電子發(fā)票在出版業(yè)的實(shí)踐應(yīng)用

施玲玲

一、引言

2015年，國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)布了《關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》，并于2016年1月1日起正式推行，電子發(fā)票在國(guó)內(nèi)得到廣泛使用。電子發(fā)票的出現(xiàn)給企業(yè)帶來了發(fā)票申領(lǐng)更便捷、交付更便利、財(cái)務(wù)管理更高效等諸多好處，但同時(shí)也出現(xiàn)了一些新的問題。本文試就電子發(fā)票在出版行業(yè)使用中的便利、遇到的問題和風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行闡述。

二、電子發(fā)票給出版業(yè)務(wù)帶來的便利

（一）發(fā)票領(lǐng)購(gòu)更便捷

未使用電子發(fā)票前，財(cái)務(wù)人員需帶上已開票清單及稅盤到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行發(fā)票繳銷、申領(lǐng)、購(gòu)買，每次排隊(duì)等待就要耗費(fèi)大量時(shí)間。使用電子發(fā)票后，我們只需在電子稅務(wù)局網(wǎng)站上完成申購(gòu)流程，審核通過后便可下載到開票系統(tǒng)，這樣及時(shí)滿足了企業(yè)開票需求，避免了發(fā)票存量不足等情況的出現(xiàn)。

（二）發(fā)票交付更便利

紙質(zhì)發(fā)票開具后需打印、保存、傳遞，每一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的成本，且存在遺失、損毀等風(fēng)險(xiǎn)。由于出版業(yè)務(wù)周期長(zhǎng)，紙質(zhì)發(fā)票交付時(shí)間長(zhǎng)，拉長(zhǎng)了整個(gè)經(jīng)營(yíng)周期。電子發(fā)票實(shí)行后，業(yè)務(wù)人員可通過掃描二維碼申請(qǐng)開票，客戶通過郵箱、短信方式即可獲得，整個(gè)過程無需打印、蓋章，也不用寄遞，不受時(shí)間、空間的限制，縮短了交付時(shí)間，同時(shí)加快了企業(yè)應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)速度，減少了成本。

（三）財(cái)務(wù)管理更高效

紙質(zhì)發(fā)票在打印時(shí)可能存在實(shí)物與系統(tǒng)錯(cuò)號(hào)的現(xiàn)象，在傳遞過程中容易遺失、損毀等，且難以辨別發(fā)票的真實(shí)性，使得報(bào)銷變得困難。而電子發(fā)票由系統(tǒng)自動(dòng)生成，數(shù)字化存儲(chǔ)，可實(shí)時(shí)在發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)進(jìn)行查驗(yàn)，隨時(shí)下載獲取，降低了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高了財(cái)務(wù)管理效率。

三、電子發(fā)票在管理中面臨的問題及風(fēng)險(xiǎn)

（一）電子發(fā)票存在重復(fù)報(bào)銷問題

雖然電子化使發(fā)票在交付環(huán)節(jié)已實(shí)現(xiàn)無紙化流轉(zhuǎn)，但是大部分企業(yè)仍以紙質(zhì)打印件報(bào)銷入賬。電子發(fā)票可重復(fù)打印以及無需額外加蓋發(fā)票專用章，使得常規(guī)的審核方法很難識(shí)別該張發(fā)票是否入過賬，容易被重復(fù)報(bào)銷，這就給財(cái)務(wù)人員帶來了審核難度，甚至給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟(jì)損失。例如，筆者所在出版社正處于媒體融合發(fā)展的大環(huán)境下，企業(yè)開始多元化經(jīng)營(yíng)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)票據(jù)數(shù)量劇增，在報(bào)銷過程中，業(yè)務(wù)人員會(huì)將發(fā)票積攢在一起，如果不做標(biāo)記，可能會(huì)忘記哪些已報(bào)哪些未報(bào)，也容易出現(xiàn)跨月重復(fù)報(bào)銷的情況。

（二）電子發(fā)票存在電子檔案存儲(chǔ)問題

《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》發(fā)布以后，對(duì)財(cái)務(wù)工作提出了新的要求。電子發(fā)票在打印入賬的同時(shí)須以電子形式歸檔。然而，在實(shí)際工作中，業(yè)務(wù)人員通常通過微信等通訊工具一張張進(jìn)行傳遞，財(cái)務(wù)人員在下載過程中容易出現(xiàn)遺漏，未及時(shí)下載時(shí)，還可能出現(xiàn)文件過期的情況；同時(shí)，對(duì)電子發(fā)票命名不規(guī)范不統(tǒng)一，導(dǎo)致后續(xù)管理無序，查找困難。當(dāng)前，多數(shù)企業(yè)尚未將電子文檔與記賬憑證直接關(guān)聯(lián)起來，各自獨(dú)立，沒有達(dá)到數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。

