信息時代博物館檔案數(shù)字化管理

文/獲嘉縣博物館 暢春艷

現(xiàn)階段，我國文博事業(yè)處于快速發(fā)展時期，博物館數(shù)量以及博物館游客接待量都呈現(xiàn)出逐漸提升的趨勢。在此過程中產(chǎn)生了數(shù)量龐大以及種類繁多的歷史資料，形成大量博物館檔案。檔案工作可以幫助人們總結(jié)經(jīng)驗以及認識規(guī)律，在這一基礎(chǔ)上繼續(xù)延續(xù)歷史。博物館檔案管理工作相對來說難度更高。博物館檔案當中包含有大量珍貴的文物檔案，相對來說不僅具有藝術(shù)和文化價值，還在一定程度上承載著整個博物館的歷史。當前博物館檔案的管理工作正朝著信息化數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的博物館檔案管理方式已經(jīng)無法適用于現(xiàn)階段博物館發(fā)展模式，因此應(yīng)深入研究信息時代博物館檔案數(shù)字化管理工作，進一步優(yōu)化管理模式。為了進一步推進博物館檔案數(shù)字化管理建設(shè)工作，應(yīng)當深入研究檔案數(shù)字化管理的必要性以及數(shù)字化管理過程存在的主要問題，采取具有針對性的措施進一步改善和加強博物館檔案數(shù)字化管理。

一、加強博物館檔案管理工作的必要性

檔案管理工作在博物館管理工作中占據(jù)重要地位。博物館檔案管理方式具有明顯的多樣性，主要體現(xiàn)在管理方式以及管理資源等方面。結(jié)合博物館類型：歷史博物館、藝術(shù)博物館、科學博物館以及紀念館等有效劃分檔案資料，能提升不同類型檔案資料保存的清晰化以及系統(tǒng)化程度。

當前是信息化數(shù)字化高速發(fā)展的時代，為了進一步妥善保存珍貴的博物館檔案資料，應(yīng)當合理運用技術(shù)較為先進的硬件設(shè)備以及軟件設(shè)備，確保資料的完善與安全。此外，政府相關(guān)部門應(yīng)當積極引導(dǎo)和大力支持博物館檔案管理中的資金、人力以及物力投入。博物館檔案管理人員也應(yīng)當結(jié)合實際的工作情況，對不同工作階段所存在的主要問題以及具體工作狀況進行總結(jié)，深入研究如何更加有效地開展檔案管理工作。檔案管理人員還應(yīng)當注重自身業(yè)務(wù)能力的增強，充分了解和把握博物館的內(nèi)涵以及博物館的建立意圖，以此來支撐檔案管理工作的高效開展。建立博物館主要是對歷史進行紀念，發(fā)揮歷史的教科書作用來推動未來發(fā)展。另外，博物館在文化傳播方面也具有重要作用，因此應(yīng)當加強博物館檔案管理工作，促進其對歷史文化的保護以及弘揚。實體文物的檔案資料十分重要，主要是因為其不僅記錄著歷史，還可以為我們了解文物的價值提供參考資料。因此，保護文物的檔案資料與保護文物是同等重要的，面對博物館檔案管理工作中存在的擠壓、損壞以及丟失等，應(yīng)當運用數(shù)字化技術(shù)解決博物館檔案管理工作存在的弊端。

二、信息時代博物館檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

與傳統(tǒng)博物館檔案管理工作相比，博物館檔案數(shù)字化管理具有諸多優(yōu)點，主要體現(xiàn)在：資源利用更合理、檔案保護與修復(fù)條件更寬松、信息傳播更高效以及檔案展出方式更為多元化等方面。

（一）資源利用更合理。博物館傳統(tǒng)的檔案管理工作主要依靠檔案管理人員自身的工作經(jīng)驗，判斷、估計和歸檔實物檔案資料。而數(shù)字化檔案管理主要是檔案管理人員通過使用定制化以及特色化的系統(tǒng)，結(jié)合自身經(jīng)驗分類保存的檔案信息，具有明顯的多維性和立體性特點。數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)檔案的存儲介質(zhì)明顯不同，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要大量空間進行保存，并且在這一過程還會耗費較高的人工成本。數(shù)字化檔案一般都存儲在硬盤和光盤等體積小、內(nèi)存大的儲存介質(zhì)當中，可以實現(xiàn)節(jié)約檔案管理中的倉儲成本和人工管理成本的管理目標。

（二）檔案保護與修復(fù)條件更寬松。數(shù)字檔案信息儲存在硬盤等介質(zhì)當中，可以有效避免溫度、濕度、光線以及蟲蛀等物理條件的負面影響，降低檔案保管難度，避免保存不當引發(fā)的巨大損失。

（三）信息傳播更高效。博物館傳統(tǒng)的實物檔案基本上是以巡回展覽等現(xiàn)場觀摩方式進行宣傳，其所產(chǎn)生的傳播影響范圍較為有限，在來回搬運時也容易發(fā)生質(zhì)損風險。而數(shù)字化的博物館檔案無須搬運，可以借助互聯(lián)網(wǎng)高效傳播，并且還具有更為廣泛的影響力。

