基于人工智能的智慧化檔案管理體系的構(gòu)建與優(yōu)化

文/濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 張珺

一、概念定義

（一）人工智能。人工智能，即計算機模擬人的思維來進行工作的一種智能化模式，最初是一種構(gòu)思，直到17世紀(jì)研發(fā)了高速計算設(shè)備之后，才慢慢成為可能。進入20世紀(jì)50年代，人工智能技術(shù)得到了飛速發(fā)展，這受益于大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)和云計算的廣泛應(yīng)用。人工智能發(fā)展到今天，慢慢成了一種融合性、交叉性學(xué)科，不僅涉及計算機科學(xué)領(lǐng)域，在哲學(xué)和生理學(xué)等領(lǐng)域也掀起了廣泛研究熱潮。

（二）智慧服務(wù)。智慧服務(wù)，即以人類智慧為前提，分析個體數(shù)據(jù)、發(fā)揮群體智能，為用戶的知識應(yīng)用與創(chuàng)新提供技術(shù)支持的一種服務(wù)類型。其概念的提出得益于互聯(lián)網(wǎng)時代“智慧地球”“智慧城市”等理念的出現(xiàn)。當(dāng)“智慧城市”理念下的“智慧交通”“智慧醫(yī)院”等戰(zhàn)略規(guī)劃項目映入眼簾時，“智慧服務(wù)”的概念也應(yīng)運而生。

二、人工智能背景下智慧化檔案管理體系的構(gòu)建過程

智慧化檔案管理融合了人工智能技術(shù)和智慧服務(wù)理念，目的是提供以人工智能技術(shù)為基礎(chǔ)的管理思維，將傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式升級為智能化服務(wù)模式，保留檔案索引與借閱、資源整合與共享、用戶信息與數(shù)據(jù)、知識圖譜與虛擬空間服務(wù)等功能，屬于智慧化知識型服務(wù)模式。主要構(gòu)建過程如下：

（一）構(gòu)建基礎(chǔ)設(shè)施層。基礎(chǔ)設(shè)施是研發(fā)新型技術(shù)的物質(zhì)保障，智慧化檔案管理體系在構(gòu)建之初，就需要優(yōu)先考慮基礎(chǔ)設(shè)施層的構(gòu)建問題，主要包括機房設(shè)施和軟硬件設(shè)施兩大類。機房中的基礎(chǔ)設(shè)施較為復(fù)雜，首先，是溫度和濕度控制設(shè)備，并且要滿足智能操控的要求，突破時空局限；監(jiān)控設(shè)備也很重要，要對檔案管理進行有效監(jiān)督。其次，還包括實體資料存儲設(shè)備、庫房管理機器人等。軟硬件設(shè)施同樣重要，包含著多樣化的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，要確保能夠順利接入政務(wù)網(wǎng)、機構(gòu)內(nèi)部網(wǎng)，還包括采用了RFID技術(shù)或人臉識別技術(shù)的感知設(shè)備，以及存儲基本設(shè)備、數(shù)字化處理設(shè)備、安全保障設(shè)備等。上述都是基礎(chǔ)設(shè)施層得以構(gòu)建的基本保障。

（二）構(gòu)建檔案資源層。資源和數(shù)據(jù)是進行檔案管理的內(nèi)容載體，因此，必須構(gòu)建起全面的、規(guī)范的檔案資源層。要構(gòu)建文獻(xiàn)資料庫，也就是館藏資源，可分為實體和電子兩大類并進行細(xì)化管理，比如檢索類數(shù)據(jù)庫和專業(yè)性數(shù)據(jù)庫以及影像資料數(shù)據(jù)庫等。還要構(gòu)建業(yè)務(wù)管理資源，主要包括設(shè)備錄入數(shù)據(jù)和人員考核數(shù)據(jù)，詳細(xì)的數(shù)據(jù)有利于對設(shè)備工作性能進行評價，以及對人員績效和薪資的考核等進行統(tǒng)計；此外，計劃總結(jié)類數(shù)據(jù)以及樓宇管理數(shù)據(jù)能夠評估工作目標(biāo)達(dá)成與否；辦公場所產(chǎn)生的基礎(chǔ)費用也需要進行統(tǒng)計；還有用戶使用數(shù)據(jù)，也就是用戶在平臺上進行注冊、瀏覽、下載、復(fù)印等操作時產(chǎn)生的數(shù)據(jù)；用戶共享數(shù)據(jù)，即用戶的一些開放性數(shù)據(jù)同樣重要，這一類數(shù)據(jù)要注重保護隱私?；谶@幾類資源，智慧化檔案管理體系的檔案資源層得以構(gòu)建起來。

