城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理存在的問題及對策

文/福建省邵武市城市建設(shè)檔案館 葉惠

城建檔案資料屬于社會財富，同時具有極為重要的歷史價值與社會意義，因而對其進(jìn)行管理至關(guān)重要。信息化時代以來，信息資源已成為各領(lǐng)域中的核心資源之一，城建檔案數(shù)字化管理就是將現(xiàn)有的城建檔案轉(zhuǎn)換為信息資源予以保管，并形成簡便、系統(tǒng)的管理模式。與傳統(tǒng)城建檔案管理方式相比，數(shù)字化檔案管理具有不可比擬的優(yōu)勢，是適應(yīng)時代發(fā)展的新潮流與新趨勢，更容易被廣大群眾所認(rèn)可。

一、新時期加強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理的價值

城市建設(shè)檔案是城市建設(shè)過程中各方面活動的相關(guān)資料與記錄文件的總合。我國傳統(tǒng)的城市建設(shè)檔案只包括建筑內(nèi)容，隨著城市規(guī)模增大以及城市歷史文化的不斷積淀，城市建設(shè)檔案涵蓋的范圍不斷延伸，不僅包括傳統(tǒng)的建筑檔案，還包括建筑、經(jīng)濟(jì)、政治、文化等內(nèi)容。因此，新時期的城市建設(shè)檔案覆蓋面更廣，內(nèi)容更為全面，管理難度也相應(yīng)增加。

從目前城市建設(shè)檔案的特征來看，隨著檔案覆蓋面的增大，城市建設(shè)檔案除了具有傳統(tǒng)檔案的特征，還呈現(xiàn)出一些新的特點(diǎn)。一是動態(tài)性。隨著一座城市從無到有、從簡單到繁華、從小到大，各個階段的發(fā)展都是日新月異的。因此，城市建設(shè)檔案呈現(xiàn)出顯著的動態(tài)性特點(diǎn)。二是類型多樣。城市建設(shè)檔案因?yàn)樯婕案鱾€學(xué)科領(lǐng)域，因此包含多個類型的內(nèi)容，如建筑特征、制度建設(shè)、經(jīng)濟(jì)形勢、文化發(fā)展等等，具有多元化的特點(diǎn)。三是利用價值高。城市建設(shè)過程中會牽涉到多種大大小小的決策，這些檔案是科學(xué)決策的重要依據(jù)。

基于以上對新時期城市檔案概念和特征的理解，從中歸納出加強(qiáng)城市建設(shè)檔案工作的價值。一是記錄功能。城市建設(shè)中的很多合同、文件等，對城市各部門管理與運(yùn)行具有重要作用。比如，存在城建糾紛的時候，這些檔案就能夠作為可信的證據(jù)，對于維護(hù)政府的公信力至關(guān)重要。二是參考功能。隨著城市建設(shè)項(xiàng)目增多，城建檔案有助于決策的創(chuàng)新性與前瞻性，為城市發(fā)展提供科學(xué)依據(jù)。三是文化功能。所有城市在持續(xù)建設(shè)過程中所積累下來的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、民俗等，最終都會熔鑄于城市的文化體系中，城建檔案本質(zhì)上就是城市文化的載體，對其進(jìn)行良好管理，有利于豐富城市內(nèi)涵、凸顯城市形象，滿足新時期城市精神文化建設(shè)的需求。

二、數(shù)字化對于新時期城建檔案管理工作的作用

（一）數(shù)字化有利于滿足信息時代城市發(fā)展的需求。信息時代已然來臨，在城市建設(shè)檔案管理中融入現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)，不僅可以提升檔案管理的科技水平，而且有助于檔案的及時、準(zhǔn)確與完整歸檔，還能實(shí)現(xiàn)原始信息與館藏量的進(jìn)一步擴(kuò)展與豐富。在市場經(jīng)濟(jì)背景下，將城市建設(shè)檔案管理工作劃歸信息產(chǎn)業(yè)予以管理、經(jīng)營與開發(fā)，利用現(xiàn)代信息科技手段創(chuàng)建檔案信息，有利于隨時隨地查詢檔案數(shù)據(jù)，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，促進(jìn)城建檔案價值的最大化。

