水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存措施

李文芬

（個(gè)舊市水務(wù)局，云南個(gè)舊 661000）

0.引言

以水務(wù)局的日常工作任務(wù)為例，工作行為會(huì)受到政府的管轄，主要任務(wù)是對(duì)區(qū)域范圍內(nèi)的水利工程建設(shè)情況進(jìn)行綜合管理，包括在建項(xiàng)目和已經(jīng)建設(shè)完成的建筑物。目標(biāo)是進(jìn)行防洪蓄水操作，在保護(hù)水資源的同時(shí)，發(fā)揮水資源的使用價(jià)值。各項(xiàng)工作信息都會(huì)編輯成檔案，由專業(yè)檔案員負(fù)責(zé)管理。方便在水利工程出現(xiàn)質(zhì)量問題時(shí)，根據(jù)檔案資料來進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定和維修管理。新時(shí)期，單一使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行資料存儲(chǔ)的方式出現(xiàn)了許多弊端，如何讓檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存，就成為水務(wù)局檔案管理部門的基本工作任務(wù)。

1.簡(jiǎn)述紙質(zhì)化與電子化檔案的管理工作差異

要優(yōu)化檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)多種檔案類型的交融共存。需要結(jié)合各種檔案類型的形成特點(diǎn)和管理要求，找出基礎(chǔ)工作任務(wù)中的差異性，抓住新時(shí)期工作的側(cè)重點(diǎn)。

1.1 紙質(zhì)化檔案

要在水務(wù)局的檔案管理工作中專項(xiàng)完成對(duì)水利工程建設(shè)信息、維修養(yǎng)護(hù)信息的檔案管理工作，通常應(yīng)將檔案整理成書面資料，根據(jù)工程建設(shè)先后順序和施工流程特點(diǎn)，完成資料裝訂任務(wù)。主要包括立卷、整編等工作環(huán)節(jié)。相關(guān)檔案員在實(shí)際進(jìn)行紙質(zhì)化檔案管理時(shí)，水務(wù)局應(yīng)為員工專門建設(shè)檔案室，規(guī)定好每一份檔案的存儲(chǔ)位置。一般是按序號(hào)排列，或者按照檔案文件名稱的首字母來排列順序，當(dāng)工作人員歸還借閱的檔案后，要由檔案員將資料擺放在原來的位置上，為資料的清點(diǎn)工作提供便利。與此同時(shí)，要根據(jù)紙張材質(zhì)來進(jìn)行室內(nèi)溫濕度管理，并要建立規(guī)范的檔案借閱管理流程。這項(xiàng)管理工作具有任務(wù)量大、借閱申請(qǐng)審批時(shí)間長(zhǎng)等方面的特征。

1.2 電子化檔案

電子化檔案依托信息技術(shù)完成對(duì)資料的集中存儲(chǔ)及分類管理，日常工作主要是進(jìn)行資料格式的核對(duì)和內(nèi)容的檢查。由于資料存儲(chǔ)在虛擬空間當(dāng)中，每一步操作都必須要留下痕跡，以作為后續(xù)工作的憑證。包括資料上傳、下載、修改，都應(yīng)當(dāng)記錄操作人的身份信息和操作時(shí)間信息，還要關(guān)注網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全風(fēng)險(xiǎn)問題。這就表示，檔案的電子化和紙質(zhì)化管理工作存在較大差異，要融合2種方式進(jìn)行管理工作，必須要保障檔案員具備專業(yè)的工作能力，并應(yīng)當(dāng)做好工作任務(wù)的合理劃分。

2.水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化融合管理的常見難題

2.1 工作意識(shí)及能力問題

參與檔案管理人員的工作素質(zhì)及能力，決定著檔案管理工作的整體水平?；谒こ探ㄔO(shè)周期長(zhǎng)，工作流程復(fù)雜，在安排工作人員實(shí)時(shí)記錄檔案信息時(shí)，應(yīng)關(guān)注人才是否具備進(jìn)行紙質(zhì)化和電子化檔案融合管理工作的優(yōu)勢(shì)及能力。目前，仍然有一部分員工缺乏大數(shù)據(jù)意識(shí)，無法掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)的靈活應(yīng)用方法，工作思想有局限性，更習(xí)慣于采用紙質(zhì)化檔案的管理方式，進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)和取用管理。另外，也有一部分員工過于依賴信息技術(shù)，一味地將人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，自身缺乏積極進(jìn)取的意識(shí)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)水平下降，跟不上時(shí)代的發(fā)展潮流[1]。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)問題