（四）檔案展出方式更為多元化。除此之外，博物館在展示傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時基本上是單調(diào)地陳列在展柜當中，再加上相關(guān)的文字說明供游客參觀，在實際的參觀過程中很少有人注意到這一檔案，對于文字也是進行大致的瀏覽。數(shù)字化檔案的展出方式變得更加多元化，并且還具有更高的吸引力，比如利用多媒體技術(shù)、多維技術(shù)以及VR技術(shù)等故事化以及形象化地展示各類檔案資料，具有更高的趣味性，還能夠利用動畫以及聲音等更加生動地輸出信息，提高大眾接受度。

三、博物館檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，我國博物館行業(yè)正處于蓬勃發(fā)展的階段，應(yīng)當及早發(fā)現(xiàn)并解決其發(fā)展過程中出現(xiàn)的主要問題，尤其要注重博物館檔案管理問題。博物館檔案管理數(shù)字化是必然趨勢，這是建設(shè)智慧博物館的基礎(chǔ)，應(yīng)當及時總結(jié)數(shù)字化檔案管理難點及問題，在分析數(shù)字化檔案管理問題的基礎(chǔ)上采取具有針對性的改善方法，在推進博物館檔案數(shù)字化發(fā)展的基礎(chǔ)上，促進博物館檔案最大化發(fā)揮自身價值。從博物館檔案數(shù)字化管理整體情況來看，主要存在：文書檔案數(shù)字化程度不足、文物檔案管理復(fù)合型人才缺失以及博物館數(shù)字檔案建設(shè)與管理制度不完善等問題。

（一）文書檔案數(shù)字化程度不足。大部分博物館因為經(jīng)費有限以及設(shè)備陳舊等原因，其檔案數(shù)字化管理程度普遍偏低，導(dǎo)致博物館檔案數(shù)字化處理時間過長，進而降低了檔案的利用效率。還有部分檔案管理者的信息化應(yīng)用意識比較欠缺，片面地認為檔案管理就是收集、整理和利用實物檔案，基本上不了解檔案數(shù)字化加工以及搜索功能的諸多優(yōu)勢。再加上博物館當中普遍存在原始紙質(zhì)檔案資料流失的問題，進而導(dǎo)致后期檔案電子化存儲內(nèi)容的全面性不足，嚴重降低了檢索準確率，同時還對文物檔案的流通、開放及利用產(chǎn)生阻礙。

（二）文物檔案管理復(fù)合型人才缺失。博物館一般更加側(cè)重于培養(yǎng)陳列展覽、歷史考古、文物修復(fù)等專業(yè)人才，這與傳統(tǒng)博物館的收藏、研究以及修復(fù)等功能具有密切聯(lián)系。因此，很多博物館的專業(yè)人才對信息技術(shù)以及計算機應(yīng)用技術(shù)的掌握程度比較有限，再加上博物館屬于事業(yè)單位，運作受到“體制”的深刻影響，很多博物館都會委托第三方進行管理工作。但是，第三方工作人員接觸館藏文物遠遠比不上博物館工作人員。因此，貿(mào)然進行博物館檔案信息數(shù)據(jù)庫開發(fā)工作，既增加建設(shè)成本還限制了檔案數(shù)據(jù)化整理和利用。博物館應(yīng)當注重管理復(fù)合型人才的培養(yǎng)，滿足信息時代博物館發(fā)展需求。

（三）管理制度不完善。針對博物館數(shù)字化檔案的建設(shè)，部分博物館還沒有出臺系統(tǒng)性以及規(guī)范性的文件，難以明確數(shù)字檔案建設(shè)流程以及職責分工，導(dǎo)致博物館檔案管理難以進入數(shù)據(jù)化、規(guī)范化以及科學化的正軌，很多博物館的數(shù)字檔案管理工作存在效率低下以及相互推諉等問題。因此，博物館應(yīng)當結(jié)合自身實際情況制定相應(yīng)的檔案管理制度，促進博物館更加高效地利用檔案為公眾提供優(yōu)質(zhì)的文化服務(wù)。

四、博物館檔案數(shù)字化管理優(yōu)化策略

（一）數(shù)字檔案室的搭建。博物館的硬件以及軟件情況與檔案管理工作具有緊密的聯(lián)系，為確保博物館檔案數(shù)字化管理工作的順利開展，應(yīng)當先在館內(nèi)搭建數(shù)字檔案室，為檔案數(shù)字化管理提供支撐。一般情況下，在搭建博物館檔案中心時，應(yīng)當在其中配備手工密集架、七氟丙烷滅火設(shè)備、防磁柜、服務(wù)器以及電腦等。另外，還需要配備數(shù)字化管理硬件系統(tǒng)，主要有文件掃描系統(tǒng)、數(shù)字印象制作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件及存儲設(shè)備等。除了數(shù)字化管理硬件系統(tǒng)外，還應(yīng)當注重相關(guān)軟件開發(fā)工作，比如可以與高校建立合作，以博物館檔案數(shù)字化管理要求為依據(jù)開發(fā)相關(guān)軟件。以南京城墻博物館為例，經(jīng)過三年努力，大概征集了兩千五百余件文物藏品，包括金屬、紙質(zhì)以及照片等不同類型的檔案資料，其文物庫房利用高標準的硬件設(shè)備為文物及文物檔案安全提供保障。為了實現(xiàn)館藏文物的高效科學化管理，南京城墻博物館擬搭建文物庫房RFID智慧管理系統(tǒng)，為挖掘文物價值提供技術(shù)保障。

