智能化技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用現(xiàn)狀與對(duì)策分析

趙湘渝

摘? 要：智能化技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用是大勢(shì)所趨。為完成“十四五”期間智能化技術(shù)在檔案工作中的目標(biāo)與任務(wù)。運(yùn)用綜合分析的方法，在明確智能化含義，智能化技術(shù)應(yīng)用屬智慧檔案館遠(yuǎn)景目標(biāo)建設(shè)過程中，智能檔案館階段的主要任務(wù)基礎(chǔ)上，通過梳理分析智能化技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用現(xiàn)狀，依據(jù)現(xiàn)有應(yīng)用中“五定五不定”的特點(diǎn)，從定位、認(rèn)識(shí)、研究、行動(dòng)四個(gè)方面，提出對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);智能信息;機(jī)器智能;檔案信息化;檔案館;“十四五”規(guī)劃

Abstract： The application of intelligent technology in the construction of archives informatization is the general trend. In order to complete the goals and tasks of intelligent technology in archival work during the '14th Five-Year Plan' period. Using the method of comprehensive analysis， on the basis of clarifying the meaning of intelligence， the application of intelligent technology is the main task of the intelligent archives stage in the process of building the vision of the intelligent archives， and analyzing the application of intelligent technology in the construction of archives informatization. According to the current situation， according to the characteristics of 'five determinations and five uncertainties' in existing applications， countermeasures and suggestions are put forward from four aspects： positioning， understanding， research and action.

Keywords： Information technology; Intelligent information; Machine intelligence; Archives informatization; Archives; '14th five-year plan'

1 “十四五”期間智能化技術(shù)應(yīng)用的目標(biāo)與任務(wù)

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》將“十四五”時(shí)期檔案工作面臨的形勢(shì)與挑戰(zhàn)，概括為“三個(gè)迫切”。其中之一是“新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對(duì)象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)?！盵1]提出了檔案信息化建設(shè)再上新臺(tái)階的發(fā)展目標(biāo)。實(shí)現(xiàn)“檔案信息化發(fā)展保障機(jī)制進(jìn)一步完善，檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步融入數(shù)字中國(guó)建設(shè)，新一代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用更為廣泛，信息化與檔案事業(yè)各項(xiàng)工作深度融合，檔案數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型?！盵2]“智能”技術(shù)應(yīng)用從“十三五”時(shí)間的具體技術(shù)應(yīng)用，擴(kuò)展到整體目標(biāo)任務(wù)。因此，有必要在明確智能化含義和智能化技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用的關(guān)鍵的基礎(chǔ)之上，找準(zhǔn)智能化技術(shù)應(yīng)用在智慧檔案館遠(yuǎn)景目標(biāo)建設(shè)過程中的階段性定位，通過梳理分析智能化技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用現(xiàn)狀，提出可行的對(duì)策建議。

2 智能化與智慧檔案館遠(yuǎn)景目標(biāo)

智能化是指事物在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和人工智能等技術(shù)的支持下，所具有的能動(dòng)地滿足人們各種需求的屬性。智能化技術(shù)應(yīng)用向全社會(huì)各領(lǐng)域的滲透是不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢(shì)，智慧檔案館就是這種智能化的事物，它將傳感器、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)分析和人工智能等技術(shù)融合應(yīng)用到檔案管理和服務(wù)中，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有序整合、協(xié)同共享和高效利用，它能動(dòng)地滿足利用者和管理者的各種不同需求。智慧檔案館是在檔案的收集、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)、編研、鑒定及銷毀的全過程中，形成一整套智慧化、自動(dòng)化、整體化的檔案管理解決方案，它實(shí)現(xiàn)了跨時(shí)空檔案信息資源共享，它能為利用者提供“精準(zhǔn)推送”的檔案信息服務(wù)，它是一個(gè)實(shí)現(xiàn)了人與人、人與物、物與物互聯(lián)互通的檔案管理與服務(wù)集成系統(tǒng)。

數(shù)字檔案館、智能檔案館、智慧檔案館是檔案館建設(shè)的三個(gè)階段[3]”，從當(dāng)前實(shí)踐來(lái)看，“智慧檔案館”還處于“智能檔案館”發(fā)展階段，[4]既由數(shù)字檔案館向智慧檔案館遠(yuǎn)景目標(biāo)建設(shè)過程當(dāng)中。在這個(gè)過程中，智能化技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用的關(guān)鍵是掌握機(jī)器智能技術(shù)。

