高校設(shè)備檔案管理工作若干問題的思考

韓靜

摘要：設(shè)備檔案是高校檔案的重要組成部分，是設(shè)備運行及維護保養(yǎng)的重要基礎(chǔ)，也是高校國有資產(chǎn)管理和設(shè)備管理工作的重要依據(jù)。本文從設(shè)備檔案的作用、管理工作存在的問題入手，對高校設(shè)備檔案管理工作進行探索和思考，旨在進一步提高高校設(shè)備檔案管理水平，更好地發(fā)揮設(shè)備檔案的功能，為高校的可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：設(shè)備檔案;高校;管理;思考

科研項目：寧夏醫(yī)科大學(xué)一般科研項目《高校設(shè)備檔案管理研究》（編號：XM2020204）

設(shè)備檔案是高校檔案的重要組成部分，設(shè)備運行及維護保養(yǎng)的重要基礎(chǔ)，評價和衡量設(shè)備機能的重要依據(jù)，也是高校國有資產(chǎn)管理和設(shè)備管理工作的重要組成部分。隨著高等教育的不斷發(fā)展，重大儀器設(shè)備進入校園，成為高校開展教育教學(xué)、科研的技術(shù)支撐。但一個些高校設(shè)備檔案管理工作存在一些問題，直接影響了設(shè)備管理及運行維護。對高校設(shè)備檔案管理工作的若干問題進行探索和思考，很有意義。

1高校設(shè)備檔案的重要性

1.1設(shè)備檔案是反映高校辦學(xué)水平的重要依據(jù)

從本科教學(xué)水平審核評估的指標來看，生均所占教學(xué)儀器設(shè)備數(shù)都有一定的要求。如在“教學(xué)條件與利用”一級指標中的“實驗室、實習(xí)場所建設(shè)與利用”觀測點，就提出了辦學(xué)的基本條件：“生均教學(xué)科研儀器設(shè)備值及新增教學(xué)科研儀器設(shè)備所占比例是否達到合格標準;實驗室、實習(xí)場所種類和數(shù)量是否能滿足各專業(yè)、各門課程、各教學(xué)環(huán)節(jié)的需要;實驗室、實習(xí)場所儀器設(shè)備的種類、數(shù)量、質(zhì)量等是否滿足教學(xué)需要;實驗室、實習(xí)場所是否得到有效的充分利用。其中，實驗室需統(tǒng)計使用率和生均使用面積;呈現(xiàn)學(xué)校關(guān)于加強實驗室建設(shè)及管理的有關(guān)材料，單價1000元以上的教學(xué)科研儀器一覽表及使用臺賬等”。這些指標直觀的支撐材料就離不開設(shè)備檔案，設(shè)備檔案是反映高校辦學(xué)水平的重要依據(jù)。

1.2設(shè)備檔案是設(shè)備購置的參考依據(jù)

教學(xué)、科研設(shè)備是高校辦學(xué)的生命線，如何統(tǒng)籌規(guī)劃、劃撥經(jīng)費、科學(xué)配置設(shè)備，只有全面掌握現(xiàn)有設(shè)備情況，才能科學(xué)判斷究竟如何將有限的經(jīng)費用在刀刃上，更好地發(fā)揮設(shè)備價值。高校設(shè)備的購置，不是你報我批這么簡單，辦學(xué)經(jīng)費緊張是每一所高校都面臨的問題，所以對于設(shè)備購置需要花費大量的精力和時間開展前期論證，前期論證最重要的依據(jù)則是設(shè)備檔案。通過設(shè)備檔案可以預(yù)判哪些該馬上購置，哪些該暫緩，哪些該完善維修，從而合理安排設(shè)備購置配備，確保學(xué)校辦學(xué)經(jīng)費效益的最大化。設(shè)備檔案更是掌握了解設(shè)備指標、性能和價格、使用情況的直接材料，在準備添置同類設(shè)備時，一定要在查考設(shè)備檔案，掌握之前設(shè)備性能的基礎(chǔ)上，購置更優(yōu)異的設(shè)備，確保設(shè)備購置的質(zhì)量。

1.3設(shè)備檔案是設(shè)備維護的依據(jù)

