統(tǒng)計(jì)部門檔案信息化管理策略分析

胡淑君

摘 要：新時(shí)代信息技術(shù)日益成熟，廣泛運(yùn)用于統(tǒng)計(jì)檔案管理中，有利于提高檔案管理效率與質(zhì)量。統(tǒng)計(jì)部門檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、系統(tǒng)的工作，需結(jié)合統(tǒng)計(jì)信息不斷進(jìn)行完善與補(bǔ)充，并對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)分類與充分利用，以此來(lái)促使檔案真正發(fā)揮其效能。因此，統(tǒng)計(jì)部門在檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)，能夠加快信息化建設(shè)進(jìn)程，從而提高管理質(zhì)量。對(duì)此，作者結(jié)合自身多年管理經(jīng)驗(yàn)，以統(tǒng)計(jì)部門檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)及存在的問(wèn)題為切入點(diǎn)，重點(diǎn)分析了其信息化管理策略，僅供參考。

關(guān)鍵詞：統(tǒng)計(jì)部門;檔案;信息化管理

2020年，在檔案館國(guó)家檔案會(huì)議上，丁薛祥主任提出了“加快檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型”的要求，為新時(shí)代檔案信息化工作指明了方向。

對(duì)此，統(tǒng)計(jì)單位檔案部門應(yīng)積極踐行“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的職能，積極迎合社會(huì)信息化發(fā)展趨勢(shì)，加快檔案信息化建設(shè)，竭盡全力構(gòu)建以信息化為核心的檔案管理模式。

一、統(tǒng)計(jì)部門檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)分析

1.保護(hù)性

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案極易被損害，且丟失、惡意涂改的風(fēng)險(xiǎn)較高，久而久之，檔案便失去了使用的價(jià)值。統(tǒng)計(jì)部門加快檔案信息化建設(shè)，電子檔案能夠逐步替代原始紙質(zhì)檔案，并采取多樣化載體與形式供給利用者使用，在這一過(guò)程中使用者不會(huì)接觸到檔案原件，有利于保護(hù)檔案，保護(hù)優(yōu)勢(shì)較為明顯。

2.高效性

在統(tǒng)計(jì)部門檔案信息化管理中，可借助各種信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，高效利用檔案。同時(shí)，可積極發(fā)揮加密功能，完成加密查詢，并在網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)保密傳輸，久而久之，便可構(gòu)建成“橫向到邊、縱向到底”的信息體系。針對(duì)使用者而言，有需求時(shí)便可根據(jù)自身權(quán)限從指定平臺(tái)上檢索、查詢與查閱相關(guān)檔案內(nèi)容，為相關(guān)部門或單位戰(zhàn)略決策提供可靠參考依據(jù)，從而促使檔案積極發(fā)揮自身作用。

3.集約性

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，統(tǒng)計(jì)檔案資料信息越來(lái)越多，其中大多數(shù)都是紙質(zhì)檔案，而存放這些檔案往往需要標(biāo)準(zhǔn)的房間。同時(shí)，檔案管理人員往往還需要基于檔案使用需求科學(xué)合理設(shè)計(jì)空間，存放難度可想而知。針對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案信息化管理，能夠把紙質(zhì)檔案完整地轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并采用U盤、光盤、硬盤等常見(jiàn)載體進(jìn)行有效保存，具有容量大、易保存、體積小等優(yōu)勢(shì)，能夠有效整合各種檔案資料，很大程度上解決了物理存儲(chǔ)空間不足的現(xiàn)狀。

4.規(guī)范性

統(tǒng)計(jì)部門采取檔案信息化管理，可采取電子檔案的方式，并根據(jù)權(quán)限進(jìn)行積極傳輸、借閱與利用，由于安全性較高，可有效避免出現(xiàn)涂改、抽取、調(diào)換檔案的問(wèn)題，如此可有效保障檔案的完整性、真實(shí)性，還能夠提高檔案管理的規(guī)范化水平。

二、統(tǒng)計(jì)部門檔案信息化管理現(xiàn)存問(wèn)題分析

檔案材料較為分散、檔案信息比較單一，且檔案管理方式實(shí)效性較差，無(wú)法在現(xiàn)階段信息技術(shù)背景下，使信息高效流通與社會(huì)大眾對(duì)信息獲取的便捷性相吻合，這在一定程度上造成了統(tǒng)計(jì)部門無(wú)法順暢開展相關(guān)工作。

