智慧檔案館建設(shè)：困境辨識及行動框架

宋欣 魯國軒

摘要：信息化的快速發(fā)展，使檔案用戶對檔案館的資源服務(wù)提出了更高的要求。檔案學(xué)者和檔案工作者在智慧化浪潮中積極探討智慧檔案館的建設(shè)和發(fā)展，在檔案學(xué)界掀起了智慧檔案館研究的熱潮。但由于缺乏系統(tǒng)的理論指導(dǎo)和統(tǒng)籌規(guī)劃，目前我國智慧檔案館建設(shè)仍處于研究探索階段。該文擬從智慧檔案館的概念、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)目標(biāo)和內(nèi)容三個方面，辨識智慧檔案館建設(shè)的困境，總結(jié)歸納智慧檔案館建設(shè)的行動框架，為今后智慧檔案館的建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞：智慧檔案館 檔案館建設(shè) 檔案信息化

Abstract： With the rapid development of informa？ tion technology， archives users put forward more re？ quirements for the information resource service of ar？ chives. Archival scientists and archivists are also ac？ tively discussing the construction and development of smart archives， which has set off an upsurge of re？ search on smart archives in archival circles. Howev？ er， due to the lack of systematic theoretical guidance and overall planning， the construction of Chinas smart archives is still in the stage of research and ex？ ploration. We intend to identify the dilemma of the construction of smart archives from three aspects： the concept， overall planning and construction stan？ dards， objectives and contents of service. Summarize the basic connotation and action framework of the de？ velopment of smart archives， and provide a reference for the future construction.

Keywords： Smart archive； Archive construction； Archival informatization

圖書館學(xué)界率先開始了智慧圖書館的研究，此后檔案學(xué)界也開始了對智慧檔案館的關(guān)注。國內(nèi)關(guān)于智慧檔案館研究較早的科研成果是楊來青等[1]發(fā)表的《檔案館未來發(fā)展的新前景：智慧檔案館》一文，文中指出智慧檔案館是一種提供泛在服務(wù)的檔案館模式，主要采用物聯(lián)網(wǎng)等新信息技術(shù)，實現(xiàn)對多元檔案資源的智能管理和信息處理等。莫家莉等[2]認(rèn)為智慧檔案館是檔案信息化的高級形態(tài)，它以新興技術(shù)為基礎(chǔ)，以提高檔案管理和服務(wù)效益為目的，來實現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展和人的全面發(fā)展。在服務(wù)方面，葉惠杰[3]認(rèn)為智慧檔案館的服務(wù)應(yīng)依托社交媒體技術(shù)來擴展。鞏淑芳[4]對檔案學(xué)核心期刊上有關(guān)智慧檔案館的研究進行梳理后，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前智慧檔案館的研究主要聚焦在概念解讀、建設(shè)思路、頂層設(shè)計和體系結(jié)構(gòu)、智慧化服務(wù)四個方面。隨后，朱紅濤等[5]也指出智慧檔案館的研究內(nèi)容正在逐步深化，但智慧檔案館建設(shè)的理論體系仍未成熟。

近年來青島市、張家港市、麗水市等地檔案部門展開了對智慧檔案館建設(shè)的初步實踐，獲得了一些寶貴經(jīng)驗，但由于缺乏成熟的頂層設(shè)計、建設(shè)目標(biāo)以及技術(shù)方案等理論指導(dǎo)，尚未建成真正意義上的智慧檔案館。當(dāng)前，智慧檔案館的建設(shè)面臨諸多障礙，亟須從理論層面進行深入探討，如概念界定、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)目標(biāo)和內(nèi)容等。[6]本文將對以上幾個問題進行探討，辨識智慧檔案館建設(shè)存在的障礙，并針對障礙提出發(fā)展行動框架，以期引發(fā)領(lǐng)域內(nèi)學(xué)者對此類問題的關(guān)注和探討，共同推動智慧檔案館的建設(shè)和發(fā)展。

一、智慧檔案館建設(shè)的困境辨識

（一）概念不統(tǒng)一

筆者以“smart archives”和“intelligent archives”為關(guān)鍵詞在外文數(shù)據(jù)庫中進行檢索，未檢出與智慧檔案館直接相關(guān)的文章。國外對數(shù)字檔案館的研究比較系統(tǒng)和深入，已將檔案資源共享、檔案云端存儲以及檔案創(chuàng)新服務(wù)等方面的內(nèi)容納入其中，從研究內(nèi)容上看數(shù)字檔案館的研究成果已經(jīng)具備了智慧檔案館的相關(guān)特質(zhì)。

