淺談民政檔案重要性及科學(xué)管理方法

鄔華東

摘要：隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，在繁雜多樣的檔案數(shù)據(jù)面前優(yōu)化檔案管理，增強(qiáng)檔案的信息化優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建新的檔案管理體制，是民政檔案管理工作的發(fā)展方向。本文結(jié)合民政檔案發(fā)展現(xiàn)狀，就當(dāng)前存在的問(wèn)題提出相關(guān)的解決對(duì)策，旨在增強(qiáng)民政檔案管理利用的有效性。

關(guān)鍵詞：民政檔案;重要性;科學(xué)管理;方法

民政檔案工作是民政工作的重要組成部分和基礎(chǔ)。充分認(rèn)識(shí)民政檔案工作的重要性，將民政檔案作為直接關(guān)系到人民群眾利益息息相關(guān)的重要工作，十分必要。民政檔案工作是民政事業(yè)的重要組成部分，其檔案涵蓋了民政事業(yè)發(fā)展變化的絕大多數(shù)數(shù)據(jù)信息，能夠在民政事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮特有的信息依據(jù)和參考價(jià)值。民政檔案的數(shù)據(jù)信息豐富，除了在民政事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮重要作用，在社會(huì)發(fā)展以及百姓生活上都可以發(fā)揮重要的信息價(jià)值，直接促進(jìn)民政事業(yè)的發(fā)展。但當(dāng)前民政檔案管理工作中存在一些問(wèn)題，需要我們認(rèn)真對(duì)待，采取有效措施，盡快加以解決。

1民政檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

1.1檔案管理意識(shí)較為薄弱

當(dāng)前，一些民政檔案管理人員對(duì)檔案管理的重要性、內(nèi)容以及效果不以為然;也有一些人認(rèn)為檔案管理工作不是一項(xiàng)具有專業(yè)性或者實(shí)質(zhì)性的工作內(nèi)容，其工作簡(jiǎn)單、單調(diào)，只是對(duì)檔案信息進(jìn)行記錄、存儲(chǔ)、保存，并沒(méi)有可以創(chuàng)新和再次發(fā)揮的空間，檔案管理沒(méi)有多大難度，只是一份非常輕松的閑事。因此，在檔案管理的工作意識(shí)上，難免會(huì)有人表現(xiàn)出懈怠、無(wú)所謂、不積極等情況。因?yàn)楣ぷ鲬B(tài)度散漫，沒(méi)有一定的專業(yè)意識(shí)，從而導(dǎo)致了檔案管理工作停滯不前，檔案管理的有效性也難以得到保證。一些人在檔案管理工作過(guò)程中出現(xiàn)檔案破損、丟失、記錄失真、記錄模糊等基本錯(cuò)誤，無(wú)法保證檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確，其專業(yè)性十分堪憂。

1.2檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低

由于目前很多檔案管理人員的檔案管理意識(shí)較低，沒(méi)有對(duì)檔案管理有足夠深入的調(diào)研，導(dǎo)致對(duì)檔案管理的方法掌握不夠全面，沒(méi)有經(jīng)過(guò)深入的研究和學(xué)習(xí)，影響了檔案管理的科學(xué)創(chuàng)新，導(dǎo)致檔案管理難以有質(zhì)的提升。還有很多檔案人員缺乏上進(jìn)心，不具備專業(yè)學(xué)習(xí)的積極心態(tài)，對(duì)待檔案管理的專業(yè)性不夠重視，容易出現(xiàn)敷衍了事的情況。因?yàn)閼B(tài)度不夠端正，進(jìn)而導(dǎo)致業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，降低了檔案管理的整體效果，降低了檔案管理的綜合水平，給檔案管理也帶來(lái)了很大的技術(shù)限制。一些人員的專業(yè)能力不夠強(qiáng)，檔案管理的水平的提高受限，很多檔案管理的優(yōu)化研究難以開(kāi)展，導(dǎo)致檔案管理陷入瓶頸，難以有較大的改進(jìn)和發(fā)展。

