高校社團(tuán)檔案的構(gòu)成及其功能和作用

李興

摘要：不同類型的高校社團(tuán)因活動方式和內(nèi)容不同而產(chǎn)生不同的檔案材料，對高校社團(tuán)自身發(fā)展及高校文化建設(shè)有著不可替代的參考作用和情報(bào)價(jià)值。本文從高校社團(tuán)類型入手，分析了高校社團(tuán)檔案的構(gòu)成、性質(zhì)和內(nèi)涵，存在的問題及解決對策，就其在高校育人、管理及文化建設(shè)等方面的功能和作用進(jìn)行了分析和探討。

關(guān)鍵詞：檔案 高校社團(tuán) 檔案作用 檔案管理

高校學(xué)生社團(tuán)是在校大學(xué)生根據(jù)共同的興趣愛好和心理傾向自愿組成的，按照一定的宗旨和章程自主活動、自主發(fā)展、自我服務(wù)的非官方的群眾性組織。它涉及學(xué)校教育和學(xué)生生活的各個領(lǐng)域、各個方面，以特有的組織形式和活動特點(diǎn)發(fā)揮著其他教育形式不可替代的作用，是大學(xué)生成長成才以及校園文化建設(shè)的重要平臺。社團(tuán)檔案是伴隨著社團(tuán)實(shí)踐活動形成的有關(guān)社團(tuán)創(chuàng)建、發(fā)展、活動過程和內(nèi)容的原始記錄，在高校社團(tuán)建設(shè)和文化育人過程中發(fā)揮著重要作用。

一、高校社團(tuán)的類型及其檔案構(gòu)成形態(tài)

近年來，隨著高校對學(xué)生活動的支持和引領(lǐng)，學(xué)生社團(tuán)數(shù)量和規(guī)模不斷增加和擴(kuò)大。按照創(chuàng)辦宗旨和活動性質(zhì)，可以將其分成以下幾種基本類型。各類型社團(tuán)檔案構(gòu)成內(nèi)容同中有異，除審批管理手續(xù)等共同內(nèi)容外，還因其活動方式和服務(wù)對象不同而呈現(xiàn)出不同的形態(tài)。

1.思想政治類

思想政治類社團(tuán)以學(xué)習(xí)、研討、宣傳黨的思想理論為基本宗旨。這類社團(tuán)的檔案構(gòu)成內(nèi)容包括：社團(tuán)成立申請報(bào)告，主管部門批復(fù)材料；社團(tuán)組織結(jié)構(gòu)材料，社團(tuán)活動經(jīng)費(fèi)籌集及財(cái)務(wù)管理材料；舉辦各類講座報(bào)告會的策劃書、總結(jié)報(bào)告等；舉辦各類政策宣講、理論學(xué)習(xí)的策劃書、活動過程、反響總結(jié)等材料；內(nèi)部出版的報(bào)紙和刊物等實(shí)物材料。各類活動照片、影像資料等實(shí)物和電子文檔。

2.文學(xué)藝術(shù)類

文學(xué)藝術(shù)類社團(tuán)歷史悠久，群眾基礎(chǔ)雄厚，最具人文氣息。如文學(xué)社、詩社、普通話協(xié)會、話劇協(xié)會、書法協(xié)會、攝影協(xié)會、棋藝協(xié)會、足球愛好者協(xié)會、武術(shù)協(xié)會、DV協(xié)會、動漫協(xié)會等。此類社團(tuán)檔案構(gòu)成內(nèi)容：自辦文學(xué)藝術(shù)類報(bào)紙、刊物等實(shí)物材料；各類展覽的展品，如書法作品、攝影作品、動漫模型作品實(shí)物等；各類演出的音像作品，如話劇演出、詩歌朗誦、武術(shù)表演、動漫演出、足球、棋類比賽、DV展播等制作的電子光盤等；各類講座、報(bào)告會等活動的策劃總結(jié)等文字材料和電子文檔。

3.科技學(xué)習(xí)類

學(xué)習(xí)類社團(tuán)具有很強(qiáng)的專業(yè)性，以某一專業(yè)的特定人群為服務(wù)對象，以輔助專業(yè)學(xué)習(xí)，提高專業(yè)技能為宗旨。如，外語學(xué)習(xí)方面的英語協(xié)會、日語協(xié)會、俄語沙龍等。科技類社團(tuán)側(cè)重科技的應(yīng)用和推廣，如電腦網(wǎng)絡(luò)協(xié)會、計(jì)算機(jī)協(xié)會、數(shù)學(xué)建模、廣告協(xié)會等；這類社團(tuán)的檔案構(gòu)成內(nèi)容：各類培訓(xùn)學(xué)習(xí)、報(bào)告會、義務(wù)服務(wù)等的策劃、開展和總結(jié)材料及電子文檔；各社團(tuán)自辦學(xué)習(xí)交流性刊物和印發(fā)文字材料。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用和數(shù)學(xué)建模等科技創(chuàng)新項(xiàng)目的項(xiàng)目組材料和項(xiàng)目成果材料。各類活動的照片、錄像光盤等實(shí)物等。各類相關(guān)賽事的獲獎證書復(fù)印件等。