（三）電子發(fā)票運(yùn)用存在制度不完善問題

電子發(fā)票給企業(yè)帶來便利的同時(shí)，也隱性地增加了稅負(fù)。有些企業(yè)(尤其電商平臺(tái))為圖方便，節(jié)省開具紙質(zhì)專用發(fā)票的相關(guān)成本，只愿提供電子發(fā)票，設(shè)置了提供專用發(fā)票的門檻。另外，目前除ETC電子普通發(fā)票可以抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額外，其他普通發(fā)票都不得作進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣。對(duì)于客戶企業(yè)來說，無法抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額，客戶企業(yè)就要承擔(dān)更高的稅負(fù)。這些問題都需要國(guó)家對(duì)電子發(fā)票制度進(jìn)行改進(jìn)和完善。

（四）電子發(fā)票存在被篡改風(fēng)險(xiǎn)

由于電子發(fā)票的電子化特性，使得其極易通過專業(yè)的修改軟件進(jìn)行內(nèi)容篡改。例如，有些蓄意造假的人利用Photo-Shop等工具對(duì)發(fā)票內(nèi)容進(jìn)行部分修改，保持發(fā)票編碼不變，財(cái)務(wù)人員根本無法用肉眼識(shí)別，即使通過校驗(yàn)，也很難發(fā)現(xiàn)問題，從而給企業(yè)帶來了經(jīng)濟(jì)損失。

（五）電子發(fā)票存在業(yè)務(wù)真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)

在企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)中，發(fā)票內(nèi)容與業(yè)務(wù)是密切關(guān)聯(lián)的，然而發(fā)票的真實(shí)性卻不完全等同于業(yè)務(wù)的真實(shí)性。通常情況下，企業(yè)財(cái)務(wù)人員很難直接對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行辨析，這就導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員為了迎合財(cái)務(wù)制度要求開具一些非真實(shí)業(yè)務(wù)的發(fā)票，甚至虛開金額。特別是當(dāng)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)范圍增加、項(xiàng)目增多時(shí)，財(cái)務(wù)人員很難做到對(duì)每項(xiàng)業(yè)務(wù)的支出來源及合理性做出正確判斷。如果電子發(fā)票內(nèi)容存疑，將會(huì)給企業(yè)帶來稅務(wù)、財(cái)務(wù)等風(fēng)險(xiǎn)。

四、電子發(fā)票在出版管理中的應(yīng)對(duì)方法

針對(duì)重復(fù)報(bào)銷、電子歸檔、內(nèi)容篡改、業(yè)務(wù)真實(shí)性等問題，筆者結(jié)合自身業(yè)務(wù)實(shí)踐提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)辦法。

（一）自動(dòng)化搜索解決重復(fù)報(bào)銷問題

對(duì)于業(yè)務(wù)人員重復(fù)報(bào)銷電子發(fā)票的問題，筆者在實(shí)際工作中主要通過小工具和自動(dòng)化查詢相結(jié)合的方式進(jìn)行規(guī)避，具體如下：首先，設(shè)立文件夾并以當(dāng)日命名存儲(chǔ)當(dāng)天接收的發(fā)票。然后，利用OCR自動(dòng)識(shí)別小工具對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行內(nèi)容讀取，把讀取到的發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、購(gòu)買方名稱、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱等內(nèi)容存儲(chǔ)到一張臨時(shí)表中。接著使用自動(dòng)化查詢腳本，把臨時(shí)表中的發(fā)票代碼逐條讀取后在已存在的匯總電子發(fā)票信息表中進(jìn)行查詢。如果查詢結(jié)果為0，則把該條記錄存儲(chǔ)到匯總電子發(fā)票信息表中，在臨時(shí)表中把該條記錄刪除。最后，臨時(shí)表中留下來的記錄就是重復(fù)報(bào)銷的數(shù)據(jù)，可供后續(xù)反饋給相關(guān)人員。

