智能+時(shí)代檔案管理方法創(chuàng)新探討

焦海勤

（駐馬店市衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督局）

一、我國(guó)檔案智能化管理的現(xiàn)狀

（一）檔案數(shù)字化成果的智能檢測(cè)

在當(dāng)前檔案部門(mén)的管理工作朝著智能化轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案管理智能成果進(jìn)行驗(yàn)收是極其關(guān)鍵的問(wèn)題。檔案智能化成果包含檔案目錄和全文數(shù)據(jù)等。檔案管理工作還是以人工檢測(cè)為主，不僅效率低還非常容易出錯(cuò)，勢(shì)必會(huì)影響到檔案管理智能化的轉(zhuǎn)變，影響到成果的利用。智能技術(shù)質(zhì)檢軟件可以智能檢查檔案智能化成果，看其質(zhì)量是否合格。并自動(dòng)生成檢測(cè)報(bào)告，為質(zhì)檢人員提供依據(jù)，來(lái)保證檔案管理智能化成果是否完整、準(zhǔn)確，是否適用。例如，寧波市檔案局在國(guó)家檔案局的協(xié)助下，對(duì)檢測(cè)軟件不斷研究，終于研發(fā)了一套檔案管理的智能檢測(cè)軟件，這對(duì)檔案管理的智能化檢測(cè)鋪平了道路，大大提高了智能化檢測(cè)質(zhì)量，也對(duì)檔案檢測(cè)的效率有極大的幫助。還比如張家港市的檔案局借助云計(jì)算，對(duì)電子檔案檢校系統(tǒng)進(jìn)行研發(fā)，這種檢校系統(tǒng)可以對(duì)數(shù)字化目錄直接掃描，并能對(duì)影像偏正進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的矯正，還能查閱頁(yè)面的漏缺等等，打開(kāi)了我國(guó)人工智能效驗(yàn)的新篇章，在一定程度上彌補(bǔ)了人工抽檢的弊端及不足。

（二）檔案信息內(nèi)容的智能轉(zhuǎn)換

檔案資料的數(shù)字化非常具有優(yōu)勢(shì)，它能有效把傳統(tǒng)載體的檔案，通過(guò)掃描儀，把數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在光盤(pán)或者，磁盤(pán)等載體上。在檔案管理工作中，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的內(nèi)容實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的挖掘與利用，把數(shù)字圖像、音頻、視頻文件里相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行有效轉(zhuǎn)化，使之成為能編輯、能處理的一種文字副本。傳統(tǒng)的轉(zhuǎn)換依賴的是人工識(shí)別，并采取的是人工錄入，這樣勢(shì)必會(huì)消耗大量物力與財(cái)力，成本較高。因此，有相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間，我國(guó)檔案資源數(shù)字化的轉(zhuǎn)換是很慢的。這幾年，轉(zhuǎn)換技術(shù)智能化水平進(jìn)步神速，神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)端基礎(chǔ)上的文字識(shí)別系統(tǒng)有了很大的進(jìn)步，可以自動(dòng)識(shí)別圖像中的文字，并轉(zhuǎn)化成文字，讓這些檔案信息變得可以編輯。通過(guò)先進(jìn)的技術(shù)來(lái)分析文字結(jié)構(gòu)和特征，提升了文字識(shí)別水平可以識(shí)別手寫(xiě)的文字。例如，第一歷史檔案館在2016年研發(fā)了一個(gè)識(shí)別系統(tǒng)可以識(shí)別滿文圖像檔料，能夠把圖像中手寫(xiě)滿文轉(zhuǎn)換成能夠編輯的拉丁字母，實(shí)現(xiàn)了批量化處理。

（三）智能歸檔電子文件

數(shù)字技術(shù)水平一直在攀升，電子文件的增長(zhǎng)速度非?？欤诤荛L(zhǎng)一段時(shí)間都是由人工來(lái)歸檔整理這些電子文檔的，人工歸檔法很不適合當(dāng)前時(shí)代電子文檔的歸檔需要。越來(lái)越多新興智能技術(shù)出現(xiàn)了，比如網(wǎng)絡(luò)爬蟲(chóng)，專家系統(tǒng)，文件挖掘等，這些智能技術(shù)的應(yīng)用將電子文檔歸納效率提升了許多。例如，威海市的環(huán)翠區(qū)檔案館，采用了智能采集模型，這種的人工智能技術(shù)水平基本上達(dá)到了專業(yè)檔案技術(shù)人員的水平，使得該檔案館電子文件的歸檔實(shí)現(xiàn)了智能化，可以資源共享。自然語(yǔ)言處理系統(tǒng)以及專家系統(tǒng)的智能化水平在不斷進(jìn)步，通過(guò)分類檔案和鑒定價(jià)值的實(shí)訓(xùn)工作的深入，基本實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子檔案文件的智能化鑒定與分類，提升了這部分內(nèi)容的智能化水平。

