現(xiàn)代化信息技術(shù)在醫(yī)院教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用研究

文/濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 辛五愛 蔣歆昶

醫(yī)院教學(xué)檔案是醫(yī)院在一定時(shí)間內(nèi)各項(xiàng)教學(xué)工作最真實(shí)、原始的記錄，也是評價(jià)醫(yī)院教育教學(xué)質(zhì)量及其管理水平的重要依據(jù)。傳統(tǒng)的醫(yī)院教學(xué)檔案管理以紙質(zhì)資料的存檔為主，隨著國家對教學(xué)質(zhì)量和效果要求的提高，以及現(xiàn)代化信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方式已難以滿足新時(shí)代的發(fā)展需求，現(xiàn)代化信息技術(shù)越來越廣泛地應(yīng)用于醫(yī)院教學(xué)檔案管理工作中，彰顯出了良好的應(yīng)用效果。但是，由于多方面因素的影響，現(xiàn)代化信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用仍然存在一些局限?；诖?，本文分析了現(xiàn)代化信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用，綜述了研究進(jìn)展，旨在為醫(yī)院教學(xué)檔案管理提供參考。

一、現(xiàn)代化信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的作用與意義

（一）豐富了教學(xué)檔案的存儲形式和存儲內(nèi)容。過去醫(yī)院的教學(xué)檔案多以紙質(zhì)資料為主，普遍在完成階段性工作或?qū)W期末、年度末進(jìn)行教學(xué)檔案的歸集，其弊端主要在于檔案的存儲形式比較單一、容易遺失、歸集工作量大、需要占用較大的空間。而現(xiàn)代化信息技術(shù)具有媒介豐富、形式多樣、存儲量巨大、方便快捷等諸多優(yōu)點(diǎn)，采用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行教學(xué)檔案管理，顯著增加了教學(xué)檔案的存儲形式，如可以使用電子文檔、照片、視頻等形式，極大擴(kuò)展了教學(xué)檔案的存儲內(nèi)容，可以將海量的教學(xué)檔案存儲于少量的物理介質(zhì)中。

（二）提高了教學(xué)檔案的開發(fā)利用質(zhì)量和效率。醫(yī)院教學(xué)檔案是開展教學(xué)活動(dòng)的重要?dú)v史記錄，具有較強(qiáng)的保存價(jià)值，主要包括文檔、圖片、視頻等相關(guān)資料，尤其是在長期的教學(xué)活動(dòng)中形成的各類教學(xué)檔案，是教學(xué)檔案管理工作的主要范疇。在紙質(zhì)媒介為主的教學(xué)檔案管理中，各類教學(xué)檔案的采集、開發(fā)利用效率低下，部分教師在備課過程中可能放棄使用原本價(jià)值較高的檔案資料?，F(xiàn)代化信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用，不僅豐富了教學(xué)檔案的存儲形式，增加了存儲數(shù)量，提高了存儲質(zhì)量，教師、學(xué)生和管理人員還可以更加便捷地獲得高質(zhì)量的教學(xué)檔案，保障各種信息資源的有效共享，進(jìn)而將寶貴的檔案資料運(yùn)用于教學(xué)與科研工作中。如復(fù)雜疑難手術(shù)的視頻資料，可以通過視頻播放的形式運(yùn)用于醫(yī)學(xué)生的臨床見實(shí)習(xí)教學(xué)，這對提高教學(xué)檔案的開發(fā)利用效果和效率具有促進(jìn)作用和積極意義。彭芳坪等探討了高校二級學(xué)院教學(xué)檔案信息化管理，該研究認(rèn)為教學(xué)檔案信息化為教學(xué)資源共享提供了環(huán)境，為各級各類檢查、考核及評估提供了數(shù)據(jù)支撐，為數(shù)據(jù)的開發(fā)利用奠定了基礎(chǔ)。

