信息化環(huán)境下鐵路企業(yè)檔案管理創(chuàng)新思路分析

寧利鋒

摘 要：檔案管理是企業(yè)管理中的重要內(nèi)容，對(duì)于大型國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理工作不僅關(guān)系到企業(yè)自身的建設(shè)和發(fā)展，同時(shí)也是企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的集中體現(xiàn)。在信息化環(huán)境下，國(guó)有企業(yè)檔案管理工作需要依托有效的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，開(kāi)拓創(chuàng)新管理思路，以此才能夠?qū)崿F(xiàn)新的突破和發(fā)展。文章以鐵路企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行分析，探討鐵路企業(yè)檔案管理的意義，分析鐵路企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，以及鐵路企業(yè)檔案管理信息化改革所遇到的困境，提出信息化環(huán)境下鐵路企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新思路。

關(guān)鍵詞：信息化;鐵路企業(yè);檔案管理

鐵路作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的大動(dòng)脈，在改革開(kāi)放的今天發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。鐵路運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展，與國(guó)家的經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略息息相關(guān)。在改革開(kāi)放的新形勢(shì)下，我國(guó)為了加強(qiáng)對(duì)外的溝通和交流，提出了“一帶一路”的倡議。其中在陸地上借助古代絲綢之路，開(kāi)通了中亞和歐洲的交通運(yùn)輸專用線路，成為國(guó)家對(duì)外交流的一大創(chuàng)造。目前以中歐班列為基礎(chǔ)的中歐鐵路運(yùn)輸系統(tǒng)，成為中國(guó)與西亞、中國(guó)與歐洲等國(guó)家進(jìn)行貿(mào)易往來(lái)、文化交流的主要形式。多種鐵路運(yùn)輸系統(tǒng)的建設(shè)，對(duì)于鐵路企業(yè)的內(nèi)部管理產(chǎn)生了很大影響。鐵路企業(yè)必須要從根本上與時(shí)代的發(fā)展相協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下的企業(yè)內(nèi)部管理。檔案管理作為企業(yè)管理的重要部分，也需要在新的信息時(shí)代發(fā)展中，做出相應(yīng)的創(chuàng)新性改變，才能夠符合企業(yè)的整體發(fā)展。

一、鐵路企業(yè)檔案管理的意義

檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，鐵路企業(yè)檔案是鐵路企業(yè)在運(yùn)輸、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、研發(fā)和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的記錄，包括鐵路運(yùn)輸、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)、科學(xué)研究、設(shè)備儀器、鐵路標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等方面的檔案。鐵路企業(yè)的檔案，記錄了鐵路企業(yè)歷史發(fā)展的進(jìn)程。尤其是我國(guó)鐵路系統(tǒng)建設(shè)歷程，在改革開(kāi)放前后呈現(xiàn)出巨大變化。鐵路企業(yè)的發(fā)展和不斷完善，是依托科學(xué)準(zhǔn)確而又具體的檔案資料，來(lái)進(jìn)行深入的分析和參考，才能夠得以完成企業(yè)發(fā)展的轉(zhuǎn)變。鐵路企業(yè)檔案除了歷史傳承方面發(fā)揮的重要作用之外，在自身的項(xiàng)目建設(shè)和鐵路經(jīng)營(yíng)方面，也提供了很重要的信息參考。我國(guó)的鐵路建設(shè)仍然在如火如荼地進(jìn)行，工程項(xiàng)目數(shù)量較多，而且還承擔(dān)了眾多對(duì)外援建的項(xiàng)目。鐵路企業(yè)檔案管理，可以為眾多工程項(xiàng)目提供科技資料服務(wù)。這對(duì)鐵路項(xiàng)目建設(shè)提供了極大便利，尤其是對(duì)于一些對(duì)外援建項(xiàng)目，都是按照標(biāo)準(zhǔn)化模式來(lái)實(shí)施，鐵路企業(yè)的檔案是實(shí)施工程建設(shè)的重要資料。在新時(shí)代發(fā)展下，鐵路企業(yè)在工程建設(shè)和運(yùn)營(yíng)管理上，向信息化轉(zhuǎn)變，與傳統(tǒng)模式有很大區(qū)別。鐵路企業(yè)檔案管理工作，也需要在新的時(shí)代環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)信息化的改革和發(fā)展。