1.不夠重視信息化建設(shè)工作

對(duì)于統(tǒng)計(jì)部門而言，檔案信息化管理是一項(xiàng)見(jiàn)效慢、投入多的工作，再加上因地區(qū)經(jīng)濟(jì)、歷史文化之間的差異，以及領(lǐng)導(dǎo)能力與認(rèn)識(shí)的不同，決定了統(tǒng)計(jì)部門檔案管理信息化差距較大?，F(xiàn)階段，統(tǒng)計(jì)部門檔案管理經(jīng)費(fèi)均來(lái)自部門預(yù)算，有的單位不注重檔案信息化管理工作，因地域經(jīng)濟(jì)的差異，又沒(méi)有充足的資金購(gòu)買現(xiàn)代化配套設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)速度較慢，難以迎合信息化建設(shè)的各種要求，檔案信息化管理工作難以順利開展。

2.工作人員綜合素質(zhì)不一

統(tǒng)計(jì)部門檔案管理是一種服務(wù)性工作，不會(huì)創(chuàng)造很多的經(jīng)濟(jì)效益。因此，檔案管理工作壓力較低，使得一些工作人員認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)比較簡(jiǎn)單的工作，只需要整理歸類各種資料、數(shù)據(jù)等，對(duì)工作要求較低，從而不注重自身專業(yè)素質(zhì)的提高。然而，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)高速發(fā)展的形勢(shì)下，為了能夠做好檔案管理工作，檔案管理人員如果沒(méi)有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，工作能力差強(qiáng)人意，那么檔案管理工作效率與質(zhì)量可想而知。對(duì)此，統(tǒng)計(jì)部門應(yīng)定期開展專業(yè)技能培訓(xùn)活動(dòng)，并注重考核，以此來(lái)提高檔案管理人員專業(yè)技能。

3.規(guī)范化建設(shè)程度不高

統(tǒng)計(jì)部門檔案信息化管理規(guī)范化較低，導(dǎo)致信息化建設(shè)進(jìn)程中檔案難以實(shí)現(xiàn)高效收集、整理、歸檔與共享。針對(duì)現(xiàn)階段而言，雖然制定了較為規(guī)范的建設(shè)方案，具有系統(tǒng)規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)一致、互相聯(lián)通、資源共享的指導(dǎo)理念，但各統(tǒng)計(jì)部門檔案信息化建設(shè)水平差異較為明顯，實(shí)際上無(wú)法實(shí)現(xiàn)互通互聯(lián)，各地區(qū)信息化建設(shè)規(guī)范程度較低。

三、統(tǒng)計(jì)部門檔案信息化管理具體策略分析

檔案信息化管理作用不言而喻，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，人才競(jìng)爭(zhēng)實(shí)質(zhì)上是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)之間的競(jìng)爭(zhēng)。因此，加強(qiáng)檔案信息化管理對(duì)社會(huì)發(fā)展及相關(guān)工作順利開展具有重大的意義。然而，現(xiàn)階段統(tǒng)計(jì)部門檔案管理問(wèn)題較多，在一定程度上制約了相關(guān)工作的開展。對(duì)此，應(yīng)基于這些問(wèn)題制定具有針對(duì)性的有效措施，不斷提高檔案管理信息化水平。

1.建立檔案信息化管理思維

首先，統(tǒng)計(jì)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極革新傳統(tǒng)思維理念，真正意識(shí)到檔案信息化管理對(duì)單位可持續(xù)發(fā)展的優(yōu)勢(shì)，有利于提高檔案管理水平。其次，將檔案信息化建設(shè)納入單位發(fā)展規(guī)劃中，組建專門的工作小組，明確崗位權(quán)限與職責(zé)，保證各項(xiàng)工作能夠真正落到實(shí)處。針對(duì)目前檔案管理人員應(yīng)定期開展專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，其中計(jì)算機(jī)知識(shí)是培訓(xùn)重點(diǎn)，不斷增強(qiáng)檔案工作人員專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)出大量復(fù)合型人才。另外，安排專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息人員全程參與到檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，并積極維護(hù)檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，確保系統(tǒng)能夠穩(wěn)定、安全運(yùn)行。

2.信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)檔案規(guī)范化管理

對(duì)于統(tǒng)計(jì)檔案信息化管理需要各種先進(jìn)設(shè)備與技術(shù)為支撐，對(duì)此檔案管理人員在日常工作中應(yīng)深入研究這些管理技術(shù)，積極引入各種先進(jìn)技術(shù)（如OCLC技術(shù)）完成檔案資源目錄創(chuàng)建、整理、歸檔等工作，加密保存檔案資源，為檔案管理人員提供密碼與口令，對(duì)檔案資源收集與使用進(jìn)行全程數(shù)字化管理，為檔案使用人員提供一站式、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

其一，促使紙質(zhì)檔案朝著信息化檔案轉(zhuǎn)變。一直以來(lái)，統(tǒng)計(jì)部門檔案選擇以紙質(zhì)的方式保存檔案，現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展使得統(tǒng)計(jì)部門檔案也應(yīng)盡早完成數(shù)字化轉(zhuǎn)變，可采取紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案同時(shí)管理模式，為統(tǒng)計(jì)檔案的完整與安全進(jìn)行雙重保障。針對(duì)新接收的檔案材料必須盡早數(shù)字化備份，保證檔案內(nèi)容與信息的真實(shí)性，便于后期調(diào)取與查閱，保證檔案材料收集、整理與歸檔等各環(huán)節(jié)規(guī)范化開展。