4.社會服務(wù)類

社會服務(wù)類社團(tuán)，以提供某一方面義務(wù)服務(wù)的方式，參與校內(nèi)外的各類實(shí)踐活動。如，法律援助中心、植物保護(hù)協(xié)會、雷鋒愛心社、環(huán)保協(xié)會、家教服務(wù)中心等。社團(tuán)成員具有較強(qiáng)的社會參與意識和自我奉獻(xiàn)精神，注重加強(qiáng)自身的公共道德修養(yǎng)。這類社團(tuán)以自我參與和社會實(shí)踐為主要方式，檔案構(gòu)成內(nèi)容主要是：各類服務(wù)活動的照片、錄像材料；服務(wù)活動社會影響和效益材料，如服務(wù)對象贈送的錦旗，感謝信和表揚(yáng)信等；服務(wù)活動成果的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，如義務(wù)支教人次，效果；提供勤工助學(xué)的人次，效果等；

5.就業(yè)服務(wù)類

為應(yīng)對就業(yè)形勢，緩解就業(yè)壓力，響應(yīng)“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”的倡議，近年來出現(xiàn)了很多與就業(yè)相關(guān)的學(xué)生社團(tuán)。如，大學(xué)生創(chuàng)業(yè)中心、模擬招聘協(xié)會、面試禮儀協(xié)會、金牌營銷協(xié)會、自主創(chuàng)業(yè)協(xié)會等；這類社團(tuán)貼近學(xué)生最關(guān)心的自身問題，具有較強(qiáng)的自我發(fā)展和自我提升性質(zhì)，其檔案構(gòu)成內(nèi)容有以下特點(diǎn)：有關(guān)就業(yè)形式政策和“雙創(chuàng)”活動政策的宣講活動材料，如文件、報(bào)告、照片等；社團(tuán)服務(wù)的社會效益，歷年自主創(chuàng)業(yè)成功案例材料和典型應(yīng)聘成功案例材料；在社團(tuán)指導(dǎo)下出現(xiàn)的典型“創(chuàng)客”材料。

二、社團(tuán)檔案的功能和作用

一方面，社團(tuán)檔案有助于社團(tuán)建設(shè)的創(chuàng)新發(fā)展，保障社團(tuán)建設(shè)的可持續(xù)性和穩(wěn)定性。高校社團(tuán)的建立和發(fā)展有其歷史繼承性和延續(xù)性。每一個社團(tuán)的創(chuàng)建和發(fā)展都有其獨(dú)特性和規(guī)律性。社團(tuán)開展的每一項(xiàng)具體活動都會留下積極的成果和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)[ 1 ]。從活動策劃、實(shí)施方案、實(shí)施過程到總結(jié)匯報(bào)，每一步驟都留下了大量文字或?qū)嵨锊牧稀＿@些材料以社團(tuán)檔案的形式被保存下來，為下一次開展同類活動提供借鑒和參考。社團(tuán)檔案成為社團(tuán)延續(xù)和發(fā)展的精神紐帶，使社團(tuán)建設(shè)有章可循有史可鑒，不斷改進(jìn)和完善，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。同時，老社團(tuán)因組織完善運(yùn)作靈活以及經(jīng)驗(yàn)的積累而日益成熟；新社團(tuán)可以學(xué)習(xí)和借鑒老社團(tuán)成功模式和經(jīng)驗(yàn)，盡快地進(jìn)入角色開展活動；不同社團(tuán)之間在規(guī)章制度、運(yùn)作模式、活動范圍和方式等方面可以互相借鑒、互相學(xué)習(xí)。這一切都有賴于社團(tuán)檔案建立和有效使用。

另一方面，社團(tuán)檔案為社團(tuán)活動提供具體的咨詢服務(wù)，有助于開展富有創(chuàng)意的社團(tuán)活動，豐富校園文化，提升高校文化育人水平。文化育人是大學(xué)人才培養(yǎng)的重要方面。一個合格的大學(xué)生不但要掌握過硬的專業(yè)技能，還要具備豐厚的人文素養(yǎng)。而大學(xué)的課堂教學(xué)注重書本知識的傳授，專業(yè)性強(qiáng)；教學(xué)方法側(cè)重講授，實(shí)踐環(huán)節(jié)薄弱；無法滿足每個學(xué)生成長過程中存在價(jià)值、情感、認(rèn)知方面的不同需要，不利于人文精神養(yǎng)成和人格的健康成長。而豐富的學(xué)生社團(tuán)活動不同程度地彌補(bǔ)了專業(yè)教學(xué)的不足，為大學(xué)生的個性化成長開辟了新的途徑，使他們在自我管理、團(tuán)隊(duì)意識、人際關(guān)系等方面得到良好的訓(xùn)練。然而社團(tuán)的每一次活動都有其特殊性，既有成功的經(jīng)驗(yàn)又有失敗的教訓(xùn)；既有組織自身的問題又有參與者個體的因素。社團(tuán)檔案忠實(shí)記錄了社團(tuán)組織和個人的成長歷史，可以為社團(tuán)活動提供具體的借鑒和參考。這樣才能把活動開展得更好，更富有創(chuàng)意，全地提升大學(xué)生的個人素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)高校文化育人的目標(biāo)。

