大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)創(chuàng)新事業(yè)單位干部人事檔案管理模式

單小娥

摘 要：干部人事檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要方面，對(duì)事業(yè)單位工作人員個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃及單位發(fā)展具有重要作用。大數(shù)據(jù)時(shí)代加速了干部人事檔案管理信息化進(jìn)程，提高了管理效率，使得個(gè)性化檔案管理模式得以發(fā)展。為進(jìn)一步推動(dòng)干部人事檔案管理模式創(chuàng)新，需要在數(shù)字化建設(shè)、數(shù)據(jù)庫維護(hù)和安全保障等方面下功夫。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);人事檔案;事業(yè)單位;模式;創(chuàng)新

干部人事檔案是單位工作人員思想政治、學(xué)歷、履歷、表現(xiàn)等相關(guān)資料的總和，是事業(yè)單位進(jìn)行人力資源管理的重要依據(jù)。大數(shù)據(jù)背景下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展為事業(yè)單位干部人事檔案管理創(chuàng)新提供了技術(shù)手段，也提出了一定的挑戰(zhàn)，需要積極推進(jìn)干部人事檔案管理模式創(chuàng)新，充分發(fā)揮其作用。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位干部人事檔案管理的新趨向

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)各行各業(yè)發(fā)展都產(chǎn)生了或多或少的影響，事業(yè)單位干部人事檔案管理也不例外。從實(shí)際情況看，大數(shù)據(jù)時(shí)代干部人事檔案管理出現(xiàn)的新特點(diǎn)和新趨向主要有三個(gè)方面。

1.1 干部人事檔案管理信息化進(jìn)程加快

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景推動(dòng)了事業(yè)單位干部人事檔案信息化進(jìn)程。一方面，有效解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理效率低的問題，能夠?qū)θ耸聶n案信息進(jìn)行快速整合分析[1 ]。另一方面，通過干部人事檔案管理信息化系統(tǒng)能夠更加全面客觀地了解事業(yè)單位工作人員的工作履歷和工作情況，為事業(yè)單位人事安排、職稱晉升、薪資福利待遇調(diào)整提供準(zhǔn)確依據(jù)。同時(shí)，隨著事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理的推進(jìn)，也進(jìn)一步提升了檔案管理的穩(wěn)定性，減少了紙質(zhì)檔案的人為破壞或外部環(huán)境因素影響，使其具有占地面積小、保存時(shí)間長(zhǎng)、查詢方便等優(yōu)勢(shì)，減少了檔案管理人員的工作時(shí)長(zhǎng)和壓力，為未來事業(yè)單位檔案管理工作開展奠定了良好的信息化基礎(chǔ)?？梢哉f，在大數(shù)據(jù)背景下，信息化已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理的重要趨勢(shì)。如何在推進(jìn)干部人事檔案管理模式創(chuàng)新過程中，既能利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，也不會(huì)被現(xiàn)代信息技術(shù)所左右，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位干部人事檔案管理模式創(chuàng)新，是檔案部門及人員的光榮任務(wù)。

1.2 干部人事檔案管理效率不斷提升

事業(yè)單位在干部人事檔案管理中，運(yùn)用數(shù)字信息管理技術(shù)，能夠有效提升干部人事檔案管理效率，推動(dòng)檔案管理智能化、現(xiàn)代化、科學(xué)化建設(shè)。傳統(tǒng)的事業(yè)單位干部人事檔案管理主要以紙質(zhì)檔案為管理對(duì)象，在服務(wù)過程中只能提供復(fù)印、查詢、借閱等簡(jiǎn)單服務(wù)，流程比較繁瑣，不僅耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，而且在這一過程中還容易出現(xiàn)其他新問題。而大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，通過對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工，能夠?qū)⑻幚砗蟮臄?shù)字干部人事檔案信息存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)，有效地規(guī)避各種人為因素和環(huán)境因素，減少對(duì)檔案管理人員干擾，極大地提升干部人事檔案管理工作的精準(zhǔn)性和系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。隨著干部管理效率的不斷提升，不僅有助于事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的開展，也能夠更好地推動(dòng)事業(yè)單位人才隊(duì)伍建設(shè)及工作的發(fā)展，更好地發(fā)揮事業(yè)單位的人才價(jià)值。

