文書(shū)檔案整理歸檔存在的問(wèn)題與優(yōu)化路徑

摘 要：對(duì)于檔案業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案的整理歸檔是一項(xiàng)非常重要的工作。目前我國(guó)檔案事業(yè)已經(jīng)進(jìn)入了新的發(fā)展階段，文書(shū)檔案的整理歸檔工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)時(shí)代背景不斷進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能提升這一工作的綜合質(zhì)量。目前在諸多因素的影響下，文書(shū)檔案整理歸檔工作中存在一些問(wèn)題，需要相關(guān)單位和管理人員深入探析，提出科學(xué)合理的發(fā)展策略，促進(jìn)檔案工作有序開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;整理歸檔;存在問(wèn)題;優(yōu)化路徑

對(duì)于檔案業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案的整理歸檔是一項(xiàng)非常重要的工作。這一工作如果處理不好，就會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案的整理雜亂無(wú)序，文書(shū)檔案的遺失或者損壞，影響其保管和將來(lái)的查詢利用，對(duì)于檔案管理工作的順利開(kāi)展產(chǎn)生負(fù)面影響。我們應(yīng)對(duì)文書(shū)檔案整理歸檔工作給予足夠的重視，并對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，進(jìn)而提出有益的解決路徑。

1 文書(shū)檔案整理歸檔需要遵循的基本原則

1.1 保障其內(nèi)在緊密聯(lián)系

文書(shū)檔案年度整理歸檔工作應(yīng)遵循文書(shū)檔案形成的客觀規(guī)律，保持其內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)這些檔案根據(jù)不同的價(jià)值和對(duì)應(yīng)的關(guān)系進(jìn)行科學(xué)劃分。要知道檔案的整理和歸檔是檔案業(yè)務(wù)的開(kāi)始，檔案的保管以及利用才是其最終目的。[1 ]對(duì)此，相關(guān)人員在實(shí)際檔案整理歸檔時(shí)，應(yīng)深入分析和依照文書(shū)檔案的形成規(guī)律，找到他們之間的內(nèi)在聯(lián)系，根據(jù)相應(yīng)的價(jià)值進(jìn)行歸檔，進(jìn)而保障日后能夠快速檢索，避免檔案存放的雜亂無(wú)章。

1.2 對(duì)其價(jià)值進(jìn)行合理劃分

相關(guān)人員在進(jìn)行文書(shū)檔案整理歸檔時(shí)，應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定和要求，對(duì)不同文書(shū)檔案的成分構(gòu)成和范圍進(jìn)行分類處理，還要?jiǎng)澐植?biāo)注相應(yīng)的保存期限。對(duì)不同價(jià)值的文檔進(jìn)行分類歸檔，能夠讓這些相關(guān)檔案更加地集中，為將來(lái)檔案應(yīng)用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。文書(shū)檔案的客體形成之后，就和將來(lái)的用戶之間構(gòu)建起了一種潛在的價(jià)值聯(lián)系，而文書(shū)檔案的真正價(jià)值是在這些檔案客體被有效利用后，才能轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)際價(jià)值。

1.3 有利于管理和應(yīng)用

在文書(shū)檔案整理歸檔工作中，工作人員應(yīng)保障這些文書(shū)檔案能夠方便管理和應(yīng)用，這是檢驗(yàn)文書(shū)檔案整理歸檔質(zhì)量的重要標(biāo)尺之一。管理和利用之間是互為依托、相互配合、相互影響的關(guān)系，有關(guān)工作人員不能單純強(qiáng)調(diào)兩者中一方的重要性，而忽略另一方。有關(guān)部門(mén)在檔案業(yè)務(wù)中也不能忽視分類處理的原則，工作人員一定要依照便于管理和應(yīng)用作為基本原則，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案整理歸檔的最終目標(biāo)。

2 現(xiàn)階段文書(shū)檔案整理歸檔存在的主要問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案整理歸檔工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，重視理念有待提高

一些單位及其有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在文書(shū)檔案整理歸檔工作中未能認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的必要性，未能將其納入應(yīng)有的議事日程。在這種情況下，文書(shū)檔案整理歸檔工作也就難以獲得相應(yīng)的支持，資金投入也沒(méi)有及時(shí)跟上，工作模式也較為傳統(tǒng)，設(shè)備引進(jìn)及人員結(jié)構(gòu)的更新和調(diào)整也無(wú)從談起，這是這項(xiàng)工作效率明顯不達(dá)標(biāo)的癥結(jié)所在。以此同時(shí)，目前文書(shū)檔案整理歸檔工作缺乏現(xiàn)代化分類歸檔管理思想的指導(dǎo)，無(wú)法發(fā)揮出檔案應(yīng)有的功能作用，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案整理歸檔模式缺乏對(duì)歸檔規(guī)范化的要求，需要對(duì)這種傳統(tǒng)的檔案整理歸檔模式進(jìn)行革新。

