基于RFID智能管理系統(tǒng)在開館環(huán)境下圖書盤點(diǎn)工作的探索與實(shí)踐

摘 要：圖書盤點(diǎn)是圖書館的一項(xiàng)兼具常規(guī)性、復(fù)雜性的重要工作。我館作為泉州市唯一的少兒圖書館，讀者數(shù)量多，圖書流通量大，卻受人員不足、設(shè)備落后等因素影響從未做過系統(tǒng)的圖書盤點(diǎn)工作。此次圖書盤點(diǎn)主要以我館為例，探索在開館環(huán)境下，如何利用RFID手持設(shè)備進(jìn)行圖書數(shù)據(jù)采集和通過數(shù)據(jù)對比處理，達(dá)到圖書盤點(diǎn)的目的。

關(guān)鍵詞：盤點(diǎn);RFID手持設(shè)備;在館不在架;數(shù)據(jù)比對;清點(diǎn)

一、背景

泉州市圖書館少兒分館（以下簡稱“我館”）是泉州市圖書館（以下簡稱“中心館”）的主分館之一，于2017年3月13日正式開館，是泉州市區(qū)首個獨(dú)立的少兒圖書館。在漫長的發(fā)展過程中，受限技術(shù)、設(shè)備、場地和人員等歷史原因，我館從未進(jìn)行過全面、系統(tǒng)的圖書清點(diǎn)和盤查，interlib系統(tǒng)中顯示的數(shù)據(jù)與實(shí)際有出入。

至2019年下半年，中心館整體搬遷至新的館舍，讀者反映OPAC檢索數(shù)據(jù)與實(shí)際不符的“在館不在架”的情況突然暴增，嚴(yán)重影響了正常的館藏查找和圖書流通，讀者亦對我館的管理和服務(wù)產(chǎn)生了質(zhì)疑。為避免矛盾繼續(xù)激化，提高館藏數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，切實(shí)提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，我館決定對本館館藏圖書進(jìn)行一次系統(tǒng)、全面的盤查和清點(diǎn)。

二、存在的問題和原因

1.存在的問題

我館場館由原“萬維生郵票藝術(shù)館”改造而來，原計劃中心館少兒部（以下簡稱“少兒部”）整體搬遷，后因種種原因，只實(shí)現(xiàn)了部分搬遷。原少兒部搬遷而來的圖書，加上新采購的圖書兩部分共同構(gòu)成了我館的館藏。館藏主要分布在兩個樓層，館舍一層設(shè)置“低幼繪本閱讀區(qū)”（以下簡稱“低幼區(qū)”），館舍四層設(shè)置“少兒圖書閱覽區(qū)”（以下簡稱“青少區(qū)”）。我館未設(shè)置新的館藏地點(diǎn)，與仍舊保留的少兒部共用“04|少兒”，低幼區(qū)和青少區(qū)亦未做區(qū)分。

2019年底，中心館整體搬遷至新的館舍，設(shè)置新的館藏點(diǎn)“44|中心館二樓少兒閱覽區(qū)”，少兒部搬遷至新館舍的圖書重新錄入系統(tǒng)，登記更改館藏為“44|中心館二樓少兒閱覽區(qū)”;原“04|少兒”更改館藏名稱為“04|少兒分館”。至此，少兒部發(fā)展過程中，因種種原因?qū)е碌臄?shù)據(jù)混亂和錯誤全部遷移至少兒分館。

2.原因

（1）客觀原因

一是中心館建館六十余年，經(jīng)歷過數(shù)次搬遷，少兒部更因館藏和借閱量的增加，多次擴(kuò)張和搬遷。數(shù)次搬遷均是在開放狀態(tài)下進(jìn)行，均未開始使用自助借還設(shè)備。本部人員既要完成流通的人工借還和上架整理工作，以及處理流通過程中遇到的讀者咨詢、丟書賠償?shù)葮I(yè)務(wù)，還要進(jìn)行圖書的打包、搬遷和拆包、上架等工作，人少事雜，難免忙中出錯。二是我館自2017年3月開館即采用開放式、自助式的圖書借閱方式，隨著百姓書房、街區(qū)24小時圖書館等分館的陸續(xù)建設(shè)，中心館與各分館和借閱點(diǎn)均實(shí)行“通借通還”的大流通模式。RFID技術(shù)和設(shè)備的引入，開放、自助、大流通的管理模式，極大方便了讀者，也在一定程度上緩解了人員不足的問題。同時，也帶來了不少問題，如讀者操作的準(zhǔn)確性直接影響了館藏顯示的準(zhǔn)確性，圖書的跨點(diǎn)借還對糾錯也是一個很大的挑戰(zhàn)。特別是百姓書房、街區(qū)24小時書房這些無人值守的借閱點(diǎn)，一旦讀者操作失誤，要糾錯更是難上加難。