設(shè)備運行的好壞與安裝、維護有很大關(guān)聯(lián)。高校是設(shè)備的使用者，而一旦設(shè)備出現(xiàn)問題，有的報修、維護則是廠家的責(zé)任，但如果設(shè)備的安裝說明書、技術(shù)參數(shù)以及技術(shù)圖紙等設(shè)備隨箱檔案保管不好，則商家有可能推諉。設(shè)備的調(diào)試、維修都離不開設(shè)備檔案，如果這些檔案缺失則會浪費更多的人力和物力，甚至還有可能影響正常的教學(xué)和科研活動。而齊備的設(shè)備維修、運行記錄以及開箱隨機材料，則是開展設(shè)備維修、安裝的重要憑證，有利于及時解決隱患，保證設(shè)備的正常運行。

1.4設(shè)備檔案是設(shè)備更換、轉(zhuǎn)讓、報廢的憑據(jù)

隨著高等教育的不斷發(fā)展，教育教學(xué)科研活動向國際級化邁進，原有的舊設(shè)備已不能滿足高?，F(xiàn)有的教育教學(xué)科研需要，這就存在一個設(shè)備的更換、轉(zhuǎn)讓和報廢的問題。這些已不適應(yīng)當(dāng)今現(xiàn)代化教育教學(xué)需要的設(shè)備，畢竟是國有資產(chǎn)，不能隨意處置，都有嚴格的程序，而最為重要的憑據(jù)則是伴隨著這批設(shè)備從購置到使用、從維護維修到現(xiàn)在面臨更換、轉(zhuǎn)讓、報廢而產(chǎn)生的設(shè)備檔案。筆者所在學(xué)校有一輛90年代轉(zhuǎn)讓的汽車，就由于該汽車的檔案材料不齊備，造成了很多不必要的麻煩，后來還是通過查閱大量的檔案，作為佐證才最后了結(jié)此事。

1.5設(shè)備檔案有利于提高設(shè)備管理水平

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高校教育教學(xué)和科研對設(shè)備的依賴度越來越高，教學(xué)科研設(shè)備成了高校教學(xué)科研能力的重要支撐，成為高校核心競爭力的重要組成部分。有效地對眾多設(shè)備進行科學(xué)管理，全面掌握設(shè)備技術(shù)狀況，顯得越來越迫切。而設(shè)備檔案管理則是一個重要的切入點，立足于設(shè)備全生命周期管理的理念和體系，以后端指導(dǎo)前端，致力于從根源解決設(shè)備使用問題，通過搞好設(shè)備檔案管理工作，能進一步促進高校設(shè)備管理的精細化，增強高校國有資產(chǎn)的管理能力，提高高校的核心競爭力。

2高校設(shè)備檔案管理存在的主要問題

2.1對設(shè)備檔案重視不夠

隨著高等教育辦學(xué)經(jīng)費的不斷加大，重特大設(shè)備進入校園，國有資產(chǎn)管理得到一定程度的重視，但設(shè)備檔案管理還沒有引起足夠的重視，一些高校的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)備管理部門、使用部門、檔案管理部門及有關(guān)人員還沒有引起重視，導(dǎo)致相關(guān)的設(shè)備檔案管理制度缺失，設(shè)備檔案的收集歸檔更是不完整，日常管理不規(guī)范，對查找利用造成不便，甚至影響了設(shè)備的正常運行。

2.2設(shè)備檔案管理制度缺乏

很多高校制定了設(shè)備檔案管理辦法，但都僅限于檔案館權(quán)限范疇，對設(shè)備檔案的歸檔范圍、移交手續(xù)、整理規(guī)范進行了規(guī)定，對具體設(shè)備檔案的收集管理則不明確。如針對一臺設(shè)備，從論證購置、采購手續(xù)、調(diào)試安裝、使用等則沒有具體的制度把關(guān)，設(shè)備檔案管理人員的行為得不到約束，從而影響了設(shè)備檔案管理工作的順利開展。應(yīng)加強設(shè)備檔案管理制度建設(shè)，對采購部門、國有資產(chǎn)管理部門、設(shè)備使用部門、檔案管理部門相關(guān)工作職責(zé)作出明確規(guī)定，今其各司其職，確保設(shè)備檔案管理工作落實。

2.3設(shè)備檔案管理信息化程度不高

很多高校在設(shè)備檔案管理中還沒有引進信息化手段，很多還是以紙質(zhì)檔案為主要保管載體。有的有國有資產(chǎn)管理平臺，但基本上局限于對設(shè)備的領(lǐng)用、歸屬管理等方面，而日常的使用、管理則沒有納入。設(shè)備信息化管理平臺與檔案管理系統(tǒng)沒有對接，是兩個不同的信息孤島，對一些設(shè)備的采購等材料還是原有的紙質(zhì)打印后歸檔的模式。而且還存在設(shè)備檔案信息分散的現(xiàn)象，如設(shè)備的合同等檔案材料與其他設(shè)備檔案分離，對設(shè)備管理工作帶來了麻煩，不利于設(shè)備檔案信息的整合。