（三）構(gòu)建技術(shù)處理層。技術(shù)層的構(gòu)建至關(guān)重要，其主要指在檔案管理體系中的人工智能技術(shù)，涉及檔案的收集、整理、鑒定、檢索、存儲和服務(wù)六大環(huán)節(jié)。收集環(huán)節(jié)中，利用智能感知錄入設(shè)備和智能搜索引擎設(shè)備實現(xiàn)數(shù)據(jù)的收集和記錄，如檔案智錄儀等；整理環(huán)節(jié)中，利用文本自動識別和信息智能提取等技術(shù)手段，通過智能機器人和OCR識別等設(shè)備進行數(shù)據(jù)和資料的分類和歸檔；鑒定環(huán)節(jié)中，利用自然語言處理技術(shù)等手段進行；檢索環(huán)節(jié)中，智慧化主要體現(xiàn)在自動識別等智慧化技術(shù)的應(yīng)用上，如智能Agent等；存儲環(huán)節(jié)中，利用云盤進行電子存儲，當(dāng)然也包括實體存儲；服務(wù)環(huán)節(jié)中，智慧化主要體現(xiàn)在采用人工智能提供精準(zhǔn)知識服務(wù)的效果上，立足于用戶需求，智能分析用戶數(shù)據(jù)、深度挖掘用戶喜好得以實現(xiàn)。六個環(huán)節(jié)的智能化處理，構(gòu)建起了智慧化檔案管理體系的技術(shù)處理層。

（四）構(gòu)建服務(wù)應(yīng)用層。服務(wù)應(yīng)用是構(gòu)建智慧化檔案管理體系的終極目的，直接關(guān)系著智慧化檔案管理體系的使用效果。主要涉及服務(wù)資源多元化、服務(wù)空間虛擬化、服務(wù)精準(zhǔn)智慧化和服務(wù)優(yōu)化自動化四個層面。服務(wù)資源多元化主要體現(xiàn)在借助人工智能技術(shù)對用戶需求進行深度分析，為用戶提供相關(guān)、遞進、因果等關(guān)系的多元化信息以及智慧化服務(wù)和檢索；服務(wù)空間虛擬化指依托人工智能技術(shù)，為用戶提供的服務(wù)從線下轉(zhuǎn)到線上，突破了時空局限，提高了信息檢索和利用的效率，比如云平臺和網(wǎng)上檔案館提供的服務(wù)等；服務(wù)精準(zhǔn)智慧化借助人工智能自動歸類和聚焦的優(yōu)勢，憑借語義關(guān)系挖掘等技術(shù)對用戶需求進行精準(zhǔn)分析，實現(xiàn)了定制興趣知識圖譜、需求自動推薦等服務(wù)；服務(wù)優(yōu)化自動化是對用戶所需信息進行過濾篩選，結(jié)合使用反饋進一步優(yōu)化服務(wù)品質(zhì)的過程，也是通過人工智能的精準(zhǔn)算法實現(xiàn)的。四個層面環(huán)環(huán)相扣，共同構(gòu)建服務(wù)應(yīng)用層和提升服務(wù)質(zhì)量。

