公立醫(yī)院人事檔案精細化管理研究

摘 要：精細化管理作為一種理念、一種文化，是社會分工精細化、服務質(zhì)量精細化對現(xiàn)代管理的必然要求。公立醫(yī)院人事檔案管理內(nèi)容的復雜性、管理結果的重要性等，要求其落實“精細化管理”理念，實現(xiàn)公立醫(yī)院人事檔案的規(guī)范、高效管理。本文從6S、流程再造兩個方面，首先闡述了精細化管理的相關理論，分析了公立醫(yī)院人事檔案精細化管理現(xiàn)狀及必要性;進而提出精細化管理相關理論在公立醫(yī)院人事檔案精細化管理中的具體應用，以期進一步增強新時期公立醫(yī)院人事檔案管理的科學化水平。

關鍵詞：精細化管理;人事檔案;公立醫(yī)院

概述

人事檔案是個人經(jīng)歷與實踐的歷史記錄。公立醫(yī)院人事檔案反映公立醫(yī)院醫(yī)護及管理人員個人經(jīng)歷、學歷、職稱，體現(xiàn)了個人思想道德、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)及成長過程。公立醫(yī)院人事檔案具有真實、全面、動態(tài)、機密等特點。公立醫(yī)院改革是新醫(yī)改核心環(huán)節(jié)，也是新醫(yī)改方案確定的五項重點改革內(nèi)容之一。為堅決落實好新醫(yī)改方案的各項規(guī)定和要求，“精細化管理”已深入到公立醫(yī)院管理的各個環(huán)節(jié)和方面。其中，公立醫(yī)院人事檔案管理內(nèi)容的復雜性、管理結果的重要性等，要求其落實“精細化管理”理念，實現(xiàn)公立醫(yī)院人事檔案的規(guī)范、高效管理[1 ]。

精細化管理作為一種理念、一種文化，是社會分工精細化、服務質(zhì)量精細化對現(xiàn)代管理的必然要求。從科學化管理的內(nèi)涵來看，包括三個層次：規(guī)范化、精細化和個性化。正所謂“天下大事必作于細”。精細化管理要求公立醫(yī)院人事檔案管理持之以恒，運用科學合理的管理方法，細質(zhì)嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，持續(xù)推動公立醫(yī)院人事檔案科學管理。廣西玉林市紅十字會醫(yī)院前身是解放軍第183醫(yī)院，成立于1947年，70余年來已經(jīng)發(fā)展成為一家集醫(yī)療、預防、科研、教學、康復為一體的現(xiàn)代化三級甲等綜合醫(yī)院，擁有職工1820多人，各類專家500余人;擁有個2分院，醫(yī)技科室10多個，行政后勤科室30多個，臨床科室40多個，涵蓋內(nèi)、外、婦、兒、中醫(yī)等相關專業(yè)。隨著公立醫(yī)院改革的深入，玉林市紅十字會醫(yī)院進一步加強了人事檔案精細化管理，更新管理理念，運用先進管理方法，注重先進技術應用，為玉林市紅十字會醫(yī)院業(yè)務開展提供有力人才支持和保障。

1 精細化管理理論

1.1 6S管理模式

6S管理模式是在5S基礎上的升級。即，整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、素養(yǎng)（Shitsuke）、安全（Security）。6S和5S管理均興起于日本企業(yè)，因標注其各條日文發(fā)音的英文單詞首字母均為“S”，故稱6S管理模式。其中，整理（Seiri），是將工作場所的各種物品整理區(qū)分為必要、非必要，留下必要，消除掉非必要，營造清爽工作空間。整頓（Seiton），是將必要物品按照規(guī)定位置整齊擺放，加以標識，使管理更加整齊，進可能多地消除尋找時間。清掃（Seiso），將工作場所所見與非所見均清掃，保持場所干凈。清潔（Seiketsu），將整理、整頓和清掃制度化，維持明朗現(xiàn)場。素養(yǎng)（Shitsuke），要求每一位作業(yè)人員遵守規(guī)則習慣，營造團隊合作精神。安全（Security），始終做好安全教育，防患于未然。就其內(nèi)部關聯(lián)性而言，“整理”“整頓”和“清掃”是6S管理具體內(nèi)容;“清潔”是將前三者制度化、規(guī)范化，并貫徹執(zhí)行和維持的結果。“素養(yǎng)”是管理人員規(guī)則做事——6S管理的長期堅持需要管理人員素養(yǎng)的提升?！鞍踩笔腔A。6S精細化管理的實施原則是效率化、持久性和美觀度[2 ]。

