OA系統(tǒng)在高職院校檔案管理中的運(yùn)用

文/江蘇省淮安市高級(jí)職業(yè)技術(shù)學(xué)校 李薇薇

OA辦公自動(dòng)化運(yùn)用于檔案管理，能幫助高職院校提高檔案管理效率，在最大限度展示檔案原始面貌的前提下，為師生提供更為全面的檔案文獻(xiàn)資料。在此基礎(chǔ)上，師生能快速查閱相關(guān)資料，能事先了解檔案資料有無并能從相應(yīng)的內(nèi)容中獲取相關(guān)信息，從而為查閱檔案資料和參考文獻(xiàn)提供高效、準(zhǔn)確的服務(wù)。

一、OA系統(tǒng)在檔案管理中的運(yùn)用可行性評(píng)估

（一）實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，是低碳綠色工作方式的轉(zhuǎn)變。OA辦公自動(dòng)化全程是無紙化辦公，能通過APP直接為查閱檔案者提供相應(yīng)的資料圖片，是一種低碳綠色的工作方式。這種模式運(yùn)用于檔案管理，能減少紙質(zhì)復(fù)印、傳輸?shù)裙ぷ髁?，不失為一種綠色高效的工作模式與方法。

（二）減少人力、財(cái)力等資源消耗，節(jié)約成本。OA辦公自動(dòng)化運(yùn)用于檔案管理，不僅能實(shí)現(xiàn)單人多元開放化工作格局，還能夠使數(shù)據(jù)的保存具有長期性、穩(wěn)定性，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所帶來的浪費(fèi)，省掉不必要的開支，在極大提升單位管理效益的同時(shí)，節(jié)約了辦公的成本。

（三）最大限度減少工作耗時(shí)，提高管理效率。師生對于檔案查閱具有一定的時(shí)效性要求，在參考類文獻(xiàn)運(yùn)用中，希望獲得翔實(shí)的資料。特別在畢業(yè)前夕，學(xué)生對參考文獻(xiàn)的需求更是量大面廣，一些紙質(zhì)文獻(xiàn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足師生的需求。OA辦公自動(dòng)化運(yùn)用于檔案管理，改變了過去依賴人工查閱調(diào)檔的工作方式，通過自動(dòng)檢索的功能準(zhǔn)確查找相應(yīng)的檔案資料，最大限度減少了人為的出錯(cuò)率。

（四）保護(hù)外借紙質(zhì)書籍，減少破損丟失。對于一些珍貴的文獻(xiàn)資料，特別是紙質(zhì)材料的文檔，不僅需要額外的保護(hù)，更需要免被破壞。OA辦公自動(dòng)化能通過影像拷貝的方式存儲(chǔ)相應(yīng)的資料，結(jié)合文字材料的特點(diǎn)進(jìn)行有針對性的挖掘保護(hù)，減少損壞。

二、OA系統(tǒng)在高職院校檔案管理中的運(yùn)用原則

（一）開放性。要為全校師生提供便捷的查閱方式，圍繞師生查閱的需要提供具有廣泛性、多元化和全程式查閱途徑，使師生能根據(jù)自己的需求合理選擇運(yùn)用，滿足教師教學(xué)需求。

（二）便捷性。OA系統(tǒng)在運(yùn)用的過程中應(yīng)體現(xiàn)高效快捷的特征，能為師生提供便捷的服務(wù)，讓師生在操作中能靈活運(yùn)用，體現(xiàn)其便捷的特點(diǎn)。同時(shí)，能讓師生在足不出戶的情況下查詢到更多資料。

（三）全程性。該系統(tǒng)要準(zhǔn)確反映出查閱者的借閱時(shí)間，特別是對查閱的內(nèi)容要有全程記錄，要有效展現(xiàn)其應(yīng)有的痕跡，按照師生的要求，為他們提供適合自己的參考文獻(xiàn)或者檔案資料。同時(shí)，能通過數(shù)據(jù)采集為師生提供相關(guān)的數(shù)據(jù)和研判。

（四）安全性。加強(qiáng)系統(tǒng)保密性以及安全性管理，建立高效的防火墻以及其他安全保密措施，防止外來病毒的侵害。同時(shí)，建立完善的審查機(jī)制，為師生查閱檔案資料提供更為全面、準(zhǔn)確的渠道，使得檔案資料在傳輸?shù)倪^程中不被入侵。