2.2 文書(shū)檔案的整理歸檔制度不完善

文書(shū)檔案整理歸檔工作是非常繁瑣而具有一定難度的，涉及的事務(wù)多、部門(mén)廣、流程復(fù)雜，實(shí)際工作中還面臨著很多部門(mén)的不重視，缺乏完善的管理制度，會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，收集歸檔困難、沒(méi)有連續(xù)性、完整性和及時(shí)性，進(jìn)而影響了文書(shū)檔案整理歸檔的工作效率。[2 ]目前，一些機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位的檔案整理歸檔制度存在一定缺失，傳統(tǒng)的管理制度和現(xiàn)代化發(fā)展不協(xié)調(diào)，傳統(tǒng)的管理制度重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的是文書(shū)檔案簡(jiǎn)單的收集、整理，忽略了文書(shū)檔案的實(shí)際利用，因此，檔案的實(shí)際功能無(wú)法有效地發(fā)揮。另外，制度的缺失，使得有效的制度監(jiān)督價(jià)值無(wú)法實(shí)現(xiàn)，導(dǎo)致文書(shū)檔案整理歸檔工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，一些檔案管理人員工作不認(rèn)真，出現(xiàn)疏忽、大意的情況，甚至找不到工作的重點(diǎn)和方向，偽造數(shù)據(jù)、應(yīng)付任務(wù)，使得文書(shū)檔案資料遺失或出現(xiàn)偏差，喪失了文書(shū)檔案的價(jià)值，不利于檔案管理工作的長(zhǎng)久健康發(fā)展。

2.3 收集和相關(guān)工作方法不規(guī)范

文書(shū)檔案的管理是從收集各個(gè)部門(mén)的重要文件開(kāi)始的，檔案管理工作是文書(shū)工作的延伸，但是出于各方面的因素，很多部門(mén)不能及時(shí)將需要?dú)w檔的文件材料移送到檔案管理部門(mén)，出現(xiàn)了配合不當(dāng)?shù)膯?wèn)題，增加了檔案收集整理歸檔工作的難度。在這種缺乏有效溝通和協(xié)調(diào)的情況下，一些部門(mén)缺乏歸檔意識(shí)，工作銜接不當(dāng)，以及文件的用紙、裝訂、版記、文種不統(tǒng)一，造成了文書(shū)檔案缺失或者遺漏的現(xiàn)象，使得文書(shū)檔案整理歸檔工作進(jìn)展緩慢，準(zhǔn)確性降低。另外，這些文書(shū)材料大部分是依件整理，而不是根據(jù)內(nèi)容劃分，造成了各個(gè)檔案之間缺乏緊密的聯(lián)系，文件資料零散化，再加上信息資料、案卷目錄制作不規(guī)范，分類雜亂等問(wèn)題，大大影響了檔案管理效率。同時(shí)，傳統(tǒng)的人工和紙質(zhì)檔案為主的收集歸檔方式也無(wú)法滿足當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的文書(shū)、檔案工作部門(mén)辦公需求，也無(wú)法滿足計(jì)算機(jī)終端自動(dòng)檢索的實(shí)際需要。

2.4 文書(shū)檔案整理和歸檔人員的綜合素質(zhì)有待提升

文書(shū)檔案整理和歸檔效率與其相關(guān)人員的整體素質(zhì)和能力是密切相關(guān)的。但是，在實(shí)際工作中，由于對(duì)文書(shū)檔案整理歸檔工作缺乏重視，很多單位并未設(shè)立專門(mén)的文書(shū)檔案整理歸檔人員，大多是由行政辦公人員進(jìn)行兼職，由于在實(shí)際操作中缺乏長(zhǎng)期的專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理人員的相應(yīng)知識(shí)和技能無(wú)法和信息技術(shù)的進(jìn)步相適應(yīng)，對(duì)檔案的分類、立卷等方面缺乏系統(tǒng)的了解，不但限制了文書(shū)檔案資料整理歸檔的效率，也會(huì)出現(xiàn)文書(shū)檔案信息的錯(cuò)漏、缺失等問(wèn)題。有的機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位雖然聘用了專業(yè)的檔案管理人員，但是由于缺乏對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，導(dǎo)致工作不積極、流于形式，使得文書(shū)檔案的收集整理不及時(shí)、不完整，影響了工作質(zhì)量。