3 智能化技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用現(xiàn)狀

機(jī)器智能技術(shù)在檔案館有著廣闊的作為空間，利用機(jī)器智能技術(shù)來(lái)優(yōu)化和改進(jìn)檔案工作，可以提高檔案利用效率和管理水平。目前主要應(yīng)用在檔案館建筑智能化、檔案館館庫(kù)智能化、檔案館安防智能化、檔案館智能化測(cè)控、檔案館智能化管理、檔案館建設(shè)智能化、檔案館生態(tài)智能化等方面。

例如，由檔案目錄搜索系統(tǒng)到檔案內(nèi)容關(guān)鍵字搜索的應(yīng)用中，機(jī)器智能搜索技術(shù)可以在萬(wàn)物互聯(lián)的海量大數(shù)據(jù)中直接搜索出“目標(biāo)答案”，機(jī)器智能還可以搜索出與“目標(biāo)答案”相近的“疑似目標(biāo)答案”供查閱者挑選確認(rèn)。檔案工作者只須及時(shí)將檔案信息資源添加到智慧檔案館——全自動(dòng)智能化檔案信息服務(wù)平臺(tái)上，讓機(jī)器智能搜索技術(shù)成為幫助人們提升高效服務(wù)、便利服務(wù)和智慧服務(wù)的有效手段。

機(jī)器智能技術(shù)發(fā)展到今天，在許多方面的本領(lǐng)正在逼近或者已經(jīng)超過了人類精英的極限能力，特別是在處理數(shù)據(jù)信息的能力和速度方面，做得遠(yuǎn)比人類精英更好、更快、更精準(zhǔn)。又例如，在發(fā)現(xiàn)檔案利用需求和提供檔案信息推送服務(wù)的應(yīng)用中，在智慧檔案館——全自動(dòng)智能化檔案信息服務(wù)平臺(tái)上，不僅能讓利用者隨時(shí)、隨地、便利地獲取檔案信息，而且機(jī)器智能技術(shù)還可以從利用者查閱利用檔案信息的“瀏覽痕跡”中，感知到利用者個(gè)人希望關(guān)注的“興趣對(duì)象”，從而為利用者主動(dòng)推送希望關(guān)注的檔案信息。傳統(tǒng)的檔案信息利用模式是利用者單向?qū)ふ宜璧臋n案信息，而智慧檔案館——全自動(dòng)智能化檔案信息服務(wù)平臺(tái)是將檔案信息主動(dòng)對(duì)接給利用者，是實(shí)現(xiàn)了“人找信息”與“信息找人”同時(shí)并舉的創(chuàng)新模式。

再例如，當(dāng)人工智能面對(duì)的是可計(jì)算、重復(fù)式、提升機(jī)器智能聰明才智的智慧問題時(shí)，機(jī)器智能的優(yōu)勢(shì)就凸顯出來(lái)了，因?yàn)闄C(jī)器智能可以通過神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)深度學(xué)習(xí)技術(shù)，來(lái)不斷優(yōu)化出更加精準(zhǔn)的數(shù)學(xué)模型算法;可以做出功能更加強(qiáng)大的服務(wù)器來(lái)提升計(jì)算機(jī)的運(yùn)算能力;可以在服務(wù)器上運(yùn)行更加聰明、更順溜的軟件程序;全世界的IT精英正在通過創(chuàng)新突破來(lái)不斷提升機(jī)器智能的聰明水平，機(jī)器智能以數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的方式能夠得心應(yīng)手地推演出或操控住智能問題的整個(gè)解決過程。所以，我們應(yīng)該促進(jìn)智能化技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用，積極構(gòu)建以機(jī)器智能技術(shù)為核心的智慧檔案館——全自動(dòng)智能化檔案信息服務(wù)平臺(tái)。

還例如，在學(xué)校官方網(wǎng)站的辦公系統(tǒng)中，開發(fā)建立檔案管理與檔案信息服務(wù)子系統(tǒng)，該系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)除了信息化可追溯、辦公無(wú)紙化、信息可共享外，還對(duì)職能部門的檔案員實(shí)行目標(biāo)、任務(wù)、責(zé)任制網(wǎng)格式管理。職能部門可在該系統(tǒng)上“預(yù)立卷歸檔”，檔案館工作人員可在該系統(tǒng)上檢查歸檔情況、審核歸檔的電子檔案、在通過職能部門的“預(yù)立卷歸檔”工作后，才正式移交實(shí)物檔案，歸檔全過程做到了流程規(guī)范和杜絕出錯(cuò)。