國內(nèi)學(xué)者對智慧檔案館這一概念的認(rèn)識各異，尚未統(tǒng)一，這是智慧檔案館建設(shè)面臨的首要問題，也是根本性的問題。當(dāng)前，國內(nèi)學(xué)者主要從以下四個角度對智慧檔案館的概念進行界定。第一，從發(fā)展形態(tài)出發(fā)，該角度目前有兩種觀點：一種觀點認(rèn)為智慧檔案館的建設(shè)需經(jīng)過三個階段，即經(jīng)過“初級階段（數(shù)字檔案館）—中級階段（智能檔案館）—高級階段（智慧檔案館）”的建設(shè)過程[7]；另一種觀點認(rèn)為智慧檔案館建設(shè)是從數(shù)字檔案館直接到智慧檔案館的建設(shè)過程[8]。第二，從構(gòu)成要素出發(fā)，學(xué)者們將智慧檔案館用公式化的方式表述為“智慧檔案館=檔案館+物聯(lián)網(wǎng)+云計算+智慧化設(shè)備+智能館舍+信息資源+人力資源”，即智慧檔案館是由這七個要素組合成的一個有機整體，是以新的信息技術(shù)為依托、改變用戶和資源交互的方式、實現(xiàn)智慧化的服務(wù)和管理的檔案模式。[9]第三，從大數(shù)據(jù)背景出發(fā)，認(rèn)為智慧檔案館是大數(shù)據(jù)背景下產(chǎn)生的第四代檔案館，是檔案信息化的高級形態(tài)，綜合運用物聯(lián)網(wǎng)等新信息技術(shù)工具和方法，以實現(xiàn)提升檔案資源整合建設(shè)和開發(fā)服務(wù)能力的目標(biāo)。[10]第四，從智慧城市建設(shè)出發(fā)，部分學(xué)者認(rèn)為智慧檔案館是智慧城市的重要組成部分，也是檔案館模式轉(zhuǎn)型和升級的必然發(fā)展趨勢[11]；也有學(xué)者認(rèn)為智慧檔案館是在智慧城市系統(tǒng)的驅(qū)動下對原有數(shù)字檔案館的目標(biāo)進行深化，應(yīng)用新興技術(shù)最大限度提高檔案資源整合和開發(fā)利用能力，最終實現(xiàn)檔案館智能化的蛻變[12]。

綜上，雖然國內(nèi)學(xué)者對智慧檔案館的定義不一，但存在兩點共識：一是智慧檔案館需依托物聯(lián)網(wǎng)、云計算和人工智能等新技術(shù)；二是智慧檔案館具有高度整合各類檔案資源以及實現(xiàn)智慧化管理和服務(wù)創(chuàng)新的能力。在此基礎(chǔ)上，本文認(rèn)為智慧檔案館是以智能技術(shù)設(shè)備為基礎(chǔ)，以檔案資源建設(shè)為重點，將檔案專業(yè)化管理與智能技術(shù)設(shè)備相結(jié)合，從而實現(xiàn)館藏資源的全方位感知、立體互聯(lián)、多元整合和協(xié)同處置等功能，能夠精準(zhǔn)、高效、主動地為用戶提供所需檔案資源的新型檔案館。

（二）缺乏統(tǒng)籌設(shè)計和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)階段我國智慧檔案館建設(shè)缺乏頂層設(shè)計和統(tǒng)籌規(guī)劃[13]，智慧檔案館整體定位不明確，尚未形成統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。針對建設(shè)怎樣的智慧檔案館、按照怎樣的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)智慧檔案館等問題，學(xué)者們展開了廣泛討論：李星玥等[14]從智慧檔案館發(fā)展的必然性出發(fā)，提出了“以打造共建共享共治格局為建設(shè)目標(biāo)、著眼于人的需求和發(fā)展、立足于檔案館建設(shè)實踐、關(guān)注檔案內(nèi)容和實體管理以及完善檔案工作環(huán)境”等建設(shè)策略。莫家莉[15]設(shè)計了具有“3層”（核心層、支撐層和應(yīng)用服務(wù)層）和“7子系統(tǒng)”（文化價值系統(tǒng)、資源系統(tǒng)、技術(shù)系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、制度系統(tǒng)、安全系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng)）的智慧檔案館頂層架構(gòu)模型。錢毅[16]將智慧檔案館建設(shè)層級分為智識、治理、智聯(lián)、智能和智慧五大層級，層層遞進，共同構(gòu)成智慧功能的必要條件。郭紅霞[17]認(rèn)為智慧檔案館在建設(shè)過程中，應(yīng)該遵守“因地制宜、安全管理、個性服務(wù)”的原則。