1.2 流程再造

流程再造（Business Process Reengineering）最早是由美國麻省理工學院邁克爾·哈默教授和CSC管理顧問錢皮，在1993年出版的《公司重組——企業(yè)革命宣言》中提出的概念。其內(nèi)涵是為飛躍性地改善成本、質(zhì)量、服務和速度等現(xiàn)代企業(yè)主要運營基礎，對工作流程進行根本性重新思考、徹底改革。流程再造理論的核心思想是從根本改善原有工作流程，實現(xiàn)業(yè)務質(zhì)量、水平跨越發(fā)展[3 ]。近年來，隨著研究的深入，流程再造應用的領域不斷拓展，就檔案管理而言，主要集中于檔案業(yè)務流程研究。就公立醫(yī)院人事檔案精細化管理而言，需要秉持“精簡高效、以人為本”理念，創(chuàng)新性地變革傳統(tǒng)人事檔案管理流程，基于精細化管理理論和“流程再造”，從人事檔案收集流程、鑒別流程、整理流程、利用流程、維護流程和轉(zhuǎn)遞流程等多個方面建構基于公立醫(yī)院人事檔案管理新模型，從而實現(xiàn)公立醫(yī)院人事檔案“收集-整理-利用-轉(zhuǎn)遞”良性閉環(huán)管理。

2 公立醫(yī)院人事檔案精細化管理必要性

通過對公立醫(yī)院人事檔案管理進行理論探究以及具體的實踐探索分析，積極推動公立醫(yī)院人事檔案精細化管理。這主要是基于：

2.1 管理理念滯后

一直以來，人事檔案管理者忙于日常檔案管理工作，管理理念不夠解放;且主要依據(jù)《干部人事檔案工作條例》，人事檔案管理行政化、計劃經(jīng)濟時代烙印較重。隨著社會發(fā)展、醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的深入，醫(yī)療系統(tǒng)用人機制的多樣化，各種先進管理思想、管理理念滲入到各個領域，包括公立醫(yī)院人事檔案管理。這就需要廣大從事公立醫(yī)院人事檔案管理的人員更新思想，將6S、流程再造等現(xiàn)代管理理念運用到公立醫(yī)院人事檔案管理中，不斷提升檔案管理的精細化水平。

2.2 管理方式單一

從公立醫(yī)院人事檔案管理來看，格式及分類依然選擇統(tǒng)一管理模式。即，主要根據(jù)干部人事檔案管理條例的規(guī)定進行管理。公立醫(yī)院改革不斷深入，但重編制職工人事檔案管理，輕合同工、臨時工人事檔案管理的現(xiàn)象依然存。人事檔案管理的層次化不足，單一化現(xiàn)象較為普遍，不利于后兩類人員人事檔案管理及個人職業(yè)發(fā)展。

2.3 管理模式封閉

根據(jù)人事檔案管理的相關規(guī)定，人事檔案管理封閉性較強，除了本單位組織人事部門、人事檔案管理部門因工作需要以外，任何部門、個人，不得以任何原因查閱或利用干部人事檔案。重保密而疏于人事檔案信息的價值利用。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，需要招錄、組建各類不同的人才隊伍。對人事檔案信息整理、匯總，可為人才引進提供決策參考。通過現(xiàn)有人事檔案管理信息資料整理，可掌握醫(yī)院各個科室從業(yè)人員的學歷、年齡、專業(yè)知識情況等，為緊缺型人才招錄提供重要依據(jù)[4 ]。封閉的管理模式則明顯不適應當前公立醫(yī)院改革對于人才隊伍管理的現(xiàn)實需要。