三、檔案管理智慧化服務(wù)體系的優(yōu)化措施

（一）完善倫理制度建設(shè)。要想完善人工智能技術(shù)，構(gòu)建合理檔案智慧服務(wù)體系，就必須從解決道德倫理問題的層面入手，其中最核心的步驟是加強立法，明確利益劃分。2017年，《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》由國務(wù)院發(fā)布，提出了人工智能倫理規(guī)范，要求智慧體系的建設(shè)必須遵循三步走戰(zhàn)略指導(dǎo)思想，從倫理規(guī)范的角度出發(fā)，完善法律法規(guī)建設(shè)，有針對性地解決人工智能技術(shù)的不足，避免出現(xiàn)責(zé)任意識不明、主體規(guī)范不到位等問題。同時，加強法律法規(guī)等制度建設(shè)，有效保護公眾利益。除強化制度建設(shè)外，還要加強監(jiān)督、管控和引導(dǎo)，政府主體部門可出臺相關(guān)舉措，加強對技術(shù)采用機構(gòu)運營行為的監(jiān)管，增強安全性能評估，凈化人工智能平臺網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。同時技術(shù)應(yīng)用部門還應(yīng)時刻關(guān)注服務(wù)動態(tài)，就發(fā)現(xiàn)的問題提前做出詳細(xì)預(yù)案，在行業(yè)內(nèi)部制定統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，加強應(yīng)用程序的規(guī)范使用，使其符合人工智能倫理道德的要求。同時完善其他制度建設(shè)，如用戶隱私安全保護制度、網(wǎng)絡(luò)安全維護定期排查制度、用戶文明用網(wǎng)制度等，共同構(gòu)建穩(wěn)健的倫理制度基礎(chǔ)，促進智慧化管理體系的順利實施，營造良好的輿論氛圍。

（二）優(yōu)化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系。該措施可解決檔案智慧化服務(wù)中的數(shù)據(jù)壁壘問題，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源最大程度上的開放和共享，避免數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不統(tǒng)一的問題，減少各部門和不同機構(gòu)間資源分享不均的現(xiàn)象，尤其是解決數(shù)據(jù)壁壘或數(shù)據(jù)“孤島”等問題，促進資源的有效利用。建立統(tǒng)一的大型智慧服務(wù)平臺，對檔案資源的跨區(qū)域、跨學(xué)科廣泛應(yīng)用有著重要意義。我國2019年啟動的“互聯(lián)網(wǎng)信息戰(zhàn)略保存項目”目的是在全國范圍內(nèi)構(gòu)建一個標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的互聯(lián)網(wǎng)信息采集與資源保存體系，取得了不錯的成績。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系的優(yōu)化，不僅能夠規(guī)范業(yè)務(wù)行為，促進交流溝通和數(shù)據(jù)共享，提高數(shù)據(jù)資源利用率，還能為用戶提供更為全面、精準(zhǔn)和高效的服務(wù)，提升智慧化資源管理體系的服務(wù)水平，保證良好的服務(wù)體驗感。除建立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的平臺外，還要提升技術(shù)手段，促進技術(shù)革新，實現(xiàn)用戶的統(tǒng)一管理，以技術(shù)手段提升數(shù)據(jù)質(zhì)量，強化區(qū)域間的信息共享和部門間的業(yè)務(wù)協(xié)同。具體來說，可以統(tǒng)一思想、協(xié)同安排、建設(shè)代碼三措并舉，為檔案管理提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)元和數(shù)據(jù)代碼，提升信息的跨區(qū)域搜集和跨學(xué)科整合效率，提升服務(wù)體驗和服務(wù)質(zhì)量。

