智慧校園視角下高校教學(xué)檔案管理提升路徑思考

摘要：智慧校園建設(shè)是高校開展各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)，也是高校教學(xué)檔案管理數(shù)字化、智能化發(fā)展的重要保障。當(dāng)前我國高校教學(xué)檔案管理機(jī)制在建立和實(shí)施方面均存在不足之處，還需要借助先進(jìn)的信息技術(shù)來提高教學(xué)檔案管理的信息化和智能化水平。因此，本文基于智慧校園視角，就如何提升高校教學(xué)檔案管理水平進(jìn)行分析與闡述，并提出針對(duì)管理體系、培訓(xùn)提升、安全保障、創(chuàng)新應(yīng)用等方面進(jìn)行優(yōu)化完善，為智慧校園背景下的教學(xué)檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;智慧校園;高校;檔案工作

隨著科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，智慧校園應(yīng)運(yùn)而生，并于2016年被列為教育信息化的重要內(nèi)容[1]。智慧校園借助人工智能等新一代信息技術(shù)，快速提升高校的數(shù)字化建設(shè)水平，為教學(xué)、管理提速增效提供新的思路。國內(nèi)不少高校都已積極開展智慧校園建設(shè)，逐漸形成智慧校園建設(shè)浪潮。而教學(xué)檔案管理作為高校管理的重要一環(huán)，相比其他管理工作，對(duì)于檔案管理人員的耐心和細(xì)心程度要求更高，工作內(nèi)容也更加枯燥。智慧校園的建設(shè)為高校教學(xué)檔案管理的數(shù)字化和智能化發(fā)展奠定基礎(chǔ)，并有望促進(jìn)高校教學(xué)檔案管理實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

1智慧校園理論基礎(chǔ)

1.1智慧校園的定義

智慧校園指的是在校園建設(shè)和管理過程中，充分應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、人工智能等新一代信息技術(shù)，構(gòu)建新一代智慧教育、智能管理、工作學(xué)習(xí)和生活服務(wù)集成平臺(tái)，促進(jìn)各類信息數(shù)據(jù)采集、匯聚、治理、共享和利用全流程數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型，進(jìn)一步提高高校管理效率和水平[2]。在智慧校園支撐下，高校教育理念和方式朝著現(xiàn)代化的方向闊步邁進(jìn)，高校的管理、教學(xué)和發(fā)展模式等也逐漸發(fā)生改變：網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)與科研無處不在，校務(wù)管理與治理透明高效，校園文化與生活豐富多彩，對(duì)建設(shè)“安全、穩(wěn)定、環(huán)保、節(jié)能”[3]的校園具有重大作用。

1.2智慧校園對(duì)教學(xué)檔案工作的提升作用傳統(tǒng)檔案工作場景下，信息數(shù)據(jù)以紙質(zhì)化載體進(jìn)行傳遞和存儲(chǔ)。從時(shí)效性視角看，具有較強(qiáng)的滯后性;從信息共享與利用視角看，利用程度不足、可共享水平較差，且各單位之間缺乏有效的溝通渠道和工具，導(dǎo)致高校整體檔案工作效率不高[4]。隨著智慧校園的建設(shè)，校內(nèi)信息基礎(chǔ)設(shè)施逐步完善，促進(jìn)檔案資料與數(shù)據(jù)通過高度集成的系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行快速、高效的流轉(zhuǎn)與共享，提高檔案管理相關(guān)部門之間的協(xié)同合作能力。在智慧校園的基礎(chǔ)上，高校教學(xué)檔案管理工作有望在以下方面實(shí)現(xiàn)提升：

1.2.1檔案信息規(guī)模提升[5]。檔案信息共享數(shù)據(jù)庫的鋪設(shè)，將有效連通高校教學(xué)、科研、管理以及校園生活服務(wù)等環(huán)節(jié)，進(jìn)而促進(jìn)更多信息數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，為檔案工作積累更多結(jié)構(gòu)化、可利用的信息數(shù)據(jù)，從而使檔案館成為為智慧校園提供檔案信息服務(wù)的信息資源中心。

