醫(yī)院檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的問題及對策探討

文/吉林省四平市鐵東區(qū)石嶺鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院 張福生

醫(yī)院檔案記錄了較多重要信息，例如醫(yī)院在不同時期的重大決策、病理信息、研究開發(fā)等各種關(guān)鍵性內(nèi)容，與醫(yī)院日后的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。但由于檔案管理工作具有一定的復雜性，所包含的范圍較廣，在實際管理中具有一定的難度。為了確保醫(yī)院檔案管理工作能夠更加高效、安全，醫(yī)院可引入互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化管理技術(shù)，結(jié)合檔案管理方案，提高檔案管理的質(zhì)量水平。

一、醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的意義

醫(yī)院檔案由于具有較大的信息量，所涵蓋的內(nèi)容較為廣泛，因此對其進行管理所需要的人力、物力、財力較大，檔案管理過程中存在因為人為因素所出現(xiàn)的原始材料損壞、資料缺失、信息泄露等因素，且這些因素有時很難避免。以往傳統(tǒng)檔案主要是通過工作人員分類整理紙質(zhì)材料，即便有統(tǒng)一的標準與規(guī)定，但是由于每個人的理解能力不同，導致資料無法準確分類的情況數(shù)不勝數(shù)。基于此，為避免檔案后期查找過程中的繁瑣與困難，減少檔案管理人員的工作壓力，提升工作效率，醫(yī)院可通過數(shù)字化檔案管理進行有效解決。

（一）管理利用更加便捷高效。通過計算機應(yīng)用使紙類材料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，進行分類儲存。后期在對其進行查找時，可通過計算機對相應(yīng)內(nèi)容進行搜索，實現(xiàn)方便、快捷的檔案信息利用方式。另外，以往在對檔案進行歸檔儲存的過程中，由于需要分類存放，所需要的空間較大，增加了醫(yī)院的檔案管理成本。在以往傳統(tǒng)的檔案中融入計算機管理后，能夠進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，可以有效節(jié)約存儲成本。在人力方面，由于傳統(tǒng)檔案管理工作量較大，需要多名工作人員共同配合完成工作。而實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化后，工作程序減少，不僅降低了人工操作的工作量，還能夠降低檔案管理成本，同時提升檔案管理水平與效率。

（二）檔案載體更為豐富。在醫(yī)院對檔案進行管理的過程中，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)使醫(yī)院的檔案管理形式更加豐富。在以往管理檔案時，其主要方式是通過文字進行檔案管理，也是檔案管理的唯一途徑。但是在數(shù)字化背景下，醫(yī)院檔案管理不再被文字記錄所限制，能夠通過對畫面、聲音等相關(guān)內(nèi)容進行記錄，促使醫(yī)院工作人員在實際操作中使檔案信息更加豐富。

二、醫(yī)院檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的問題

（一）紙張儲存與信息儲存方式并存。大部分醫(yī)院在對檔案實施數(shù)字化管理過程中，仍然會保存、整合紙質(zhì)版文件并將其進行歸檔。因此，紙張儲存方式和信息儲存方式共同存在。此種管理模式不僅使檔案管理人員的工作量加大，還對醫(yī)院檔案數(shù)字化管理造成了一定的約束，也會不斷增加醫(yī)院的運營成本。

（二）缺乏科學的管理體系。目前，部分醫(yī)院在對檔案進行管理的過程中，缺少切實有效的管理制度，造成較多阻礙與問題。在具體工作中，醫(yī)院對檔案管理工作重心主要放在了保存檔案中，忽略了檔案的價值利用。只有制定與執(zhí)行科學、規(guī)范的檔案管理秩序，才能不斷促進醫(yī)院整體工作的高質(zhì)量、高效率發(fā)展。

（三）醫(yī)院的設(shè)備有待更新。當前部分醫(yī)院缺少對硬件設(shè)備和軟件設(shè)備的資金投入，因此導致醫(yī)院檔案管理的相關(guān)設(shè)備技術(shù)仍然較為落后，不利于醫(yī)院檔案管理工作的開展與持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院在檔案管理工作方面重視度不夠，未意識到檔案工作的重要性，因此對于互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備以及軟件的更新工作投入不夠。醫(yī)院需要引入具備專業(yè)性、現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備，從而提升醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的發(fā)展進程，為其提供良好的保障。

