科研機(jī)構(gòu)基建項(xiàng)目檔案管理探究

張旭

摘要：科研機(jī)構(gòu)基建項(xiàng)目檔案記錄項(xiàng)目建設(shè)的全過程，可以為后期改擴(kuò)建提供重要依據(jù)。該文以科教基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目為例，分析當(dāng)前科研機(jī)構(gòu)基建項(xiàng)目檔案在管理中存在的不足之處，提出通過形成部門聯(lián)動的檔案管理體系、制定切合實(shí)際的基建項(xiàng)目檔案規(guī)章制度、強(qiáng)化基建項(xiàng)目檔案全程管理、組織業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)等手段加強(qiáng)基建項(xiàng)目檔案管理。

關(guān)鍵詞：科研機(jī)構(gòu) 基建項(xiàng)目 項(xiàng)目檔案管理

為滿足科學(xué)研究、人才培養(yǎng)的需要，提供良好的科技基礎(chǔ)設(shè)施及平臺，科研機(jī)構(gòu)往往會開展一系列基本建設(shè)項(xiàng)目，項(xiàng)目檔案工作重要性日益凸顯。2019年4月14日，國務(wù)院總理李克強(qiáng)簽署中華人民共和國國務(wù)院令《政府投資條例》，其中第二十九條規(guī)定，“項(xiàng)目單位應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定加強(qiáng)政府投資項(xiàng)目檔案管理，將項(xiàng)目審批和實(shí)施過程中的有關(guān)文件、資料存檔備查”[1]。

基建項(xiàng)目檔案主要包括在新建、改擴(kuò)建、修繕平臺用房建設(shè)項(xiàng)目活動中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄。[2]近年來，國家投入了大量資金用于科教基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，項(xiàng)目多具有經(jīng)費(fèi)體量大、建設(shè)周期長等特點(diǎn)?；?xiàng)目檔案直接反映建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量的好壞，是建設(shè)項(xiàng)目的有機(jī)組成部分。

一、科研機(jī)構(gòu)基建項(xiàng)目及檔案管理特點(diǎn)

筆者所在單位緊密圍繞各個(gè)時(shí)期的辦院方針和科研工作實(shí)際需求，及時(shí)規(guī)劃部署、統(tǒng)籌實(shí)施，圓滿完成了眾多科教基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)任務(wù)。[3]科研機(jī)構(gòu)基建項(xiàng)目除了以上提及的經(jīng)費(fèi)體量大、周期長的特點(diǎn)，還具有因多地辦公而產(chǎn)生的異地建設(shè)、多轄區(qū)施工而產(chǎn)生的屬地管理差異，以及跨單位建設(shè)等特點(diǎn)。其產(chǎn)生的基建檔案具有成套性、專業(yè)性等特征，文件內(nèi)容較為復(fù)雜多樣，歸屬與流向更需明確。

筆者曾參與科教基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收，接下來將結(jié)合驗(yàn)收過程中與科研機(jī)構(gòu)檔案部門人員和基建部門人員實(shí)際溝通情況，總結(jié)當(dāng)前科研機(jī)構(gòu)基建項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題，提出對科研機(jī)構(gòu)基建項(xiàng)目檔案管理的看法和建議等。

二、科研機(jī)構(gòu)基建項(xiàng)目檔案管理存在的不足之處

總體來看，近幾年科研機(jī)構(gòu)基建項(xiàng)目檔案管理得到了較大的改善，但在實(shí)際工作中仍存在一些不足之處，具體如下所述。

（一）科研機(jī)構(gòu)基建項(xiàng)目檔案管理體系仍不完善

首先，科研機(jī)構(gòu)在異地開展的基建項(xiàng)目，建設(shè)之初雖成立了項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)組和工作組，但部分項(xiàng)目組沒有明確項(xiàng)目檔案管理職責(zé)或未將相關(guān)檔案管理責(zé)任細(xì)化到人。其次，科研機(jī)構(gòu)基建部門在項(xiàng)目建設(shè)過程中，會指定專門人員負(fù)責(zé)收集和整理項(xiàng)目文件，但多數(shù)項(xiàng)目管理人員為工程口出身，不具備檔案專業(yè)背景，也沒有專門的用于整理檔案的工作場所。最后，科研機(jī)構(gòu)基建項(xiàng)目涉及勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位，相關(guān)參建單位機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員變動頻繁，文件交接手續(xù)簡單，文件材料流向不清。