2.5 信息化和現(xiàn)代化水平較低

現(xiàn)階段，我國(guó)已經(jīng)逐漸步入了信息化時(shí)代，對(duì)此，文書(shū)檔案的整理歸檔工作也應(yīng)該逐步提升其信息化水平。但是由于很多機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位的經(jīng)費(fèi)投入不足等因素，造成了其信息化設(shè)備和軟件系統(tǒng)無(wú)法滿足文書(shū)檔案整理歸檔的基本要求，檔案安全存儲(chǔ)的規(guī)范化和信息化水平比較低，影響了其管理質(zhì)量。伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)步和普及，檔案管理的現(xiàn)代化水平已經(jīng)成為檔案管理效率提升的一個(gè)關(guān)鍵因素，也是文書(shū)檔案整理歸檔的重要依托?，F(xiàn)階段，我國(guó)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案缺乏專業(yè)的信息化技術(shù)，具體表現(xiàn)在：一是檔案管理缺乏信息化技術(shù)設(shè)備及軟件，例如檔案整理數(shù)據(jù)庫(kù)等，也無(wú)法做到對(duì)設(shè)備及時(shí)的更新和維護(hù);二是缺乏信息化存儲(chǔ)和管理的思想觀念;三是檔案整理歸檔缺乏專業(yè)的信息化技術(shù)人才。

3 文書(shū)檔案整理歸檔的優(yōu)化路徑

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，提升思想認(rèn)識(shí)

要做好文書(shū)檔案整理歸檔工作，必須加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，樹(shù)立積極的工作理念。各個(gè)機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位的管理人員要真正了解文書(shū)檔案整理歸檔的重要價(jià)值，從根本上轉(zhuǎn)變目前文書(shū)檔案整理歸檔的傳統(tǒng)觀念。[3 ]要用現(xiàn)代化的管理理念加以指導(dǎo)，有序開(kāi)展文書(shū)檔案整理歸檔工作，進(jìn)行檔案整理歸檔改革，創(chuàng)新整理模式，注重整理效果。并且從人力和設(shè)備以及資金支持上入手，保障信息化管理理念在整個(gè)文書(shū)檔案工作中得以貫徹。只有樹(shù)立正確的思想觀念，轉(zhuǎn)換工作模式，才能保障文書(shū)檔案整理歸檔工作順利開(kāi)展。各級(jí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并在全體職工中組織學(xué)習(xí)和宣傳，使全體職工都能樹(shù)立較高的檔案管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案整理歸檔的重要價(jià)值，及時(shí)將文書(shū)資料上交整理存檔。同時(shí)，在實(shí)際工作中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員應(yīng)經(jīng)常針對(duì)檔案工作人員思想上放松的行為，給予正向引導(dǎo)和督促，幫助工作人員及時(shí)處理文書(shū)檔案歸檔管理中的問(wèn)題，順利推進(jìn)文書(shū)檔案管理工作。

3.2 構(gòu)建完善的文書(shū)檔案整理歸檔制度

文書(shū)檔案整理歸檔工作進(jìn)展不順利，管理制度不完善是一個(gè)重要原因。檔案的收集和整理是一項(xiàng)比較繁雜的工作，要保障文書(shū)檔案工作規(guī)范化，必須依靠健全的制度支撐。因此，應(yīng)加快構(gòu)建專門(mén)的文書(shū)檔案管理及收集歸檔制度，明確檔案的收集辦法、管理期限、責(zé)任歸屬等相關(guān)內(nèi)容，這對(duì)文書(shū)檔案整理歸檔的效率提升具有重要意義。首先，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和相關(guān)管理法規(guī)、職能制度，來(lái)明確文書(shū)檔案整理歸檔的范圍，規(guī)范整理歸檔工作流程。其次，構(gòu)建有效的各部門(mén)溝通機(jī)制，明確收集期限，促進(jìn)其他部門(mén)及時(shí)將需要?dú)w檔的資料送交檔案部門(mén)，并對(duì)無(wú)法立即收集的資料，由相應(yīng)人員做好記錄，保證按期歸檔。應(yīng)加大對(duì)臨時(shí)文件的收集和整理力度，避免歸檔文件的丟失和錯(cuò)漏。最后，建立檔案監(jiān)管制度，對(duì)檔案人員的工作情況進(jìn)行監(jiān)督，細(xì)化獎(jiǎng)懲要求，加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的積極性和工作質(zhì)量。