1.3檔案資料殘缺

民政部門(mén)由于涉及的工作事項(xiàng)較多，其檔案內(nèi)容多樣、檔案材料復(fù)雜。在本身就比較復(fù)雜的檔案資料背景中，再加上檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，進(jìn)一步導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，檔案收集不齊全，出現(xiàn)檔案資料殘缺的情況。據(jù)了解，還有小部分民政業(yè)務(wù)工作人員出于對(duì)自身工作便利性的考慮，私自保管民政檔案資料，這無(wú)疑違反了檔案管理的相關(guān)規(guī)定，也給檔案管理工作造成了極大困擾，造成檔案資料的不齊全完整，給后期檔案利用造成隱患。

1.4民政檔案資源開(kāi)發(fā)利用率低

一些民政部門(mén)和單位的檔案資料內(nèi)容比較雜亂，有的隨意安放，其主題分類也并不明顯，存放位置不夠具體，這也導(dǎo)致了檔案使用的難度加大，很多檔案信息都是存放后再也沒(méi)有拿出來(lái)使用過(guò)。這也可以看出當(dāng)下檔案搜集整理后的分析利用率較低，民政檔案管理難以發(fā)揮出其價(jià)值。當(dāng)價(jià)值得不到體現(xiàn)，檔案管理的從業(yè)者也會(huì)愈發(fā)難以感受檔案管理的意義，愈發(fā)沒(méi)有專業(yè)意識(shí)，對(duì)待檔案管理的工作態(tài)度也會(huì)更加散漫。如此往復(fù)，就會(huì)對(duì)民政檔案管理造成一個(gè)惡性循環(huán)，影響檔案管理質(zhì)量和水平的提升。

3民政檔案管理存在問(wèn)題的解決對(duì)策

3.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的培訓(xùn)

針對(duì)絕大多數(shù)檔案管理人員意識(shí)薄弱的問(wèn)題，要注意加強(qiáng)對(duì)檔案管理在職人員的檔案重要性培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)使其形成統(tǒng)一觀念，知曉檔案及時(shí)整理、及時(shí)糾正的重要性。上到領(lǐng)導(dǎo)，下到各個(gè)工作人員都要進(jìn)行不同崗位的職業(yè)培訓(xùn)，了解每個(gè)崗位人員應(yīng)該履行的職責(zé)，了解自己的工作要求。在培訓(xùn)中，還要強(qiáng)調(diào)各個(gè)工作人員提高管理意識(shí)，能夠主動(dòng)承擔(dān)職責(zé)，為了確保檔案管理的成果，定期進(jìn)行檢查考核，要求每個(gè)檔案從業(yè)人員都深刻領(lǐng)會(huì)檔案內(nèi)容，能夠?qū)n案制度逐一學(xué)習(xí)，對(duì)于一些犯基礎(chǔ)錯(cuò)誤的檔案人員要職責(zé)到人，獎(jiǎng)懲到人。防止有人無(wú)視檔案管理的相關(guān)規(guī)定，進(jìn)而破壞檔案管理的基本內(nèi)容，造成檔案管理的整體水平降低。為了保證檔案管理的有效性，還可以定期組織人員進(jìn)行對(duì)檔案內(nèi)容的整理檢查，當(dāng)發(fā)現(xiàn)有檔案信息錯(cuò)誤的情況時(shí)及時(shí)調(diào)整。另外，還要注意對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的缺失、漏洞、無(wú)序等問(wèn)題進(jìn)行統(tǒng)一的整改，避免這些錯(cuò)誤擴(kuò)大化，也避免這些錯(cuò)誤造成對(duì)檔案管理的更大影響。

3.2建立檔案管理制度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)