2.4設(shè)備檔案利用率低

從目前看來，設(shè)備檔案沒有引起特別的關(guān)注和重視，一個重要的問題就是利用率低。利用率低是有原因的，因為設(shè)備檔案收集得不全，特別是針對一些重要設(shè)備的運行記錄缺失，如報修記錄、問題整改等檔案材料沒有及時歸檔，想用檔案時沒有相關(guān)記錄。如筆者所在學(xué)校，設(shè)備檔案一年僅有的幾次利用都是在學(xué)校接受巡視檢查時提供，更多的設(shè)備檔案則默默沉積在檔案庫房深處。

2.5設(shè)備檔案管理人員配置不足

在高校，設(shè)備檔案人員是服務(wù)輔助崗位，人員配置一般不足。一般有2萬余學(xué)生高校配置的檔案管理人員只有5-7人，負責(zé)所在學(xué)校內(nèi)容眾多的檔案類別，設(shè)備檔案基本上沒有專人專崗，管理思想和管理能力都顯不足。而高校國有資產(chǎn)部門和各學(xué)院、系科設(shè)備使用部門也沒有專人對設(shè)備檔案管理負責(zé)。如高校實驗室設(shè)備運行中，實驗員和專任教師都沒有經(jīng)過設(shè)備檔案相關(guān)知識的培訓(xùn)，在使用中，運行數(shù)據(jù)材料填寫不規(guī)范，設(shè)備交接手續(xù)不全，造成重要的設(shè)備檔案歸檔不全。由于檔案管理人員配置不足，很多高校實驗室出現(xiàn)了利用新進人員管理、聘用科研助理、讓學(xué)生參與管理等彌補人員不足的問題，雖然設(shè)備常規(guī)運行看似正常，但人員更替頻繁，造成設(shè)備運行檔案缺失，為設(shè)備可持續(xù)管理利用埋下隱患。

3做好高校設(shè)備檔案管理工作的對策

3.1重視高校設(shè)備檔案管理工作思想是行動的先導(dǎo)。要想做好高校設(shè)備檔案管理工

作，必須先從思想上重視起來，推動設(shè)備檔案管理工作向前發(fā)展。一是加強對設(shè)備檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。將設(shè)備檔案管理納入高校檔案管理工作的重要內(nèi)容，及時研究解決設(shè)備檔案管理中遇到的重大問題，為設(shè)備檔案管理創(chuàng)造必要的條件。二是與國有資產(chǎn)管理、設(shè)備使用單位的領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)科研人員多溝通交流，向其宣傳檔案管理知識和要求，讓其重視設(shè)備檔案管理工作，形成各司其職、合作共贏的設(shè)備檔案管理良好局面。三是盡快形成相應(yīng)的設(shè)備檔案管理機制，進一步明確各單位、各負責(zé)人、各管理人員的職責(zé)任務(wù)，將設(shè)備檔案管理的各項工作落實到位，不留死角。

3.2加強高校設(shè)備檔案管理制度建設(shè)

高校設(shè)備檔案管理制度建設(shè)應(yīng)與設(shè)備管理工作同規(guī)劃、同部署，而不能滯后于設(shè)備管理工作，特別在針對教學(xué)設(shè)備、科研設(shè)備等方面一定要在開展設(shè)備管理制度化建設(shè)的同時，對設(shè)備檔案的管理工作也要進一步細化流程，明確設(shè)備檔案在收集、整理、利用等方面的各項要求。要想進一步做好設(shè)備檔案管理工作，就應(yīng)在細節(jié)上做文章，特別是針對設(shè)備的采購、驗收、使用等幾個方面把控好細節(jié)，做細做實。在設(shè)備檔案的制度建設(shè)上，應(yīng)堅持集中統(tǒng)一管理的原則，將設(shè)備在購置、驗收、調(diào)試、運行、管理、維修、改造、報廢等全部活動過程中形成的材料，進行全方位的收集歸檔。對歸檔要求要明確內(nèi)容和時限。對各種國產(chǎn)、進口的高、精、尖、稀的儀器設(shè)備說明書等文件材料，均須歸檔。若文件材料有一式兩套，一套歸檔、一套隨機使用。若僅有一套、使用部門又確需經(jīng)常使用的，由使用單位復(fù)制一套，原件存檔，復(fù)制件隨機使用。另外，對于設(shè)備的報廢，則要組織技術(shù)團隊開展技術(shù)鑒定，將報廢申請單以及設(shè)備原有的檔案進行合并整理并歸檔，確保設(shè)備檔案齊備完整。