二、智能+時(shí)代檔案管理的作用

（一）目標(biāo)

現(xiàn)如今已經(jīng)全面進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)進(jìn)行信息化建設(shè)是極其必要的，建設(shè)數(shù)字平臺(tái)是檔案管理工作發(fā)展必然趨勢(shì)。新時(shí)期檔案工作信息化建設(shè)能夠快速整合歸檔檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案資料共享，滿足個(gè)性化檔案管理，不僅能保證檔案資料能夠得到有效利用，還極大提升了檔案管理工作效率。檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)一方面是能夠采取行而有效的辦法來(lái)保護(hù)紙質(zhì)文獻(xiàn)資料，延長(zhǎng)檔案資源的壽命。另一方面，信息技術(shù)能夠建設(shè)一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在平臺(tái)上將檔案資源在網(wǎng)絡(luò)上共享，讓更多檔案資源的需求者能夠快速查閱，提升檔案資源的有效性，切實(shí)為人民群眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）意義

信息技術(shù)在當(dāng)今社會(huì)的廣泛使用，促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)發(fā)展，加快了社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的速度。在實(shí)際的檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中不是那么順利，當(dāng)前檔案管理工作不僅迎來(lái)了機(jī)遇，還面臨著挑戰(zhàn)，在信息化建設(shè)中存在一些問(wèn)題，需要妥善解決。檔案信息化建設(shè)符合當(dāng)前時(shí)代需求，是推動(dòng)檔案管理工作，朝著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要渠道。科技是第一生產(chǎn)力，信息技術(shù)水平的高低可以體現(xiàn)出這個(gè)國(guó)家的實(shí)力，全國(guó)各個(gè)行業(yè)都在推進(jìn)信息化建設(shè)，數(shù)字化生產(chǎn)。在檔案管理方面，也要推進(jìn)全面檔案信息化建設(shè)，提升國(guó)家實(shí)力。信息化檔案管理，可以節(jié)省大量人力，還會(huì)有效降低人為因素造成的失誤，提升了效率與準(zhǔn)確率。比起人工檔案管理，信息化管理更加完善，更加系統(tǒng)，流程更全面細(xì)致，有效規(guī)范了操作流程，整理歸檔了各種檔案信息資料，就算是面對(duì)龐大的流量也能應(yīng)對(duì)，查閱非常方便，可以很多人同時(shí)在平臺(tái)上調(diào)閱檔案。紙質(zhì)檔案資料的成本高，占用空間大，信息化檔案管理不必占用多大空間，節(jié)約了紙張，還不受空間時(shí)間的限制，共享檔案資料，促進(jìn)了各個(gè)部門(mén)之間的互動(dòng)協(xié)同，工作效率增加了。當(dāng)前檔案工作內(nèi)容更加豐富，形式更多樣化，在收集整理資料方面更加便捷，更容易保管，調(diào)取更容易，這些優(yōu)勢(shì)推動(dòng)了檔案信息化的建設(shè)，對(duì)提升檔案管理水平有著重要的意義。

三、智能+時(shí)代檔案管理方法創(chuàng)新的思考與展望

在智能+時(shí)代，檔案機(jī)構(gòu)要能夠了解自身所需，提升檔案機(jī)構(gòu)智能化管理意識(shí)，推動(dòng)智能化演進(jìn)過(guò)程，讓更多人接受數(shù)字檔案，擴(kuò)大數(shù)字檔案的占比，為檔案機(jī)構(gòu)數(shù)字技術(shù)在管理中的應(yīng)用做好基礎(chǔ)。深化與其他部門(mén)的合作，推進(jìn)各個(gè)部門(mén)，各個(gè)科研機(jī)構(gòu)，各個(gè)單位檔案部門(mén)間的交流互助，加深與各大高校相關(guān)專業(yè)的合作，結(jié)合智能技術(shù)特點(diǎn)，根據(jù)檔案管理規(guī)律，積極探索智能技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的實(shí)踐應(yīng)用，豐富智能化檔案管理應(yīng)用場(chǎng)景，使其更加規(guī)范。

