干部人事檔案信息化建設(shè)若干問題的探討

李海云

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和干部人事檔案管理工作的發(fā)展，推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)勢(shì)所必然。當(dāng)前干部人事檔案信息化建設(shè)還存在一些問題，需要我們進(jìn)一步明確推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的若干重大問題，有針對(duì)性地提升干部人事檔案信息化建設(shè)水平，更好地為干部人事工作服務(wù)。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;信息化;必要性;內(nèi)容;問題;優(yōu)化

干部人事檔案管理是人力資源開發(fā)的重要基礎(chǔ)。近年來(lái)，很多單位重視人事檔案管理工作，加大了人事檔案信息化建設(shè)力度，進(jìn)一步拓展人事檔案管理思路，提升人事檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息更大范圍、更廣領(lǐng)域的共享和利用，提升了人事檔案信息的價(jià)值和作用。但同時(shí)我們看到，干部人事檔案信息化建設(shè)還存在著一些亟待解決的問題，這些問題不僅影響人事檔案管理本身，也對(duì)人力資源開發(fā)乃至單位發(fā)展產(chǎn)生了不利影響。新形勢(shì)下，我們必須正確判斷人事檔案信息化建設(shè)的利弊，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人事檔案管理思路，引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，推動(dòng)人事檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展[1 ]。

1 干部人事檔案信息化建設(shè)的必要性

新時(shí)期推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)干部人事檔案信息資源的高效存儲(chǔ)、管理、開發(fā)、利用和共享，有其現(xiàn)實(shí)的必要性和必然性。

1.1 有助于優(yōu)化干部人事檔案管理效果

傳統(tǒng)干部人事檔案管理主要以手工模式為主，工作中經(jīng)常檢查檔案信息的完整性和系統(tǒng)性，也需要按照干部人事檔案管理的相關(guān)要求，定期對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行收集，一旦信息收集不全或相關(guān)人員不在，勢(shì)必會(huì)拉長(zhǎng)干部人事檔案管理的時(shí)間線，增加管理人員的工作壓力。推進(jìn)干部人事檔案管理信息化建設(shè)，不僅能夠通過更為多元化的路徑對(duì)干部人事檔案信息進(jìn)行收集，也可以通過信息系統(tǒng)對(duì)干部人事檔案管理工作整個(gè)流程進(jìn)行優(yōu)化，并加強(qiáng)監(jiān)督，對(duì)存在的問題采取有效措施，提升干部人事檔案管理效率和效果。

1.2 有助于實(shí)現(xiàn)干部人事檔案科學(xué)管理

很長(zhǎng)一段時(shí)間，很多單位在干部人事檔案管理方面主要采用的是定性管理方法，影響了檔案管理效果。干部人事檔案管理質(zhì)量與檔案管理人員的能力素質(zhì)息息相關(guān)，一旦檔案管理人員粗心大意或缺乏責(zé)任心、主動(dòng)性，勢(shì)必會(huì)影響檔案管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性。推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)，能夠引進(jìn)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等先進(jìn)信息技術(shù)，推動(dòng)人事檔案信息化、數(shù)字化管理。通過對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，能夠?qū)挝蝗藛T的工作狀態(tài)、工作效率、工作結(jié)果以客觀的數(shù)據(jù)形式表現(xiàn)出來(lái)，不僅對(duì)于單位人力資源管理工作產(chǎn)生積極作用，也能為相關(guān)政策制定提供科學(xué)依據(jù)，促進(jìn)人力資源管理和建設(shè)。

1.3 有助于準(zhǔn)確預(yù)測(cè)發(fā)展趨勢(shì)

通過干部人事檔案信息化建設(shè)可以運(yùn)用更為先進(jìn)的技術(shù)手段，對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、歸納或相關(guān)性進(jìn)行分析研究，進(jìn)而對(duì)干部人事檔案管理工作未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)以及可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行相對(duì)準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)，使干部人事檔案管理工作變得更為快捷、高效，實(shí)現(xiàn)人與崗位的精準(zhǔn)匹配，使單位的人力資源得到更合理的利用，更好地推動(dòng)單位發(fā)展。同時(shí)通過崗位匹配也能減少人員離職情況，保障高層次人才隊(duì)伍的穩(wěn)定性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人力資源的合理利用[2 ]。