二、鐵路企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題分析

1.檔案管理意識(shí)淡薄

在鐵路企業(yè)的檔案管理中，普遍存在的問(wèn)題就是企業(yè)對(duì)檔案管理意識(shí)較為淡薄。這種現(xiàn)象表現(xiàn)在企業(yè)的上上下下，不管是管理人員還是一般的職工，都沒(méi)有對(duì)檔案管理相關(guān)工作給予足夠的重視。作為管理人員，工作重心放在了企業(yè)的生存和發(fā)展上，對(duì)于企業(yè)的行政管理工作，包括檔案管理，沒(méi)有足夠的重視。導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的工作狀態(tài)較差，檔案管理人員的工作熱情度較低。同時(shí)，分撥的檔案管理資金也相對(duì)來(lái)說(shuō)較少，檔案管理的信息化建設(shè)無(wú)法有效實(shí)施。普通職工對(duì)資料歸檔工作沒(méi)有引起足夠重視，導(dǎo)致許多重要的工程資料沒(méi)有及時(shí)歸檔，使得企業(yè)的技術(shù)資料產(chǎn)生遺漏和丟失。更有甚者，一些人員對(duì)企業(yè)的技術(shù)資料弄虛作假，蒙混過(guò)關(guān)，這種資料的歸檔對(duì)于企業(yè)的新建工程以及技術(shù)革新都會(huì)存在很大隱患。

2.檔案管理能力較低

鐵路企業(yè)的檔案管理工作，自鐵路企業(yè)建成之日起就開(kāi)始進(jìn)行。我國(guó)的鐵路管理系統(tǒng)，在建立和發(fā)展過(guò)程中發(fā)生很大的變化，除了歸口部門的轉(zhuǎn)變之外，鐵路企業(yè)的自身管理和經(jīng)營(yíng)模式也有了很大變化。但是鐵路企業(yè)的檔案管理人員，大多都延續(xù)了企業(yè)傳統(tǒng)的管理方式，這種計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的檔案管理方式，已經(jīng)與當(dāng)下的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境極不相符，也與企業(yè)的自身發(fā)展不相適應(yīng)。因此，當(dāng)下鐵路企業(yè)的檔案管理工作普遍表現(xiàn)出的管理能力較低、現(xiàn)代化的管理意識(shí)淡薄。這些特征使得鐵路企業(yè)的檔案管理整體水平不高，對(duì)于當(dāng)下鐵路企業(yè)檔案管理工作以及信息化的改革建設(shè)都造成了很大負(fù)擔(dān)。

3.檔案的利用率不高

鐵路企業(yè)的檔案管理工作，除了資料的收集歸檔之外，最大的作用就是供企業(yè)進(jìn)行科研和工程建設(shè)使用。但是大多數(shù)鐵路企業(yè)檔案管理，都主要針對(duì)企業(yè)的信息收集和歸檔，企業(yè)檔案的利用率不高。主要原因有三點(diǎn)：一是鐵路企業(yè)的檔案大部分不會(huì)對(duì)企業(yè)的所有人員開(kāi)放，企業(yè)的大部分職員在需要查詢和檢索資料時(shí)，沒(méi)有第一時(shí)間與本企業(yè)的檔案部門溝通聯(lián)系;二是企業(yè)檔案管理工作自身存在的問(wèn)題，企業(yè)檔案管理模式較為保守，對(duì)于企業(yè)檔案文件的檢索和使用，有嚴(yán)格的審批手續(xù)，導(dǎo)致企業(yè)檔案文件的檢索方式十分復(fù)雜，使得大多數(shù)人員缺乏檢索檔案的動(dòng)力;三是企業(yè)檔案內(nèi)容十分豐富，但是檢索的方式和檢索的效果并不理想，使得檢索的精度不夠，沒(méi)有達(dá)到資料使用的效果。這些原因?qū)е缕髽I(yè)的檔案利用率不高，因此大多數(shù)的企業(yè)檔案沒(méi)有發(fā)揮實(shí)際的作用。