1.3 個(gè)性化檔案管理模式得到發(fā)展

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為事業(yè)單位工作人員獲取檔案信息提供了更為多元化路徑。同時(shí)，個(gè)性化檔案服務(wù)也成了事業(yè)單位干部人事檔案管理轉(zhuǎn)型的重要方向。新形勢(shì)下事業(yè)單位干部人事檔案管理業(yè)務(wù)內(nèi)容呈現(xiàn)出了多樣化特點(diǎn)，事業(yè)單位工作人員除了常規(guī)的借閱和查詢服務(wù)以外，還希望干部人事檔案管理部門為其提供自主上傳、自主修改、自助查詢等人工智能服務(wù)[2 ]。在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)的支持下，事業(yè)單位可以結(jié)合員工的具體需求，將個(gè)性化檔案管理模式創(chuàng)新作為當(dāng)前工作重點(diǎn)。通過建立事業(yè)單位人事檔案信息管理系統(tǒng)，相關(guān)工作人員結(jié)合工作情況和履職盡責(zé)情況，將重要的個(gè)人檔案信息上傳到檔案管理系統(tǒng)，經(jīng)人事檔案管理人員核實(shí)，最終加入到個(gè)人檔案信息中。既方便了事業(yè)單位工作人員了解自身檔案情況，也減輕了事業(yè)單位檔案人員的工作壓力。個(gè)性化檔案管理模式相關(guān)功能逐漸完善，能有效簡(jiǎn)化干部人事檔案管理流程，進(jìn)一步提升事業(yè)單位干部人事檔案管理效率。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位干部人事檔案管理模式存在的主要問題

目前部分事業(yè)單位在干部人事檔案管理方面還比較被動(dòng)，對(duì)檔案信息的開發(fā)利用還相對(duì)保守，很多重要的干部人事檔案信息并沒有得到有效利用。加之事業(yè)單位干部人事檔案管理模式相對(duì)落后，人事檔案信息收集渠道過于單一，與人工智能技術(shù)結(jié)合得不夠緊密，信息化推進(jìn)緩慢，無法真正實(shí)現(xiàn)人事檔案信息高效利用、開發(fā)和共享，人事檔案管理工作效率未達(dá)到應(yīng)有的程度。

2.1 干部人事檔案信息收集渠道過于單一

事業(yè)單位干部人事檔案管理工作與單位工作人員切身利益息息相關(guān)，多數(shù)干部人事檔案信息由事業(yè)單位工作人員提供。但在人事檔案信息收集過程中一般由事業(yè)單位內(nèi)部科室組織相關(guān)人員，定期與人事檔案管理部門協(xié)商對(duì)接人事檔案信息，在這一過程中由于收集渠道過于單一，很難確保人事檔案信息收集的完整性和全面性。一方面，人事檔案信息包含十個(gè)大類，是事業(yè)單位掌握工作人員綜合情況的重要依據(jù)，如果在人事檔案信息收集過程中出現(xiàn)了信息收集不全的問題，就難以對(duì)事業(yè)單位工作人員作出全面、客觀的評(píng)價(jià)[3 ]。另一方面，在歸檔過程中，事業(yè)單位檔案管理部門更愿意用傳統(tǒng)的歸檔方式，以手工記錄為主，導(dǎo)致部分人員的履歷情況和信息填寫情況可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)填報(bào)不準(zhǔn)確、更新不及時(shí)問題，由于缺少對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)支持，在一定程度上影響了事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的開展。

2.2 干部人事檔案信息制度機(jī)制建設(shè)相對(duì)落后

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，要求事業(yè)單位在干部人事檔案管理過程中積極推進(jìn)信息化建設(shè)，這既是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求，也是提升事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的必然措施。但當(dāng)前部分事業(yè)單位干部人事檔案信息化建設(shè)的制度機(jī)制建設(shè)不完善，部分制度機(jī)制落后于時(shí)代發(fā)展要求，難以為干部人事檔案管理信息化建設(shè)提供制度支持和機(jī)制保障。一方面，由于相應(yīng)制度機(jī)制缺失，導(dǎo)致干部人事檔案管理人員在工作中隨意性較強(qiáng)，對(duì)人事檔案信息化管理重視不足，難以提升干部人事檔案管理質(zhì)量和效率。另一方面，由于事業(yè)單位一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部人事檔案信息制度機(jī)制建設(shè)重視不足，相應(yīng)人事檔案管理信息化建設(shè)就難以獲得資金、設(shè)備、人員支持，也就無法適應(yīng)新時(shí)期干部人事檔案信息化工作的現(xiàn)實(shí)要求。因此，事業(yè)單位有必要從時(shí)代發(fā)展角度出發(fā)，完善制度機(jī)制，推進(jìn)干部人事檔案管理模式創(chuàng)新。

