試論信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新

摘 要：隨著現(xiàn)代社會互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，信息數(shù)據(jù)成為人們?nèi)粘Ｉ畹闹饕刂唬藗兺ㄟ^利用信息數(shù)據(jù)、信息技術(shù)與工具完成各項工作任務(wù)。信息社會背景下，單位辦公室的文書檔案管理工作內(nèi)部環(huán)境與外部環(huán)境逐漸發(fā)生變化，體現(xiàn)為信息工具的不斷革新、文書檔案載體的日益豐富、辦公室文書檔案要求的不斷提高、網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險的日益加劇等。這些均要求工作人員對文書檔案管理工作進行革新，通過改革工作模式，創(chuàng)新工作方法、豐富工作細節(jié)，提升文書檔案管理有效性。本文簡要分析了信息社會發(fā)展對于辦公室文書檔案管理工作的意義，針對辦公室文書檔案管理工作，分別提出的改革思路與創(chuàng)新路徑。

關(guān)鍵詞：信息社會;辦公室;文書檔案;檔案管理

文書檔案是單位辦公室文件資料體系的重要構(gòu)成部分，也是單位開展各項管理工作、做出各項決策的重要依據(jù)。高效的文書檔案管理工作能夠保證檔案資料的完善與完整，保證資料真實可靠，具有較強的借鑒意義。信息社會背景下，多樣的信息技術(shù)與工具為人們的工作提供便利條件，也改變文書檔案管理工作的環(huán)境，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理方法無法適用。

此時要立足單位實際情況，分析單位的文書檔案管理工作作用，明確信息社會之下的檔案管理工作改革思路，一步步有計劃地創(chuàng)新檔案管理工作方法，靈活運用各項信息工具，提升檔案管理效率，切實保護檔案的真實、完整、可靠與安全，為單位今后的各項決策與活動提供有力保障。

一、信息社會發(fā)展對于辦公室文書檔案管理工作的意義

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展與普及，人們的生活習(xí)慣、工作方法發(fā)生較大的變化，多種不同形式的資料出現(xiàn)于人們的生活中，圖像、有聲視頻、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等成為辦公室文書檔案資料的主要形式。相較于以往單純紙質(zhì)版資料的檔案管理，信息社會背景下的檔案管理不再需要消耗大量的人力資源成本與空間成本，且由于利用信息工具管理資料，其管理效率大幅度提升。紙質(zhì)版檔案資料是儲存于單位的檔案室中，需要進行防蟲、防潮、防火、防盜等工作，各項工作復(fù)雜程度與難度較高，而信息化的檔案資料能夠很好避免以上問題的產(chǎn)生，僅需要將資料儲存于單位的文書檔案系統(tǒng)中，加強系統(tǒng)的防火墻建設(shè)，重視系統(tǒng)的登錄驗證管理，則可以保證文書檔案的安全與穩(wěn)定。

1.有利于保護檔案資料的完整性

信息化建設(shè)后，文書檔案資料能夠突破原本的時空限制，不受外界時間、環(huán)境等多種因素的影響。工作人員可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺互相傳輸文書檔案原始資料，利用內(nèi)部系統(tǒng)實時采集各部門運行過程中自然產(chǎn)生的文書檔案原始資料，將這些資料通過系統(tǒng)與平臺進行傳輸。之后，利用系統(tǒng)工具對文書檔案資料進行處理，根據(jù)相應(yīng)的標(biāo)準與流程一一整理檔案資料，將各類檔案資料分類歸檔、集中儲存，形成種類豐富、名目明確、便于查看與管理的文書檔案資料。在使用文書檔案的環(huán)節(jié)，需要利用電腦或者手機等設(shè)備登錄系統(tǒng)獲取權(quán)限就可以查看，不再需要進入檔案室翻看紙質(zhì)版資料。相較于傳統(tǒng)模式，信息化后的文書檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)“線上一站式”的模式，全程通過系統(tǒng)平臺進行處理，極大程度提高文書檔案管理與利用的便利性，降低檔案不完整的概率。