綜上，學(xué)者們對智慧檔案館建設(shè)的研究各自為政，未形成系統(tǒng)全面的研究局面，相關(guān)理論難成體系。應(yīng)盡快推進國家層面智慧檔案館建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃，構(gòu)建統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。此外，智慧檔案館的建設(shè)策略還與所在區(qū)域以及檔案館自身基礎(chǔ)有著密切的聯(lián)系，因此，除參照已有的建設(shè)策略外，還應(yīng)注意與自身實際、地域特點等相結(jié)合，探索出適合自身發(fā)展的智慧檔案館建設(shè)策略。

（三）智慧服務(wù)目標(biāo)和內(nèi)容不明確

智慧檔案館應(yīng)該提供怎樣的服務(wù)、與傳統(tǒng)檔案館和數(shù)字檔案館的服務(wù)有何區(qū)別等這類問題值得深入研究。衛(wèi)恒[18]基于信息服務(wù)的要素提出智慧檔案館信息服務(wù)模式：基于主體的增值性主動服務(wù)、基于客體的個性化智能服務(wù)、基于內(nèi)容的知識化信息傳遞服務(wù)和基于策略的智能化吸引用戶服務(wù)。牛力等[19]參考數(shù)字檔案館信息服務(wù)模式，提出三種信息服務(wù)模式：以資源為中心的服務(wù)、以技術(shù)為中心的服務(wù)和以用戶為中心的服務(wù)。賀奕靜等[20]指出智慧檔案館的智慧服務(wù)應(yīng)以用戶需求為導(dǎo)向，朝著智能化交互、知識共享創(chuàng)新和個性化自助服務(wù)的方向發(fā)展。綜上，現(xiàn)有研究成果主要集中于智慧檔案館服務(wù)模式和策略的討論，較少涉及智慧服務(wù)的目標(biāo)和內(nèi)容。

二、智慧檔案館建設(shè)的行動框架

在歸納分析國內(nèi)智慧檔案館領(lǐng)域研究成果的基礎(chǔ)上，本文提出以環(huán)境保障層為基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)資源層為核心，應(yīng)用服務(wù)層為目的的智慧檔案館建設(shè)行動框架，如圖1所示。

（一）環(huán)境保障層

目前，國內(nèi)大部分檔案館還處于數(shù)字檔案館的建設(shè)階段，要向智慧檔案館邁進，必須使檔案館置于智慧化的保障環(huán)境之中。一方面，需要具備先進的信息技術(shù)和智能的設(shè)備環(huán)境，如運用物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能等技術(shù)，部署基于物聯(lián)網(wǎng)的通信智慧系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源、檔案人員、檔案設(shè)備等的互聯(lián)互通[21]；另一方面，需要具備相關(guān)的管理體制、政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、資金支持、人員培養(yǎng)等軟環(huán)境。就目前而言，智慧檔案館的建設(shè)并未完全處于智慧化的保障環(huán)境之中，其中軟環(huán)境的缺失尤為明顯。因此，檔案學(xué)界應(yīng)召集各領(lǐng)域的專家學(xué)者，組織討論智慧檔案館包括其定位、建設(shè)目標(biāo)等在內(nèi)的問題，明確一套全面、系統(tǒng)、完善的智慧檔案館評價體系，建立起符合智慧檔案館發(fā)展的設(shè)施、人員、技術(shù)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。這些制度和標(biāo)準(zhǔn)也將成為智慧檔案館建設(shè)的藍(lán)圖，有利于推動智慧檔案館事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

（二）數(shù)據(jù)資源層

無論是傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館還是智慧檔案館，最核心的都是館藏資源建設(shè)，但三者在檔案資源的類型、檔案資源建設(shè)方式和檔案資源共享程度等方面有所差異。