2.3 干部人事檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)滯后

大數(shù)據(jù)時(shí)代，干部人事檔案管理模式創(chuàng)新需要專業(yè)人才參與，既包含熟悉事業(yè)單位人事檔案管理的專業(yè)人才，也包含熟悉信息技術(shù)的技術(shù)型專業(yè)人才。只有多種類型人才共同參與，才能保證干部人事檔案管理模式創(chuàng)新符合大數(shù)據(jù)時(shí)代要求，符合事業(yè)單位人事檔案管理要求。但目前部分事業(yè)單位在檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)方面還存在一些亟待解決的問題。一方面，檔案專業(yè)人才缺失。部分事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理重視不足，在人員配置上并沒有面向社會(huì)招聘綜合型、復(fù)合型人才，而是在事業(yè)單位內(nèi)部通過人員調(diào)動(dòng)方式補(bǔ)齊人事檔案管理崗位，這些人員或是年齡較大，或是工作積極性不高，或是專業(yè)能力缺失，難以真正為干部人事檔案管理模式創(chuàng)新出謀劃策，也無法承擔(dān)起檔案管理模式創(chuàng)新重任。另一方面，技術(shù)型人才缺乏。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，無論是事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)，還是人事檔案信息資源開發(fā)利用共享，都需要熟知信息技術(shù)的專業(yè)人才。但目前事業(yè)單位在人才招聘和人才引進(jìn)方面更加注重檔案背景，而忽略了技術(shù)背景，導(dǎo)致事業(yè)單位專業(yè)人才隊(duì)伍同質(zhì)化嚴(yán)重。由于缺少專業(yè)技術(shù)型人才，導(dǎo)致很多先進(jìn)技術(shù)無法有效地運(yùn)用到事業(yè)單位干部人事檔案管理模式創(chuàng)新之中，限制了創(chuàng)新進(jìn)程。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位干部人事檔案管理模式創(chuàng)新推進(jìn)策略

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，為事業(yè)單位干部人事檔案管理模式創(chuàng)新帶來了挑戰(zhàn)和機(jī)遇，當(dāng)前事業(yè)單位有必要進(jìn)一步明晰干部人事檔案管理在事業(yè)單位中的具體定位，逐步提升事業(yè)單位人事檔案管理質(zhì)量。一方面，要積極推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化管理，通過引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，為人事檔案管理模式創(chuàng)新提供扎實(shí)的技術(shù)支持。另一方面，應(yīng)加速人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息的全面收集和整合，為后續(xù)人事檔案利用開發(fā)創(chuàng)造有利條件，同時(shí)還要從環(huán)境、人才、制度、機(jī)制等多個(gè)層面入手，為事業(yè)單位人事檔案管理模式創(chuàng)新營(yíng)造良好的外部環(huán)境[4 ]。

3.1 推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，事業(yè)單位干部人事檔案管理模式的創(chuàng)新對(duì)于推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。當(dāng)前，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化，是推進(jìn)事業(yè)單位干部人事檔案管理模式創(chuàng)新的重要途徑。我們應(yīng)積極推進(jìn)事業(yè)單位干部人事檔案管理信息化建設(shè)。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)于干部人事檔案管理模式創(chuàng)新產(chǎn)生的積極作用，在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)過程中對(duì)具體問題進(jìn)行討論和思考，加強(qiáng)對(duì)資金和技術(shù)層面的支持，引進(jìn)必要的技術(shù)手段，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備先進(jìn)的服務(wù)器、計(jì)算機(jī)和其他硬件設(shè)備，保障事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的日常運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)建立安全的事業(yè)單位人事檔案管理信息系統(tǒng)，搭建適合人事檔案管理的功能模塊，定期對(duì)干部人事檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行更新，并設(shè)置相關(guān)權(quán)限，無關(guān)人員不得閱覽或復(fù)制干部人事檔案信息，切實(shí)保障事業(yè)單位干部人事檔案信息安全。