（二）科研機(jī)構(gòu)基建項(xiàng)目檔案規(guī)章制度不完備、落實(shí)不到位

科研機(jī)構(gòu)基建項(xiàng)目檔案規(guī)章制度不完備表現(xiàn)在：一方面，多數(shù)科研機(jī)構(gòu)在早期制定了項(xiàng)目檔案管理規(guī)范性文件，但隨著國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及地方標(biāo)準(zhǔn)的不斷修訂完善，早期制度呈現(xiàn)出與屬地管理要求不相適應(yīng)的內(nèi)容，從而無法指導(dǎo)實(shí)踐工作。另一方面，相關(guān)文件規(guī)定了收集和管理的業(yè)務(wù)流程，但由于異地管理的復(fù)雜性，實(shí)際工作中往往是有什么就收什么，再加上缺乏監(jiān)管措施和對參建單位的約束機(jī)制，導(dǎo)致制度落實(shí)不到位，沒有發(fā)揮實(shí)效。

（三）科研機(jī)構(gòu)基建項(xiàng)目資料收集歸檔沒有與項(xiàng)目同步進(jìn)行

研究發(fā)現(xiàn)，科研機(jī)構(gòu)在基建項(xiàng)目檔案同步管理方面仍有欠缺。這具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：第一，部分科研機(jī)構(gòu)制訂了同步歸檔計(jì)劃，但往往只開展紙質(zhì)文件的收集整理，忽略了聲像、電子文件等其他載體類型文件的同步收集，而前期項(xiàng)目管理性文件在辦理重要節(jié)點(diǎn)審批事項(xiàng)中被頻繁借出，多保存在個(gè)人手中，沒有專人統(tǒng)一保管。第二，部分科研機(jī)構(gòu)在階段性督查時(shí)開展整理歸檔工作，缺乏自查自糾環(huán)節(jié)，也沒有對各參建單位收集的文件進(jìn)行同步檢查。第三，基建項(xiàng)目檔案管理后置的現(xiàn)象依然存在，部分科研機(jī)構(gòu)在竣工驗(yàn)收階段才開展檔案整理工作，沒有實(shí)現(xiàn)文件材料的同步收集、實(shí)時(shí)歸檔，從而與項(xiàng)目管理不同步。第四，異地建設(shè)帶來的檔案管理不同步，部分站點(diǎn)檔案管理水平較低，本部檔案工作與項(xiàng)目實(shí)地建設(shè)未能同步開展；部分項(xiàng)目建設(shè)過程中發(fā)生人員辦公地點(diǎn)遷移、項(xiàng)目檔案搬移等，沒有及時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)整理。

（四）科研機(jī)構(gòu)基建項(xiàng)目檔案整理規(guī)范性有待加強(qiáng)

一方面，科研機(jī)構(gòu)基建部門和檔案部門對本單位產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行了體系化整理，但各參建單位對檔案工作未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施過程中更注重收集是否齊全，忽視項(xiàng)目檔案整理的規(guī)范性和系統(tǒng)性問題。這具體表現(xiàn)為工程施工文件按照總包單位和分包單位分別進(jìn)行分類和組卷、卷內(nèi)文件排序混亂，部分文件未簽字或未蓋章，部分圖紙未加蓋竣工圖章或簽章不清晰、竣工圖中變更與洽商未逐一標(biāo)注等。另一方面，部分科研機(jī)構(gòu)在工程實(shí)施過程中將檔案整理工作交由代建公司完成，其整理規(guī)則與院所規(guī)范存在較大差異，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案整理不符合要求。