2 干部人事檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

當(dāng)前，干部人事檔案信息化建設(shè)主要包含紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型、電子文件檔案的數(shù)據(jù)化、人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)以及檔案信息資源的開發(fā)利用等內(nèi)容。

2.1 紙質(zhì)干部人事檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型

很長(zhǎng)一段時(shí)間，我國(guó)在干部人事檔案管理方面以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)干部人事檔案成為承載干部人事檔案信息的主體。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，在人事檔案信息化建設(shè)過程中有必要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案，進(jìn)而存儲(chǔ)到信息存儲(chǔ)介質(zhì)或系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息的有效保存和合理利用。在變種轉(zhuǎn)型過程中，需要檔案管理人員結(jié)合紙質(zhì)檔案的具體特點(diǎn)選擇合適的數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑，對(duì)于近期形成的紙質(zhì)人事檔案信息可以直接用掃描和復(fù)印的方式對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理;對(duì)年代久遠(yuǎn)、無(wú)法進(jìn)行復(fù)制和掃描的檔案，可以通過拍照的形式將其存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中。通過紙質(zhì)干部人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，能夠?yàn)楹罄m(xù)干部人事檔案信息資源的管理和開發(fā)提供更扎實(shí)的數(shù)據(jù)信息。

2.2 建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

無(wú)論是紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型所形成的大量人事檔案數(shù)據(jù)資源，還是新收集上來(lái)的干部人事檔案信息資源，都應(yīng)該統(tǒng)一存儲(chǔ)到人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，結(jié)合不同檔案類型對(duì)其進(jìn)行合理劃分，確保不同類型的干部人事檔案都能夠得到有效的管理，形成干部人事檔案數(shù)據(jù)目錄，方便后續(xù)檢索和查詢。通過干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，能夠使原有的紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案得到妥善的保管，形成完整的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)論是在人力資源開發(fā)方面還是在干部選拔任用方面，都可以通過數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析判斷，提高選人用人的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

2.3 開發(fā)利用和共享干部人事檔案信息資源

干部人事檔案信息只有得到充分利用，才能體現(xiàn)其價(jià)值和作用。因此，應(yīng)將檔案信息資源的開發(fā)利用和共享作為工作的重要方面，既應(yīng)圍繞單位中心工作充分利用干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)優(yōu)勢(shì)，借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)，對(duì)干部人事檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)和利用，更好地服務(wù)于干部人事及中心工作。同時(shí)也要加強(qiáng)干部人事檔案信息資源與政府相關(guān)部門以及其他社會(huì)組織的共享共用，為政府人力資源調(diào)整和社會(huì)組織人才引進(jìn)提供更為全面的人事檔案信息支持，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息系統(tǒng)與政府相關(guān)部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)和社會(huì)組織人事管理系統(tǒng)的有效對(duì)接，方便人事檔案信息的互聯(lián)互通[3 ]。

3 干部人事檔案信息化建設(shè)存在的主要問題

新形勢(shì)下，干部人事檔案信息化建設(shè)中存在一些不容忽視的問題。

3.1 對(duì)檔案信息化建設(shè)重視不夠

當(dāng)前部分單位對(duì)干部人事檔案信息化建設(shè)重視程度不足，特別是部分單位的一些領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員認(rèn)為應(yīng)該將更多的精力和資源投入到業(yè)務(wù)工作之中，相應(yīng)的人事檔案管理工作在政策和資金方面并沒有得到足夠的支持，軟件配套設(shè)施更新滯后，難以順利完成干部人事檔案信息化建設(shè)相關(guān)工作。部分單位依然沿用傳統(tǒng)的干部人事檔案管理思路和模式，認(rèn)為如果采用先進(jìn)的技術(shù)手段，雖然推動(dòng)了人事檔案信息化建設(shè)，但也容易出現(xiàn)檔案信息泄漏或被篡改問題，反而造成負(fù)面影響。

3.2 檔案管理人員信息化技能不強(qiáng)