其二，積極創(chuàng)建智慧檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)。首先，積極同當(dāng)?shù)匦畔⒓夹g(shù)企業(yè)開展合作，共同致力于檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)的構(gòu)建，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化時(shí)建立數(shù)字檔案中心。其次，積極同統(tǒng)計(jì)管理系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)交互，切實(shí)做到共享檔案資源，逐漸構(gòu)建成全局性綜合信息數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息的利用范圍。在建設(shè)過(guò)程中積極利用數(shù)據(jù)交換技術(shù)，可將不同系統(tǒng)平臺(tái)構(gòu)建成一體化架構(gòu)，為單位檔案信息化、智能化、集約化管理提供大力支持。最后，借助智慧檔案平臺(tái)，可為廣大群眾提供更便捷、更多元化的服務(wù)，積極迎合其個(gè)性化需求。

其三，借助虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)創(chuàng)建“可視化庫(kù)房”。統(tǒng)計(jì)單位檔案管理部門在信息化建設(shè)進(jìn)程中引入虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)全景模擬檔案庫(kù)房，檔案管理人員可實(shí)時(shí)、全方位掌握庫(kù)房中的實(shí)際情況。同時(shí)，可借助智慧檔案平臺(tái)對(duì)庫(kù)房中保存的檔案信息資源進(jìn)行虛擬投影，檔案管理工作人員只需要輸入相關(guān)信息便可迅速查詢到檔案所在位置，并準(zhǔn)確調(diào)取出來(lái)，這樣能夠?qū)n案進(jìn)行科學(xué)、高效地開發(fā)與利用。

其四，借助條形碼、二維碼技術(shù)、RFID技術(shù)保證檔案材料的安全性。為了保證統(tǒng)計(jì)部門檔案信息化管理朝著更規(guī)范的方向發(fā)展，應(yīng)積極借助條形碼、二維碼技術(shù)聯(lián)合微信小程序?qū)n案材料的流轉(zhuǎn)記錄和經(jīng)辦人信息予以查詢記錄。檔案使用人員可掃碼查詢相關(guān)內(nèi)容，微信小程序還可提前提醒，避免逾期歸還，如此可提高檔案管理效率與質(zhì)量。另外，RFID（無(wú)線射頻識(shí)別）是現(xiàn)階段檔案資料管理中廣泛運(yùn)用的一種識(shí)別技術(shù)，其具有非接觸式數(shù)據(jù)采集功能，完全打破了時(shí)間與空間的限制，能夠迅速查找檔案名目，從而能夠高效率、動(dòng)態(tài)化、實(shí)時(shí)化管理檔案資源。另外，這一技術(shù)標(biāo)簽擁有龐大的存儲(chǔ)量，可滿足重復(fù)使用的需求，只需設(shè)置密碼，其他人便無(wú)法隨意篡改或偽造標(biāo)簽數(shù)據(jù)。有的涉密檔案信息資料保存時(shí)只要開啟標(biāo)簽中的EAS防盜功能，便可通過(guò)天線相連接，若有人惡意刪除或篡改檔案信息，系統(tǒng)便可迅速發(fā)出警報(bào)，避免檔案信息被破壞或丟失。

3.制定與更新檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

對(duì)于統(tǒng)計(jì)檔案信息化管理而言，健全與完善的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范有利于保證檔案工作順利開展，如果沒(méi)有規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行指導(dǎo)，檔案信息化管理工作開展便會(huì)無(wú)章可循。所以，統(tǒng)計(jì)單位檔案管理部門應(yīng)結(jié)合國(guó)內(nèi)外及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，基于統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)狀制定針對(duì)性、可操作的檔案信息化管理制度及業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息化管理均能夠在制度的指導(dǎo)與保障下規(guī)范開展。

檔案管理部門可從如下幾點(diǎn)著手制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范：（1）進(jìn)一步完善檔案管理整理與收集標(biāo)準(zhǔn)，要求各部門在日常工作開展過(guò)程中所出現(xiàn)的檔案信息資料及時(shí)傳輸?shù)较嚓P(guān)共享系統(tǒng)中，檔案管理人員第一時(shí)間整理信息，確保檔案歸檔與收集各項(xiàng)工作能夠在制度的規(guī)范下真正落到實(shí)處，將傳統(tǒng)被動(dòng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榻柚畔⒓夹g(shù)主動(dòng)收集與整理檔案信息的管理模式;（2）在現(xiàn)存的《文檔形式一體化制度》《數(shù)字檔案歸檔秩序》《網(wǎng)絡(luò)驗(yàn)證識(shí)別制度》等一系列規(guī)章條例的基礎(chǔ)上制定激勵(lì)約束機(jī)制，把檔案管理人員工作情況同薪酬績(jī)效掛鉤，并進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰;（3）制定與實(shí)施各部門聯(lián)動(dòng)機(jī)制，有助于檔案管理人員全方位跟蹤收集各部門所產(chǎn)生的檔案資料，促使原始信息檔案資料收集渠道更加通暢，并且能夠?qū)Ω鞑块T工作開展情況進(jìn)行有效監(jiān)督。