3.3推進設(shè)備檔案管理信息化

各高校都有檔案管理平臺、設(shè)備管理平臺，但如何將兩個平臺整合，建立本校各具特色的設(shè)備檔案信息管理平臺，推進設(shè)備檔案管理信息化，則是應(yīng)該思考和處理好的問題。在這方面，應(yīng)注意三個方面問題。一是將設(shè)備管理平臺對接到檔案管理平臺，這需要接口對接，但很有可能平臺不匹配，不能實現(xiàn)，應(yīng)引起重視。二是依托設(shè)備管理平臺，強化設(shè)備檔案相關(guān)信息的收集和管理，提高設(shè)備檔案的收集管理效率。三是高校應(yīng)該借助先進的信息技術(shù)手段，搭建更方便、更便捷的設(shè)備檔案信息管理平臺，提高設(shè)備檔案的信息化管理水平。

3.4提高設(shè)備檔案利用率

檔案管理的目的是實現(xiàn)其利用價值。建立高校設(shè)備檔案的目的就是為了更好地利用，而信息化時代的來臨為提高檔案利用率創(chuàng)造了更好的條件。目前，高校設(shè)備檔案利用率普遍較低，設(shè)備檔案的利用局限于檔案的憑證作用，主要是檢查審核時提供設(shè)備檔案，以備考察。在設(shè)備檔案開發(fā)利用方面很少出編研成果，需要檔案工作者和設(shè)備管理人員提高設(shè)備檔案的編研能力，為高校國有資產(chǎn)管理工作上臺階貢獻力量。例如在學(xué)校校史、校志的編撰中，一般只是針對設(shè)備的數(shù)量、經(jīng)費開展了研究，而對大型設(shè)備的具體使用等情況研究偏少。提高設(shè)備檔案的深度開發(fā)利用，從而實現(xiàn)設(shè)備檔案更深層次的價值，是設(shè)備檔案管理工作以后應(yīng)該高度關(guān)注和努力的方向。

3.5提高設(shè)備檔案管理人員業(yè)務(wù)能力

高校設(shè)備檔案管理人員的能力素質(zhì)高低，直接影響設(shè)備檔案管理工作的成效。面對高校設(shè)備檔案人員嚴重不足的情況，唯有進一步加大對現(xiàn)有人員的培養(yǎng)培訓(xùn)，增強他們的檔案知識和能力素質(zhì)。隨著各高校對學(xué)生動手能力培養(yǎng)的不斷重視，在實驗崗位上引進了不少在企事業(yè)單位工作過的同志擔(dān)任實驗員，在職稱評定等方面都有傾斜，這部分同志的素質(zhì)都較高，有一定的實踐能力和理論水平，但就是缺乏檔案相關(guān)知識和技能，加強培訓(xùn)，強化制度約束、規(guī)范流程管理控，是提高他們設(shè)備檔案管理能力的有效途徑。為進一步提高他們對設(shè)備檔案的認識，提高業(yè)務(wù)工作能力，可以在職稱評審、評先選優(yōu)、年度考核等方面對他們提出設(shè)備檔案管理的要求，并將其檔案管理職責(zé)納入崗位職責(zé)，寫入崗位說明書，明確職責(zé)，激勵他們更好地開展設(shè)備檔案管理工作，提高設(shè)備檔案管理質(zhì)量。

高等教育的不斷發(fā)展壯大對高校設(shè)備檔案管理提出了新要求，進一步加強對設(shè)備檔案的制度化建設(shè)，管好用好設(shè)備檔案，為教學(xué)科研工作提供保障，是高校設(shè)備檔案管理工作的出路。高校檔案管理部門和國有資產(chǎn)管理部門及其人員應(yīng)積極行動起來，將設(shè)備檔案管理工作納入重要議事日程，積極應(yīng)對新形勢下設(shè)備檔案管理工作的特點和挑戰(zhàn)，及時發(fā)現(xiàn)和解決工作中遇到的實際困難和問題，不斷優(yōu)化設(shè)備檔案管理辦法，讓高校設(shè)備檔案管理工作更上一層樓。

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（作者單位：寧夏醫(yī)科大學(xué)檔案館）