4.檔案管理的設(shè)備陳舊

檔案管理除了需要專業(yè)負(fù)責(zé)的人員之外，還需要有相應(yīng)的檔案管理設(shè)備。這些設(shè)備不僅是檔案管理的基礎(chǔ)，而且還是檔案信息化改革的必要條件。但是從當(dāng)下的鐵路企業(yè)檔案管理工作來(lái)看，企業(yè)檔案管理的設(shè)備較為落后，大多數(shù)都是沿用傳統(tǒng)的管理設(shè)備，而且存在一定的安全隱患。比如檔案管理中的消防設(shè)備設(shè)施，若是沒(méi)有定期檢查，則會(huì)存在很大的火災(zāi)隱患，一旦發(fā)生事故，則會(huì)造成難以挽回的損失。另外，鐵路企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，必須要借助專業(yè)的信息化設(shè)備才能夠?qū)崿F(xiàn)。同時(shí)，也需要先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)和市場(chǎng)的環(huán)境相符，這就需要檔案管理設(shè)備和系統(tǒng)及時(shí)更新，能夠與企業(yè)的發(fā)展及時(shí)對(duì)接，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的信息化水平逐步提升，滿足鐵路企業(yè)對(duì)檔案管理的要求。

三、鐵路企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的困難

1.鐵路企業(yè)檔案管理人員的信息化水平不高

在檔案管理的信息化建設(shè)中，檔案管理人員的信息化水平不高，是阻礙檔案管理信息化建設(shè)的主要因素。當(dāng)下的鐵路企業(yè)檔案管理，有眾多長(zhǎng)期從事國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的人員，這些人員的工作經(jīng)驗(yàn)豐富，具有很強(qiáng)的檔案管理工作能力。但是也有自身的弊端，比如：這些人員在長(zhǎng)期的工作中已經(jīng)建立起較為成熟的工作方式，而他們的工作方式，比較符合計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的國(guó)有企業(yè)檔案管理工作，對(duì)于當(dāng)下市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境則缺乏一定的成效。同時(shí)，檔案管理人員的信息化水平不高，缺乏基本的信息化辦公及檔案管理的專業(yè)知識(shí)和理念。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，缺乏必要的信息化知識(shí)，不僅使得檔案管理的信息化建設(shè)得不到有效實(shí)施，同時(shí)，也會(huì)制約鐵路企業(yè)的檔案管理工作的改革與發(fā)展。

2.缺乏必要的設(shè)備支持

在檔案管理的信息化建設(shè)中，需要必要的信息化設(shè)備支持。在檔案管理的信息化建設(shè)中，一些先進(jìn)的設(shè)備和系統(tǒng)，與傳統(tǒng)的固定式設(shè)備有著明顯區(qū)別。信息化的設(shè)備和系統(tǒng)，相對(duì)來(lái)說(shuō)不僅價(jià)格昂貴，而且需要定期維護(hù)和更新。因此，在檔案管理的信息化建設(shè)中，不僅需要設(shè)備和系統(tǒng)的采購(gòu)費(fèi)用，而且還需要設(shè)備和系統(tǒng)的維護(hù)和更新費(fèi)用。

另外，這些設(shè)備的運(yùn)行和使用，也需要有非常標(biāo)準(zhǔn)的外部環(huán)境，對(duì)于檔案室的外部溫濕度控制，也需要建立一定的標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)也是需要相應(yīng)的設(shè)備來(lái)維護(hù)的。而在當(dāng)下的檔案管理中，缺乏一定的信息化設(shè)備的支持，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)十分艱難，一些企業(yè)為了節(jié)省資金，采購(gòu)的設(shè)備較為落后，雖然可以達(dá)到檔案信息化的管理要求，但是整體的運(yùn)行十分落后，沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的信息化建設(shè)效果。

