關于抗戰(zhàn)后民國南京市政府檔案的管理工作分析

摘 要：為進一步加強民國南京市政府抗戰(zhàn)后檔案管理工作的落實質量，為合理開發(fā)及科學利用民國檔案信息資源創(chuàng)造良好鋪墊，給予大眾更為便捷的檔案信息數(shù)據(jù)獲取服務，工作人員需以總結民國檔案工作開展的綜合現(xiàn)況為著眼點，深層次研究契合時代發(fā)展趨勢的檔案工作辦法，優(yōu)化系列檔案工作完成效果。對此，本文將從梳理抗戰(zhàn)后民國南京市政府檔案工作的思路入手，探究抗戰(zhàn)后民國檔案工作的側重點，推動我國民國檔案管理工作進入新階段。

關鍵詞：抗戰(zhàn)后民國南京市政府;檔案工作;檔案管理

現(xiàn)階段，檔案工作人員在民國檔案管理作業(yè)中，均以嚴格遵守全宗原則為落腳點，依照檔案管理產生的常規(guī)規(guī)律，對抗戰(zhàn)后民國南京市政府檔案加以案卷級的全面整理，逐步構建出包括全宗、人名、地名、案卷等多樣目錄的民國檔案體系，以及民國檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，促進我國民國檔案管理工作提升了新臺階。然而，在我國社會發(fā)展新形勢下，關于民國南京市政府的檔案信息開放程度日益增長，促使一些傳統(tǒng)的檔案整理工作措施難以匹配時下檔案利用的現(xiàn)實性需要，甚至成了限制檔案管理效果不斷提高的制約因素，亟須工作人員調整升級。

一、關于抗戰(zhàn)后民國南京市政府檔案的工作思路

1.革新技術

為貫徹現(xiàn)代化檔案管理新思想，針對民國南京市政府檔案的管理工作需緊握信息化時代發(fā)展新機遇，審視信息化創(chuàng)新變革新方向，將計算機等信息技術有機整合于檔案管理工作中。為了保證檔案信息化管理成效，工作人員可著力獲得政府部門、高校等組織主體的大力支持，如與高校信息管理專業(yè)建立合作關系，協(xié)同設計研制出針對民國檔案的信息化管理新系統(tǒng)，即館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫、專題檔案數(shù)據(jù)庫等。通過操作多元性信息技術統(tǒng)籌管理民國檔案，創(chuàng)新搭建出立體化、多維度、“橫向到底、縱向到邊”的民國檔案數(shù)據(jù)檢索新體系，為健全建立一體式、分布式的南京市全城檔案共享資源庫創(chuàng)造良好鋪墊。

除此之外，工作人員可以“十三五”檔案信息化管理系統(tǒng)建設情況的客觀評估為切入點，立足實況，制訂出可行性“十四五”信息化檔案管理系統(tǒng)建設規(guī)劃，并著手數(shù)字化民國檔案館的合規(guī)建設，創(chuàng)新引用超融合新結構完成對現(xiàn)有架構的改良優(yōu)化。依托互聯(lián)網技術，推出分布式民國檔案共享平臺，將可公開、可流通的抗戰(zhàn)后民國信息向大眾公布、傳遞，便于其以線上的形式高效獲取需求信息。加大民國檔案數(shù)據(jù)信息資源的實際利用率，引領各地民國檔案管理工作。

2.轉化成果

針對抗戰(zhàn)后民國南京市政府檔案管理工作還應著重圍繞檔案的保護、研究、開發(fā)等重點工作展開。工作人員需根據(jù)當?shù)爻鞘邪l(fā)展戰(zhàn)略、城市規(guī)劃建設、城市管理現(xiàn)況，結合館藏民國檔案的多樣實際，推動民國檔案編研、承辦民國檔案展覽活動等工作有序開展，積極轉化檔案管理工作成果。

為向社會傳播民國檔案知識，弘揚抗戰(zhàn)紅色文化，工作人員還可與媒體機構或新媒體平臺等主體，牽頭開展民國檔案文化大型公益宣傳活動，迎合建黨百年社會主旋律下大眾對精神文化的熱烈追求。