不論是存儲(chǔ)紙質(zhì)化檔案還是電子化檔案，在工作中都需要進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作。比如，要建設(shè)獨(dú)立的檔案室，要采購(gòu)打印機(jī)進(jìn)行檔案資料的打印及復(fù)印。還要完善計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備，建立規(guī)范化的工作平臺(tái)，才能為新時(shí)期的水利工程檔案管理工作提供基礎(chǔ)支持。不過，目前很多地區(qū)的水務(wù)局都存在辦公經(jīng)費(fèi)不能及時(shí)到位或經(jīng)費(fèi)欠缺，只夠維持正常運(yùn)轉(zhuǎn)，而且辦公條件大多比較擁擠，沒有大一點(diǎn)的辦公室和資金改造成可以用于完善達(dá)標(biāo)的檔案室，這是推進(jìn)檔案管理工作發(fā)展進(jìn)程時(shí)，需要解決的一大難題。這表示領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理工作的重視度有待提升，基礎(chǔ)資金的分配及利用方案也有待進(jìn)一步優(yōu)化。

2.3 檔案資料的安全問題

首先，不同的檔案資料有不同的保密等級(jí)，如何在合理開發(fā)利用檔案的基礎(chǔ)上，做好保密管理工作，避免資料泄露，是工作中的重點(diǎn)及難點(diǎn)所在。其次，以紙質(zhì)檔案為例，有很多不安全的因素需要引起重視。比如，紙張的材質(zhì)可能會(huì)因?yàn)槌睗穸霈F(xiàn)字跡被暈染的情況，影響資料的使用價(jià)值。而電子化檔案會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)故障導(dǎo)致資料沒有及時(shí)保存，增加工作任務(wù)量。黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒還會(huì)攻擊系統(tǒng)，造成數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)[2]。因此，保障檔案資料的存儲(chǔ)和取用安全，就是檔案員在具體進(jìn)行多種檔案管理方式融合發(fā)展的研究工作時(shí)，要關(guān)注的工作側(cè)重點(diǎn)。應(yīng)著重分析出會(huì)引發(fā)安全風(fēng)險(xiǎn)問題的因素，找到防范風(fēng)險(xiǎn)的有效方法。

3.水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存的基本原則

在進(jìn)行資料整合處理，豐富檔案存儲(chǔ)形式，提高資料使用價(jià)值的過程中，有一些基本原則需要遵守。具體包括與時(shí)俱進(jìn)、依法管理以及愛崗敬業(yè)原則。

3.1 與時(shí)俱進(jìn)

實(shí)際上，新時(shí)期可用于存儲(chǔ)檔案的方式有很多。其中最常見的方法就是將資料記錄在規(guī)格大小和材質(zhì)符合要求的紙張上。很多工作人員都會(huì)嘗試采用拍攝現(xiàn)場(chǎng)照片、攝錄視頻的方式，來留存水利工程建設(shè)過程中的影像資料。這就屬于電子化檔案的一種，可以將視頻和照片刻錄在光碟中，當(dāng)人們需要查看資料時(shí)，能用計(jì)算機(jī)設(shè)備播放。要將紙質(zhì)化和電子化檔案融合在一起，有序展開新時(shí)期的檔案管理工作，需要遵循與時(shí)俱進(jìn)的原則，打破傳統(tǒng)的工作思維和固有的工作模式，使檔案管理工作的價(jià)值得到充分的發(fā)揮。檔案員還要積極落實(shí)檔案管理工作的服務(wù)職能，借助各種檔案存儲(chǔ)方式的優(yōu)點(diǎn)，提供檔案存儲(chǔ)和查詢服務(wù)。

3.2 依法管理

水利工程檔案資料具有一定的保密等級(jí)，而且根據(jù)工程性質(zhì)的不同，資料會(huì)有不同的有效期限。一旦超過有效期限后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行資料的銷毀處理。這要求檔案員在工作中遵循依法管理的原則，嚴(yán)格執(zhí)行管理規(guī)定。并要主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)法律知識(shí)，做到知法守法。此外，在具體驗(yàn)收檔案時(shí)，還應(yīng)保留負(fù)責(zé)人的簽名。紙質(zhì)化資料可以直接設(shè)置簽名欄，電子化資料則要使用信息技術(shù)保留電子簽名。以便于在后續(xù)檔案資料出現(xiàn)數(shù)據(jù)上的爭(zhēng)議時(shí)，可以明確責(zé)任關(guān)系。

3.3 愛崗敬業(yè)