3.部分企業(yè)的整體信息化程度偏低

在鐵路企業(yè)的檔案管理中，檔案管理的信息化建設(shè)要與企業(yè)的實(shí)際情況相符合。目前一些鐵路企業(yè)自身的信息化水平并不高，因此，企業(yè)內(nèi)部的其他管理工作也十分落后。即使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了先進(jìn)的信息化系統(tǒng)模式，但是企業(yè)也很難真正利用這些檔案資源。目前這些企業(yè)在自身的建設(shè)上有一定弊端，整體還是采用比較傳統(tǒng)的管理和運(yùn)營(yíng)方式。這就導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部管理的信息化水平整體偏低，自然在檔案管理的建設(shè)上，也無(wú)法有效提升。以鐵路工程建設(shè)、貨運(yùn)和鐵路維護(hù)相關(guān)企業(yè)為主，在管理上較為保守，而且企業(yè)自身也形成了一套較為固化的管理模式，因此在信息化改革上也較為困難。

4.信息化建設(shè)思路不清晰

鐵路檔案管理的信息化建設(shè)是企業(yè)檔案管理的必然趨勢(shì)，因此各個(gè)企業(yè)都在進(jìn)行企業(yè)管理等方面的信息化建設(shè)。鐵路企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)，是企業(yè)改革發(fā)展的重要內(nèi)容，各個(gè)單位都已經(jīng)相繼開(kāi)展各種規(guī)模的信息化建設(shè)。但是在實(shí)際的檔案管理信息化建設(shè)中，由于管理模式和改革思路的問(wèn)題，使得信息化建設(shè)呈現(xiàn)較為復(fù)雜的局面，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)沒(méi)有達(dá)到應(yīng)有的要求。比如，各個(gè)管理部門對(duì)信息化建設(shè)的主要思路和具體措施沒(méi)有達(dá)成統(tǒng)一要求，在具體實(shí)施中也很難有效落實(shí)。另外，在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中，無(wú)論是信息設(shè)備的采購(gòu)還是系統(tǒng)的維護(hù)，都不夠科學(xué)合理，出現(xiàn)資源浪費(fèi)或者是信息化水平不足的現(xiàn)象，很難達(dá)到最佳效果。

四、信息化環(huán)境下鐵路企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新思路

1.加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案的電子化建設(shè)

在鐵路企業(yè)檔案的信息化建設(shè)中，首先要對(duì)鐵路企業(yè)的檔案進(jìn)行電子化的整理和歸檔。一方面，鐵路的原始紙質(zhì)檔案，都要建立有效的電子資料形式。對(duì)于大型國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)的原始資料較為繁多，內(nèi)容也十分豐富，進(jìn)行信息的轉(zhuǎn)化歸檔工作量也十分龐大。另一方面，要對(duì)當(dāng)下的檔案進(jìn)行電子化的整理和備份。工程技術(shù)人員在進(jìn)行資料歸檔中，也要將紙質(zhì)資料和電子資料一起歸檔，保證企業(yè)檔案電子化建設(shè)的高效性。在鐵路企業(yè)的電子檔案建設(shè)中，要注意后期的信息檢索再利用。因此在電子檔案的收集整理中，要注意對(duì)內(nèi)容和標(biāo)題的分類和設(shè)定，保證后期能夠?qū)崿F(xiàn)方便和精確的檢索，提高檔案的利用率。