3.發(fā)展人才

南京市民國檔案館應注重踐行“人才是創(chuàng)新、發(fā)展原動力”的現(xiàn)代理念，提高對檔案管理人才培養(yǎng)的重視程度。站在優(yōu)化人才培育機制、實踐人才培養(yǎng)工作、發(fā)揮人才培養(yǎng)作用等多角度，強化民國檔案管理人才隊伍的打造力度，建設出能力強、潛力足、活力充沛的研究型及應用型民國檔案管理團隊，保證技術人才優(yōu)秀、青年人才資源儲備充足。

一是提高民國檔案管理隊伍的準入門檻。檔案館在招聘民國檔案管理工作人員時，可在崗位招聘條件中的工作經驗、學歷文憑、資歷背景、職業(yè)成就等方面嚴苛設定，在民國檔案管理隊伍建設的源頭處嚴格把關，充分保障工作人員的職業(yè)專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)道德素養(yǎng)均可高度契合崗位標準，實現(xiàn)檔案管理團隊的精英化打造。由專業(yè)人才領導民國檔案工作隊伍推進日常作業(yè)，不斷增強民國檔案管理工作實效。

二是加強現(xiàn)有檔案工作人員的教育培訓。檔案館應著力邀請檔案管理領域權威學者定期開展專業(yè)化、系統(tǒng)化的培訓活動，培訓主題可為信息化檔案整理技巧、實用性檔案管理方法、珍貴保密性檔案儲存方式等，帶領工作人員深度解讀。拓展工作人員對民國檔案管理工作的認知全面性，深化其對民國檔案管理重要性的理解，逐步增強工作人員職業(yè)專業(yè)性，多方位保證民國檔案管理工作落實效果。

三是建立檔案工作人員溝通交流平臺。檔案館應以線上、線下會議等多種形式，為檔案工作人員提供實踐互動的契機空間。引導工作人員就當下檔案管理難點問題加以細致探討，共享檔案管理作業(yè)經驗辦法，提升民國檔案管理工作效率。

二、針對抗戰(zhàn)后民國南京市政府檔案管理的工作重點

1.注重開發(fā)民國檔案信息

分析針對抗戰(zhàn)后民國南京市政府檔案管理工作的突出性現(xiàn)存問題有：檔案案卷標題概括不精準、不全面，如部分標題僅為某份文件主題的歸納，而非全部案卷內容的總結等，引發(fā)這些現(xiàn)象的因素較多，與檔案本身具有較大關系。即有的民國檔案案卷一份即可多達百頁，實際內容往往觸及了眾多主題，如人物、事件等，導致案卷標題的準確擬定難度較大。此外，民國檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫的建立需以檔案案卷細化目錄制定為基礎，在當今民國檔案向外開放力度逐步增長的背景下，如果案卷標題不夠準確，就可能造成嚴重的危害。例如，檔案誤檢率只高不下，需在控制下使用的檔案文件難以控制等。造成工作人員開展檔案作業(yè)時常處于被動狀態(tài)，不利于民國檔案信息利用率的穩(wěn)步提高。同時，在民國檔案經工作人員整理后，其整理單元已形成，且長期固定，這也可與館藏目錄標準體系恰好對應。因此，在處理現(xiàn)存民國檔案管理問題，推進新一輪民國檔案整理作業(yè)過程中，工作人員應遵循利用基礎這一根本原則，正視民國檔案實體的各類情況，實施“螺旋上升式”的系統(tǒng)整理，棄用傳統(tǒng)檔案整理方法，重新審核民國檔案案卷標題與具體內容的一致性，完成“見錯糾錯”。

