信息時(shí)代辦公室檔案管理問(wèn)題與應(yīng)對(duì)

文/江蘇省無(wú)錫市錫山區(qū)檔案史志館 俞志蘭

信息時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步對(duì)單位辦公室檔案的信息化管理提出較高要求，傳統(tǒng)意義上的檔案管理方式已愈發(fā)彰顯不足，不能滿足社會(huì)發(fā)展與技術(shù)日益更新的要求。唯有對(duì)傳統(tǒng)復(fù)雜而又繁瑣的檔案管理方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，用高效率、高質(zhì)量的信息化管理方式將其替代，才可以實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公室檔案管理中各種問(wèn)題的有效解決，提高檔案資料的管理效能，對(duì)辦公室檔案管理工作乃至整個(gè)單位的發(fā)展產(chǎn)生推動(dòng)作用。

一、信息時(shí)代辦公室檔案管理概述

（一）檔案管理信息化定義。目前，人類社會(huì)已經(jīng)步入信息化時(shí)代，檔案信息化亦隨之而出現(xiàn)，其要求在單位辦公室檔案管理工作的開(kāi)展中對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行融合，以更加高效地收集、整理、歸檔及保存各種檔案資料。不僅如此，信息時(shí)代的檔案管理部門同樣肩負(fù)著將有用的檔案信息資料及時(shí)提供給檔案需求人員的重要職責(zé)。相較于傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案管理工作而言，以信息化技術(shù)與手段為支撐的檔案管理有相應(yīng)不同表現(xiàn)，將數(shù)字化與智能化作為發(fā)展的重要方向，不過(guò)，其具體工作的開(kāi)展同樣需要以健康、有序的管理為支持。

（二）信息化檔案管理的重要意義。加強(qiáng)辦公室檔案管理有非常重要的意義。一方面，高效的辦公室檔案管理可以為正確決策的制定提供幫助。辦公室檔案記錄的信息十分豐富，包括工作人員基本情況、資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況以及產(chǎn)品質(zhì)量等，其匯總對(duì)于決策制定具有積極意義；另一方面，加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案的管理，能夠在必要時(shí)提供有力證據(jù)，助力知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛等相關(guān)問(wèn)題實(shí)現(xiàn)更合理的解決。通常，辦公室檔案會(huì)將一些科技創(chuàng)新內(nèi)容記錄其中，如記錄初期所作的相關(guān)探索以及后期取得的各種成果等，當(dāng)出現(xiàn)產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，相關(guān)方可在檔案中找尋相應(yīng)證據(jù)，并以此維護(hù)自身合法權(quán)益。

近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)呈現(xiàn)突飛猛進(jìn)式的發(fā)展，在辦公室檔案管理工作中進(jìn)行信息化方式的滲透更顯重要，可將便捷化優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，以計(jì)算機(jī)軟件為支持對(duì)檔案工作起到高效收集和歸檔作用?；诖耍瑱n案管理工作人員可以更加便捷地進(jìn)行檔案資料的增減與變更，極大地提高工作效率。另外，檔案信息化管理方案的順利與有效落實(shí)能夠?qū)k公室檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展形成推動(dòng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)成本與資源的節(jié)約。分析目前發(fā)展情況，如果想在較短的時(shí)間內(nèi)達(dá)到辦公室檔案管理和信息化的同步協(xié)調(diào)，信息化建設(shè)的強(qiáng)化是必要手段與措施，這對(duì)辦公室乃至整個(gè)單位綜合實(shí)力與競(jìng)爭(zhēng)力的提升具有積極意義。所以，提高辦公室檔案管理信息化建設(shè)水平與質(zhì)量，不僅可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的有效利用，亦能夯實(shí)單位全面發(fā)展的基礎(chǔ)。