（二）數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案異地備份的基本前提。城市建設(shè)檔案在保障居民生命財產(chǎn)安全、應(yīng)對突發(fā)事件等方面發(fā)揮著不容小覷的功能，一旦城市遇到洪水、地震等自然災(zāi)害，又或者煤氣泄漏等各種緊急事件，城市建設(shè)檔案資料就可以為對策制定、實(shí)施營救等提供關(guān)鍵信息。鑒于部分地區(qū)發(fā)生自然災(zāi)害的頻率較高，住建部提出了城市建設(shè)檔案異地備份的創(chuàng)新思路，即將某地城建檔案予以全面數(shù)字化加工之后，與地理空間相離較遠(yuǎn)的另一地區(qū)相互備份存放。由此可見，城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理勢在必行。

（三）數(shù)字化是提高檔案可用性的關(guān)鍵技術(shù)。從宏觀領(lǐng)域來看，數(shù)字化管理實(shí)質(zhì)上是對傳統(tǒng)檔案管理模式的進(jìn)一步發(fā)展，傳統(tǒng)檔案從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息化資料，能夠大大豐富檔案內(nèi)容的存儲方式，并賦予檔案信息更多的可用性。比如，信息的存儲、檢索、查閱的便捷性大大增加，檔案流通的速度加快，實(shí)現(xiàn)充分共享成為可能。在社會各界對城市建設(shè)檔案利用需求量增大時，數(shù)字化管理有利于實(shí)現(xiàn)更開放的服務(wù)體系，為廣大市民、各機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位等提供高質(zhì)高效的檔案資源，增強(qiáng)檔案資料的可用性。

三、目前城建檔案數(shù)字化管理工作存在的不足

（一）缺乏頂層設(shè)計，數(shù)字化管理體系不健全。將大量紙質(zhì)檔案成功轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。只有初期做好規(guī)劃，做足準(zhǔn)備，后期工作才能有條不紊地開展。當(dāng)前，諸多城市在建設(shè)數(shù)字化檔案的過程中并未做好頂層設(shè)計與規(guī)劃，缺乏總目標(biāo)與總指導(dǎo)。城建檔案數(shù)字化管理中，服務(wù)對象以政府部門、相關(guān)機(jī)構(gòu)為主，如設(shè)計單位、建筑、施工等。由于數(shù)字化管理體系不夠完善，導(dǎo)致這些單位的建設(shè)水平仍在低位徘徊，特別是一些部門仍以紙質(zhì)材料作為檔案管理的主要手段，對數(shù)字化檔案的認(rèn)識不足，數(shù)字化檔案利用率較低。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)乏力，影響數(shù)字化管理的推進(jìn)。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理必須依托網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施改造與空間數(shù)據(jù)集成設(shè)施，打造相應(yīng)的空間數(shù)據(jù)庫，并逐步形成應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)，從而更好地為城市建設(shè)與發(fā)展提供強(qiáng)勁支持。尤其是城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的前提與基礎(chǔ)是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，同時網(wǎng)絡(luò)環(huán)境又包含公眾網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)等一系列基礎(chǔ)設(shè)施。但由于目前相當(dāng)一部分城市對城建檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏足夠重視，導(dǎo)致一系列基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位。

（三）專業(yè)人才匱乏。檔案數(shù)字化管理需要多個管理方式與多個部門之間的協(xié)作運(yùn)行，同時，數(shù)字化管理工作的實(shí)現(xiàn)需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的支持，這對工作人員的復(fù)合型知識與能力要求相對更高。目前，從事城市建設(shè)檔案管理工作的專業(yè)人員匱乏，信息技術(shù)熟練、理論知識扎實(shí)、實(shí)踐能力較強(qiáng)、創(chuàng)新素質(zhì)高的人才十分稀缺，這在很大程度上限制了我國城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

（四）資源庫建設(shè)不足，檔案應(yīng)用價值受限。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的最終目的都是為檔案的更好利用而服務(wù)的，即滿足城市建設(shè)部門、規(guī)劃部門與管理部門的資料查詢與借鑒需要，同時也向社會公眾提供網(wǎng)上資料查詢與利用服務(wù)。因此，充足的檔案資源庫是發(fā)揮城建檔案數(shù)字化應(yīng)用價值的重要條件。但從整體視角來看，目前多數(shù)城市建設(shè)檔案館的數(shù)字化資源庫建設(shè)還十分薄弱。