由于“出錯”標題的案卷普遍具有檔案內容冗雜，且多為主題案卷的特點，為將案卷內容施以精簡揭示，工作人員常運用“掛一漏萬”工作措施，即挑選卷內重點、忽視其他。這就致使未被概括、揭示的其他案卷資料可能成為歷史“死信息”，難以再被發(fā)現(xiàn)、利用，或是采用“概括大概念”的作業(yè)手段，將民國檔案案卷的細化內容上升至大概念，導致內容揭示不當，削弱了案卷原有的“個性”。對此，針對具有多主題內容的民國檔案來講，為保障檔案信息整理成效，工作人員應以細化整理單元為作業(yè)要點，再次整理檔案的文件級、文件組合級，深度開發(fā)現(xiàn)有民國檔案數(shù)據(jù)信息資源。

2.完善機讀目錄數(shù)據(jù)庫信息

依照我國“民國檔案著錄細則”，著錄對象可分為案卷級、文件級這兩種類別。簡單來講，“案卷級”的著錄主要以“一卷檔案”為主，我國館藏民國檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫則是以這種案卷級為單位標準所完成的著錄標引;“文件級”的著錄對標對象常為案卷內記錄同一事件的多份資料文件，或是單份文件?？陀^來講，我國民國檔案專用機讀目錄數(shù)據(jù)庫現(xiàn)設置的案卷級標引尚不足，檢索工具片面、單一，其作業(yè)功能疲軟，遠不如性能豐富的信息化檢索工具。以理論視域分析，案卷作為具有密切關聯(lián)的海量文件資料的“集合體”，內容瑣碎，尤其是單主題的“一卷式”民國檔案案卷?！耙痪硎健泵駠鴻n案內含的主題較多，常以“多主題”形態(tài)展現(xiàn)。若工作人員在標引著錄作業(yè)中，僅對一個案卷著錄單元加以標引，限制標引分類數(shù)量，將使得案卷信息的概括揭示滋生出“意猶未盡”的主觀感受。對此，為保證這些多主題的民國檔案案卷能夠與其對標文件級的設定整理相匹配，工作人員需依照案卷主題，在將其擬定文件級后，再標引著錄單元，確保檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫中民國檔案信息數(shù)據(jù)的完善，并以此為前提，構建案卷有機結合文件級標引的民國檔案信息檢索體系。

3.堅決保護檔案實體安全

由于檔案館是我國檔案信息永久保存的權威基地，所以檔案館工作人員工作職能應是館藏檔案文件的安全保存、正當開發(fā)及科學引用，而開發(fā)及利用工作順利推進的前提是檔案資料實體的絕對安全。民國檔案作為我國珍貴的歷史檔案信息，在時間推移下，其制作年代愈發(fā)久遠，使得檔案實體損毀的可能性、嚴重性逐步提高。這種損毀不僅有紙張自然老化、字跡模糊的破損，還有因民國檔案信息的開放展覽，使得實體頻繁應用，從而造成的人為磨損、偷竊、惡意毀壞等。為有效預控民國檔案實體免受損壞，工作人員需加大檔案實體管理力度，著重保證民國檔案實體的安全性。

一是客觀檢驗、鑒定現(xiàn)有民國檔案實體的損壞程度，將已達到重新修裝、修裱需要的檔案及時送交有關部門處理，延長檔案年限壽命。

二是對已完成二次修裝，且無須裱糊的館內民國檔案文件加以編頁，并固定卷宗文件次序，保障檔案文件完整性。

三是操作系列信息化技術，翻拍、掃描珍貴的民國檔案文件，以光盤等不同形式完成檔案數(shù)據(jù)的信息化保存，制出“拷貝版”檔案文件。繼而代替檔案原件加以利用、展覽，規(guī)避檔案原本在實際利用中發(fā)生被盜、損毀等問題。