3.2 加速干部人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，事業(yè)單位在干部人事檔案管理模式創(chuàng)新進(jìn)程中有必要將數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為重點(diǎn)。一方面，通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)能夠?qū)Ω刹咳耸聶n案信息進(jìn)行全面收集、系統(tǒng)整理，并按照人事檔案信息的不同屬性進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，對(duì)重要人事檔案信息設(shè)置相關(guān)權(quán)限[5 ]。同時(shí)還能夠結(jié)合干部人事檔案管理的相關(guān)要求，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行補(bǔ)充和完善，通過動(dòng)態(tài)化管理檔案信息的全面性和真實(shí)性。另一方面，通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)，能夠?yàn)楹罄m(xù)干部人事檔案信息資源開發(fā)提供更為全面的數(shù)據(jù)支持。新時(shí)代，事業(yè)單位在人事管理和人力資源開發(fā)方面需要做出科學(xué)決策，才能真正將優(yōu)秀人才選拔到關(guān)鍵崗位上，推進(jìn)事業(yè)單位工作發(fā)展，更好地服務(wù)人民群眾。這就需要干部人事檔案管理部門結(jié)合單位人力資源開發(fā)的相關(guān)需要，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行精準(zhǔn)提取，提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，輔助決策，會(huì)有助于人力資源開發(fā)和優(yōu)秀人才使用。

3.3 加強(qiáng)數(shù)字化干部人事檔案維護(hù)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，干部人事檔案管理模式創(chuàng)新，既需要前期的技術(shù)投入和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，也需要后期的長(zhǎng)期維護(hù)更新。只有這樣，才能確保干部人事檔案管理信息化建設(shè)不斷與時(shí)俱進(jìn)，確保檔案信息與實(shí)際情況相符。因此，應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字化干部人事檔案系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)。從硬件設(shè)施和軟件建設(shè)的角度看，事業(yè)單位應(yīng)將干部人事檔案管理信息化建設(shè)所需要的軟件設(shè)施購(gòu)置和維護(hù)資金納入年度預(yù)算，通過持續(xù)的資金投入，確保干部人事檔案管理信息化建設(shè)的軟件設(shè)備能及時(shí)更新，可以更好地應(yīng)對(duì)復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，加強(qiáng)安全系統(tǒng)建設(shè)，防止外部黑客攻擊[6 ]。同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)與事業(yè)單位相關(guān)部門的溝通互動(dòng)，要求相關(guān)人員按照干部人事檔案管理要求定期報(bào)送應(yīng)更新的人事檔案信息。檔案管理人員也要深入到各個(gè)部門之中，對(duì)干部人事檔案維護(hù)和信息更新相關(guān)工作進(jìn)行介紹和說明，爭(zhēng)取其他部門以至事業(yè)單位全體工作人員的支持。

3.4 加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理人才隊(duì)伍建設(shè)

應(yīng)加大人才引進(jìn)力度。既要從社會(huì)引進(jìn)專門的干部人事檔案管理人才，也要引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)型人才，充實(shí)到干部人事檔案管理隊(duì)伍之中，充分發(fā)揮檔案管理及技術(shù)型人才的特殊功能和作用。實(shí)際工作中，應(yīng)結(jié)合新時(shí)代事業(yè)單位干部人事檔案管理對(duì)于數(shù)據(jù)人才的訴求，一方面，加強(qiáng)與高校和科研機(jī)構(gòu)合作，通過訂單式人才培養(yǎng)，進(jìn)一步提升人才培養(yǎng)的專業(yè)性，有效地解決當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理技術(shù)型人才不足的問題。另一方面，事業(yè)單位也要結(jié)合人才培養(yǎng)的實(shí)際需要，從事業(yè)單位人事檔案管理年輕群體中選拔優(yōu)秀人才輸送到高?；蚱渌麢C(jī)構(gòu)，掛職鍛煉，進(jìn)一步提升工作人員的實(shí)際能力，然后再回到事業(yè)單位干部人事檔案管理崗位，發(fā)揮優(yōu)秀人才的引領(lǐng)作用。

總之，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，事業(yè)單位干部人事檔案管理部門及人員既要在思想上與時(shí)俱進(jìn)，也要對(duì)干部人事檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，充分利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，對(duì)干部人事檔案信息進(jìn)行全面挖掘、系統(tǒng)整合，進(jìn)而生成有價(jià)值、有潛力的干部人事檔案信息，為事業(yè)單位人力資源開發(fā)和人才選拔提供更好的決策依據(jù)。

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（作者單位：廣西壯族自治區(qū)南寧市天桃實(shí)驗(yàn)學(xué)校）