四、加強(qiáng)城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的對策——以邵武市城建檔案館為例

（一）做好數(shù)字化轉(zhuǎn)型規(guī)劃，分步實(shí)施推進(jìn)。首先要做好城市建設(shè)檔案館藏的實(shí)際調(diào)研工作，按照現(xiàn)有檔案的信息化、載體、類型等情況切實(shí)做好數(shù)字化規(guī)劃工作。從軟硬件設(shè)備的采購，到信息系統(tǒng)的具體使用，再到規(guī)范操作文件的合理制定等，這一系列工作并非一蹴而就所能達(dá)成的，既要做到重點(diǎn)突出，又要按計劃分步實(shí)施。

以邵武市城建檔案館為例，該館在2018年著手實(shí)施數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，為了確保相關(guān)工作穩(wěn)步有序推進(jìn)，建立了紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案“雙套制”的工作機(jī)制。頒布制定了《邵武市住房城鄉(xiāng)建設(shè)局關(guān)于加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理的通知》（邵建建〔2019〕19號），要求建設(shè)單位嚴(yán)格按照《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328-2014）與《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（GJJ/T117-2017）的要求提供工程資料，確保檔案進(jìn)館質(zhì)量，為數(shù)字化檔案管理建立頂層規(guī)劃指導(dǎo)。

綜合現(xiàn)有案例可以發(fā)現(xiàn)，城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理工作開展之前，一定要制定規(guī)劃，用以指導(dǎo)信息化建設(shè)工作。比如，可以遵照《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》，明確指導(dǎo)思想、基本原則、主要任務(wù)、建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)重點(diǎn)、實(shí)施步驟與保障措施等。這是數(shù)字化轉(zhuǎn)型成功的關(guān)鍵。

（二）加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)，奠定基礎(chǔ)保障。系統(tǒng)軟件、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與硬件環(huán)境是城建檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的核心。其中，軟件系統(tǒng)包括系統(tǒng)軟件平臺、操作系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，借助數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的有機(jī)聯(lián)系，讓數(shù)據(jù)錄入與傳輸實(shí)現(xiàn)全過程運(yùn)用；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境包括城設(shè)檔案館的內(nèi)部局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)、政府網(wǎng)有鏈接的公眾網(wǎng)，通過內(nèi)外部網(wǎng)站辦公有機(jī)聯(lián)系，強(qiáng)化檔案館與相關(guān)部門的協(xié)作；硬件環(huán)境包括服務(wù)器、計算機(jī)設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備等等。

邵武市城建檔案館從2018年開始，加大了對數(shù)字化轉(zhuǎn)型的軟硬件設(shè)施投入。在硬件方面，擴(kuò)建城建檔案館面積，有效改善館藏條件；投入專項(xiàng)資金50余萬元，購置富士施樂DW6057EP大幅面藍(lán)圖掃描，工程復(fù)印一體機(jī)，配置2臺涉密電腦等設(shè)備，其他還包括檔案密集架、聲像拍攝、辦公設(shè)備等等，滿足檔案查詢、復(fù)印、統(tǒng)計功能。在軟件方面，以南平市城建檔案館工程電子檔案標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，采用南平市城建檔案電子檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范電子檔案歸檔移交工作，已錄入86個項(xiàng)目檔案，3368條目錄。

從以上實(shí)踐可以看出，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)必須要結(jié)合工作實(shí)際，加大投入，在數(shù)字化加工、數(shù)字資源管理、信息開發(fā)利用等方面發(fā)力。這是城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的重要推力，也是數(shù)字化轉(zhuǎn)型成功的重要基礎(chǔ)保障。

（三）注重員工隊伍建設(shè)，培育數(shù)字化專業(yè)人才。與傳統(tǒng)城市建設(shè)檔案管理不同，數(shù)字化管理所需人才是復(fù)合型的，既要具備基本的知識結(jié)構(gòu)，還要擁有創(chuàng)新意識與能力，這樣才能滿足城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展趨勢。