紙質(zhì)化和電子化資料的交融共存工作任務(wù)量比較大，有一定操作難度。在工作中必須要保證員工有敬業(yè)精神，能夠熱愛本職崗位，擺正工作心態(tài)。不能為了完成工作指標(biāo)而應(yīng)付式地處理工作任務(wù)，這是影響檔案管理工作質(zhì)量及效率的關(guān)鍵因素。因此，檔案員要明確個(gè)人崗位職責(zé)，能自覺接受領(lǐng)導(dǎo)者和其他部門員工的監(jiān)督，為工作的創(chuàng)新發(fā)展貢獻(xiàn)個(gè)人力量。

4.實(shí)現(xiàn)水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存的具體方法

4.1 融入大數(shù)據(jù)意識(shí)，組建專業(yè)隊(duì)伍

不同檔案格式的交融共存前提是：要讓工作人員具備靈活轉(zhuǎn)換檔案格式的能力，保障工作人員具備先進(jìn)的檔案管理意識(shí)，關(guān)鍵要在工作中充分融入大數(shù)據(jù)意識(shí)。新時(shí)期，針對(duì)水利工程檔案而言，檔案員不僅要進(jìn)行存儲(chǔ)管理，還要落實(shí)好開發(fā)利用工作，發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。針對(duì)這個(gè)要求，在水務(wù)局進(jìn)行人力資源的專項(xiàng)培養(yǎng)工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)從人才招聘工作角度出發(fā)選擇工作思想積極，具有創(chuàng)新意識(shí)及能力的人才。并要做好人員管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)員工在檔案管理方面的優(yōu)勢(shì)及不足，找到人才培養(yǎng)工作的側(cè)重點(diǎn)，并科學(xué)為人才分配基礎(chǔ)的管理任務(wù)。比如，具體應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)，水務(wù)局應(yīng)要求工作人員能夠從全局發(fā)展的角度思考問題，能夠有大數(shù)據(jù)意識(shí)。積極結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用原理進(jìn)行檔案資料的整合處理，有效減輕檔案處理工作負(fù)擔(dān)。另外，進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析后，可以找到紙質(zhì)化檔案和電子化檔案的共性特征，找到2種管理模式交融共存的著力點(diǎn)[3]。

4.2 完善基礎(chǔ)設(shè)施，為工作奠定環(huán)境基礎(chǔ)

為了同步展開紙質(zhì)化和電子化檔案管理工作，應(yīng)先完善基礎(chǔ)設(shè)施，完成環(huán)境基礎(chǔ)的建設(shè)工作，保障基礎(chǔ)檔案信息的收集和整理工作都能順利開展。針對(duì)資金的投入問題，要結(jié)合現(xiàn)有資金數(shù)量來判斷可以采購(gòu)的設(shè)備類型，分清工作的主次關(guān)系，確定哪些設(shè)備是新時(shí)期檔案管理工作的必備設(shè)備，分批展開設(shè)備采購(gòu)工作，以緩解水務(wù)局的經(jīng)濟(jì)支出壓力。比如，應(yīng)先采購(gòu)計(jì)算機(jī)設(shè)備。嚴(yán)禁為了節(jié)省成本采購(gòu)二手設(shè)備，二手設(shè)備中可能存在其他人的計(jì)算機(jī)使用痕跡，還有可能潛在系統(tǒng)病毒。而且，二手設(shè)備的使用壽命更短，設(shè)備出現(xiàn)故障的概率高。另外，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，還要嘗試進(jìn)行信息網(wǎng)的構(gòu)建工作，為內(nèi)部工作人員提供便捷的溝通渠道，為檔案信息的及時(shí)傳遞、實(shí)時(shí)更新等工作提供基礎(chǔ)保障。

4.3 落實(shí)安全管理任務(wù)，保障檔案安全

檔案管理工作的核心任務(wù)就是保障檔案的存儲(chǔ)和使用安全，結(jié)合不同檔案類型交融共存的特點(diǎn)來分析，安全管理工作難度有所增加，管理工作的范圍更廣。要達(dá)到安全管理目標(biāo)，必須要建立一體化的安全管理體系。一方面，要對(duì)員工進(jìn)行工作行為上的約束，明確檔案員的工作職責(zé)，建立責(zé)任監(jiān)督機(jī)制，要求檔案員對(duì)資料的存儲(chǔ)、借閱過程的安全性負(fù)責(zé)。另一方面，應(yīng)使用專用工具和軟件技術(shù)，完成安全管理工作。比如，在檔案室的門上安裝指紋認(rèn)證鎖，只有檔案員可以進(jìn)出檔案室。與此同時(shí)，應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中安裝安全防御軟件，設(shè)定自動(dòng)殺毒的程序。并在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)設(shè)置權(quán)限，根據(jù)登錄平臺(tái)的人員崗位信息，為其開放不同的操作權(quán)限，最大化保障資料安全，為不同檔案類型的交融共存提供基礎(chǔ)的安全保障[4]。