三、OA系統(tǒng)在檔案管理中的運(yùn)用途徑

（一）建立龐大的檔案數(shù)據(jù)?，F(xiàn)代檔案工作發(fā)展經(jīng)歷了四個(gè)階段：單機(jī)設(shè)備、完成單項(xiàng)工作；數(shù)據(jù)和設(shè)備的共享；廣域網(wǎng)為傳輸、處理、存儲(chǔ)資料；將語音、圖像、音視頻等技術(shù)更好地運(yùn)用到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中。這四個(gè)階段，從單純的紙質(zhì)媒介儲(chǔ)存到借助現(xiàn)代化設(shè)備傳輸，通過數(shù)據(jù)、文字、聲音、圖像等多媒體信息來擴(kuò)充相應(yīng)的資料。

根據(jù)檔案特征，從科研發(fā)展需求角度建立龐大數(shù)據(jù)庫，需要結(jié)合當(dāng)前的需求來形成相應(yīng)的模塊體系。OA系統(tǒng)在建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫時(shí)，應(yīng)該廣泛收集相應(yīng)的資料，特別是與科研教學(xué)相關(guān)的文獻(xiàn)資料，形成更為多元、開放的資源。如我校檔案管理工作中，通過與國家圖書館以及地方圖書館電子閱讀系統(tǒng)相連接的方式，為師生提供更多有價(jià)值的可查閱資料的同時(shí)，也極大地拓展了師生的閱讀視野，為師生研究型工作的開展提供了便利；可利用媒介設(shè)備，通過掃描的方式儲(chǔ)存相應(yīng)的圖片、文字等信息，并編制相應(yīng)的序號(hào)；還可充分利用校內(nèi)外資源，組織志愿者、學(xué)生開展相關(guān)檔案收集整理工作，挖掘更多有價(jià)值的資料和文獻(xiàn)，以建構(gòu)足夠龐大的數(shù)據(jù)庫。在此基礎(chǔ)上，圖書管理者應(yīng)將這些數(shù)據(jù)按照一定的類別進(jìn)行保存。同時(shí)，建立擴(kuò)容完善機(jī)制，對一些珍貴、時(shí)效性強(qiáng)的檔案資料隨時(shí)錄入，對于一些需要補(bǔ)充的資料應(yīng)按照周旬月時(shí)間分批錄入，不斷增加檔案信息庫內(nèi)容。

（二）建構(gòu)權(quán)責(zé)明確的清單。OA辦公系統(tǒng)運(yùn)用于檔案管理，需要建立責(zé)權(quán)明確清單，需要管理者根據(jù)查閱檔案的要求來建構(gòu)相關(guān)的管理體系。這種體系需要從數(shù)據(jù)采集、信息甄別、存儲(chǔ)資源的分配、使用和管理等方面主動(dòng)形成相應(yīng)的智能化供應(yīng)流程，能方便查閱者在自主查閱中獲得更多適合的資料，也為形成相應(yīng)的責(zé)任擔(dān)當(dāng)留下痕跡。

建構(gòu)權(quán)責(zé)明確的責(zé)任清單，要求檔案管理者在熟悉檔案業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案的要求找出相應(yīng)的適合數(shù)據(jù)。首先，OA辦公系統(tǒng)應(yīng)該為全校師生提供可操作和便捷的服務(wù)模塊，讓不同類型和層次的學(xué)生和教師都能夠找到自己所需要的檔案資料。其次，多為新進(jìn)學(xué)校的學(xué)生提供相應(yīng)的查閱指導(dǎo)，引導(dǎo)他們根據(jù)查閱的相關(guān)業(yè)務(wù)積淀相應(yīng)的知識(shí)技能。最后，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)媒體的全方位功能，多給師生提供相應(yīng)的智能網(wǎng)絡(luò)新媒體管理技術(shù)，通過動(dòng)態(tài)化查閱背景資料找出與之相應(yīng)的內(nèi)容，引導(dǎo)師生結(jié)合自己的不同需求找到更多的閱讀資源。如筆者所在學(xué)校，在師生查閱相應(yīng)的資料中，根據(jù)審批的權(quán)限，實(shí)行了分級(jí)保護(hù)，對于一些涉密的檔案以及文獻(xiàn)，要求在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)為師生提供相應(yīng)的資料。同時(shí)，建立完善相應(yīng)的負(fù)面清單制，適時(shí)提醒即將到期、使用不規(guī)范、紙質(zhì)材料超期等問題，讓師生能規(guī)范運(yùn)用好資料。通過建構(gòu)這樣的權(quán)責(zé)明確的清單，不僅能使師生對OA辦公系統(tǒng)有更全面的了解，還能夠更快完成工作任務(wù)，從中找到更多的有效方法。這樣的權(quán)責(zé)能增強(qiáng)師生愛護(hù)公共資源的意識(shí)，滿足其多元化發(fā)展需求。