1.核心館藏資源建設(shè)。傳統(tǒng)檔案館一般以紙質(zhì)檔案的保存和利用為主。數(shù)字檔案館以保存電子檔案、多媒體聲像檔案等數(shù)字態(tài)的檔案為主，同時將模擬態(tài)的傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字態(tài)檔案進行整理和利用。智慧檔案館資源建設(shè)的重點在于對現(xiàn)有館藏資源的挖掘和加工，提取其中的知識。對此，在資源建設(shè)方面應(yīng)首先實現(xiàn)對檔案信息的采集、分析、挖掘、傳遞等各個環(huán)節(jié)的智慧化，同時通過條形碼、二維碼和RFID技術(shù)實現(xiàn)對模擬態(tài)和數(shù)字態(tài)檔案載體的感知，為檔案資源的查找、定位等提供基礎(chǔ)感知數(shù)據(jù)，實現(xiàn)館藏資源的智慧開發(fā)和利用。一方面，能夠?qū)︷^藏各類載體的檔案資源進行高度整合，另一方面，便于對檔案內(nèi)容信息進行分析，從中挖掘新信息并提取加工形成新的知識，為用戶提供更加精準(zhǔn)高效的知識服務(wù)。

2.用戶參與資源建設(shè)。檔案館的服務(wù)對象是廣大的檔案用戶，無論是傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館還是智慧檔案館，都應(yīng)堅持以用戶為中心。有學(xué)者指出，智慧檔案館的核心內(nèi)涵是以有序的檔案資源和自動化設(shè)備為基礎(chǔ)，為用戶提供最優(yōu)的服務(wù)體驗。[22]

智慧檔案館的資源建設(shè)主體應(yīng)具有多元化的特點，除政府機關(guān)等傳統(tǒng)資源主體外，還應(yīng)使檔案用戶充分參與到資源建設(shè)中來，并建立有效的用戶反饋機制。一方面，在資源建設(shè)過程中要充分采納和考慮檔案用戶的信息需求，對用戶數(shù)據(jù)進行處理分析，為館藏建設(shè)提供參考和指導(dǎo)；另一方面，要主動對用戶服務(wù)偏好進行調(diào)研和總結(jié)，積極挖掘用戶潛在的信息需求，進而優(yōu)化館藏資源結(jié)構(gòu)，調(diào)整服務(wù)策略和方式，為用戶提供人性化、個性化、有人文關(guān)懷的智慧型檔案服務(wù)，從而更好地實現(xiàn)智慧檔案館應(yīng)有的價值和功能。

3.資源共享合作建設(shè)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)的快速發(fā)展，檔案館際間的檔案資源共享和合作也在逐步推進。我國檔案館館際合作主要是中央和國家機關(guān)檔案館之間、地方各級檔案館之間、地方檔案館與高校檔案館之間，以合作協(xié)議為依據(jù)，通過技術(shù)手段實現(xiàn)檔案信息資源共享、提升管理效益、創(chuàng)新服務(wù)模式。[23]自2011年中央和國家機關(guān)檔案館館際合作協(xié)作組正式成立以來，館際間業(yè)務(wù)交流得到了極大加強。例如，成都市檔案館相繼與廣州市檔案館、深圳市檔案館簽訂了合作協(xié)議，共建民生檔案跨館利用服務(wù)機制，從而進一步加強了跨館利用合作平臺的建設(shè)，完善了跨館合作網(wǎng)絡(luò)體系，跨越地域限制，可為民眾提供更加便捷的服務(wù)。

在智慧檔案館建設(shè)階段，檔案資源整合、共建、共享的范圍將不再局限于檔案館際之間，而轉(zhuǎn)向區(qū)域內(nèi)所有的機關(guān)、團體和事業(yè)單位之間，進一步擴大合作主體和范圍。對此，應(yīng)加強檔案館與博物館、圖書館、文化館等單位在檔案資源共享方面的合作等，建設(shè)方便人民群眾的檔案資源體系和利用體系，建立全國范圍的檔案資源共建共享平臺，促進檔案信息資源共享，提升檔案館資源保障水平和服務(wù)質(zhì)量。

（三）應(yīng)用服務(wù)層

應(yīng)用服務(wù)層，即前文所述的“智慧服務(wù)”，是智慧檔案館建設(shè)行動框架的最終目的層級。智慧服務(wù)堅持“以人為本”的服務(wù)理念，通過借助新型信息技術(shù)深入挖掘檔案館的文獻資源和用戶數(shù)據(jù)，在智慧環(huán)境的保障下，分析用戶檢索行為、預(yù)測用戶信息需求，為用戶提供精準(zhǔn)、高效、個性化的服務(wù)[24]，注重改善用戶的服務(wù)體驗。智慧服務(wù)的建設(shè)主要包括服務(wù)模式、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)手段三個方面。