（2）主觀原因

第一，少兒部在發(fā)展過程中，兩次遭遇嚴(yán)重自然災(zāi)害，暴風(fēng)雨引起館舍和圖書被淹。在處理被淹圖書時，存在遺漏和不規(guī)范操作：一是晾曬泡水不是很嚴(yán)重的圖書時可能存在回收不及時等遺失問題;二是泡水嚴(yán)重圖書未及時、規(guī)范進(jìn)行系統(tǒng)的剔除操作。第二，圖書分編過程中，由于分編人員誤操作或不規(guī)范操作，部分未到館圖書提前登記驗(yàn)收。

三、盤點(diǎn)流程

1.前期準(zhǔn)備工作

（1）人員、時間準(zhǔn)備

我館讀者量多、借閱量大，閉館盤點(diǎn)影響較大。因此，我們最終采取邊開館邊盤點(diǎn)的方式。在小范圍測試采集時效后，大致估算此次數(shù)據(jù)采集所需時間為3～5天，避開流通量大的周末和節(jié)假日。在征得所有工作人員同意后，重新調(diào)整人員休假方式，盤點(diǎn)當(dāng)周全員在崗。

（2）環(huán)境準(zhǔn)備

在盤點(diǎn)前清理全館在館圖書。整理破損、待處理圖書，修改狀態(tài)為“修補(bǔ)”;清理全館各角落（包括還書箱）圖書歸架，確保所有館內(nèi)圖書均在架，避免數(shù)據(jù)采集時遺漏。

（3）數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

盤點(diǎn)首日，在數(shù)據(jù)采集前，系統(tǒng)導(dǎo)出所在館“04少兒分館”，館藏狀態(tài)為“在館”的所有館藏清單，即“系統(tǒng)在館清單”。

（4）區(qū)域劃分

根據(jù)估算的采集時效，將書庫劃分為多個區(qū)域，并對每個區(qū)域進(jìn)行分區(qū)命名和記錄。為確保后期數(shù)據(jù)導(dǎo)出的準(zhǔn)確和完整，在系統(tǒng)操作采集時錄入相應(yīng)的分區(qū)命名。

2.盤點(diǎn)方法

根據(jù)采集按區(qū)域采集數(shù)據(jù)，所有數(shù)據(jù)采集完成后，導(dǎo)出采集到的數(shù)據(jù)，即“實(shí)際在館清單”。將“系統(tǒng)在館清單”和“實(shí)際在館清單”進(jìn)行數(shù)據(jù)比對，篩選出“系統(tǒng)在館清單”的唯一項(xiàng)，即為“在館不在架”圖書。

3.數(shù)據(jù)采集

（1）系統(tǒng)

此次盤點(diǎn)我們采用的是上海阿法迪公司的“平板電腦+手持RFID讀寫器”的手持設(shè)備。操作簡單便捷，讀寫速度快，距離遠(yuǎn)，同一采集文檔下同一數(shù)據(jù)不會重復(fù)讀寫;數(shù)據(jù)導(dǎo)出為EXCEL格式，兼容性高，方便處理。缺點(diǎn)是讀寫范圍過廣，數(shù)據(jù)采集時經(jīng)常讀寫到其他區(qū)域圖書，不利于采集數(shù)量的人工復(fù)核。數(shù)據(jù)處理軟件采用WPS軟件。

（2）操作方法

我館兩大借閱區(qū)設(shè)置相同館藏地方，圖書分類有大量交叉。為方便讀者借閱，根據(jù)實(shí)際流通需求，館內(nèi)設(shè)有包含多種類型圖書的“四大名著”“0-3周歲讀物”“立體圖書”等主題書架。按圖書類型逐類采集逐類比對的方式不適合本館實(shí)際情況，因此我們采用按區(qū)域采集的方式。為提高采集數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，將數(shù)據(jù)采集組分為兩兩一組，一個負(fù)責(zé)人工清點(diǎn)和記錄每行在架圖書數(shù)量;另一個負(fù)責(zé)采集圖書數(shù)據(jù)和復(fù)核機(jī)器采集數(shù)量與人工清點(diǎn)數(shù)量是否一致。因RFID標(biāo)簽易損壞、易受金屬干擾以及手持讀寫器感應(yīng)范圍過廣等問題，機(jī)器采集數(shù)量與人工清點(diǎn)數(shù)量無法要求完全一致，我們將這個誤差控制在5%以內(nèi)。