（三）不斷完善補(bǔ)充檔案。檔案的管理工作者需要有與時(shí)俱進(jìn)的管理意識(shí)，根據(jù)檔案管理的要求，隨時(shí)補(bǔ)充檔案資料，從轉(zhuǎn)變管理觀念開始，構(gòu)建一個(gè)集檔案、圖書、情報(bào)為一體的檔案管理體系。通過建立補(bǔ)充體系來源源不斷地給全校師生提供相應(yīng)的資源，同時(shí)，建議全校師生多向?qū)W校圖書館提供有價(jià)值的情報(bào)信息，不斷擴(kuò)充和完善相應(yīng)資源。

檔案管理者在補(bǔ)充檔案資料時(shí)，應(yīng)該多運(yùn)用相應(yīng)的平臺(tái)載體，為全校師生提供互動(dòng)交流展示的機(jī)會(huì)。檔案管理者在完善和修補(bǔ)相應(yīng)資料的時(shí)候，應(yīng)該以“求真務(wù)實(shí)”與“聚焦發(fā)展”為根本切入點(diǎn)，從相應(yīng)的資料中積極接受新思想、新媒體、新技術(shù)。在補(bǔ)充相關(guān)檔案中把握好“優(yōu)先性”與“兼顧性”原則，對于在前沿雜志中刊載的論文以及具有一定時(shí)效性的資料，應(yīng)在第一時(shí)間錄入；對于學(xué)生學(xué)籍檔案、成績記錄以及各類獎(jiǎng)項(xiàng)等檔案資料，可開展分批錄入。以這樣的方式不斷完善補(bǔ)充檔案，給師生帶來更為全面和準(zhǔn)確的資料。在補(bǔ)充完善相應(yīng)資料的時(shí)候，一方面，要在檔案融合信息管理平臺(tái)的設(shè)置上，建立網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字檔案融合體系，建議全校師生多提供可閱讀、可參考、可查閱的背景資料以及相應(yīng)的資源信息；另一方面，要活用資源，借助微信公眾號(hào)、微視頻、網(wǎng)站等平臺(tái)，定期發(fā)布檔案信息和工作動(dòng)態(tài)，通過線上線下的信息交互，讓各種檔案資源能主動(dòng)融入學(xué)校的檔案管理中。在此基礎(chǔ)上，對現(xiàn)存圖書、情報(bào)、檔案管理體系進(jìn)行改革，加大信息化管理的力度，使檔案管理更加專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化。

（四）挖掘、搶救珍貴資料。面對一些即將丟失的寶貴資料，檔案管理工作者應(yīng)該發(fā)揮群策群力的作用，通過挖掘、搶救的方式來保存好資料。特別在體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)規(guī)模和特色的檔案資料中，一些珍貴的資料需要予以記錄和留存。檔案管理工作者要不斷挖掘和搶救修復(fù)，讓資料能永久保存。

管理者可嘗試運(yùn)用OA辦公系統(tǒng)的方式來保存相應(yīng)的資料。運(yùn)用影像資料開展人物訪談，組成珍貴檔案資料編輯小組，撰寫紀(jì)實(shí)報(bào)道，為擴(kuò)大名人的知曉度提供相應(yīng)的資料。如針對淮安具有地方特色的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)，我校在檔案管理過程中通過視頻影像保存的方式予以展現(xiàn)，為師生提供相應(yīng)的查閱學(xué)習(xí)服務(wù)。對于一些數(shù)量極少的紙質(zhì)檔案，在開展好保存措施的基礎(chǔ)上，加大影像記錄，為師生提供可查閱學(xué)習(xí)的途徑和方式。同時(shí)，利用好微信、QQ等平臺(tái)對學(xué)校大事記和相應(yīng)的珍貴檔案信息進(jìn)行整合，形成更為有效的記錄保存資源。將學(xué)校珍貴資料剪輯成為微視頻，以補(bǔ)充文檔的不足。將音頻、視頻文件轉(zhuǎn)化為文本，通過大量的圖片材料編撰成為紙質(zhì)材料，從不同的視角為學(xué)生提供更為直觀和有趣的檔案資料。同時(shí)，結(jié)合校史館、各類名人館，利用全景VR網(wǎng)上展館的方式來告知師生學(xué)校的與眾不同之處，激發(fā)全校師生的愛校激情，收到了良好的效果。