（三）推進(jìn)了醫(yī)院教學(xué)模式及其改革的縱深發(fā)展。通過醫(yī)院教學(xué)檔案可以準(zhǔn)確反映醫(yī)院教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)全過程，了解不同時(shí)期醫(yī)院教學(xué)的目標(biāo)、方向、方式、方法、內(nèi)容以及教學(xué)效果，因此醫(yī)院教學(xué)檔案管理是醫(yī)學(xué)教學(xué)活動(dòng)的重要參考資料，也是推進(jìn)醫(yī)療教學(xué)改革的重要依據(jù)。通過對醫(yī)院教學(xué)檔案的管理進(jìn)行現(xiàn)代化信息技術(shù)革新，不僅能夠有效促進(jìn)醫(yī)院教學(xué)工作的發(fā)展，也是推動(dòng)醫(yī)學(xué)教學(xué)改革和創(chuàng)新的迫切需要。趙曼等探討了新時(shí)代胸外科學(xué)教學(xué)檔案的數(shù)字化和信息化建設(shè)，認(rèn)為數(shù)字化、信息化的胸外科等臨床教學(xué)檔案在傳播與存儲方面更方便、快捷，且容量更大，能夠更好地發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)工作中的積極作用。

二、現(xiàn)代化信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用局限

（一）對教學(xué)檔案管理信息化的重視程度不夠。目前，即使在教學(xué)醫(yī)院，也普遍存在重臨床和科研、輕教學(xué)的現(xiàn)象。在檔案管理方面，院領(lǐng)導(dǎo)及行政部門人員關(guān)注的重點(diǎn)往往是病歷檔案、人事檔案及科研檔案的信息化創(chuàng)建，認(rèn)為這些才是與醫(yī)療服務(wù)水平的發(fā)展有著直接關(guān)聯(lián)的，因此教學(xué)檔案管理普遍落后于病歷檔案、人事檔案及科研檔案管理的水平。對于醫(yī)院教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)，在指導(dǎo)思想方面比較傳統(tǒng)落后，往往只是局限于把教學(xué)過程的相關(guān)材料收集保存的層面，教學(xué)檔案歸集后，基本也就束之高閣，這就嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案管理建設(shè)工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，造成教學(xué)檔案管理建設(shè)工作質(zhì)量和水平不高。

（二）教學(xué)檔案管理體系和制度不完善。教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的連續(xù)工程，但是多數(shù)醫(yī)院的教學(xué)檔案管理制度和體系不夠完善，甚至沒有明確的檔案管理制度，對檔案整理方式、整理步驟、整理要求都沒有具體的規(guī)定，教學(xué)檔案的管理普遍比較隨意，沒有進(jìn)行分層次、系統(tǒng)的規(guī)整和管理。對于各個(gè)教研室提交的教學(xué)檔案，檔案管理人員未能準(zhǔn)確區(qū)分，將檔案混亂堆放在一起，甚至發(fā)生原始教學(xué)檔案丟失的情況，這就直接影響到教學(xué)檔案的總體質(zhì)量，降低了教學(xué)檔案日后的利用價(jià)值。

（三）教學(xué)檔案管理人員的信息化意識不強(qiáng)。目前，多數(shù)醫(yī)院尚未設(shè)立專職的教學(xué)檔案管理人員，一般是由從事教學(xué)工作的教師在完成教學(xué)任務(wù)后，再進(jìn)行教學(xué)檔案的收集與整理工作，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行信息化的創(chuàng)建。也有部分醫(yī)院將此部分工作交予教學(xué)管理辦公室的管理人員，他們往往身兼數(shù)職，多數(shù)沒有接受正規(guī)的檔案管理教育，缺乏檔案管理的業(yè)務(wù)理論知識和實(shí)踐工作能力，難以及時(shí)有效地發(fā)現(xiàn)和處理教學(xué)檔案管理工作中出現(xiàn)的各種問題，而且在現(xiàn)有職稱評審機(jī)制下，教學(xué)檔案管理人員亦缺乏工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，因此教學(xué)檔案管理信息化的過程十分緩慢。