三、醫(yī)院檔案管理數(shù)字化發(fā)展的應(yīng)對策略

（一）加強各部門交流合作。為了促進醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化進程，醫(yī)院需要對相關(guān)領(lǐng)域進行深入分析，并對相關(guān)領(lǐng)域之間存在的信息加強交流，提升醫(yī)院檔案數(shù)字化管理效率，推動其穩(wěn)定發(fā)展?；诖?，需要根據(jù)實際情況，在信息查詢接口程序中增添檔案資料查詢功能，提升檔案資料查詢的便利性與快捷性。同時，將檔案資料管理系統(tǒng)充分結(jié)合醫(yī)院其他各項系統(tǒng)，主要包括財務(wù)系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)以及教研管理系統(tǒng)等，不斷優(yōu)化此種管理模式，使各個部門的數(shù)據(jù)、信息能夠得到快速的收集與整合，不斷完善醫(yī)院自身的數(shù)據(jù)庫。除此以外，需要注重增加各個部門之間的交流與溝通，促進工作銜接與配合，同時對信息儲存、紙張存儲方式進行科學處理。另外，醫(yī)院管理人員需要根據(jù)具體情況，以確保檔案資料處于安全的基礎(chǔ)上與其他領(lǐng)域管理人員進行合作、交流，保證在紙張存儲、信息存儲這兩種不同的資料管理方式下，實現(xiàn)一定的共享性與非重疊性，確保醫(yī)院檔案管理工作能夠順利開展。

（二）加強檔案管理隊伍建設(shè)。在醫(yī)院檔案管理工作過程中，檔案管理人員作為此項工作中的核心部分，能夠保證醫(yī)院檔案管理工作的長期、穩(wěn)定發(fā)展。在數(shù)字化進程的推動下，對醫(yī)院管理人員提出了更高的要求，相關(guān)人員需要具備較強的綜合素質(zhì)與專業(yè)的工作能力。為了滿足當前醫(yī)院檔案管理工作的需求，需要不斷加強檔案管理人員的自身專業(yè)能力。同時，醫(yī)院需要定期組織相關(guān)人員開展培訓，認真學習檔案管理知識，促進檔案管理工作的順利開展。在此基礎(chǔ)上，要積極引進高素質(zhì)的優(yōu)秀復合型人才，加強檔案管理隊伍的建設(shè)，提升醫(yī)院檔案管理的效率與質(zhì)量水平。

（三）健全檔案管理制度。在科學技術(shù)的快速發(fā)展下，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化，能夠提高醫(yī)院檔案管理人員的工作效率。醫(yī)院需提升檔案管理人員的管理意識，并對檔案管理工作做好廣泛的宣傳，確保各個部門能夠與檔案管理部門進行良好的配合，有效完成檔案管理工作，做好檔案信息服務(wù)，為病人提供良好的就醫(yī)環(huán)境。因此，醫(yī)院檔案管理人員需要針對檔案管理工作建立合理的制度體系，構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，能夠充分結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)促進醫(yī)院檔案管理工作朝著現(xiàn)代化管理的模式發(fā)展。

（四）完善信息安全維護工作。在大數(shù)據(jù)時代背景下，大部分醫(yī)院廣泛應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)管理檔案信息，檔案信息通過相關(guān)的軟件集中傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫當中，此種方式便利、快捷，實際操作也十分簡單，但是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也存在著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全隱患問題。正因如此，應(yīng)當更加注重檔案管理程序的安全與維護，通過有效的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)保護檔案信息資料，提高檔案的安全性。醫(yī)院的檔案需要通過專門的人員做好備份工作，同時通過后臺的安全維護使檔案管理工作不被網(wǎng)絡(luò)威脅因素所影響?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展迅速，檔案管理方式與以往傳統(tǒng)的管理方式有很大區(qū)別，主要環(huán)節(jié)則是對數(shù)據(jù)、信息的保護，需要通過專門的檔案管理部門更好地維護、保管相關(guān)資料信息。目前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境復雜，安全漏洞多，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全維護人員必須通過有效的方式保護數(shù)據(jù)安全，同時做好后臺維護，及時對檔案數(shù)據(jù)進行保存，減少不穩(wěn)定的安全因素影響，降低威脅，避免發(fā)生數(shù)據(jù)被篡改、刪減、泄露等嚴重問題，確保醫(yī)院的信息安全可靠。