2.改善文件檔案的設(shè)施與環(huán)境

在企業(yè)檔案管理中，要加強(qiáng)文件檔案的設(shè)施建設(shè)，使文件檔案能夠不受外部環(huán)境的影響。首先，要加強(qiáng)文件檔案場(chǎng)所的防潮、防火設(shè)備，保持靜風(fēng)系統(tǒng)的穩(wěn)定。對(duì)于某些重要文件的存檔和管理，管理人員要定期檢查。其次，對(duì)于經(jīng)常使用的文件檔案，要設(shè)置相應(yīng)的管理制度，根據(jù)文件的重要程度，對(duì)文件進(jìn)行合理的分類。比如，哪些文件可以借閱，哪些文件需要在現(xiàn)場(chǎng)檢索。對(duì)這些文件檔案進(jìn)行分類管理，既可以節(jié)省管理人員的工作量，同時(shí)也有利于檔案文件管理場(chǎng)所的安全性。另外，對(duì)于電子文件檔案的設(shè)備管理，要進(jìn)行定期的維護(hù)和管理，保證電子設(shè)備的正常運(yùn)行?？梢圆捎迷O(shè)備專人管理或者是外包服務(wù)，明確設(shè)備管理和運(yùn)行的主體責(zé)任，切實(shí)做好檔案室的安全和平穩(wěn)。

3.構(gòu)建合理的檔案信息化管理體系

在鐵路企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)中，要建立科學(xué)合理的信息化改革建設(shè)體系。做好上層的組織搭建，確保信息化建設(shè)能夠有效實(shí)施。首先要建立信息化改革領(lǐng)導(dǎo)小組，全面領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)檔案的信息化改革工作。其次，要做好信息化建設(shè)的具體實(shí)施策略，包括電子檔案的收集和整理、電子設(shè)備的采購(gòu)和維護(hù)、檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建等。都要進(jìn)行科學(xué)合理的設(shè)定，來(lái)保證各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠有效進(jìn)行。另外，要建立科學(xué)有效的信息化檔案管理體系，使得電子檔案管理規(guī)范化。從檔案的創(chuàng)建到檔案的銷毀，每個(gè)環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格把控。同時(shí)，也要建立合理的檔案開(kāi)放端口，讓需要檢索的人員，能夠通過(guò)合適的端口訪問(wèn)企業(yè)的檔案資料，保證檔案能夠合理地再利用。

4.建立高水平的檔案管理人員隊(duì)伍

在信息化檔案管理中，人員的職業(yè)素養(yǎng)是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作有效改革的重要前提。因此，鐵路企業(yè)要充分重視檔案管理人才資源，通過(guò)多種方式和途徑來(lái)提升檔案管理的人員素質(zhì)。首先，要對(duì)理念保守、工作能力不強(qiáng)的人員整合裁減，調(diào)離檔案管理工作崗位，尤其是一些領(lǐng)導(dǎo)崗位，需要由職業(yè)素養(yǎng)較強(qiáng)、工作經(jīng)驗(yàn)豐富以及具有先進(jìn)檔案管理理念的人員擔(dān)任。其次，要面向高校及全社會(huì)，公開(kāi)招聘專業(yè)的檔案管理人員以及具有優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)的相關(guān)領(lǐng)域從業(yè)人員，不斷壯大檔案管理的人員力量。另外，還要在企業(yè)內(nèi)部建立有效的人才培訓(xùn)和晉升機(jī)制，將人員的培訓(xùn)和考核作為崗位晉升的主要標(biāo)準(zhǔn)，不斷提升檔案管理人員的水平和職業(yè)素養(yǎng)，建立專業(yè)、先進(jìn)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，為鐵路企業(yè)的檔案管理做出有效貢獻(xiàn)。

五、結(jié)語(yǔ)

在信息化環(huán)境下，鐵路企業(yè)的檔案管理工作面臨著新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，這些挑戰(zhàn)與企業(yè)本身所在市場(chǎng)環(huán)境有很大關(guān)系。因此，作為鐵路企業(yè)檔案管理人員，除了專注于本職工作之外，還應(yīng)該時(shí)刻了解企業(yè)的市場(chǎng)環(huán)境，以及在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的整體發(fā)展，這樣才能夠有效調(diào)整企業(yè)的檔案管理工作，來(lái)為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造更大地價(jià)值。

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（作者單位：中國(guó)鐵路西安局集團(tuán)有限公司工務(wù)機(jī)械段）