2.有助于增強文書檔案的安全性

信息化之后，單位的各項文書檔案資料均需轉(zhuǎn)入電子系統(tǒng)中進行管理，集中以數(shù)據(jù)信息的形式呈現(xiàn)出來，能夠在較大程度上提升檔案資料的安全系數(shù)與保密等級。單位在建設(shè)文書檔案管理系統(tǒng)時，會引入“保密技術(shù)”，加強對用戶身份的驗證，各工作人員需要依靠密碼登錄系統(tǒng)，獲取自己職位所擁有的系統(tǒng)使用權(quán)限，在權(quán)限允許之內(nèi)處理文書檔案資料。這樣一來，能夠有效避免出現(xiàn)“工作人員違規(guī)操作”“外部人員盜取檔案”等情況，維護單位文書檔案安全。

二、信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革思路

單位文書檔案管理工作四大要素分別為：人員認知、人員素養(yǎng)、管理體系、檔案安全。因此，要想在信息社會背景下開展辦公室文書檔案管理工作改革，需要從這四點入手，提升辦公室的文書檔案管理整體水平，為單位提供真實可靠、完整健全的文書檔案資料。

1.轉(zhuǎn)變辦公室人員認知

要想實現(xiàn)信息社會下的文書檔案管理改革，就要積極轉(zhuǎn)變單位各部門辦公室人員的認知，促使其了解文書檔案管理工作的重要性，積極主動配合各項檔案管理工作，共同提升單位的文書檔案管理水平，從容應(yīng)對信息社會引起的各項變化。在實際過程中，一些單位辦公室人員缺乏對“文書檔案”的認知，認為這些檔案資料“僅僅是日常辦公留下來的資料，沒有什么較大用處”，一些單位人員面對信息系統(tǒng)資料采集行為，甚至?xí)霈F(xiàn)“你要采集就采集好了，我無所謂”的情況，不能夠考慮到系統(tǒng)采集資料的標(biāo)準需求，屢次出現(xiàn)不按照規(guī)定標(biāo)準記錄各項工作事宜的情況，從而加大了信息系統(tǒng)自動采集各部門辦公信息的難度，阻礙單位文書檔案管理工作的開展。因此，需定期組織開展單位各部門的集體學(xué)習(xí)活動，帶領(lǐng)各部門人員一起學(xué)習(xí)“文書檔案”方面的知識，促使其了解文書檔案管理工作對于推進單位主要工作任務(wù)、輔助單位決策與管理等方面的重要意義，從而主動遵循各項規(guī)范與標(biāo)準，為檔案管理工作人員提供內(nèi)容完整真實、格式標(biāo)準的原始資料。

2.提升管理人員素養(yǎng)

要想實現(xiàn)信息社會下的文書檔案管理改革，建議要重點提升單位的文書檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)、能力水平，促使其能夠時刻遵循各項工作制度，具備良好崗位責(zé)任感，能夠自覺跟隨單位的腳步，為單位提供有效的文書檔案管理服務(wù)。在實際過程中，建議單位定期組織檔案管理人員參與培訓(xùn)活動，給其展示其他大型單位與企業(yè)的辦公室文書檔案管理失誤案例、文書檔案資料對單位的決策輔助案例，讓檔案管理人員理解文書檔案資料本身的價值，認識到管理失誤引起的不良后果，形成正確的檔案管理觀念。之后，要組織學(xué)習(xí)各項檔案管理制度、有關(guān)法律法規(guī)與文件要求，學(xué)習(xí)行業(yè)規(guī)范標(biāo)準，不斷提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，提升其工作質(zhì)量。還需要組織其學(xué)習(xí)新型的辦公室文書檔案管理信息工具使用方法，促使其能夠熟練使用各項系統(tǒng)功能，運用系統(tǒng)完成辦公室文書檔案的原始資料獲取、資料保存與分類、資料歸檔與立卷、資料管理與調(diào)取、資料安全保護與保密等工作，全面提升文書檔案管理人員的綜合能力。