如上，智能化技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中得到了一些應(yīng)用，但廣度和深度還相對(duì)有限，有著“五定五不定”的特點(diǎn)：既應(yīng)用目標(biāo)確定，技術(shù)應(yīng)用不確定;應(yīng)用行業(yè)確定，應(yīng)用領(lǐng)域不確定;應(yīng)用范圍確定，應(yīng)用內(nèi)容不確定;需求群體確定，個(gè)體需求不確定;應(yīng)用主體確定，應(yīng)用能力不確定。面對(duì)“十四五”智能化應(yīng)用任務(wù)，亟待找到有效的應(yīng)對(duì)之策。

4 智能化技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用對(duì)策

首先，在定位層面，準(zhǔn)確定位智能化技術(shù)在實(shí)現(xiàn)智慧檔案館遠(yuǎn)景目標(biāo)過程中的階段性定位。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)過程，[5]在這個(gè)過程中，不同的階段有不同階段的形勢(shì)與任務(wù)。智能檔案館就是實(shí)現(xiàn)智慧檔案館遠(yuǎn)景目標(biāo)過程中，以智能化技術(shù)應(yīng)用為核心任務(wù)的階段。什么階段做什么事，超越階段做事，往往事倍功半?！笆奈濉币?guī)劃任務(wù)中，只將智能化應(yīng)用列為任務(wù)，而未將智慧檔案館列入任務(wù)。

其次，在認(rèn)識(shí)層面，每一個(gè)檔案人都要積極提升智能化技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用的認(rèn)知水平，打開智能化技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用想象空間，主動(dòng)提出問題、發(fā)現(xiàn)應(yīng)用場(chǎng)景。比如：改“坐店經(jīng)營(yíng)”等待檔案利用服務(wù)為“送貨上門”智能化檔案信息推送服務(wù)，在對(duì)外交流與合作中不斷優(yōu)化檔案管理和服務(wù)的解決方案。

再次，在研究層面，從現(xiàn)有研究成果看，智能檔案館研究，始于2005年，至今只有10篇成果文獻(xiàn)發(fā)表。智慧檔案館研究，始于2013年，至今已發(fā)表成果文獻(xiàn)246篇。兩者時(shí)間上相差近10年，研究成果體量相差20多倍，懸殊巨大。如圖1所示，現(xiàn)有研究主要集中在更遠(yuǎn)，更高層次的智慧檔案館研究上。明顯“樓高基薄”，既脫離了檔案信息化現(xiàn)階段的實(shí)際，也偏離了“十四五”規(guī)劃確定的目標(biāo)任務(wù)。所以，須將相關(guān)研究的重心從智慧檔案館遠(yuǎn)景目標(biāo)，移至以智能化技術(shù)應(yīng)用為主的智能檔案館現(xiàn)階段目標(biāo)上來(lái)。

最后，在行動(dòng)層面，從振興檔案事業(yè)角度出發(fā)，在法律制度、管理體制、運(yùn)行機(jī)制上，拆除阻礙信息化和智能化技術(shù)應(yīng)用的樊籬，積極參與到檔案行業(yè)舉辦的各種培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，積極吸納信息化、智能化技術(shù)人才，在創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)方式上，提升檔案治理智能化水平[6];在提升檔案利用服務(wù)能力上，積極探索人工智能技術(shù)在檔案信息深層加工和利用中的應(yīng)用[7];在加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)上，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的應(yīng)用，推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)優(yōu)化升級(jí)。[8]唯此，才能把智慧化檔案管理和檔案信息服務(wù)的美好愿景變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。

積極推進(jìn)智能化技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用，逐步將智能化技術(shù)應(yīng)用到檔案信息化的收集、管理和利用等各個(gè)領(lǐng)域，為智慧檔案館建設(shè)遠(yuǎn)景目標(biāo)奠定基礎(chǔ)，是“十四五”期間檔案工作體系化建設(shè)的重中之重。

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（作者單位：成都理工大學(xué)檔案館 來(lái)稿日期：2022-02-20）