4.強調民國檔案分級及鑒定

抗戰(zhàn)后民國南京市政府的檔案數(shù)量多、情況復雜。即民國檔案案卷主題類別多元，廣泛覆蓋了黨政、企業(yè)、社會組織機構、人物、文書、科技檔案等主題。同時，檔案卷宗內容豐富，主要記錄了我國抗戰(zhàn)后民國時期中的時代演變、社會變遷，涉及了經濟、文化、軍事、黨務、社會、外界等多領域。這些民國檔案元素的共存，決定了我國民國檔案管理工作是一項大型工程。因檔案館在民國檔案管理工作中人力、物力、財力方面的投入規(guī)模極為有限，需要工作人員謹慎利用現(xiàn)有資源，科學謀劃、有序推進民國檔案文件的管理作業(yè)，而非盲目進行。對此，工作人員可以現(xiàn)存民國檔案資料的分級鑒定為管理突破口，根據(jù)檔案價值將民國檔案客觀劃分出三個級次，為后續(xù)民國檔案的實體保護、信息利用、資源開發(fā)提供便利條件。同時，工作人員在民國檔案管理作業(yè)中，應以分級結果為依托，秉持“輕重緩急”作業(yè)原則，以民國檔案重要性的差異，逐次推進整理工作。以前瞻視角構建出全局性的檔案管理長遠規(guī)劃，充分保障對抗戰(zhàn)后民國南京市政府檔案的管理工作完成質量。

處于我國民國檔案開放性逐漸提升的時代，保護民國檔案文件信息安全的現(xiàn)實意義愈發(fā)明顯。但同時，若因保證檔案信息安全，將可對大眾開放的寶貴民國檔案信息劃進控制應用范疇中，不僅是工作人員的失職，更是對大眾的不公。

因此，針對民國檔案信息的開放鑒定工作同樣應得到重點關注。在開放鑒定作業(yè)中，工作人員需嚴謹審核國家安全、外交、國防、軍事等有關國家利益的檔案文件，在確定可能觸犯國家安全后，將其予以暫緩開放處理，維護現(xiàn)存民國檔案資料信息的安全。

在傳統(tǒng)民國檔案管理思想主導下，民國檔案的管理工作可分為六大板塊，即信息收集、文件整理、檔案鑒定、資料儲備、信息統(tǒng)計、檔案應用。其中，民國檔案的鑒定通常為保管期限、實體存毀的確定。然而，在當今檔案管理領域健康發(fā)展的時代，民國檔案鑒定工作出現(xiàn)了新項目、新內容，即民國檔案的開放、分級鑒定等。當下，我國民國檔案實質屬性基本均屬永久保存。對此，傳統(tǒng)觀念下的檔案鑒定工作已不能匹配如今民國檔案管理。

另外，對于民國檔案時下新型鑒定作業(yè)而言，其與檔案整理工作較為相似，同樣需仔細閱讀、認真分析檔案案卷具體內容，二者前期作業(yè)目標、內容、流程具有一致化特點。因此，新型鑒定工作可交由民國檔案整理人員負責，或是牽頭完成。在勇于打破傳統(tǒng)民國檔案鑒定舊理念的前提下，兼并、集成檔案鑒定環(huán)節(jié)，科學推進民國檔案實體的分級鑒定及開放鑒定工作。

三、結語

綜上所述，處于信息化時代新背景下，民國檔案管理工作迎來了創(chuàng)新機遇及新考驗。站在某一角度分析，可將民國檔案管理引申為特殊性知識開發(fā)、知識利用，具有較強的價值作用。對此，當代檔案管理工作人員在日常整理民國檔案作業(yè)中，應順應我國社會發(fā)展主流趨勢。在充分保護檔案資料安全、完整的基礎上，通過各類信息技術的靈活運用，科學開發(fā)民國檔案信息資源，健全檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，合理分級、精準鑒定現(xiàn)有民國檔案資料，確保珍貴的抗戰(zhàn)后民國南京市政府檔案可得到正當保管、使用，給予社會大眾真實、準確、可靠的民國信息數(shù)據(jù)，驅動我國民國檔案管理早日收獲工作新成績。

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（作者單位：重慶圖書館）

基金項目：抗戰(zhàn)大后方專業(yè)媒體研究，編號：2017ZDKZ10。

作者簡介：林志平（1984—），女，漢族，江西上饒人，本科，館員，研究方向：圖書資料檔案。