（二）智能化分類解決電子歸檔問題

對(duì)于電子發(fā)票檔案存儲(chǔ)困難的問題，筆者在實(shí)際工作中主要通過規(guī)范化操作和智能化分類相結(jié)合的方式來解決。具體如下：首先，在電子發(fā)票上傳環(huán)節(jié)，在內(nèi)網(wǎng)設(shè)置業(yè)務(wù)部門發(fā)票上傳文件夾和接收文件夾，報(bào)銷人員把需要報(bào)銷的發(fā)票上傳到自己所在業(yè)務(wù)部門的上傳文件夾上。上傳文件夾只能用于報(bào)銷人員進(jìn)行發(fā)票上傳和查看操作，接收文件夾只能用于報(bào)銷人員和財(cái)務(wù)人員查看操作。對(duì)于外網(wǎng)則通過統(tǒng)一的郵箱來收集電子發(fā)票。為了管理好后續(xù)發(fā)票，對(duì)于電子發(fā)票文件的命名，也要求報(bào)銷人員按照“報(bào)銷人+聯(lián)系方式+報(bào)銷時(shí)間”進(jìn)行。其次，在電子發(fā)票下載環(huán)節(jié)，使用定時(shí)腳本對(duì)上傳文件夾和郵箱中的電子發(fā)票進(jìn)行下載并存儲(chǔ)到財(cái)務(wù)人員專用的電子發(fā)票存儲(chǔ)文件夾。與此同時(shí)，把合格的上傳電子發(fā)票轉(zhuǎn)移到接收文件夾，這樣可以方便報(bào)銷人員清楚地知道自己的發(fā)票是否已被財(cái)務(wù)人員接收。接著，在電子歸檔存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，智能化程序調(diào)用OCR智能化小工具對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行識(shí)別及內(nèi)容讀取，讀取后的內(nèi)容都存儲(chǔ)到統(tǒng)一的匯總電子發(fā)票信息表中。智能化程序還會(huì)根據(jù)發(fā)票的上傳來源和時(shí)間信息自動(dòng)填寫到匯總表中。

（三）科技手段規(guī)避內(nèi)容篡改風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)于電子發(fā)票存在篡改的風(fēng)險(xiǎn)，筆者在實(shí)際工作中主要通過小工具和人工模擬等科技手段來規(guī)避。具體如下：首先，對(duì)接收到的電子發(fā)票使用OCR電子發(fā)票識(shí)別工具進(jìn)行內(nèi)容的讀取。其次，通過自動(dòng)登錄程序，對(duì)讀取到的發(fā)票內(nèi)容在國(guó)家稅務(wù)總局全國(guó)增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)進(jìn)行查驗(yàn)。如果查驗(yàn)結(jié)果存在不符合的內(nèi)容，則認(rèn)定該張發(fā)票有內(nèi)容篡改，并反饋給相應(yīng)的報(bào)銷人員。

（四）科學(xué)化管理降低業(yè)務(wù)真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)于業(yè)務(wù)真實(shí)性的風(fēng)險(xiǎn)，筆者在實(shí)際工作中主要是通過了解業(yè)務(wù)流程，參與項(xiàng)目例會(huì)，與業(yè)務(wù)人員交流等方式來降低。對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全過程跟蹤，全過程參與，做到了然于心。當(dāng)對(duì)業(yè)務(wù)流程有了足夠了解后，財(cái)務(wù)人員就可以更好地指導(dǎo)報(bào)銷人員合理合規(guī)地進(jìn)行發(fā)票報(bào)銷。而且，財(cái)務(wù)人員越熟悉業(yè)務(wù)，越能做到業(yè)財(cái)融合，更好地發(fā)揮企業(yè)財(cái)務(wù)管理效能，給企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供更有力的支撐。

五、結(jié)語

隨著數(shù)字化理念深入人心，電子發(fā)票的使用必將越來越廣泛。然而，當(dāng)前電子發(fā)票帶來的新問題也給管理者帶來了新的挑戰(zhàn)。對(duì)于電子發(fā)票當(dāng)前常見的易重復(fù)報(bào)銷、電子歸檔難、內(nèi)容篡改識(shí)別難、業(yè)務(wù)真實(shí)性判斷難等問題，筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐給出了一定的解決方法。仔細(xì)思考和分析后，我們可以發(fā)現(xiàn)，這些問題的來源是當(dāng)前電子發(fā)票使用中產(chǎn)生的信息“孤島”問題所致。要解決這一問題，需要國(guó)家從頂層設(shè)計(jì)的角度打通財(cái)稅相關(guān)的信息系統(tǒng)，改進(jìn)和完善相應(yīng)的電子發(fā)票制度，實(shí)現(xiàn)全鏈路連通。唯有這樣，才能真正發(fā)揮電子發(fā)票便捷的作用，幫助企業(yè)降本增效，為國(guó)家數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展助力。