（四）教學(xué)檔案管理的信息化程度和開發(fā)利用率不高。在信息化時(shí)代，教學(xué)檔案管理工作如果依舊采用傳統(tǒng)的管理模式，只承載了一些初級的信息，未能借助于新技術(shù)、新手段來提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，會導(dǎo)致教學(xué)檔案管理工作的滯后。在信息化技術(shù)應(yīng)用程度不高的醫(yī)院，大部分教學(xué)檔案還是紙質(zhì)材料，未將其變?yōu)榭蛇M(jìn)一步開發(fā)利用的電子檔案材料，教學(xué)檔案資料難以有效共享，也沒有進(jìn)一步對現(xiàn)有的電子檔案材料進(jìn)行深度挖掘。檔案管理的效率和質(zhì)量不高，導(dǎo)致教學(xué)檔案再開發(fā)利用率較低。

三、現(xiàn)代化信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)展

近年來，越來越多的教學(xué)醫(yī)院著手開發(fā)檔案管理的現(xiàn)代化信息系統(tǒng)，管理實(shí)踐表明，獲得了較為滿意的應(yīng)用效果和效率。朱邕俊探討了醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案信息化的管理模式，研究認(rèn)為首先需要分析用戶的需求，這是創(chuàng)建信息化管理模式及前期工作的基礎(chǔ)。根據(jù)教學(xué)檔案管理的需求，多數(shù)教學(xué)醫(yī)院可選用辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)，根據(jù)實(shí)際情況選擇自主開發(fā)、聯(lián)合開發(fā)、委托開發(fā)等方式，促使其逐步適應(yīng)單位檔案管理的現(xiàn)代化需求。實(shí)現(xiàn)信息資源集中管理、減少管理失誤、提高管理效率、節(jié)省成本及空間等，是醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案信息化管理模式的主要目標(biāo)。在管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)充分考慮安全性、先進(jìn)性等原則，實(shí)現(xiàn)檔案歸集、檔案錄入、檔案檢索、檔案開發(fā)利用等功能模塊的設(shè)計(jì)，滿足管理、使用與維護(hù)等方面的需求。王嵐等報(bào)道了成都中醫(yī)藥大學(xué)附屬醫(yī)院后期臨床教學(xué)管理系統(tǒng)的構(gòu)建與實(shí)施情況，在教學(xué)檔案管理方面，包括實(shí)習(xí)計(jì)劃分配、教學(xué)活動(dòng)發(fā)布及資料上傳、實(shí)習(xí)檔案存儲、出科考核、教學(xué)評價(jià)、信息反饋等功能，形成了積極的、制度化的和全程實(shí)時(shí)控制的臨床實(shí)習(xí)教學(xué)及教學(xué)檔案全面質(zhì)量管理的運(yùn)行機(jī)制。熊瑞等報(bào)道了昆明醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院教學(xué)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)概要，該系統(tǒng)能夠?qū)⒏鱾€(gè)醫(yī)院的教學(xué)環(huán)節(jié)信息化處理，支持多端訪問。在理論教學(xué)管理模塊方面，從人才培養(yǎng)方案的導(dǎo)入開始，逐級生成學(xué)期教學(xué)任務(wù)、課程表、教學(xué)進(jìn)度表、考試安排表等理論教學(xué)相關(guān)的信息；在實(shí)踐教學(xué)模塊方面，以實(shí)習(xí)大綱的制定，實(shí)習(xí)生分組及實(shí)習(xí)責(zé)任導(dǎo)師的確定為基礎(chǔ)，通過系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)習(xí)輪轉(zhuǎn)、排班、技能培訓(xùn)、出科考核等實(shí)習(xí)期間各項(xiàng)實(shí)踐教學(xué)活動(dòng)的安排以及考勤管理等；在教學(xué)評價(jià)模塊，可以實(shí)現(xiàn)對教師或?qū)W生進(jìn)行管理者角色的督查評價(jià)、教師間的同行評價(jià)以及學(xué)生對承擔(dān)教學(xué)任務(wù)的教師評價(jià)，教師對班級的學(xué)風(fēng)評價(jià)等。在教學(xué)檔案管理模塊，可以實(shí)現(xiàn)對從個(gè)人到各層級角色的統(tǒng)計(jì)，并提供查詢及維護(hù)等功能。