（三）信息時(shí)代辦公室檔案管理的主要內(nèi)容。1.軟件技術(shù)方面。應(yīng)用信息技術(shù)及相關(guān)系統(tǒng)，可以在較大程度上支持辦公室檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化管理目標(biāo)，所以，信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的開(kāi)展需要明確一個(gè)基礎(chǔ)方向，即加大力度進(jìn)行高效信息化管理平臺(tái)的構(gòu)建，為全部類別管理軟件的良好運(yùn)行提供保證。2.管理標(biāo)準(zhǔn)方面。結(jié)合當(dāng)前社會(huì)科學(xué)技術(shù)的實(shí)際特點(diǎn)及其今后走向，從整體層面上把握檔案管理單位的實(shí)際情況，制定具體而又具有針對(duì)性的管理標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)保證標(biāo)準(zhǔn)的可行性。3.管理內(nèi)容方面。細(xì)化分類所有的辦公室檔案信息資源，并對(duì)每一類資源實(shí)施科學(xué)與有效的保存及管理，提高檔案信息資源建設(shè)質(zhì)量。4.應(yīng)用平臺(tái)方面。辦公室檔案信息化管理的主要方式為對(duì)各種類型的應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行合理與有效使用，對(duì)此，需要盡可能地保證信息建設(shè)平臺(tái)設(shè)計(jì)的完善性，使其充分滿足相應(yīng)的兼容性與規(guī)范性要求。5.人員方面。在檔案信息化管理的建設(shè)過(guò)程中，人員管理的重要性尤為突出。對(duì)于任何一個(gè)行業(yè)而言，所有的先進(jìn)技術(shù)都無(wú)法與人工的操作及管理相脫離，必須強(qiáng)化對(duì)工作人員的培養(yǎng)，提高其專業(yè)技能與綜合素養(yǎng)。

二、辦公室檔案管理在信息時(shí)代存在的問(wèn)題

（一）管理理念較為落后。目前，部分領(lǐng)導(dǎo)未將科學(xué)、正確的管理認(rèn)知樹立起來(lái)，導(dǎo)致整個(gè)辦公室成員沒(méi)有科學(xué)的檔案管理意識(shí)，忽視了辦公室檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案資源原本價(jià)值的充分體現(xiàn)與發(fā)揮形成制約。正是因?yàn)閭€(gè)別領(lǐng)導(dǎo)的忽視，導(dǎo)致辦公室檔案管理工作得到的人力、物力支持明顯欠缺，管理系統(tǒng)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)難以得到切實(shí)保證，這亦成為辦公室檔案管理信息化發(fā)展的制約因素。另外，目前很多辦公室檔案管理工作的開(kāi)展依舊對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理念予以遵循，檔案存放與管理很難做到對(duì)各類檔案資料的充分與有效利用。檔案管理信息化要求將先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用至檔案管理工作之中，一旦有需求，在第一時(shí)間將檔案資料調(diào)出，保證其利用的充分性。很顯然，落后的檔案管理理念制約了檔案管理信息化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，致使管理工作依舊在對(duì)資料的粗略收集及存放管理上停留，加之管理人員沒(méi)有足夠高的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)，這些均成為對(duì)辦公室檔案管理水平與質(zhì)量產(chǎn)生不利影響的原因。

（二）管理機(jī)制不夠健全。辦公室檔案管理普遍存在如下問(wèn)題：檔案管理具體部門難以明確，很多單位辦公室檔案管理工作的開(kāi)展都是由會(huì)計(jì)人員或行政人員兼職負(fù)責(zé)。進(jìn)入信息化時(shí)代以后，原本的辦公室檔案管理表現(xiàn)出較多的不合理性，各種要素均在一定程度上制約著檔案管理工作的有序開(kāi)展。盡管部分單位已經(jīng)進(jìn)行了專門的辦公室檔案管理部門的設(shè)置，但是未制定健全的管理制度，相應(yīng)的責(zé)任落實(shí)不到位，使得辦公室檔案管理工作的實(shí)際開(kāi)展更多時(shí)候都是流于形式，信息丟失、篡改或泄露等不良現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。對(duì)其原因進(jìn)行分析，很重要的一點(diǎn)在于檔案管理工作的實(shí)際開(kāi)展未嚴(yán)格做到以具體制度及標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，在此形勢(shì)下，檔案收集、保管等難免欠缺規(guī)范性與約束性。

（三）信息建設(shè)力度薄弱。信息化技術(shù)運(yùn)用層次不夠?qū)拸V，這是辦公室檔案管理存在的另一重要問(wèn)題。雖然部分單位已經(jīng)開(kāi)始對(duì)信息化檔案管理手段的應(yīng)用，但所用管理設(shè)備依舊以傳統(tǒng)型式為主，針對(duì)辦公室檔案管理所做的信息化建設(shè)多數(shù)存在空間不足、資金投入少、規(guī)范與管理權(quán)限統(tǒng)一難度大等問(wèn)題，由此一來(lái)，信息技術(shù)很難在檔案管理工作的開(kāi)展中得到充分與有效的運(yùn)用。在目前信息化時(shí)代背景之下，辦公室檔案管理并未制定統(tǒng)一規(guī)劃，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法應(yīng)用率依舊很高，人工錄入與編輯方式依然常見(jiàn)，弊端日漸凸顯。第一，全部的檔案資料不能在較短時(shí)間內(nèi)得到高效的更新與匯總；第二，有用的檔案資料不能得到及時(shí)調(diào)用，其作用難以得到應(yīng)有的發(fā)揮。以上均對(duì)信息時(shí)代要求的辦公室檔案服務(wù)功能發(fā)揮形成制約。