2.4 管理內(nèi)容陳舊

一直以來，人事檔案主要參考《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱“《條例》”）第三章第十九條規(guī)定的10種人事檔案資料進行分類和管理。隨著公立醫(yī)院改革發(fā)展，這些人事檔案資料目前已難以對不同專業(yè)人員進行全面綜合評價，諸如其醫(yī)德醫(yī)風、專業(yè)特長、性格特征等均難以體現(xiàn)，對于醫(yī)院不同科室人員的全貌無法立體直觀體現(xiàn)。檔案管理的內(nèi)容與新時代公立醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展還不相適應，內(nèi)容的陳舊性無法滿足醫(yī)療機構對于醫(yī)護及各類人員考核的綜合性需求。

2.5 管理手段落后

隨著信息技術的快速發(fā)展，各種電子信息技術已經(jīng)深入到各行各業(yè)。但由于受傳統(tǒng)思維影響，公立醫(yī)院人事檔案管理的信息化、現(xiàn)代化水平還處于較低水平，管理的手段依然落后，人事檔案信息資源封閉，尚未構建涵蓋不同身份信息的人事檔案電子化存儲模式和標準，不同身份職工的人事檔案信息采集、管理沒有實現(xiàn)有機統(tǒng)一，人事檔案管理系統(tǒng)軟件還存在諸多不兼容現(xiàn)象。人事檔案管理碎片化、封閉化較為嚴重，人事檔案信息資源共享性較差，導致醫(yī)院人事檔案價值沒有得到充分彰顯。

3 公立醫(yī)院精細化管理中人事檔案的意義

3.1 規(guī)范管理需要

人事檔案管理對于公立醫(yī)院各類人員的業(yè)績考核及評價、人才引進及培育等發(fā)揮著十分重要的作用。精細化管理理念及方法在公立醫(yī)院人事檔案管理中的應用，就是要將先進的管理理念、管理方法、管理模式運用到人事檔案管理這一項重要工作之中，不斷提升醫(yī)院人事檔案管理精細化水平，為公立醫(yī)院改革提供人才支持和保障。

3.2 決策參考作用

醫(yī)院人事檔案詳細記錄了醫(yī)務人員、行政管理人員、后勤保障人員等不同群體的人員數(shù)量、工資待遇、專業(yè)結構、技術水平和醫(yī)德醫(yī)風等，是評價不同群體綜合素質(zhì)、業(yè)務能力、技術水平的重要依據(jù)。這些信息資料對醫(yī)院管理者而言，又是其評優(yōu)競聘、職稱評定、人才交流的重要參考依據(jù)。通過人事檔案信息的綜合評價，篩選出潛在培養(yǎng)對象，加強緊缺型人才引入等，使醫(yī)院人才隊伍管理更具科學性、針對性。

3.3 橋梁紐帶作用

精細化管理人事檔案，能夠發(fā)揮出人事檔案管理在當事人歸屬感中的橋梁紐帶作用。人事檔案的精細化管理，能夠體現(xiàn)出用人單位對于人才工作的重視，以及對人才的尊重，可增強員工對于醫(yī)院用人政策的信任感、滿意度，激發(fā)員工的積極性，從而保障醫(yī)院改革的順利進行。

4 精細化理念在公立醫(yī)院人事檔案管理中的應用

4.1 傳統(tǒng)人事檔案管理流程

傳統(tǒng)的公立醫(yī)院人事檔案管理主要依據(jù)較為簡單的流程標準進行管理（見圖1）。遵循傳統(tǒng)檔案管理基本流程：收集、鑒定、整理保管、檢索、利用、轉(zhuǎn)遞和統(tǒng)計，每一個環(huán)節(jié)有其主要內(nèi)容和標準。例如，整理人事檔案主要是對收集的人事檔案進行材料分類、排列、目錄登記、技術加工、打孔裝訂和檢查驗收，要求做到鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚和裝訂整齊等[5 ]。精細化管理則要求以精心的態(tài)度，達到高標準、高質(zhì)量，將精細管理模式覆蓋人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)，并以規(guī)范化、制度化為準繩，實現(xiàn)精細化管理。