（三）推動技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展。技術(shù)層面的創(chuàng)新主要還是從推動人工智能技術(shù)的自身發(fā)展入手，雖然短時期內(nèi)無法改變?nèi)斯ぶ悄墁F(xiàn)有的局限性和有效突破技術(shù)瓶頸，但可以通過時刻關(guān)注人工智能技術(shù)發(fā)展動態(tài)和加強與人工智能技術(shù)研發(fā)項目的溝通和合作來獲得最新的數(shù)據(jù)資料，將精力用在人工智能與檔案服務(wù)的深度融合機制研發(fā)上以完善和創(chuàng)新人機互動模式，不斷優(yōu)化人工智能技術(shù)在檔案服務(wù)中的應(yīng)用，提前預(yù)測和采取相應(yīng)行動，節(jié)省智慧化檔案管理服務(wù)體系的構(gòu)建成本，推動技術(shù)層面的創(chuàng)新發(fā)展，還可以從強化網(wǎng)絡(luò)信息安全維護技術(shù)入手。比如完善網(wǎng)絡(luò)安全漏洞監(jiān)測技術(shù)，通過加強人員培訓(xùn)、實時監(jiān)督和用戶的安全教育等輔助措施來提高對網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險預(yù)測與管控的重視程度，有效規(guī)避安全風(fēng)險，提高系統(tǒng)安全水平。技術(shù)研發(fā)是保障智慧化管理服務(wù)體系構(gòu)建和實施的根本力量，推動技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展在大數(shù)據(jù)時代背景下顯得更加緊迫和重要。

四、依托社交媒體，拓寬檔案智慧服務(wù)方式

（一）引入移動互聯(lián)網(wǎng)，改善檔案服務(wù)質(zhì)量。檔案管理可引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。例如：設(shè)計科學(xué)化的小程序，與微信服務(wù)相結(jié)合，實現(xiàn)信息交互性的改善。據(jù)不完全統(tǒng)計，微信程序覆蓋了95%以上的手機用戶，有著極高的活躍度，覆蓋的國家和地區(qū)達(dá)到200多個。微信公眾號的數(shù)量達(dá)到900萬個，每季度的支付金融超過了4億元。由此可見，微信平臺已經(jīng)與人們的生活相融合，要想改善智慧化檔案管理效率，需要設(shè)計以微信為核心的服務(wù)平臺，提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。再如，微博同樣有著龐大的客戶群，其在用戶互動上表現(xiàn)出了顯著的優(yōu)勢。在微博的協(xié)助下，智慧化檔案管理將更加便捷，可以有效挖掘海量檔案資源的潛在信息，做好信息類型的管理，即文本、圖片、視頻等。與微信不同的是，微博并不能直接面對面交流，但卻實現(xiàn)了信息的實時共享，為檔案資源的傳輸和查閱帶來了便捷，促進了高校檔案資源的學(xué)術(shù)交流。正是由于移動互聯(lián)網(wǎng)的融入，才使得智慧化檔案管理質(zhì)量不斷提升，用戶可用手機進行檔案資源的接收，及時將意見進行反饋，改善了檔案管理效率。

（二）重視“互動多媒體技術(shù)”的研究，拓展檔案展覽方式。智慧化檔案體系建設(shè)中，需要結(jié)合多媒體技術(shù)，重視用戶與多媒體間的互動，通過絢麗的色彩和視頻去吸引用戶，培養(yǎng)其學(xué)習(xí)精神。受檔案資源形式的約束，其展覽方式以實物為主，隨著多媒體技術(shù)的融入，紙質(zhì)檔案逐漸向電子檔案形式轉(zhuǎn)變，此時，用戶可在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中查閱檔案資源，其展覽方式也發(fā)生了巨大的變化。面對科技的發(fā)展，智慧化檔案展覽過程更加多樣化，以動態(tài)展示加深了用戶的認(rèn)知。

（三）匯集檔案資源，開發(fā)對應(yīng)的APP軟件。APP即我們所謂的應(yīng)用程序，在移動設(shè)備中較為常見。智慧化檔案實現(xiàn)了海量檔案資源的匯集，而APP是檔案信息傳播的重要途徑，滿足用戶的檔案資源查找和閱讀需求。我國重視檔案管理APP的研究，在遼寧省檔案局中推行了安卓系統(tǒng)的APP項目，用戶在手機端就可以查閱檔案信息，進行相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理，為高校的教學(xué)和學(xué)生的學(xué)習(xí)帶來了便捷。