3.優(yōu)化檔案管理體系

要想實現(xiàn)信息社會下的文書檔案管理改革，要重點構(gòu)建健全的檔案管理體系。相較于其他的檔案形式，辦公室文書檔案具有一定復(fù)雜性，存在檔案形式多樣、檔案內(nèi)容廣泛、檔案類型覆蓋面較廣的特點。信息化后，檔案管理工作人員需要利用系統(tǒng)工具將零散、分散的檔案資料集中整合、統(tǒng)一轉(zhuǎn)化、定期采集，按需要根據(jù)單位內(nèi)部的文書檔案分類標(biāo)準、管理流程進行處理。這一過程需要健全的制度給予支撐，讓檔案管理工作人員能夠根據(jù)制度有方向、有計劃地搜集與管理單位內(nèi)部的文書檔案資源，根據(jù)制度規(guī)范有序推進檔案的整理、分類、立檔、擴充、借閱等工作。單位可以根據(jù)辦公室文書檔案管理需求，分別提出“檔案管理制度總則”“檔案管理人員的操守規(guī)范”“各部門的文書檔案管理配合責(zé)任制度”“文書檔案的安全管理制度”“文書檔案的定期審查制度”等，有效約束檔案工作人員，調(diào)動各部門人員積極性，保證辦公室文書檔案工作有章可循，從而提升單位辦公室文書檔案管理的信息化發(fā)展水平。

4.定期檢驗檔案

要想實現(xiàn)信息社會下的文書檔案管理改革，建議定期檢驗文書檔案安全性，貫徹落實安全管理，維護單位的文書檔案資料穩(wěn)定，避免出現(xiàn)檔案資料流失、檔案資料缺失與泄露等情況。對于單位而言，辦公室的文書檔案資料安全性能夠直接影響單位的各項活動、管理工作的落實，若檔案資料泄露，則會對泄露信息有關(guān)工作與人員造成較大的影響，如擾亂相關(guān)人員生活、單位有關(guān)項目無法順利開展等。因此，在文書檔案管理工作改革中，一定要根據(jù)信息化之后的文書檔案資料變化，展開檔案安全工作改革，提升文書檔案安全性，從而維護單位的良好發(fā)展。

三、信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的創(chuàng)新實現(xiàn)路徑

1.創(chuàng)新管理理念，奠定思想基礎(chǔ)

先進的管理理念是有效落實文書檔案管理工作改革的基礎(chǔ)，在開展改革與創(chuàng)新工作之前，需從思想層面引領(lǐng)，明確改革方向，才能夠促使單位的文書檔案改革與創(chuàng)新工作持續(xù)性發(fā)展，充分調(diào)動各部門人員以及檔案管理人員的工作積極性。在實際過程中，可以積極引入“全過程管理”“紙質(zhì)檔案+電子檔案”統(tǒng)一管理、以人為本檔案工作理念等不同的理念思想，讓檔案管理工作人員接觸不同的理念與工作思想，拓展其工作思維，激發(fā)創(chuàng)造活力，促使檔案管理工作人員在實際操作系統(tǒng)、完成檔案管理任務(wù)的過程中，能夠提出具有實際效用、符合企業(yè)實況、內(nèi)涵理論先進的檔案管理工作提議，從而實現(xiàn)辦公室文書檔案管理工作創(chuàng)新。