三、科研機(jī)構(gòu)基建項(xiàng)目檔案管理的對策與建議

（一）形成部門聯(lián)動的檔案管理體系

根據(jù)基建項(xiàng)目特點(diǎn)和檔案整理要求，科研機(jī)構(gòu)成立項(xiàng)目檔案工作小組，建立由檔案部門專職人員、基建部門、各參建單位兼職檔案人員共同參與的工作網(wǎng)絡(luò)和責(zé)任體系。其中，基建部門總體協(xié)調(diào)、明確專人負(fù)責(zé)檔案收集和整理工作。檔案部門與基建部門密切配合，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，對檔號編制、案卷和卷內(nèi)目錄題名著錄、圖紙折疊方式等進(jìn)行把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。各參建單位將項(xiàng)目文件的形成和積累納入相關(guān)人員的職責(zé)范圍；科研機(jī)構(gòu)與各參建單位在簽署合同、協(xié)議中明確約定項(xiàng)目文件管理職責(zé)，包括文件形成的質(zhì)量要求、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍、歸檔套數(shù)、移交期限及違約責(zé)任等，并將項(xiàng)目文件整理和交付情況作為合同款支付審批的標(biāo)準(zhǔn)之一。[4]

（二）制定完善的基建項(xiàng)目檔案規(guī)章制度

科研機(jī)構(gòu)依據(jù)國家《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28—2018）和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、院建檔規(guī)范和地方標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合項(xiàng)目檔案工作實(shí)際需求，及時(shí)制修訂本單位基建項(xiàng)目檔案管理規(guī)范性文件；制度中要明確項(xiàng)目各相關(guān)部門的檔案管理職責(zé)，劃定項(xiàng)目文件的歸檔范圍和保管期限，具體規(guī)定項(xiàng)目檔案整理方法及相關(guān)管理流程和條件保障措施；建立科研機(jī)構(gòu)與施工單位、監(jiān)理單位在檔案收集整理方面的雙向監(jiān)督和懲罰獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制[5]，增強(qiáng)相關(guān)管理人員的檔案意識；同時(shí)，明確項(xiàng)目檔案歸屬與流向，由科研機(jī)構(gòu)檔案部門集中統(tǒng)一保管所形成的項(xiàng)目檔案，外地站點(diǎn)留存復(fù)印件并通過履行相關(guān)審批手續(xù)完成文件借閱利用，從制度層面保證項(xiàng)目檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（三）強(qiáng)化基建項(xiàng)目檔案全程管理

在項(xiàng)目建設(shè)中以制度化和流程化的方式納入檔案管理工作，切實(shí)實(shí)現(xiàn)“三納入”“四參加”“四同步”的要求，實(shí)現(xiàn)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28—2018）總則提出的“項(xiàng)目檔案工作應(yīng)融入項(xiàng)目建設(shè)，與項(xiàng)目建設(shè)管理同步”[6]。

將項(xiàng)目檔案工作融入項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)階段[7]，在開工審批階段同步配備專門人員和專門地點(diǎn)開展項(xiàng)目檔案收集和整理工作；在施工階段相關(guān)參建單位應(yīng)根據(jù)施工進(jìn)度情況同步制定歸檔進(jìn)度和計(jì)劃，做到實(shí)時(shí)歸檔；在中期督查階段同步開展項(xiàng)目檔案檢查，科研機(jī)構(gòu)檢查各參建單位形成文件的收集、整理和歸檔情況；在竣工驗(yàn)收階段按照驗(yàn)收要求完成項(xiàng)目檔案歸檔工作，同步開展項(xiàng)目檔案驗(yàn)收。

將項(xiàng)目檔案工作融入項(xiàng)目管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，在建設(shè)項(xiàng)目策劃立項(xiàng)、組織協(xié)調(diào)、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制等各個(gè)重要和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)明確項(xiàng)目檔案工作內(nèi)容，留存紙質(zhì)和聲像、電子等不同形式、不同載體類型的原始記錄，保證工程資料的可追溯性。

