時(shí)審批。這樣不僅使報(bào)銷審批不再受時(shí)間地點(diǎn)的限制，也節(jié)省了經(jīng)辦人來回找領(lǐng)導(dǎo)簽字的時(shí)間，提高了辦事效率。

（四）票據(jù)查驗(yàn)

啟用復(fù)翼財(cái)務(wù)綜合門戶中的增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)。查驗(yàn)平臺(tái)與網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)結(jié)合，依托國(guó)家稅務(wù)平臺(tái)，可查詢各類電子票據(jù)信息的真?zhèn)?。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在填寫報(bào)銷單據(jù)前，需要先在發(fā)票查詢平臺(tái)上驗(yàn)證電子發(fā)票，待填寫票據(jù)相關(guān)信息后，系統(tǒng)可識(shí)別出電子發(fā)票的具體內(nèi)容，并對(duì)發(fā)票真?zhèn)巫龀雠袛?。隨后經(jīng)辦人在填寫預(yù)約單據(jù)時(shí)，直接選擇已認(rèn)證的發(fā)票，認(rèn)證完成且首次報(bào)銷的電子發(fā)票就會(huì)直接顯示出“已認(rèn)證”的字樣。如果電子發(fā)票認(rèn)證不成功，選擇發(fā)票時(shí)就會(huì)顯示“未認(rèn)證”字樣，會(huì)計(jì)人員在受理業(yè)務(wù)時(shí)只受理“已認(rèn)證”的票據(jù)。與以往相比，這樣不僅可以防止電子發(fā)票重復(fù)入賬，也能大大降低會(huì)計(jì)人員工作量。由各經(jīng)辦人對(duì)經(jīng)辦的電子發(fā)票進(jìn)行查驗(yàn)，落實(shí)了責(zé)任制。

（五）個(gè)人薪酬查詢

復(fù)翼財(cái)務(wù)綜合門戶中設(shè)有個(gè)人收入查詢功能，細(xì)分為個(gè)人工資查詢和個(gè)人酬金查詢。通過工資查詢模塊，教職工可查詢往年或當(dāng)年各月的工資明細(xì)項(xiàng)，以及獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效工資數(shù)據(jù)；通過個(gè)人酬金模塊，教職工可查詢到校內(nèi)發(fā)放的監(jiān)考費(fèi)等所有勞務(wù)酬金發(fā)放細(xì)目、金額及個(gè)稅承擔(dān)情況。

（六）財(cái)務(wù)處業(yè)務(wù)處理

當(dāng)經(jīng)辦人走完全部審批流程后，就可以打印出預(yù)約報(bào)銷單，隨同附件材料一并送至財(cái)務(wù)處辦理入賬。由于經(jīng)辦人在填寫報(bào)銷單時(shí)已經(jīng)如實(shí)錄入了辦公費(fèi)、維修費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用項(xiàng)，復(fù)翼財(cái)務(wù)系統(tǒng)可根據(jù)經(jīng)辦人填寫的預(yù)算項(xiàng)目、費(fèi)用項(xiàng)名稱，匹配出對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目。因此，會(huì)計(jì)人員接到單據(jù)后，可直接在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中輸入預(yù)約報(bào)銷單上的預(yù)約號(hào)，會(huì)計(jì)憑證即可自動(dòng)生成。相較以往傳統(tǒng)手工錄入會(huì)計(jì)科目，不僅需要錄入財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)分錄，還要錄入預(yù)算會(huì)計(jì)分錄，工作量巨大，而復(fù)翼財(cái)務(wù)系統(tǒng)的自動(dòng)生成憑證功能，可以提高會(huì)計(jì)制單效率。例如：某學(xué)院購(gòu)買辦公用品，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)后，經(jīng)辦人在預(yù)約報(bào)銷時(shí)選擇某學(xué)院“日常辦公經(jīng)費(fèi)”這個(gè)項(xiàng)目，費(fèi)用項(xiàng)填列“辦公費(fèi)”，會(huì)計(jì)人員拿到預(yù)約單并輸入預(yù)約號(hào)后，復(fù)翼財(cái)務(wù)系統(tǒng)便自動(dòng)生成借方“業(yè)務(wù)活動(dòng)費(fèi)用—教育費(fèi)用—辦公費(fèi)”，貸方“銀行存款”這筆會(huì)計(jì)分錄，點(diǎn)擊保存后預(yù)算會(huì)計(jì)分錄也會(huì)自動(dòng)生成，十分便捷。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，財(cái)務(wù)信息化是高校提升財(cái)務(wù)管理的必要舉措，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)可以有效規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，極大簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)人員工作量。但是財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，需要在實(shí)踐中不斷優(yōu)化和改進(jìn)，這就需要學(xué)校各個(gè)部門及教職員工密切合作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也要大力支持。對(duì)于會(huì)計(jì)人員來說，除了掌握扎實(shí)的會(huì)計(jì)基本技能外，還要熟練運(yùn)用信息化手段。只有這樣，才能促進(jìn)高校財(cái)務(wù)信息化向更高水平發(fā)展。