4.2 基于“流程再造”人事檔案管理流程

基于“流程再造”理念，公立醫(yī)院人事檔案精細化管理流程再造收集、整理、利用和轉(zhuǎn)遞四個重要環(huán)節(jié)（見圖2）。具體來說，1）收集流程再造。按照“完整+真實+及時+規(guī)范”的標準，其中，完整，就是從德、能、勤、績、廉等五個方面全面收集醫(yī)院職工的檔案資料;就真實而言，重點審核“三齡兩歷一身份”信息的真實準確;及時，主要是指在人事檔案資料收集時要突出時效性，在年度考核、任免、招聘等環(huán)節(jié)，做到隨收、隨辦、隨審;規(guī)范，就是要求人事檔案管理要嚴格按照相關規(guī)定、標準和條例進行收集。2）整理流程再造。整理是醫(yī)院人事檔案管理的關鍵和核心，從人事檔案鑒別、分類、排序、編目、加工和裝訂等各個環(huán)節(jié)按照精細化的標準和要求進行[6 ]。以分類為例，除了《條例》中所規(guī)定的十大類別外，還要根據(jù)不同群體，有重點地做好整理歸檔。聘用制員工要重點做好日常資料以及簽訂合同的歸檔整理，并按照其內(nèi)在內(nèi)容邏輯關系和時間為序進行整理。3）利用流程再造。利用流程再造要突出規(guī)范、安全和保密。其中，規(guī)范要求在檔案利用過程中注重檔案管理部門及人員職責、借閱紀律要求等;安全則要求做到“檔案室、閱檔室、辦公室”三室分離，并配備相應的恒溫機、空調(diào)、滅火等設備，并定期檢查設備功能，做好日常維護;保密性，則要求在利用過程中要做好當事人信息保密，防止私密信息擴散。4）轉(zhuǎn)遞流程再造。公立醫(yī)院人事檔案轉(zhuǎn)遞要把握規(guī)范、時效和安全。規(guī)范要求轉(zhuǎn)遞時要確保檔案資料齊全、手續(xù)完備、信息準確，審核轉(zhuǎn)出檔案的真實完整;時效則要求根據(jù)醫(yī)院職工變動時，根據(jù)要求及時辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù);安全性，則要求轉(zhuǎn)遞采取機要交通轉(zhuǎn)遞或安排專人轉(zhuǎn)遞，嚴禁郵寄或由當事人自帶。

4.3 基于6S人事檔案管理措施

在醫(yī)院人事檔案管理流程基礎上，將6S管理理念和措施落實到日常檔案管理全過程。1）整理。根據(jù)十大類人事檔案分類，針對行政編、事業(yè)編、合同制、臨時工等不同群體的特殊性，有重點地整理不同群體的人事檔案，并按照科室進行整理、劃分，便于后期查詢利用。2）整頓。針對公立醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀，及時健全人事檔案收集、整理、利用、轉(zhuǎn)遞方面的各項規(guī)章制度，并做好人事檔案數(shù)字化、信息化錄入工作。3）清掃。按照“八防”的標準和要求，做好檔案室定期消毒、清掃，以及檔案密集柜、密集架等的規(guī)范擺放。4）清潔。主要是針對檔案資料而言，要按照標準和要求進行維護，確保檔案資料的整潔。5）素養(yǎng)。加強檔案從業(yè)人員的業(yè)務素能培訓，既要加強檔案、人事制度等理論知識培訓，也要加強信息技術等應用技能培訓，不斷提升其綜合素養(yǎng)。6）安全。守住人事檔案安全底線，既要做好檔案資料本身的安全，也要做好檔案承載著的信息安全，防止泄密事件發(fā)生，同時，要做好人事檔案應用，發(fā)揮其應有價值。

參考文獻：

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[6]李紅偉.精細化管理背景下公立醫(yī)院人事檔案管理的改革與效果[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2019（14）：113—114.

作者簡介：鐘錦燕（1981— ），大學學歷，玉林市紅十字會醫(yī)院經(jīng)濟師。主要從事公立醫(yī)院人事檔案管理研究。