單位干部人事檔案信息化建設(shè)需要扎實(shí)的組織保障和人才保障，同時(shí)也對(duì)檔案管理人員的信息素養(yǎng)和綜合能力提出了較高要求，不僅需要掌握專業(yè)的干部人事檔案信息資源管理知識(shí)，對(duì)單位人力資源工作有所了解，同時(shí)還需要具備必要的信息技術(shù)素養(yǎng)和操作技能。但部分單位干部人事檔案管理人員為兼職，在思維方式和工作方式上依然停留在紙質(zhì)人事檔案管理層面。加之單位并沒有對(duì)這些人員進(jìn)行系統(tǒng)的信息化培訓(xùn)，使他們?cè)诠ぷ髦兄荒芎?jiǎn)單地對(duì)干部人事檔案信息進(jìn)行錄入或檢索，難以對(duì)重要的干部人事檔案信息進(jìn)行開發(fā)、利用和共享，無(wú)法充分發(fā)揮人事檔案信息資源的價(jià)值和作用。

3.3 干部人事檔案信息資源共享和利用率偏低

雖然部分單位看到了干部人事檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性，也為其配備了相應(yīng)的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，但這些設(shè)備老舊，不適應(yīng)干部人事檔案信息化建設(shè)需要，也難以利用現(xiàn)有的設(shè)備對(duì)干部人事檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用和共享，在一定程度上影響了檔案信息化建設(shè)。此外，由于人事檔案信息化缺少宏觀層面的制度規(guī)范和操作標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致人事檔案信息在共享和利用過程中出現(xiàn)了不兼容問題和“信息孤島”問題，在一定程度上影響了人事檔案信息資源的開發(fā)、利用和共享[4 ]。

3.4 檔案信息來(lái)源比較單一，信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)不足

檔案信息來(lái)源主要以紙質(zhì)檔案為主，對(duì)于干部最新工作狀態(tài)以及其他途徑的檔案信息收集途徑相對(duì)單一，難以通過干部人事檔案信息全面反映干部的工作成績(jī)和單位人力資源建設(shè)和利用現(xiàn)狀，很多檔案信息內(nèi)容千篇一律，缺少個(gè)性化信息，也在很大程度上影響了后續(xù)干部人事檔案信息資源的開發(fā)利用。干部人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，既要相應(yīng)的政策保障，也需要足夠的經(jīng)費(fèi)支持。但從目前情況看，部分單位在人事檔案信息化建設(shè)方面并沒有投入足夠的經(jīng)費(fèi)，為其更新設(shè)備及軟件系統(tǒng)，在客觀上制約了干部人事檔案信息化建設(shè)。

4 推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)與有效利用的對(duì)策

信息化時(shí)代背景下，各單位在干部人事檔案管理過程中應(yīng)將信息化建設(shè)作為重要方向及任務(wù)，給予干部人事檔案信息化建設(shè)足夠的政策和資金支持，針對(duì)干部人事檔案信息化建設(shè)存在的問題完善相關(guān)制度機(jī)制，同時(shí)落實(shí)好干部人事檔案信息化建設(shè)的軟件設(shè)施和配套措施，通過多措并舉，進(jìn)一步提升干部人事檔案信息化建設(shè)效果，實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案信息資源的合理利用、有效開發(fā)和高效共享。

4.1 建立完善干部人事檔案大數(shù)據(jù)管理體系

各單位應(yīng)將干部人事檔案信息化建設(shè)與有效利用放在重要位置，推進(jìn)干部人事檔案信息的有效整合，不斷提升干部人事檔案信息化管理質(zhì)量。在具體實(shí)施過程中應(yīng)建立和完善干部人事檔案數(shù)據(jù)管理體系。一是要建立數(shù)據(jù)管理平臺(tái)。通過數(shù)據(jù)管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)不同類型的干部人事檔案信息的全面收集，建立更契合單位發(fā)展實(shí)際需要的干部人事檔案信息管理體系，進(jìn)一步增強(qiáng)干部人事檔案信息管理的科學(xué)性、有效性和系統(tǒng)性，通過對(duì)干部人事檔案信息的合理分類，更好地為單位中心工作和發(fā)展提供干部人事檔案信息支持。二是注重?cái)?shù)據(jù)管理系統(tǒng)的安全性。干部人事檔案信息只有完整、安全、有效，才能夠被開發(fā)利用。如果干部人事檔案信息失真或泄漏，勢(shì)必會(huì)影響單位發(fā)展和干部人事檔案信息所涉及個(gè)人的合法權(quán)益。因此，在干部人事檔案信息管理過程中應(yīng)引入更為先進(jìn)的信息技術(shù)，提升干部人事檔案管理系統(tǒng)的安全性。應(yīng)通過身份識(shí)別和綁定密碼形式對(duì)登錄用戶進(jìn)行認(rèn)證，防止非法惡意登錄。同時(shí)采用加載數(shù)字水印和數(shù)字版權(quán)保護(hù)技術(shù)，防止干部人事檔案信息被惡意篡改，切實(shí)保障干部人事檔案信息安全。