邵武市城建檔案館針對數(shù)字化專業(yè)人才匱乏的問題，采取了一系列的積極措施。一是加強(qiáng)信息化服務(wù)技能的培訓(xùn)，包括數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與要求、檔案信息研究與咨詢、檔案采集處理與數(shù)據(jù)加工等等，提升員工對電子載體檔案管理、保管、利用的技能。二是建立起學(xué)習(xí)型的組織文化，鼓勵全體工作人員保持學(xué)習(xí)新技術(shù)的心態(tài)，保持對檔案管理數(shù)字化應(yīng)用的熱情，以積極、主動、負(fù)責(zé)的態(tài)度做好服務(wù)工作，更好地履行向利用者提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)的職責(zé)。三是全體工作人員每年都要參加福建省檔案繼續(xù)教育信息專業(yè)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程培訓(xùn)。

總體來說，城建檔案數(shù)字化建設(shè)，需要打造一支復(fù)合型的人才隊伍。全體員工要具備專業(yè)知識儲備和綜合業(yè)務(wù)技能，共同完成城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理。這需要檔案館和相關(guān)部門遵循培育復(fù)合型人才的基本宗旨，加強(qiáng)數(shù)字化管理體系服務(wù)能力等綜合素養(yǎng)的培訓(xùn)，做好人才儲備，為城建檔案數(shù)字化管理提供更優(yōu)質(zhì)更充足的人才支撐。

（四）強(qiáng)化資源庫建設(shè)，提升檔案應(yīng)用效率。城建檔案數(shù)字化資源庫建設(shè)通常包括：多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案全文數(shù)據(jù)庫、檔案目錄中心建設(shè)。為進(jìn)一步發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的功能與價值，各種特色資源庫建設(shè)成為發(fā)展新風(fēng)向，如基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)庫、地下綜合管線數(shù)據(jù)庫、聲像資料數(shù)據(jù)庫、規(guī)劃審批成果數(shù)據(jù)庫、城市規(guī)劃方案數(shù)據(jù)庫等專題數(shù)據(jù)庫。

以邵武市城建檔案館為例，在資源庫建設(shè)方面，該檔案館取得的初步進(jìn)展包括以下幾個方面：一是整合以往檔案信息，補(bǔ)充現(xiàn)有不斷增加的檔案信息，加快推進(jìn)存量檔案數(shù)字化任務(wù)。截至2022年2月底，已經(jīng)完成館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化1600余萬頁。二是積極構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，形成城市重要竣工項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫，為城市建設(shè)和檔案應(yīng)用提供可靠的數(shù)據(jù)支持。三是提高利用效率，推出電子檔案證明出具服務(wù)，實(shí)現(xiàn)“紙質(zhì)證明”轉(zhuǎn)向“電子證明”，以館藏竣工圖證明件為例，制作時間從每幅5分鐘降至30秒，制作成本從每幅5元降至零元，制作成本與時間縮減，不僅減輕了群眾負(fù)擔(dān)，還有利于運(yùn)營商環(huán)境優(yōu)化。

通過城建檔案館特色數(shù)據(jù)庫建設(shè)，大幅提高了該城市城建檔案的歷史價值、文化價值與利用價值。在城建數(shù)字資源庫構(gòu)建完善的情況下，進(jìn)一步提升檔案應(yīng)用效率，更有助于城建檔案價值的充分實(shí)現(xiàn)。

五、結(jié)語

城市建設(shè)檔案管理作為城市建設(shè)歷程中文化精神的主要保持路徑，也是城市建設(shè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源，可以為城市建設(shè)提供相關(guān)檔案資料參考與依據(jù)。近年來，隨著信息技術(shù)的迅猛推進(jìn)，城建檔案管理中逐漸引入了數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)，有效促進(jìn)了城建檔案管理的信息共享，實(shí)現(xiàn)了初步的自動化處理。檔案數(shù)字化管理是新時代背景下城建檔案發(fā)展的必然趨勢，因而要樹立城建檔案數(shù)字化管理思維與意識，切實(shí)推動城建檔案數(shù)字化良好發(fā)展。