1.2.2檔案共享效率提升[6]。借助平臺(tái)電子預(yù)歸檔手段，能夠在程序合法、合規(guī)、合理的前提下，快速傳遞共享相關(guān)檔案信息資料，校內(nèi)工作人員也能夠?qū)崟r(shí)通過移動(dòng)終端進(jìn)行查閱，有助于提升檔案工作的效率，減少失誤和遺漏。同時(shí)，可改善往屆畢業(yè)生利用成績單、論文評(píng)閱書等相關(guān)檔案時(shí)必須親自返校辦理的情況，為校外利用人提供了大大的便利。

1.2.3檔案存儲(chǔ)空間提升[7]。傳統(tǒng)教學(xué)檔案工作以紙質(zhì)文件進(jìn)行存儲(chǔ)，對(duì)空間資源和存儲(chǔ)環(huán)境的要求較高。在智慧校園的建設(shè)下，紙質(zhì)檔案可以數(shù)字化為電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，節(jié)約檔案存儲(chǔ)空間和成本。

1.2.4檔案管理模式優(yōu)化[8]。傳統(tǒng)的檔案工作往往獨(dú)立于其他校園管理工作之外，且工作模式也比較固化和單一。而隨著智慧校園的建設(shè)與發(fā)展，現(xiàn)行的檔案管理系統(tǒng)與教務(wù)管理系統(tǒng)等接軌，形成協(xié)同發(fā)展。

2智慧校園視角下高校教學(xué)檔案管理存在的問題

智慧校園作為21世紀(jì)校園發(fā)展的遠(yuǎn)景目標(biāo)，當(dāng)前仍處在前期建設(shè)當(dāng)中，各地市建設(shè)水平也參差不齊。少數(shù)經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)、教育理念先進(jìn)的區(qū)域已率先完成智慧校園的頂層設(shè)計(jì)和實(shí)施部署，而大多數(shù)地區(qū)還處在項(xiàng)目構(gòu)想和計(jì)劃階段。從智慧校園的視角出發(fā)，可以發(fā)現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理還存在不足之處有待完善。

2.1高校教學(xué)檔案管理缺乏規(guī)范制度體系傳統(tǒng)高校教學(xué)檔案管理工作流程中，經(jīng)過長期的運(yùn)行，對(duì)于各類檔案資料的管理、流轉(zhuǎn)和保存，已經(jīng)形成了比較完善的管理標(biāo)準(zhǔn)體系。但隨著檔案管理工作由線下逐步轉(zhuǎn)到線上，由于智慧校園的建設(shè)本身還處于摸索階段，且不同地區(qū)之間建設(shè)進(jìn)展也不盡相同，導(dǎo)致難以通過規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)體系去作約束限制[9]。但是就高校教學(xué)檔案管理工作而言，離不開規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)和限制。各高?？梢愿鶕?jù)本校智慧校園平臺(tái)建設(shè)概況，對(duì)教學(xué)檔案流轉(zhuǎn)與共享、檔案存儲(chǔ)與管理、數(shù)據(jù)治理與利用等方面的相關(guān)制度進(jìn)行明確和完善。