4.4 完善管理機(jī)制，提供制度保障

在水利工程檔案管理工作中，紙質(zhì)化和電子化資料是不同時(shí)代背景下的檔案資料存儲(chǔ)形式。特點(diǎn)是：紙質(zhì)化以紙張為信息載體，電子化以計(jì)算機(jī)為載體。要讓二者實(shí)現(xiàn)交融共存，需要建立健全的監(jiān)管機(jī)制。首先，應(yīng)規(guī)范檔案管理工作流程，通常檔案員都是以紙質(zhì)化檔案為基礎(chǔ)，在現(xiàn)有工作環(huán)節(jié)中增設(shè)電子化檔案的處理任務(wù)。應(yīng)在工作中融入現(xiàn)代化思維，采用分模塊管理的方式為檔案員分配具體的工作任務(wù)，并要保證各項(xiàng)工作之間的有效銜接。比如，安排員工專項(xiàng)負(fù)責(zé)整理資料，制作檔案目錄，標(biāo)注頁(yè)碼，并將檔案移交給同事進(jìn)行存儲(chǔ)管理，這兩個(gè)崗位之間要依照管理制度進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通。其次，應(yīng)從績(jī)效管理和獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)制度的推廣過程中，研究激發(fā)檔案員工作活力的方法，引導(dǎo)員工主動(dòng)反思工作優(yōu)缺點(diǎn)，合理創(chuàng)新基礎(chǔ)工作方案。目前，很多檔案員會(huì)選擇主要發(fā)展電子化檔案，取代紙質(zhì)化檔案管理方式。但是，由于技術(shù)水平的限制，電子化檔案的存儲(chǔ)和使用情況仍然會(huì)受到許多不確定因素的影響，需要配合紙質(zhì)化檔案有序進(jìn)行資料留檔、備份管理，這是落實(shí)制度管理任務(wù)時(shí)要補(bǔ)充說明的內(nèi)容。

4.5 消除物理隔閡，完成融合處理

電子化資料是網(wǎng)絡(luò)上的虛擬數(shù)據(jù)，紙質(zhì)化資料有實(shí)體文件，二者存在空間上的隔閡，這種隔閡屬于物理隔閡。要消除這個(gè)隔閡，讓資料之間可以實(shí)現(xiàn)靈活轉(zhuǎn)換，才能達(dá)到交融共存的目標(biāo)?，F(xiàn)階段，檔案員在積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)，著重從設(shè)計(jì)軟件的開發(fā)論證，到整個(gè)局域網(wǎng)內(nèi)OA、PDM(PDS)等計(jì)設(shè)文件管理軟件的架設(shè)與管理入手，統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和接口。保證每一份紙質(zhì)化的資料都有唯一對(duì)應(yīng)的電子化資料，資料中所有信息的更改都要保證線上和線下同步操作，避免信息傳遞出現(xiàn)滯后性的問題造成資料失真的情況，這將會(huì)影響水利工程建設(shè)工作的項(xiàng)目決策和工程運(yùn)維管理工作效果，要求檔案員引起重視。

5.結(jié)語(yǔ)

檔案員的工作意識(shí)、能力，檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及資料存儲(chǔ)環(huán)境和存儲(chǔ)方式的安全性，都是實(shí)際進(jìn)行檔案紙質(zhì)化與電子化融合管理工作時(shí)應(yīng)關(guān)注的問題。可以融入大數(shù)據(jù)意識(shí)，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)做好信息分類管理，優(yōu)化基礎(chǔ)的檔案資料處理思路。需要提前組建一支專業(yè)的人才隊(duì)伍，采購(gòu)硬件設(shè)備，為工作提供基礎(chǔ)支持。針對(duì)資料安全問題，應(yīng)總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，分析原因，有針對(duì)性地推行安全管理計(jì)劃。關(guān)鍵要規(guī)范員工工作行為，建立責(zé)任監(jiān)督機(jī)制，消除物理隔閡，同步進(jìn)行檔案資料的更新，保證紙質(zhì)化與電子化資料能一一對(duì)應(yīng)，融合2種檔案類型的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)交融共存的目標(biāo)，進(jìn)而帶動(dòng)檔案管理工作穩(wěn)步開展。