四、信息化背景下教學(xué)檔案管理的思考

（一）提高對教學(xué)檔案管理及其信息化的重視程度。目前，多數(shù)醫(yī)院仍以醫(yī)療為首要工作，其次是科研和教學(xué)，對教學(xué)信息化建設(shè)與教學(xué)檔案管理缺乏足夠的重視。在教學(xué)醫(yī)院或綜合性醫(yī)院，若要做好教學(xué)檔案管理及其信息化建設(shè)，首先需要獲得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理部門的支持，引導(dǎo)其積極更新對教學(xué)及其檔案管理信息化建設(shè)的理念，注重教學(xué)檔案信息化的創(chuàng)建，爭取在經(jīng)費(fèi)投入、配備人員等方面給予積極支持，只有這樣，才可能滿足教學(xué)檔案信息化創(chuàng)建的發(fā)展資源、滿足教學(xué)中信息化創(chuàng)建的發(fā)展浪潮。值得注意的是，信息化建設(shè)是一個(gè)持續(xù)的過程，只有不斷更新才能更好地滿足信息化創(chuàng)建的發(fā)展需求。

（二）加強(qiáng)教學(xué)檔案管理制度和機(jī)制建設(shè)。教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，主要是對教學(xué)檔案進(jìn)行數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的歸集、管理和開發(fā)利用。健全、科學(xué)合理的教學(xué)檔案管理制度和體系是管理的基礎(chǔ)保障，構(gòu)建適合于本單位實(shí)際情況的教學(xué)檔案管理制度，檔案管理人員對現(xiàn)有的教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，制定相應(yīng)的歸集管理標(biāo)準(zhǔn)、流程等，不同的教研室應(yīng)結(jié)合統(tǒng)一的教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化管理模式的落實(shí)，旨在保證教學(xué)檔案的完整性、規(guī)范性、真實(shí)性。

（三）提升教學(xué)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。人才是第一生產(chǎn)力，這同樣適用于教學(xué)檔案管理。教學(xué)檔案質(zhì)量及其管理水平的高低與檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力存在著最直接、重要的關(guān)系。因此，應(yīng)積極為教學(xué)檔案管理人員創(chuàng)造機(jī)會，努力提升其綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，如可以采取“走出去”的形式參加非學(xué)歷培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修等，也可以采取“請進(jìn)來”的形式邀請專家學(xué)者來院舉辦講座等，培訓(xùn)的內(nèi)容可以包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)、檔案學(xué)知識等，努力培養(yǎng)出愛崗敬業(yè)的復(fù)合型專業(yè)技術(shù)人才，為教學(xué)信息化建設(shè)及教學(xué)檔案管理奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

（四）提高教學(xué)檔案的開發(fā)和利用效率。教學(xué)檔案的歸集只是管理的過程，而非目的，如果僅僅停留在歸集的階段，教學(xué)檔案也就只有其物理屬性，喪失了教學(xué)檔案管理的精髓。教學(xué)檔案的管理重在服務(wù)于教學(xué)、科研乃至醫(yī)療工作，具備條件的單位可以開展教學(xué)檔案的開發(fā)與利用。教學(xué)檔案的信息化為教學(xué)、科研等工作的開展提供了極大的便利，如教師或?qū)W生可以方便地運(yùn)用計(jì)算機(jī)查找存儲的教學(xué)檔案信息，對存儲的檔案進(jìn)行加工處理，或在此基礎(chǔ)上進(jìn)行科學(xué)研究，能進(jìn)一步提升教學(xué)檔案的知識價(jià)值。

五、結(jié)語

近年來，國家對教育和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)提出了高質(zhì)量發(fā)展的要求，在此背景下，教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)也日趨重要。目前，由于醫(yī)院及部門重視程度不夠、專業(yè)技術(shù)人力資源薄弱等因素的影響，教學(xué)檔案的信息化程度普遍較低，多停留在歸集、整理的初級階段。隨著對教學(xué)信息化建設(shè)及檔案管理重視程度的提升，越來越多的學(xué)者加入研究探討的隊(duì)伍，相信隨著各級部門對教學(xué)信息化及其檔案管理重視程度的提升，教學(xué)檔案管理制度和機(jī)制必將得到進(jìn)一步健全與完善，教學(xué)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力也將迅速提高，更多的教學(xué)檔案將被開發(fā)利用，這對提升醫(yī)院的教學(xué)、科研和醫(yī)療工作具有積極的推動(dòng)意義。