為了提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人員的綜合水平，可以進(jìn)一步建立檔案管理制度，通過(guò)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)和針對(duì)性考核來(lái)檢驗(yàn)每個(gè)檔案參與者的工作能力。對(duì)于一些考核不過(guò)關(guān)或者檔案能力不足的管理人員就要根據(jù)其短板進(jìn)行針對(duì)性訓(xùn)練和統(tǒng)一安排的重新學(xué)習(xí)。為了加強(qiáng)檔案管理人員的考核制度，體現(xiàn)對(duì)員工的因材施政，在每個(gè)檔案管理的相關(guān)部門(mén)中建立檔案管理能力小組，小組里選優(yōu)秀代表作小組組長(zhǎng)，組長(zhǎng)主要責(zé)任是對(duì)組員的檔案管理水平進(jìn)行統(tǒng)一管理。當(dāng)有成員出現(xiàn)能力偏差的情況時(shí)，及時(shí)反饋，及時(shí)組織成員之間進(jìn)行互相研討學(xué)習(xí)。通過(guò)此種方式，增進(jìn)每位小組成員之間的溝通交流，提高各個(gè)小組的綜合實(shí)力。為了提高小組成員積極性，可以在組內(nèi)建立獎(jiǎng)懲制度，對(duì)優(yōu)先過(guò)關(guān)的給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)多次嘗試仍未通過(guò)專業(yè)水平測(cè)試的要給予一定處罰。除此之外，以小組為代表，每個(gè)組員之間要結(jié)合當(dāng)下檔案管理的某一步驟定期提出一個(gè)創(chuàng)新措施，用來(lái)不斷提升對(duì)檔案管理步驟的熟練程度，以及鼓勵(lì)小組成員的創(chuàng)新與實(shí)踐。

3.3建立合理的檔案管理流程

為了避免檔案管理在檔案信息收集中出現(xiàn)檔案資料殘缺的情況，可以通過(guò)建立檔案管理流程進(jìn)而優(yōu)化檔案管理的整體秩序，完善檔案的各部門(mén)工作內(nèi)容。將檔案管理的流程細(xì)分為單獨(dú)的各個(gè)部門(mén)和單位，對(duì)每個(gè)單位都職責(zé)到人，將任務(wù)都做好分配，只有責(zé)任明確、程序清晰，才能避免有人在某一流程中出錯(cuò)。還有，為了對(duì)檔案殘缺情況做到盡可能的修補(bǔ)，還可以建立階段性的審核體制，在階段性的審核中注意對(duì)各項(xiàng)問(wèn)題的及時(shí)完善和補(bǔ)充。通過(guò)對(duì)工作人員的工作水平能力加強(qiáng)，在每個(gè)階段的審核中遇到問(wèn)題時(shí)及時(shí)進(jìn)行上報(bào)和修補(bǔ)，進(jìn)而以時(shí)間節(jié)點(diǎn)為分階段目標(biāo)，更好地完成整體工作，增強(qiáng)工作整體的協(xié)調(diào)性，進(jìn)一步確保檔案管理的綜合水平。

3.4及時(shí)整合檔案信息

為了進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案信息的整理，加強(qiáng)檔案信息的利用率。各個(gè)檔案管理工作者要注意及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行整合，尤其是一些重要的檔案內(nèi)容，還有一些時(shí)事熱點(diǎn)的檔案咨詢，要能夠第一時(shí)間進(jìn)行檔案信息的反饋和記錄，將這些常用的檔案內(nèi)容做好整理，也能避免在需要使用時(shí)因?yàn)闄n案資料搜尋時(shí)間而延誤工作進(jìn)程。還要組織有關(guān)工作人員及時(shí)地整合檔案咨詢，將各個(gè)檔案資料做好分類。

4民政檔案科學(xué)管理方法解析

4.1加強(qiáng)檔案的收集與整理

為了確保民政檔案的內(nèi)容真實(shí)有效，各個(gè)檔案管理相關(guān)人員要注意及時(shí)錄入，要能夠體現(xiàn)檔案管理的及時(shí)性，同時(shí)，對(duì)一些重要的檔案內(nèi)容要進(jìn)行備份處理，以防止檔案信息的遺漏。還有組織人員定期進(jìn)行對(duì)檔案資料收集中的檢查、走訪等多個(gè)活動(dòng)。還有，在信息技術(shù)的檔案融入中，為了進(jìn)一步保障檔案檢索的優(yōu)勢(shì)，要注意對(duì)線上線下檔案平臺(tái)的多重維護(hù)和基本建立，由此才能確保整體的檔案工作有效可行，確保民政檔案管理能夠正常運(yùn)行。