4.2 注重干部人事檔案數(shù)據(jù)信息的開發(fā)

干部人事檔案信息只有得到有效開發(fā)利用，才能夠體現(xiàn)出價(jià)值。因此，應(yīng)將干部人事檔案數(shù)據(jù)信息開發(fā)工作放在干部人事檔案信息化建設(shè)的突出位置。一方面，單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)干部人事檔案數(shù)據(jù)信息開發(fā)的價(jià)值和作用，特別是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視這項(xiàng)工作，有關(guān)人員對(duì)干部人事檔案信息開發(fā)有更高的認(rèn)知，對(duì)干部人事檔案信息開發(fā)的必要性、重要性和價(jià)值進(jìn)行宣傳，讓單位內(nèi)部人員對(duì)干部人事檔案信息開發(fā)利用有新的了解，主動(dòng)支持干部人事檔案數(shù)據(jù)信息開發(fā)工作。另一方面，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，為人事檔案數(shù)據(jù)信息開發(fā)提供扎實(shí)的技術(shù)保障。通過大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)的運(yùn)用，結(jié)合單位發(fā)展需要提煉出有價(jià)值的干部人事檔案信息，更好地發(fā)揮人事檔案信息的價(jià)值和作用。還應(yīng)為干部人事檔案信息開發(fā)提供扎實(shí)的配套措施，重視對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全維護(hù)，為人事檔案信息化管理順利開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[5 ]。

4.3 強(qiáng)化資金、技術(shù)、人員和制度保障

一是給予干部人事檔案信息化建設(shè)足夠的資金支持。各單位應(yīng)拿出專項(xiàng)資金用于干部人事檔案信息化建設(shè)，將干部人事檔案信息化建設(shè)所需要的資金納入預(yù)算之中，形成長(zhǎng)期的資金支持機(jī)制，更好地為人事檔案信息化建設(shè)和人事檔案信息資源開發(fā)利用提供持續(xù)的資金支持。二是提升干部人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。干部人事檔案信息化建設(shè)需要其工作人員具備相應(yīng)的技術(shù)素養(yǎng)，因此，單位必須拿出一定資金用于干部人事檔案管理人員的日常教育和培訓(xùn)，進(jìn)一步提升干部人事檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)水平，更好地服務(wù)于干部人事檔案信息化建設(shè)。三是完善干部人事檔案管理制度機(jī)制。針對(duì)干部人事檔案管理信息化建設(shè)需要，對(duì)現(xiàn)行的干部人事檔案管理制度進(jìn)行梳理，對(duì)于不完善的地方及時(shí)地調(diào)整和補(bǔ)充。同時(shí)要制定嚴(yán)格的信息安全保密責(zé)任制，要求干部人事檔案管理人員在信息化建設(shè)和人事檔案信息開發(fā)利用過程中嚴(yán)格遵守保密法律法規(guī)及有關(guān)要求，切實(shí)保障干部人事檔案信息安全。

總之，新形勢(shì)下，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，客觀上推動(dòng)了干部人事檔案信息化建設(shè)，相應(yīng)的各單位在干部人事檔案管理過程中也應(yīng)該主動(dòng)地轉(zhuǎn)變管理思路，樹立大數(shù)據(jù)思維、信息化思維，主動(dòng)將現(xiàn)代信息技術(shù)與干部人事檔案管理工作有機(jī)融合，積極推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案信息資源的有效整合和開發(fā)利用。

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（作者單位：山東省金鄉(xiāng)縣人民醫(yī)院）