4.做好統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

對(duì)于統(tǒng)計(jì)檔案信息化管理而言，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是重點(diǎn)工作之一。在統(tǒng)計(jì)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，積極創(chuàng)建檔案目錄中心，進(jìn)一步豐富檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源儲(chǔ)存，促進(jìn)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，確保館藏檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化與使用在線化。檔案信息只有被閱讀使用時(shí)才能夠真正發(fā)揮自身價(jià)值，所以檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真篩選出有價(jià)值、有特色的檔案資源進(jìn)行信息化管理，基于其性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行分類管理，構(gòu)建相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，以此來(lái)提高檔案信息管理效率與質(zhì)量，確保檔案信息的精準(zhǔn)度與完整性。對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)而言，其建設(shè)內(nèi)容主要是：

其一，重要信息資料檔案。包括各項(xiàng)科研成果檔案信息資料、各項(xiàng)機(jī)密文件等保密等級(jí)較高的檔案資料。針對(duì)這一類檔案資源應(yīng)構(gòu)建專門保密數(shù)據(jù)庫(kù)，并配備有效的措施，有效避免他人惡意篡改或盜竊信息，以此來(lái)提高檔案資源的安全性。

其二，社會(huì)經(jīng)濟(jì)信息檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這一類檔案資源包含了經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展情況、居民生活水平及收支情況等，其利用率較高，可為當(dāng)?shù)卣疀Q策與政策制定提供可靠依據(jù)，保障信息的真實(shí)性。因此，管理時(shí)可采取分類與編號(hào)的方式登記整理大量電子文件，保證其始終處于有序、虛擬狀態(tài)，可迅速獲取。

其三，人事任免與各部門工作開展情況。包括某位管理者現(xiàn)任職、生平傳略、主要業(yè)績(jī)貢獻(xiàn)、已發(fā)表的論文、獲得教學(xué)科研獎(jiǎng)項(xiàng)等。

5.提高檔案管理人員素質(zhì)

新時(shí)代，信息技術(shù)的迅速發(fā)展促使傳統(tǒng)檔案管理模式發(fā)生了巨大的變化，在這一形勢(shì)下檔案管理理論、模式與方案也隨之改變。信息技術(shù)的應(yīng)用促使統(tǒng)計(jì)檔案在計(jì)算機(jī)設(shè)備中可迅速完成資料收集、輔助立卷、資料保存、信息檢索、資源傳遞等一系列工作，并借助各種系統(tǒng)與技術(shù)確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性。對(duì)此，統(tǒng)計(jì)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)注重檔案管理人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)該包含信息工程、計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全防御等多樣化內(nèi)容，進(jìn)一步強(qiáng)化其專業(yè)技能，積極迎合時(shí)代發(fā)展對(duì)崗位所提出的更為嚴(yán)格的要求。另外，積極提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)，組織其認(rèn)真、系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨的十九大，以及習(xí)近平總書記重要講話精神，牢固掌握檔案管理相關(guān)法律法規(guī)知識(shí)，在崗位上能夠真正做到明大德、嚴(yán)公德、守私德，兢兢業(yè)業(yè)，有力促進(jìn)檔案信息化管理工作的順利開展。

四、結(jié)語(yǔ)

信息化時(shí)代，統(tǒng)計(jì)檔案工作內(nèi)外環(huán)境出現(xiàn)了巨大的變化。新組織與治理形態(tài)大力促進(jìn)了新的檔案記錄方式與管理方式的出現(xiàn)，統(tǒng)計(jì)檔案工作面臨著從傳統(tǒng)載體管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字管理轉(zhuǎn)型的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。對(duì)此，統(tǒng)計(jì)部門應(yīng)立足于自身實(shí)際，對(duì)新《檔案法》及相關(guān)要求進(jìn)行準(zhǔn)確理解與把握，在標(biāo)準(zhǔn)制度建設(shè)、信息平臺(tái)構(gòu)建、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、人員隊(duì)伍建設(shè)等方面進(jìn)行有效銜接，大力促進(jìn)統(tǒng)計(jì)檔案信息化管理從理論順利跨越到實(shí)踐。

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（作者單位：山東省單縣統(tǒng)計(jì)局社會(huì)經(jīng)濟(jì)調(diào)查隊(duì)）