2.2高校教學(xué)檔案管理智慧化水平不高

充分提高高?，F(xiàn)代化教學(xué)與管理水平是發(fā)展智慧校園建設(shè)的主要出發(fā)點(diǎn)。但當(dāng)聚焦于具體的高校教學(xué)檔案管理實(shí)施細(xì)節(jié)，會(huì)發(fā)現(xiàn)教學(xué)檔案產(chǎn)生過程中，部分材料，如畢業(yè)生論文評(píng)議書等并未完全實(shí)施電子化管理，難以適應(yīng)完全以信息化手段產(chǎn)生檔案的方式，不可避免地導(dǎo)致工作脫節(jié)和效率低下的問題，繼而造成教學(xué)檔案難以實(shí)現(xiàn)無紙化、電子化發(fā)展，影響教學(xué)檔案的智慧化管理。校內(nèi)各單位使用的系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初缺乏全局性統(tǒng)籌，OA、教務(wù)管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等終端各成信息孤島，無法實(shí)現(xiàn)信息共享聯(lián)通管理。而在重科研的高校環(huán)境下，很難拿出大額經(jīng)費(fèi)單單為了檔案管理對(duì)已建成的系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的整改?？偠灾?，短期內(nèi)難以實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案資源擴(kuò)充、技術(shù)升級(jí)以及服務(wù)優(yōu)化的愿景[10]。

3智慧校園視角下高校教學(xué)檔案管理提升路徑

3.1以教學(xué)為根本，打造高效智能管理體系

教學(xué)管理作為現(xiàn)代化治理體系的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)和要素，對(duì)于高校能否正常運(yùn)營起到?jīng)Q定性作用。從治理能力的角度觀之，教學(xué)活動(dòng)是高校立足于世的根本，而服務(wù)師生是高校管理的初衷和最終目標(biāo)，高校應(yīng)當(dāng)從戰(zhàn)略高度重視教學(xué)檔案管理，在整體智慧校園頂層設(shè)計(jì)之初，將教學(xué)檔案智慧化管理納入架構(gòu)，從網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)設(shè)施支撐、數(shù)字化和信息化建設(shè)等角度，貫徹落實(shí)教學(xué)檔案管理的理念，保障其運(yùn)作機(jī)制。圍繞“教學(xué)-檔案”這一主線，促進(jìn)學(xué)校、教務(wù)處、學(xué)院與教師之間的多維合作，最大化教學(xué)檔案管理效能[11]。

3.2以信息化為依托，完善各項(xiàng)制度規(guī)范

要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化歸檔，為智慧化檔案管理打下基礎(chǔ)，首先要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，重視檔案信息化工作，將信息化建設(shè)納入學(xué)校的整體規(guī)劃中，建設(shè)覆蓋全校范圍的完整檔案管理體系，要根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況發(fā)展建立健全相關(guān)的規(guī)章制度和管理辦法，促進(jìn)教學(xué)檔案的網(wǎng)絡(luò)化、信息化，確保無紙化檔案流轉(zhuǎn)能夠科學(xué)而全面地開展。同時(shí)也要建立詳細(xì)的電子檔案歸檔制度。

3.3以培訓(xùn)為抓手，提升教學(xué)檔案管理水平

通過對(duì)工作人員進(jìn)行教學(xué)檔案管理培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)繼續(xù)教育和績效考核雙驅(qū)動(dòng)[12]，是提升教學(xué)檔案管理水平的重要抓手。一方面，建議在新員工入職時(shí)就對(duì)其進(jìn)行教學(xué)檔案管理相關(guān)理論基礎(chǔ)和實(shí)用技能培訓(xùn)，幫助其明確崗位職責(zé)，促進(jìn)其對(duì)教學(xué)檔案數(shù)字化以及數(shù)字化管理系統(tǒng)等應(yīng)用的理解與掌握，同時(shí)對(duì)重要崗位人員進(jìn)行輪崗培訓(xùn)。另一方面，考慮通過績效考核的方式來確保培訓(xùn)的有效性，制定較為完善的教學(xué)檔案管理績效考核指標(biāo)體系，并借助教學(xué)檔案管理相關(guān)活動(dòng)和知識(shí)競賽來促進(jìn)教職工進(jìn)行教學(xué)檔案管理的積極性和主動(dòng)性。