4.2規(guī)范微機(jī)管理

微機(jī)管理作為民政檔案管理最基礎(chǔ)的工作之一，要充分結(jié)合民政檔案的大數(shù)據(jù)特性，進(jìn)行第一時(shí)間的數(shù)據(jù)錄入，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的合理分類和科學(xué)檢索，確保檔案數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性和準(zhǔn)確性。在檔案信息的檢索效率提高中，合理地使用檔案主題分類，創(chuàng)建檔案信息的內(nèi)容檢索也能夠完善檔案的信息化處理，提高檢索的質(zhì)量和速度，尤其是對(duì)于一些機(jī)密檔案，檢索的內(nèi)容和過(guò)程要盡可能快速、專業(yè)。

4.3提升民政檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

民政檔案作為對(duì)每個(gè)群眾的基本信息記錄，與每個(gè)人的自身利益是高度相關(guān)的。在民政檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)中，除了基礎(chǔ)的工作素質(zhì)，還包括職業(yè)道德素質(zhì)，對(duì)一些在崗的檔案人員要盡可能實(shí)行一崗制，減少崗位之間的流動(dòng)。同時(shí)，還要定期給每個(gè)工作人員進(jìn)行崗位專業(yè)性的培養(yǎng)和綜合性提高，在實(shí)訓(xùn)的過(guò)程中不斷增進(jìn)成員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和理解，在專業(yè)素質(zhì)的強(qiáng)調(diào)中不斷提升對(duì)檔案工作的意義領(lǐng)悟。

綜上所述，在有關(guān)民政檔案重要性與科學(xué)的管理方式研究中，結(jié)合目前民政檔案管理存在的部分問(wèn)題，因人員意識(shí)薄弱以及體制不夠、資料不齊全等問(wèn)題產(chǎn)生的檔案管理缺陷，這些從某一方面來(lái)說(shuō)，嚴(yán)重影響了（上接第69頁(yè)）實(shí)際檔案信息的使用率，無(wú)法將檔案信息的真正價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。因此，在相對(duì)應(yīng)的結(jié)構(gòu)完善和技術(shù)提升中，要通過(guò)加強(qiáng)認(rèn)識(shí)、改進(jìn)制度、建立檔案、整合信息來(lái)進(jìn)一步避免檔案信息優(yōu)勢(shì)被埋沒(méi)。同時(shí)，為了提高之后民政檔案的科學(xué)管理方法，適當(dāng)?shù)丶訌?qiáng)檔案的收集與整理，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)、增設(shè)先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施、加強(qiáng)法制觀念養(yǎng)成等這些都能夠進(jìn)一步體現(xiàn)民政檔案管理的科學(xué)性，能夠有利于民政檔案管理的整體建設(shè)，也能夠展現(xiàn)民政檔案的優(yōu)化創(chuàng)新。民政檔案管理作為關(guān)乎民生、服務(wù)民生的重大機(jī)制，只有加強(qiáng)開(kāi)發(fā)和利用，充分體現(xiàn)其政務(wù)公開(kāi)的優(yōu)勢(shì)，才能發(fā)揮民政檔案管理的有效性，增強(qiáng)民政檔案管理的程序創(chuàng)新，助力于民政檔案擁有更開(kāi)闊的發(fā)展前景。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，想充分實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化模式，要確保在民政檔案管理中從人員到檔案管理流程都體現(xiàn)一定的科學(xué)性，并且具備現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)技術(shù)建設(shè)。今后，針對(duì)民政檔案管理的綜合性優(yōu)化我們還會(huì)展開(kāi)更加深入的調(diào)研，以便能夠提出更加科學(xué)合理的有效措施，從而加強(qiáng)檔案管理的整體性提高，為檔案管理開(kāi)創(chuàng)出更智能化的管理模式，讓民政檔案更好地服務(wù)于群眾，服務(wù)于人民。

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（作者單位：重慶市墊江縣民政管理所）