1.服務(wù)模式：多維交互。智慧檔案館改變以往“檔案資源→館員→用戶”的單向服務(wù)模式，打通檔案資源、館員與用戶之間的壁壘，實現(xiàn)“檔檔相聯(lián)、人檔相聯(lián)、人人相聯(lián)”的智慧管理模式，構(gòu)成多維交互的檔案利用服務(wù)網(wǎng)。[25]在多維交互服務(wù)模式下，館員根據(jù)用戶的信息需求，對關(guān)聯(lián)的館藏資源進行挖掘和加工，按照時間、人物、事件等整理成專題檔案推送給用戶，用戶可按需選用檔案資源。除此之外，用戶在使用檔案資源的同時，還可根據(jù)內(nèi)容等信息為其添加合適的標(biāo)簽，即從用戶的角度對檔案資源進行簡要描述，以供其他用戶參考和使用。

2.服務(wù)內(nèi)容：知識服務(wù)。知識服務(wù)的過程以檔案信息資源檢索和輸入為起點，以信息分析和知識提取為重要環(huán)節(jié)，以檔案知識輸出為終點，來提高服務(wù)內(nèi)容的質(zhì)量和流動的效率。[26]智慧檔案館提供的知識服務(wù)是在檔案資源高度整合和互聯(lián)的基礎(chǔ)上，以用戶的需求為導(dǎo)向，運用新興信息技術(shù)對各載體類型的檔案資源進行挖掘，從中提煉出用戶所需的知識，為用戶提供一站式的精準(zhǔn)知識服務(wù)。對此，應(yīng)按照知識管理和分類的依據(jù)對檔案信息資源進行標(biāo)引、組織和關(guān)聯(lián)，構(gòu)建智慧檢索系統(tǒng)；同時，利用信息分析、知識圖譜、大數(shù)據(jù)分析等方式，對檔案資源進行挖掘和知識提取。

3.服務(wù)手段：主動服務(wù)+新技術(shù)。無論是傳統(tǒng)檔案館提供的面對面查檔服務(wù)，還是數(shù)字檔案館的線上檢索、咨詢服務(wù)，實質(zhì)上都是被動服務(wù)，改變的只是提供服務(wù)的渠道?，F(xiàn)階段，檔案館已開始從被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，如利用微信公眾號、微博、論壇等社交平臺主動推送檔案信息，不過推送的內(nèi)容仍主要是根據(jù)館藏檔案信息來決定，還處在主動服務(wù)的初級階段。智慧檔案館將在此基礎(chǔ)上進一步深化主動服務(wù)，結(jié)合以往用戶數(shù)據(jù)，通過信息分析、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，對用戶信息需求進行分析和預(yù)測，構(gòu)建包括用戶檢索行為、信息偏好、研究內(nèi)容等在內(nèi)的用戶畫像，同時，通過與當(dāng)下新技術(shù)的結(jié)合，采用主動推送、個性化推薦等方式，隨時隨地為用戶提供精準(zhǔn)、高效、主動的知識服務(wù)。

三、結(jié)語

本文針對智慧檔案館存在的概念不清、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)缺失、服務(wù)目標(biāo)和內(nèi)容不明等問題，創(chuàng)新性地提出智慧檔案館建設(shè)的三層行動框架：環(huán)境保障層為基礎(chǔ)，強化硬環(huán)境加軟環(huán)境的智慧化雙保障；數(shù)據(jù)資源層為核心，注重核心館藏建設(shè)的同時，引入用戶參與，加強資源共享合作；應(yīng)用服務(wù)層為目的，積極運用新技術(shù)，實現(xiàn)多維交互的主動的知識服務(wù)，為今后智慧檔案館建設(shè)的頂層設(shè)計與統(tǒng)籌規(guī)劃提供參考。

*本文系2019年教育部哲學(xué)社會科學(xué)研究重大課題攻關(guān)項目“布達拉宮古籍文獻（貝葉經(jīng)）搶救性保護研究”（項目編號：19JZD040）的階段性研究成果。

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作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院