3.4以安全為紅線，強(qiáng)化教學(xué)檔案安全保障

教學(xué)檔案的電子化發(fā)展也給檔案管理與保密工作帶來新的挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)開放性較強(qiáng)，為加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的安全保障機(jī)制，應(yīng)當(dāng)筑牢安全防線，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行全面監(jiān)管。首先，在基礎(chǔ)設(shè)施層面，加強(qiáng)硬件和軟件的建設(shè)力度，確保其符合教學(xué)檔案管理要求。硬件包括服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等，軟件涵蓋教學(xué)檔案資料存儲(chǔ)系統(tǒng)、教學(xué)檔案管理系統(tǒng)等，同時(shí)要注意賬號(hào)的權(quán)限和安全級(jí)別設(shè)置。其次，在完善的基礎(chǔ)設(shè)施之上，由專業(yè)人員將全校的各類系統(tǒng)，如教務(wù)系統(tǒng)、 OA、聲像系統(tǒng)、教學(xué)檔案管理系統(tǒng)等更新轉(zhuǎn)型，與智慧校園建設(shè)合理對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息共享，在智慧校園平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的采集、審批、檢查、歸檔等流程，打造全新的在線電子教學(xué)檔案管理模式[13]。此外，針對(duì)可供傳閱的非機(jī)密檔案資料，則支持校內(nèi)校外同時(shí)進(jìn)行查詢?yōu)g覽，在不妨礙檔案管理工作開展的前提下確保檔案資料的安全性。

3.5以賦能為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案創(chuàng)新應(yīng)用

進(jìn)行教學(xué)檔案管理不僅僅是為了記錄過去，更重要的是賦能。在智慧校園的建設(shè)下，借助大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)，對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行有效挖掘和分析，評(píng)估教學(xué)檔案的質(zhì)量，為管理者提供決策支撐，并反過來推動(dòng)智慧校園的建設(shè)與發(fā)展。一方面推進(jìn)信息化手段，進(jìn)行教學(xué)檔案的收集、歸檔、儲(chǔ)存工作，降低紙質(zhì)檔案產(chǎn)生過程中大量的打印成本。另一方面，除針對(duì)在校生以外，還可以建立校友檔案系統(tǒng)，為校友因需返校辦理成績單、招生錄取花名冊(cè)、學(xué)籍卡等各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)時(shí)提供更便捷的服務(wù)，同時(shí)還可充分挖掘校友檔案資源的價(jià)值和有用信息，積極宣揚(yáng)優(yōu)秀校友案例，發(fā)揮優(yōu)秀校友的榜樣效應(yīng)，有助于為在校生提供更有說服力的就業(yè)指導(dǎo)。搭建校友-學(xué)校-在校生之間的橋梁，促進(jìn)三方之間的交流與合作，提升校內(nèi)實(shí)踐教學(xué)水平。

4結(jié)束語

綜上所述，智慧校園的建設(shè)與教學(xué)檔案管理相輔相成，智慧校園為教學(xué)檔案管理的信息化和智能化轉(zhuǎn)型奠定基礎(chǔ)，而完善的教學(xué)檔案管理機(jī)制與體系能夠推動(dòng)智慧校園的建設(shè)與發(fā)展。智慧校園視角下，高校教學(xué)檔案管理工作還存在制度不完善、智慧化水平不足等問題，需要高校加大對(duì)教學(xué)檔案管理的重視程度，樹立新的教學(xué)檔案管理理念，以教學(xué)為根本、以培訓(xùn)為抓手、以安全為紅線、以賦能為目標(biāo)，大力推進(jìn)教學(xué)檔案的信息化管理，開拓檔案管理的特色應(yīng)用，提高教學(xué)檔案管理的工作效率和價(jià)值內(nèi)涵，穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)智慧校園基礎(chǔ)上教學(xué)檔案管理的信息化和智能化，更好地服務(wù)師生。

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作者簡介：尹月（1986—），大學(xué)本科，廣東工業(yè)大學(xué)檔案館助理館員。