（四）信息化檔案管理存在安全威脅。雖然近年來(lái)我國(guó)確實(shí)有一些單位為辦公室檔案管理工作的開(kāi)展?fàn)I造了開(kāi)放式的環(huán)境，在理念層面上有過(guò)創(chuàng)新與突破，以迎合信息時(shí)代特點(diǎn)與要求，但有一點(diǎn)需要承認(rèn)，即所有的事物都會(huì)表現(xiàn)出兩面性，互聯(lián)網(wǎng)等信息化技術(shù)的“雙刃劍”特點(diǎn)十分明顯；一方面，相關(guān)信息技術(shù)的應(yīng)用能夠在較大程度上為辦公室檔案管理工作的更好開(kāi)展提供便利；另一方面，給了網(wǎng)絡(luò)黑客可乘之機(jī)，在各種不良分子的蓄意破壞下，辦公室檔案信息管理面臨的安全隱患不容忽視。通常，辦公室檔案涉及非常多的重要信息，若是遭到泄露，會(huì)造成很大損失。但是從目前情況看，不少單位的辦公室檔案管理工作人員，特別是兼職人員對(duì)檔案管理工作并沒(méi)有足夠?qū)I(yè)的認(rèn)知，檔案信息安全管理意識(shí)也比較薄弱，無(wú)法顧及檔案信息管理的安全問(wèn)題。

三、信息時(shí)代辦公室檔案管理問(wèn)題的解決路徑

（一）轉(zhuǎn)變辦公室檔案管理理念。首先，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變以往落后的思想觀念，更深層次把握辦公室檔案管理工作的內(nèi)涵，肯定這一工作的重要性，將信息化辦公室檔案管理工作納入日常的工作中，進(jìn)行專職崗位的設(shè)置，向?qū)I(yè)人員發(fā)出聘請(qǐng)，讓其履行好信息化檔案管理職務(wù)。其次，以各種互動(dòng)模式為依托，加強(qiáng)教育培訓(xùn)工作的開(kāi)展，與辦公室檔案管理的實(shí)際情況相結(jié)合，向?qū)＜遗c教授發(fā)出邀請(qǐng)，組織檔案管理人員參加專家和教授的講座，聽(tīng)他們講述最新的檔案管理動(dòng)態(tài)與信息化時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，學(xué)習(xí)各種管理技術(shù)與方法，在此基礎(chǔ)上拓寬視野，更新理念，通過(guò)對(duì)新知識(shí)的積極與主動(dòng)學(xué)習(xí)實(shí)現(xiàn)自身素質(zhì)與管理工作技能的切實(shí)提升。再次，加大《檔案法》的宣傳教育力度，通過(guò)座談會(huì)、知識(shí)競(jìng)賽或展覽等各種相關(guān)活動(dòng)的組織，循序有效地提高所有檔案管理人員的法律意識(shí)以及保密意識(shí)，助力檔案管理規(guī)范性的切實(shí)增強(qiáng)。針對(duì)具備較高專業(yè)水平以及能力較為突出的檔案管理人員組織學(xué)術(shù)性研討及交流會(huì)，把握信息時(shí)代辦公室檔案的特點(diǎn)及規(guī)律，分析信息化檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中存在的各類問(wèn)題，明確后期主攻方向，為辦公室檔案管理工作更加順利與高效地開(kāi)展發(fā)揮鳴鑼開(kāi)道的作用。最后，創(chuàng)新管理理念，真正將其落實(shí)于“服務(wù)”之上。將以往落后的辦公室管理理念摒棄，以經(jīng)濟(jì)學(xué)為視角對(duì)信息化檔案管理創(chuàng)造的顯著效益進(jìn)行分析，增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，最大限度地將檔案利用率提高。