2.創(chuàng)新管理方式，提升工作效率

科學(xué)管理方式是落實辦公室文書檔案管理改革的主要工具，因此要積極創(chuàng)新檔案管理方式，根據(jù)信息化特征提出具有現(xiàn)代特點、實用性的管理方法。單位辦公室文書檔案管理，在不同階段管理方式要求是不同的。例如，在歸檔階段，雖然信息技術(shù)的利用促使文書檔案資料以數(shù)據(jù)、信息的形式呈現(xiàn)，但是這并不意味著傳統(tǒng)實物資料完全喪失其功能。在有效利用數(shù)字化文書檔案資料的同時，需認真仔細保管存留的實物檔案資料，包括影音圖像、思維導(dǎo)圖與文字等紙質(zhì)資料、錄音資料等，將實物資料歸檔形成文檔，成為單位的“記憶文物”，發(fā)揮其“存留歷史”“紀念重要事件”等功能。在基礎(chǔ)性內(nèi)容的歸檔環(huán)節(jié)，工作人員要認識到業(yè)務(wù)與檔案在部署階段、檢驗階段同步性發(fā)展，跳出傳統(tǒng)檔案管理思維局限，更多地學(xué)習(xí)同行業(yè)其他單位檔案管理工作方法與經(jīng)驗，不斷創(chuàng)新本單位檔案管理方法，保證各種檔案管理方法滿足不同階段的檔案管理需求，提升單位辦公室文書檔案管理工作效率。

3.創(chuàng)新檔案利用，凸顯文書檔案價值

檔案利用是辦公室文書檔案管理的重要環(huán)節(jié)之一，是實現(xiàn)文書檔案資料的重要過程。建議要創(chuàng)新檔案利用的方法，深入發(fā)掘辦公室文書檔案價值，將其融入單位發(fā)展、戰(zhàn)略制定、管理落實、制定決策中，以可靠的文書檔案資料為單位領(lǐng)導(dǎo)提供有效的決策依據(jù)，進一步提升單位的經(jīng)營發(fā)展水平，體現(xiàn)文書檔案價值。實際過程之中，可以在不同工作中選擇使用不同類型的文書檔案資料，利用軟件分析方法將文書檔案資料形成不同的參考文件，以此滿足單位管理與決策的多種需求。

例如，將一段時間內(nèi)同類文書檔案資料進行整合，形成這一時間段的同類工作變化數(shù)據(jù)表、折線圖，直觀體現(xiàn)這一時期的數(shù)據(jù)變化，可以輔助管理者制訂未來一段時間的發(fā)展規(guī)劃與目標(biāo)。將單個部門的不同崗位工作及其成果資料整合起來，形成主題明確、發(fā)散狀的思維導(dǎo)圖，能夠為管理人員優(yōu)化部門組織結(jié)構(gòu)提供依據(jù)。在檔案利用的創(chuàng)新環(huán)節(jié)，工作人員可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的不同需求，為其提供不同內(nèi)容、不同形式的文書檔案資料，且通過可視化、數(shù)據(jù)分析、人工智能分析等方法，靈活運用檔案資料，充分體現(xiàn)單位文書檔案管理改革與創(chuàng)新的意義。

四、結(jié)語

綜上所述，信息技術(shù)快速發(fā)展在極大程度上改變了人們的生活方式與工作方法，隨著信息社會的到來，各行業(yè)工作環(huán)境均有所改變，需進行工作改革與創(chuàng)新，才能夠迎合時代發(fā)展趨勢，構(gòu)建出具有時代特征的工作模式。對于辦公室文書檔案管理工作而言，信息社會帶來的變化促使其面臨更多元的檔案載體與管理工具。在今后的改革與創(chuàng)新過程中，建議要從思想、人員、體系與檔案安全角度入手進行管理改革，還需要積極創(chuàng)新管理理念、管理方法、檔案利用方法、信息系統(tǒng)與監(jiān)督制度，全面保障檔案管理的安全與可靠，提升文書檔案管理高效性。

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（作者單位：太原市農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣服務(wù)中心）

基金項目：太原市科學(xué)技術(shù)局科技項目：“設(shè)施秋延西葫蘆高效無害化栽培技術(shù)”（項目編號：120145）。

作者簡介：崔艷美（1983—），女，漢族，河北臨城人，本科，館員，研究方向：檔案管理及應(yīng)用。