3.3 采用科學(xué)的收集和整理模式

應(yīng)優(yōu)化文書(shū)檔案收集整理程序和歸檔工作模式，提高效率。為了推進(jìn)機(jī)關(guān)文書(shū)檔案整理歸檔的實(shí)效性，應(yīng)整合目前文書(shū)檔案的整理程序。一是重視對(duì)文書(shū)檔案的綜合把握，選擇科學(xué)高效的整理標(biāo)準(zhǔn)和歸檔方法，擺脫傳統(tǒng)的整理流程，創(chuàng)新收集模式，避免造成不必要的麻煩。二是堅(jiān)持全面系統(tǒng)化的整理原則。系統(tǒng)化檔案文書(shū)整理要求，注重文書(shū)檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，發(fā)掘文書(shū)檔案的規(guī)律性，體現(xiàn)區(qū)分文書(shū)檔案之間的價(jià)值，并預(yù)先做好整理準(zhǔn)備工作。此外，在開(kāi)展文書(shū)檔案整理歸檔實(shí)際工作時(shí)，應(yīng)運(yùn)用科學(xué)的立卷分工管理方式，建立檔案部門(mén)集中收集和各部門(mén)立卷歸檔工作制度，確保責(zé)任落實(shí)。對(duì)文書(shū)檔案中重要的、具有全面性和綜合性價(jià)值的文書(shū)檔案由檔案部門(mén)統(tǒng)一集中歸檔管理，對(duì)于具有專業(yè)性、特殊性的文書(shū)檔案，可以根據(jù)不同性質(zhì)，由各部門(mén)整理之后，再交由檔案管理部門(mén)歸檔。對(duì)于那些以機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位名義發(fā)布的文件，應(yīng)由檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔;由其他部門(mén)發(fā)布，反映單位基本職能的文件材料，在初步整理的基礎(chǔ)上交由檔案部門(mén)歸檔;由其他部門(mén)自主發(fā)布，純屬部門(mén)事務(wù)性的文件材料，則由該部門(mén)自主進(jìn)行整理歸檔;由機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位統(tǒng)一召開(kāi)的各種會(huì)議或開(kāi)展的活動(dòng)所形成的文書(shū)資料，則由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一歸檔。

3.4 提高整理歸檔人員的綜合素質(zhì)

為提高文書(shū)檔案整理歸檔的綜合效率，應(yīng)加快提升檔案整理歸檔人員的綜合素質(zhì)。一是針對(duì)目前文書(shū)檔案管理中存在的專業(yè)化程度較低的問(wèn)題，重視專業(yè)人才引入，專門(mén)負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的收集和整理，來(lái)應(yīng)對(duì)樣式繁雜、任務(wù)繁重、涉及部門(mén)繁多的文書(shū)檔案整理歸檔工作。這是提高文書(shū)檔案整理歸檔效果最為快速的措施之一。二是加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)培訓(xùn)，提升其專業(yè)化工作能力，如定期組織安排檔案人員和文書(shū)專題座談會(huì)，同其他單位溝通交流文書(shū)檔案整理歸檔的相關(guān)做法和技術(shù)，對(duì)這些檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)、檔案管理軟件等現(xiàn)代化管理技術(shù)、傳輸設(shè)備的操作培訓(xùn)，使其能夠更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的潮流，高效地開(kāi)展和實(shí)現(xiàn)檔案管理工作。[4 ]三是對(duì)文書(shū)檔案整理歸檔工作人員進(jìn)行職業(yè)道德的監(jiān)督和工作熱情的激發(fā)，提高其工作責(zé)任感和使命感，采用有效的獎(jiǎng)懲措施，對(duì)這些人員進(jìn)行激勵(lì)，促進(jìn)其認(rèn)真、負(fù)責(zé)、高效地完成相應(yīng)的工作，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案整理和歸檔的基本要求，促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的正常發(fā)展。

3.5 提升文書(shū)檔案整理歸檔的信息化水平

信息化是科技和時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，已經(jīng)滲透到經(jīng)濟(jì)社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。隨著現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展，對(duì)于文書(shū)檔案的需求和應(yīng)用也越來(lái)越多，要求也逐漸提高，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案收集歸檔方式已經(jīng)無(wú)法滿足目前的發(fā)展要求。完善檔案管理系統(tǒng)，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，是機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位向信息化邁進(jìn)不可忽視的環(huán)節(jié)，必須采用先進(jìn)的信息收集、傳輸、整理、歸檔技術(shù)，提升檔案管理的水平和效率。應(yīng)重視信息化技術(shù)設(shè)備的引進(jìn)，研發(fā)運(yùn)用文書(shū)檔案信息資源收集、歸檔、存儲(chǔ)、管理、利用的系統(tǒng)軟件及平臺(tái)，跳出傳統(tǒng)的文書(shū)檔案收集整理模式。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)這些檔案管理設(shè)備及系統(tǒng)軟件的維護(hù)和必要的更新，加強(qiáng)保密權(quán)限和安全措施的設(shè)置，強(qiáng)化安全管理，確保檔案信息系統(tǒng)及檔案信息的安全。

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛深入應(yīng)用，為文書(shū)檔案整理歸檔工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。相關(guān)管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到這一工作的重要價(jià)值，深入把握文書(shū)檔案整理歸檔的基本原則，及時(shí)分析解決工作中存在的問(wèn)題與不足，制定實(shí)施科學(xué)的優(yōu)化策略，推動(dòng)文書(shū)檔案整理歸檔工作的創(chuàng)新和發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：羅婭，大學(xué)學(xué)歷，海南省?？谑械谌嗣襻t(yī)院館員，研究方向：檔案管理。