（五）全面建設(shè)醫(yī)院檔案智慧管理格局。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域逐漸擴大，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為現(xiàn)代社會生活帶來巨大變革和變化。衛(wèi)生醫(yī)療機構(gòu)為適應(yīng)時代發(fā)展要求，將數(shù)字化管理系統(tǒng)引入醫(yī)院檔案管理中，改變了以往落后的檔案管理工作模式，建設(shè)了智慧檔案信息化管理模式，以此全面提升醫(yī)院檔案數(shù)字化管理服務(wù)水平。但是依然有部分醫(yī)院沒有意識到信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)當前的應(yīng)用價值，沒有認識到信息化管理對提升檔案管理工作水平的重要性。因此，部分醫(yī)院信息化技術(shù)應(yīng)用意識不強，檔案管理水平停滯不前，導致海量數(shù)據(jù)無法得到及時有效的利用，長期處于“沉睡”狀態(tài)，嚴重影響衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理工作的開展。除此之外，也直接影響了檔案管理工作對于單位未來決策方面的輔助效果，導致檔案管理工作逐漸趨于邊緣化。因此全面建設(shè)檔案信息智慧管理格局勢在必行。首先，加強衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)，包括檔案管理系統(tǒng)、智能分類系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，同時還需要投入必要的資金，購置數(shù)字化設(shè)備，包括計算機打印機、掃描儀以及錄像機等。其次，積極采用大數(shù)據(jù)、云計算等先進的計算機技術(shù)建立完善的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，打破傳統(tǒng)檔案管理“信息孤島”的狀態(tài)，形成基于單位全面系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源地，促使檔案可以跨組織、跨部門、跨系統(tǒng)地管理，真正實現(xiàn)全生命周期的檔案管控，實現(xiàn)信息資源實時共享的目的，提高檔案資源管理的效率，實現(xiàn)利用價值的最大化。

2019年，突如其來的疫情給醫(yī)療機構(gòu)的工作帶來了嚴重的困難，在完成單位日常的工作之外，作為一名基層衛(wèi)生醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理人員，還要完成疫情防控的相關(guān)檔案管理工作。雖然疫情給我們帶來了繁重的工作任務(wù)，但在地區(qū)疫情大數(shù)據(jù)的檔案信息整理工作中，我們又對檔案工作提高了認識，深刻體會到檔案工作的重要性。

2020年7月，筆者參加了區(qū)檔案局舉辦的全區(qū)檔案人員為期15天的培訓會，并參與全區(qū)檔案系統(tǒng)的電子檔案制作，受到檔案系統(tǒng)的一致好評。我們“以干代培”，將1988～1991年之間的3500余份老舊區(qū)委各部門紙質(zhì)檔案進行整理、分類、造冊、掃描，全部將老舊易碎、不易保存的紙質(zhì)檔案錄入電子檔案系統(tǒng)實行無紙化管理。以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案經(jīng)過長時間的存放，出現(xiàn)了易碎、老化、模糊不清的問題，數(shù)字化管理徹底解決了這一難題，而且電子檔案的查閱速度和準確性大大提高，提升了檔案工作人員的辦公效率。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展與提高，在醫(yī)院檔案管理過程中，通過應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，能夠更好地豐富檔案管理形式，減輕檔案工作人員負擔，使得檔案管理工作更為便捷，從而滿足當前醫(yī)院的發(fā)展。對此，醫(yī)院檔案管理工作人員必須不斷提高自身的實踐能力以及綜合素質(zhì)，促進醫(yī)院檔案信息化管理工作。通過科學、合理地應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，有效提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量，使醫(yī)院檔案在實際管理過程中更加安全、可靠，從而更好地實現(xiàn)醫(yī)院的發(fā)展目標。