（四）組織業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)以切實(shí)提高基建檔案質(zhì)量

第一，在項(xiàng)目建設(shè)初期科研機(jī)構(gòu)檔案部門根據(jù)建檔規(guī)范要求和項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容制定項(xiàng)目檔案分類方案，明確項(xiàng)目檔案在保存格式、存儲介質(zhì)等方面的要求，深入前端，把控檔案質(zhì)量。如交付代建公司整理檔案，應(yīng)明確要求其按照本單位基建檔案管理要求進(jìn)行收集歸檔。

第二，在項(xiàng)目建設(shè)過程中加強(qiáng)對施工單位、設(shè)計(jì)單位、勘查單位等參建單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)?？蒲袡C(jī)構(gòu)專職檔案人員應(yīng)深入施工現(xiàn)場，對建設(shè)周期較長的項(xiàng)目開展階段性檢查。筆者在研究中發(fā)現(xiàn)基建項(xiàng)目檔案問題多集中于施工文件中，對此提出以下三點(diǎn)改進(jìn)措施：首先，一個(gè)單體建筑的施工文件應(yīng)按照建筑工程部位也就是分部進(jìn)行分類，確保各分部形成的文件集中歸檔；其次，過程中發(fā)生洽商與變更及時(shí)收集、歸檔，確?？⒐D和洽商與變更一一對應(yīng)，同時(shí)特種設(shè)備年檢文件應(yīng)按年度及時(shí)歸檔；最后，將檔案工作納入部門例會中，根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展實(shí)時(shí)檢查和推進(jìn)。

第三，在項(xiàng)目驗(yàn)收階段科研機(jī)構(gòu)檔案部門按照驗(yàn)收要求及時(shí)開展項(xiàng)目檔案自查自糾，從檔案齊全完整、系統(tǒng)規(guī)范、真實(shí)有效三方面逐項(xiàng)檢查項(xiàng)目檔案質(zhì)量，查漏補(bǔ)缺，進(jìn)一步夯實(shí)項(xiàng)目檔案質(zhì)量。

四、結(jié)語

當(dāng)今科技不斷發(fā)展，信息技術(shù)迭代升級，為科研機(jī)構(gòu)基建項(xiàng)目檔案管理提供了新思路、新理念、新技術(shù)?？蒲袡C(jī)構(gòu)檔案工作者應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，與基建部門人員共同搭建基建項(xiàng)目檔案管理平臺，建立項(xiàng)目檔案管理數(shù)據(jù)庫，借助系統(tǒng)完成項(xiàng)目檔案收集整理，做好數(shù)字化及定期備份工作，為項(xiàng)目檔案的完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性、安全性和有效性提供信息化手段；在確保文件安全的前提下實(shí)現(xiàn)線上傳輸和異地利用，充分發(fā)揮基建檔案資源的價(jià)值，更好地服務(wù)科研工作。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]中華人民共和國國務(wù)院.政府投資條例[EB/OL].[2019- 04 - 14]. http ：// www.gov.cn/zhengce/content/2019- 05/05/ content_5388798.htm.

[2][4]中國科學(xué)院檔案館.中國科學(xué)院基本建設(shè)項(xiàng)目檔案建檔規(guī)范[S].北京，2015.

[3]邢淑英.櫛風(fēng)沐雨栽梧桐創(chuàng)新環(huán)境造輝煌——中國科學(xué)院科教基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)六十年[J].中國科學(xué)院院刊，2009，24（6）：593-600.

[5]劉慧萍.基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集歸檔工作初探[J].北京檔案，2017（2）：24-25.

[6]中華人民共和國國家檔案局.建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范：DA/T 28—2018[S].北京，2018.

[7]王紅敏.項(xiàng)目檔案工作的“納入”與“融入”[J].中國檔案，2017（11）：62-63.

作者單位：中國科學(xué)院檔案館