（二）建立健全檔案管理機(jī)制。為更好地推動(dòng)單位辦公室檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，今后具體工作的開(kāi)展應(yīng)將資源與使用建設(shè)作為關(guān)注重點(diǎn)。1.成立專門的辦公室檔案管理部門，與單位實(shí)際發(fā)展水平以及經(jīng)營(yíng)狀況等相結(jié)合進(jìn)行人員結(jié)構(gòu)的設(shè)置；2.以管理部門相關(guān)內(nèi)容為依據(jù)進(jìn)行具體機(jī)制的建立，將管理人員獎(jiǎng)懲機(jī)制與考核機(jī)制包括其中，落實(shí)全面管理制度，發(fā)揮對(duì)檔案管理人員行為的有效約束作用，為工作質(zhì)量提供切實(shí)保證；3.檔案管理工作的開(kāi)展以信息化技術(shù)的運(yùn)用作為切入點(diǎn)，以資源與使用體系作為基本建設(shè)點(diǎn)，加快數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)進(jìn)程；4.檔案管理機(jī)制的建設(shè)應(yīng)與單位文化及其他相關(guān)規(guī)章制度相結(jié)合，從真正意義上助力信息化檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（三）構(gòu)建檔案信息資源管理系統(tǒng)。加快辦公室檔案信息資料向數(shù)字化資料方向發(fā)展的進(jìn)程，將數(shù)字化檔案信息存儲(chǔ)至檔案信息資源系統(tǒng)中，助力辦公室檔案快速檢索、高效傳輸以及檔案信息資源實(shí)時(shí)共享等目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。辦公室信息化檔案管理工作的開(kāi)展需要提高對(duì)創(chuàng)新重要性的認(rèn)識(shí)，各單位應(yīng)以對(duì)自身實(shí)際情況的充分把握為基礎(chǔ)，結(jié)合具體的信息時(shí)代發(fā)展要求，調(diào)整并完善檔案信息資源體系。在檔案信息資源系統(tǒng)的支持下，辦公室檔案管理人員可根據(jù)各檔案的內(nèi)容和性質(zhì)做好檔案分類與編號(hào)，不僅能保證全部檔案存放的準(zhǔn)確性與嚴(yán)謹(jǐn)性，還可以為后期文檔的查找提供便利，基于系統(tǒng)的運(yùn)行極大地縮短類別編號(hào)的查找時(shí)間。針對(duì)新收集記錄的檔案，系統(tǒng)還應(yīng)具備及時(shí)備份功能，規(guī)避文件丟失造成的經(jīng)濟(jì)效益受損問(wèn)題的發(fā)生。

（四）提高檔案管理工作安全性。安全且完善的檔案管理體系能有力保障辦公室檔案管理工作順利與有效開(kāi)展，對(duì)此，應(yīng)結(jié)合檔案資料的公眾性與保密性，做好對(duì)檔案信息資源內(nèi)網(wǎng)及外網(wǎng)的隔離工作，進(jìn)行辦公室檔案防護(hù)體系的構(gòu)建，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上安裝防火墻與殺毒軟件，強(qiáng)化檔案管理安全性。整個(gè)檔案管理過(guò)程中，一些特殊原因會(huì)使檔案記錄不夠清楚，在一定程度上影響檔案信息的安全性。對(duì)此，要加快對(duì)檔案管理方式的改革，讓每一位檔案管理人員充分明確自身職責(zé)，對(duì)檔案管理工作的具體開(kāi)展進(jìn)行科學(xué)與合理地規(guī)劃，將文件出錯(cuò)的可能性控制在最低，若是管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，在第一時(shí)間采取有效措施加以處理。另外，還要提高辦公室檔案管理工作的保密強(qiáng)度，針對(duì)各種類型的檔案資料，做好嚴(yán)格而又清晰的分類，通常情況下，辦公室檔案資料有一般形式、秘密形式、機(jī)密形式與絕密形式的劃分，需要以保密程度為依據(jù)施以對(duì)應(yīng)級(jí)別的保存管理。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的監(jiān)督，尤其是針對(duì)秘密等級(jí)較高的檔案管理，具體的管理人員必須達(dá)到對(duì)應(yīng)的管理資格，為檔案管理工作安全性提供切實(shí)保證。

四、結(jié)語(yǔ)

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景之下，人類社會(huì)已進(jìn)入信息化時(shí)代，辦公室運(yùn)行管理體系呈現(xiàn)出日漸完備的發(fā)展之勢(shì)，而其檔案管理作為內(nèi)部管理中的環(huán)節(jié)之一，在業(yè)務(wù)管理中的重要性越來(lái)越突出，必須采取有效措施提高辦公室檔案管理質(zhì)量與效率。對(duì)此，需要轉(zhuǎn)變辦公室檔案管理理念，建立健全檔案管理機(jī)制，構(gòu)建檔案信息資源管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作的安全性，這些對(duì)于檔案管理工作的更好開(kāi)展以及其他相關(guān)工作的正常運(yùn)行發(fā)揮著尤為重要的作用。