在開館條件下，數(shù)據(jù)采集受流通影響較大。數(shù)據(jù)采集開始后，讀者還回圖書不在我們已導(dǎo)出的“系統(tǒng)在館清單”內(nèi)，這部分圖書數(shù)據(jù)我們無須采集;另一部分采集期間讀者借出的圖書，在“系統(tǒng)在館清單”內(nèi)，但不會影響最終數(shù)據(jù)的處理。針對這兩個問題，我們采取凍結(jié)還書箱圖書以及凍結(jié)正在盤點(diǎn)區(qū)域圖書的方法。凍結(jié)還書箱圖書，即還回圖書不再上架流通，亦不采集數(shù)據(jù);凍結(jié)正在盤點(diǎn)區(qū)域圖書，即封閉已經(jīng)人工清點(diǎn)圖書數(shù)量、正在采集數(shù)據(jù)的區(qū)域，不再讓讀者進(jìn)入該區(qū)域借閱。

4.數(shù)據(jù)處理

（1）數(shù)據(jù)導(dǎo)出

全館在架圖書數(shù)據(jù)全部采集完成后，導(dǎo)出各盤點(diǎn)儀采集數(shù)據(jù)，并整合形成一份完整的EXCEL文檔，即“實(shí)際在館清單”。導(dǎo)出數(shù)據(jù)如圖1所示：

利用EXCEL文檔數(shù)據(jù)處理工具，選擇唯一項(xiàng)“條碼號”進(jìn)行比對，篩選并刪除重復(fù)采集的數(shù)據(jù)，確?！皩?shí)際在館清單”每條數(shù)據(jù)的唯一性。

（2）數(shù)據(jù)比對

為方便數(shù)據(jù)處理，將“系統(tǒng)在館清單”和“實(shí)際在館清單”整合到同一個EXCEL文檔內(nèi)，利用WPS軟件表格里的“數(shù)據(jù)對比”里的“標(biāo)記唯一數(shù)據(jù)”工具（圖2），選擇唯一項(xiàng)“條碼號”進(jìn)行比對?！皡^(qū)域1”選擇“實(shí)際在館清單”所有條碼號，“區(qū)域2”選擇“系統(tǒng)在館清單”所有條碼號（圖3）。數(shù)據(jù)比對后，兩份清單內(nèi)的唯一條碼號即被標(biāo)記出來?！跋到y(tǒng)在館清單”比對出來的唯一條碼號即為我們此次盤點(diǎn)的目標(biāo)數(shù)據(jù)——“在館不在架”圖書數(shù)據(jù)。將篩選出來的目標(biāo)數(shù)據(jù)，復(fù)制所有條碼號至txt文檔，系統(tǒng)批更改館藏狀態(tài)“清點(diǎn)”。

四、盤點(diǎn)結(jié)果和分析

1.盤點(diǎn)結(jié)果

我館本次盤點(diǎn)共耗時5個工作日，其中數(shù)據(jù)采集6人，使用3套盤點(diǎn)設(shè)備，歷時3個工作日;數(shù)據(jù)處理和人工復(fù)核兩個工作日。共計完成人工清點(diǎn)在館圖書59054冊，采集圖書信息58704條，誤差率不到1%。經(jīng)數(shù)據(jù)對比，共計篩查出“在館不在架”圖書數(shù)據(jù)10499條，共計成功處理館藏狀態(tài)“清點(diǎn)”圖書數(shù)據(jù)10420條。

2.結(jié)果分析

（1）“實(shí)際在館清單”比對出來的唯一條碼，部分為讀者歸還圖書未正確操作，仍是“借出”狀態(tài);部分為采集數(shù)據(jù)過程中凍結(jié)圖書被誤上架。這部分圖書數(shù)量較少，需人工核驗(yàn)，“借出”狀態(tài)的圖書需一一找出進(jìn)行還回處理。

（2）開館環(huán)境下，在采集數(shù)據(jù)的過程中，已在“系統(tǒng)在館清單”內(nèi)，但未采集數(shù)據(jù)的圖書被讀者借出，這部分?jǐn)?shù)據(jù)在進(jìn)行數(shù)據(jù)對比時，會進(jìn)入“在館不在架”數(shù)據(jù)清單。館藏處理時，這部分外借圖書數(shù)據(jù)狀態(tài)不可修改，因此不會對館藏產(chǎn)生影響，無須進(jìn)行特殊處理（圖4）。