（二）檔案數(shù)字化管理制度的優(yōu)化。檔案數(shù)字化管理制度的制定與優(yōu)化，可以確保博物館檔案數(shù)字化管理工作按照相關(guān)制度有序進行，可以極大提升檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化以及科學化。因此，博物館應(yīng)當結(jié)合自身檔案數(shù)字化管理實際情況，制定出全面、系統(tǒng)、極具特色的數(shù)字檔案室管理制度標準。首先，應(yīng)當對博物館當中電子文件歸檔管理以及年限保存等標準規(guī)范進行完善。其次，還應(yīng)當對檔案管理工作中的責任分工以及具體流程進行明確，應(yīng)當堅持集中統(tǒng)一管理原則，在博物館內(nèi)部成立專門負責一切檔案管理事務(wù)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。另外，還應(yīng)當建立博物館檔案安全管理制度以及檔案管理保密制度。比如，博物館在進行檔案數(shù)字化管理建設(shè)時，應(yīng)當以《基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等標準為依據(jù)，數(shù)字化整理傳統(tǒng)載體檔案。在完善其檔案數(shù)字化管理制度時，可以參考《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等標準。充分發(fā)揮博物館檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組的管理作用，結(jié)合檔案工作群提高檔案管理人員與其他工作人員的配合度。

（三）復(fù)合型檔案人才隊伍建設(shè)工作的推進。博物館檔案管理人才直接參與檔案數(shù)字化管理工作，也會直接影響檔案數(shù)字化管理效果。一方面，應(yīng)當注重博物館檔案管理者綜合素質(zhì)以及專業(yè)能力的提升，在這一過程中應(yīng)當加強對檔案管理人員的檔案數(shù)字化運用能力的培訓(xùn)力度，將案例教學、實踐操作以及績效考核等多種方式應(yīng)用至檔案管理人才培訓(xùn)活動當中，對于國內(nèi)外先進的方法、技術(shù)以及研究方向應(yīng)當積極學習；另一方面，還應(yīng)當在博物館檔案管理隊伍當中融入具備較高數(shù)字信息應(yīng)用管理技術(shù)水平的人才，以此來帶動檔案管理人員信息化技術(shù)應(yīng)用能力以及意識的有效提升。博物館檔案管理人員則應(yīng)當增強與其他單位的交流合作，確保自身檔案管理工作可以與時俱進。因此，在實際的復(fù)合型檔案人才培養(yǎng)工作中，博物館可以結(jié)合走訪、邀請以及調(diào)研等多種方式進行實踐。

（四）數(shù)字檔案開放利用率的提升。博物館檔案管理人員應(yīng)當借助現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢，促進部分文獻資料作用的充分發(fā)揮，為公眾提供多元化的具有較高參與度的服務(wù)。博物館管理人員應(yīng)當搭建數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，快速獲取不同的數(shù)據(jù)源信息，以此來促進檔案信息資源利用率的提高。從公眾的層面來說，博物館應(yīng)當對檔案信息服務(wù)模式進行擴展，可以建立相關(guān)的博物館檔案網(wǎng)站，還可以開通數(shù)字檔案館，以此來促進公眾體驗感的進一步提升。譬如，南京城墻博物館通過綜合分析文物保護需要以及實際的管理工作情況，有效搭建了南京城墻監(jiān)測預(yù)警平臺、南京城墻數(shù)字展示與互動體驗平臺、南京明故宮大遺址數(shù)據(jù)信息展示與管理系統(tǒng)等數(shù)字檔案系統(tǒng)，不僅推動了南京城墻的保護研究提供，還進一步提升了觀眾觀賞過程中的互動感以及體驗感。

五、結(jié)語

綜上所述，博物館檔案管理工作應(yīng)當順應(yīng)信息時代發(fā)展趨勢，以原有的傳統(tǒng)檔案管理模式為基礎(chǔ)，融入現(xiàn)代化的數(shù)字技術(shù)，建設(shè)博物館檔案數(shù)字化管理模式，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢。面對博物館檔案數(shù)字化管理模式建設(shè)過程存在的主要問題，應(yīng)當注重數(shù)字檔案室的搭建、檔案數(shù)字化管理制度的優(yōu)化、復(fù)合型檔案人才隊伍建設(shè)工作的推進以及數(shù)字檔案開放利用率的提升。