三、社團(tuán)檔案管理的問題及對策

高校社團(tuán)在性質(zhì)上是高校學(xué)生自我管理和自我發(fā)展的民間組織，處于高校行政管理的邊緣地帶。因此，各高校在社團(tuán)管理上都側(cè)重于組織形式和活動指導(dǎo)方面，而對社團(tuán)檔案的建立和保存則沒有明確的要求和清晰的認(rèn)識。

1.社團(tuán)檔案管理的主要問題

首先，對社團(tuán)檔案的重要性認(rèn)識不足。檔案的作用具有非即時性、漸進(jìn)性和長期性，很容易被快節(jié)奏的現(xiàn)代生活所忽視。高校學(xué)生社團(tuán)活動豐富多彩，需要處理的日常事務(wù)很多。工作人員人手少精力有限，往往把檔案資源的管理任務(wù)交代給沒有經(jīng)驗(yàn)的學(xué)生處理，造成檔案管理混亂，不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。其次，社團(tuán)檔案建設(shè)缺乏制度保障。高校管理側(cè)重于學(xué)生的日常教學(xué)紀(jì)律和思想意識，制定了《高等學(xué)校學(xué)生行為準(zhǔn)則》《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》等。但對于社團(tuán)管理，尤其是社團(tuán)檔案建設(shè)，幾乎沒有專門的制度規(guī)范。這導(dǎo)致社團(tuán)檔案建設(shè)缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性，社團(tuán)檔案的質(zhì)量無法保證[ 2 ]。第三，歸檔材料粗放而混亂，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求。由于相應(yīng)規(guī)范和指導(dǎo)，社團(tuán)檔案的很多文件制作不規(guī)范，格式混亂，信息不完整，給檔案的利用帶來很多后續(xù)問題，也降低了檔案的社會價(jià)值。

2.社團(tuán)檔案管理的基本對策

針對當(dāng)前社團(tuán)檔案管理中存在的主要問題，高校學(xué)生管理部門應(yīng)從以下幾個方面制定相應(yīng)對策，采取有力措施，改善和加強(qiáng)高校社團(tuán)檔案管理和建設(shè)。

首先，加強(qiáng)組織建設(shè)，提高社團(tuán)工作人員專業(yè)素質(zhì)。高校職能部門應(yīng)切實(shí)認(rèn)識到社團(tuán)及社團(tuán)檔案對大學(xué)生成長的重要性，給予足夠的人力物力支持。根據(jù)實(shí)際需要，配備專門的社團(tuán)工作人員，并定期對其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)和監(jiān)督社團(tuán)檔案從立檔、歸檔到開發(fā)利用的各個環(huán)節(jié)，從而保證這一工作健康穩(wěn)定地開展。

其次，加強(qiáng)制度建設(shè)，使社團(tuán)檔案管理有章可循。制度是人類社會活動的法規(guī)范式，具有一定約定性和強(qiáng)制性。高校管理部門針對學(xué)生社團(tuán)的實(shí)際情況制定發(fā)布社團(tuán)檔案管理的規(guī)范性文件，對社團(tuán)檔案進(jìn)行規(guī)范管理和強(qiáng)制約束，從根本上改善社團(tuán)檔案工作的不力狀態(tài)，使社團(tuán)檔案管理和建設(shè)制度化和科學(xué)化。

第三，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使社團(tuán)檔案建設(shè)科學(xué)化。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)化，是檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的基本要求[ 3 ]。為保證高校社團(tuán)檔案建設(shè)的系統(tǒng)性和連貫性，應(yīng)制定與之相適應(yīng)的專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)。各高?？梢詤⒄諊覚n案局的《中國檔案分類法》和《檔案著錄規(guī)則》等相關(guān)文件，制定簡便易行的社團(tuán)檔案分類和登記規(guī)則以及相應(yīng)的借閱和使用章程。

綜上所述，高校社團(tuán)檔案作為高校重要的人文資源，在提高學(xué)生綜合素質(zhì)，促進(jìn)學(xué)生身心健康，豐富校園文化，優(yōu)化育人環(huán)境等方面發(fā)揮著重要的作用。因此，高校應(yīng)根據(jù)國家檔案政策和法規(guī)，加強(qiáng)相關(guān)制度建設(shè)和政策扶持，使社團(tuán)檔案得以合理開發(fā)和利用，為高校社團(tuán)建設(shè)和資政育人服務(wù)。

【參？考？文？獻(xiàn)】

[1] 王洪凱，張曉瑛.高校學(xué)生社團(tuán)檔案的價(jià)值實(shí)現(xiàn)路徑探討[J].蘭臺世界，2014，（10）：9-10

[2] 李霞.淺析學(xué)生社團(tuán)檔案管理存在的問題及對策[J].科技信息，2011，（7）：463.

[3] 馮慧玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2001：169-170.

（責(zé)任編輯：劉占行）