四、OA系統(tǒng)檔案管理中運(yùn)用的思考

（一）前期數(shù)據(jù)采集要“廣”。高職院校檔案資料涉及面廣，除了要收集體現(xiàn)本校特色的檔案資料外，更應(yīng)該注重引入國內(nèi)外最新研究成果的參考文獻(xiàn)資料，給全校師生和科研工作者提供相應(yīng)的檔案。對于學(xué)生學(xué)籍類檔案資料，更應(yīng)注重從開始入校到畢業(yè)離校的各種記載，對于需要出具紙質(zhì)資料的更應(yīng)該注重細(xì)致比對。同時(shí)，應(yīng)考慮相關(guān)檔案的連續(xù)性，留足相應(yīng)的存儲(chǔ)空間為將來采集數(shù)據(jù)使用。

（二）模式板塊建構(gòu)要“多”。高職院校檔案管理OA辦公系統(tǒng)注重客戶端運(yùn)用，需要教師和學(xué)生通過手機(jī)、電腦等設(shè)備查閱。因此，應(yīng)根據(jù)查閱的內(nèi)容，多設(shè)置相應(yīng)的板塊，諸如畢業(yè)論文類、參考文獻(xiàn)類、科研成果類、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)類、學(xué)籍管理類、學(xué)校歷史類等，不僅要便于搜索引擎快速查找，還要使師生在實(shí)際運(yùn)用中能靈活操作。通過這些多模塊方式來主動(dòng)收集相應(yīng)的資料，利于師生在主動(dòng)運(yùn)用中形成明確的目標(biāo)意識(shí)，便于其快速完成相應(yīng)的查閱任務(wù)。

（三）管理工作人員要“?！?。高職院校檔案管理OA辦公系統(tǒng)是基于互聯(lián)網(wǎng)背景下的信息技術(shù)運(yùn)用，在檔案管理人員的聘任方面，應(yīng)該將具有敏銳的檔案意識(shí)、豐富的信息化專業(yè)技能水平作為前提條件，以切實(shí)適應(yīng)未來信息化發(fā)展需要。在管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)中要注重突出信息化專業(yè)技能素養(yǎng)提升的鍛煉，從相應(yīng)的資料數(shù)據(jù)采集到提供相關(guān)查詢閱讀服務(wù)，都需要專業(yè)人員能完全適應(yīng)各方面的業(yè)務(wù)流程，真正為全校師生提供高效快捷的服務(wù)。

（四）檔案資料提供要“快”。OA辦公系統(tǒng)的最大特點(diǎn)是便捷高效，能讓師生在最短時(shí)間內(nèi)找到適合自己的閱讀參考文獻(xiàn)或者最新的科研成果。對于一些涉密檔案資料，管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批的權(quán)限選擇好要提供的查閱內(nèi)容，并且注明可否復(fù)印摘抄等。根據(jù)檔案管理的相關(guān)要求，檔案管理者可利用OA辦公系統(tǒng)提供的相應(yīng)文檔，有針對性地摘抄，最大限度滿足其查閱需求。

五、結(jié)語

大數(shù)據(jù)視野下的高職院校檔案管理越來越受重視，檔案管理工作者要運(yùn)用好OA系統(tǒng)，多借助“互聯(lián)網(wǎng)+”優(yōu)勢，為師生提供快捷、高效的服務(wù)。讓檔案管理由紙質(zhì)查詢轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮硬樵?，對保管好紙質(zhì)書籍特別是珍貴參考文獻(xiàn)起到不可替代的重要作用，為適應(yīng)未來檔案發(fā)展提供智能支撐和保障。