（3）受網(wǎng)絡(luò)、金屬、芯片損壞和人為因素影響，盤點(diǎn)時部分在館在架圖書未采集到數(shù)據(jù)，會進(jìn)入“在館不在架”清單，狀態(tài)變更為“清點(diǎn)”。此次清點(diǎn)數(shù)量龐大，無法再次進(jìn)行人工復(fù)核。被“清點(diǎn)”的圖書，在流通過程中，無法被借出，因此被誤“清點(diǎn)”的圖書也無須進(jìn)行特別處理，可在流通過程中被逐步發(fā)現(xiàn)，逐步改正。

（4）大流通環(huán)境之下，盤點(diǎn)結(jié)果會影響到中心館和其他分館，需與總館和其他分館相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)好后期的誤清點(diǎn)糾錯事宜。

五、思考與措施

Interlib智能圖書管理系統(tǒng)和RFID智能管理系統(tǒng)的應(yīng)用是圖書館圖書盤點(diǎn)方式的重要變革，與傳統(tǒng)盤點(diǎn)方式相比，在效率和準(zhǔn)確性方面有了極大提升。首先，其對數(shù)據(jù)采集人員要求較低。兩兩一組，一個負(fù)責(zé)人工清點(diǎn)在架圖書數(shù)量并做好記錄，一個負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)采集并核對。這種采集方式簡單、重復(fù)、準(zhǔn)確性高，可較長時間連續(xù)工作，這一點(diǎn)對開館環(huán)境下的采集工作尤為重要。開館環(huán)境下，要盡量降低采集工作給讀者帶來的不便影響，又要保證采集工作的準(zhǔn)確性，必然要提高采集效率，在最短的時間內(nèi)完成數(shù)據(jù)采集工作;其次，有糾錯空間。在采集過程中，因網(wǎng)絡(luò)、手持設(shè)備、芯片損壞等原因引起的遺漏數(shù)據(jù)，被處理成“清點(diǎn)”狀態(tài)，這部分圖書數(shù)量不多，但若要人工一一復(fù)核無疑是一個巨大的挑戰(zhàn)。但是，基于 Interlib智能圖書管理系統(tǒng)，這部分圖書無須馬上核校，只需做好相關(guān)告示，在流通過程中逐步發(fā)現(xiàn)糾正;最后，盤點(diǎn)儀導(dǎo)出的數(shù)據(jù)清單，按采集時間排序，包含條碼號、分類號等。除部分主題專架包含多種分類圖書外，我們亦可通過數(shù)據(jù)分析，找出錯架、亂架圖書進(jìn)行正確歸架。

受主題專架影響，此次盤點(diǎn)針對我館實(shí)際情況，采用的是“全館盤點(diǎn)法”，即全館在架圖書數(shù)據(jù)采集完成后，再進(jìn)行數(shù)據(jù)比對的方式。這種方式優(yōu)點(diǎn)是不要求在架圖書的歸架準(zhǔn)確性，無須復(fù)位主題專架圖書，無須核查錯架亂架圖書。但是，也存在較為明顯的缺點(diǎn)，在開館環(huán)境下，這種盤點(diǎn)方法更適合中小型圖書館，大型圖書館無法在短時間內(nèi)完成數(shù)據(jù)采集，準(zhǔn)確性會大打折扣。

要提高館藏數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，切實(shí)提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，定期的圖書盤點(diǎn)是行之有效的方法。除此之外，日常的檢查和維護(hù)也是很有必要。在日常維護(hù)方面，我館采取了兩大措施：一是所有讀者歸還的圖書，在上架之前利用RFID自助借還書機(jī)全部重新檢查一遍，這一方法我館稱之為“過書”。作為以少年兒童為主要服務(wù)對象的少兒圖書館，基于RFID的自助借還系統(tǒng)在給讀者帶來極大方便的同時，也因服務(wù)對象的特殊性，經(jīng)常出現(xiàn)因操作失誤導(dǎo)出的圖書未正確歸還。過書可以檢查圖書是否歸還成功，及時糾正未正確歸還圖書;二是每周巡架。將借閱區(qū)進(jìn)行分區(qū)，分區(qū)到人，每個管理員按排班表每周定時巡查書架，逐本翻檢，挑出錯架、亂架圖書。

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（作者單位：泉州市圖書館）

作者簡介：潘曉萍（1986—），女，漢族，福建南安人，本科，少兒分館主任，館員，研究方向：兒童圖書館管理。