（一）提升檔案機(jī)構(gòu)智能化管理意識(shí)

當(dāng)前我國(guó)各大檔案機(jī)構(gòu)的管理都應(yīng)用了多項(xiàng)智能技術(shù)，優(yōu)化瑣碎的檔案工作，把檔案工作人員從中解放出來(lái)，讓檔案管理工作的效率更加快?？梢酝ㄟ^(guò)對(duì)檔案工作數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘、分析等，將這些數(shù)據(jù)能發(fā)揮其作用，讓用戶獲得具有價(jià)值的信息、知識(shí)，并能為用戶帶來(lái)一定的參考價(jià)值，作為信息的參考依據(jù)。檔案部門(mén)需要轉(zhuǎn)變思想，創(chuàng)新管理，提升重視程度，必須有扎實(shí)的專業(yè)技能，這是基礎(chǔ)和根本，然后再通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)和研究，特別是對(duì)前沿技術(shù)進(jìn)行研究，通過(guò)理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合的模式，逐步發(fā)現(xiàn)在檔案管理工作中存在的問(wèn)題，如困難點(diǎn)及痛點(diǎn)等，并認(rèn)真思考并分析業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，針對(duì)哪些重要環(huán)節(jié)可以使用數(shù)字技術(shù)，以此來(lái)提高工作效率，同時(shí)依附信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，還要多途徑尋求相應(yīng)的解放方案，實(shí)現(xiàn)檔案工作的業(yè)務(wù)需要能有效對(duì)接。同時(shí)，檔案學(xué)界對(duì)領(lǐng)域的研究也要不斷進(jìn)行拓展，加強(qiáng)思想上的重視程度，更加關(guān)注檔案管理工作。智能化技術(shù)在整個(gè)檔案管理過(guò)程中都發(fā)揮著非常重要的作用，針對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)，都需要設(shè)立智能化管理應(yīng)用場(chǎng)景，制定相應(yīng)的解決方案，在檔案管理過(guò)程中，存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，所以要特別注重風(fēng)險(xiǎn)的研究與預(yù)防。

（二）提升檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)量與質(zhì)量

在智能+時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)有著非常大的研究?jī)r(jià)值，對(duì)各國(guó)的發(fā)展都有著舉足輕重的作用，各國(guó)紛紛對(duì)檔案擬定戰(zhàn)略部署，加快檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，比如，美國(guó)在近幾年發(fā)布了5年戰(zhàn)略部署，結(jié)合法律法規(guī)，并制定了一系列的檔案管理的制度，這對(duì)文件從紙質(zhì)到電子化的過(guò)渡有非常大的推動(dòng)作用；英國(guó)在檔案管理工作中也做出了很大的努力，試圖將人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)系統(tǒng)結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化。可見(jiàn)，各國(guó)都在積極行動(dòng)，當(dāng)然我國(guó)也不能落后，從我國(guó)的實(shí)際情況出發(fā)，要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行轉(zhuǎn)變：第一，數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存和質(zhì)量需要提升，這是推動(dòng)我國(guó)檔案從傳統(tǒng)紙質(zhì)朝著數(shù)字化，精細(xì)化發(fā)展的關(guān)鍵。第二，電子檔案的接收力度上需要加大，這對(duì)檔案數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化非常關(guān)鍵，也是重中之重。第三，在各地積極推廣并試點(diǎn)，重塑檔案信息資源的組織形式、服務(wù)方式等，提高檔案業(yè)務(wù)工作質(zhì)量。

（三）創(chuàng)新智能化檔案應(yīng)用場(chǎng)景

當(dāng)前我國(guó)檔案部門(mén)智能化的實(shí)際工作大多數(shù)的還是紙質(zhì)的檔案、聲像檔案等這樣實(shí)體檔案。隨著檔案管理工作的智能化建設(shè)的不斷深入，更多檔案資料慢慢地轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式，怎樣智能化管理這些檔案，這是擺在檔案界面前的問(wèn)題，亟須解決。這就需要檔案界根據(jù)目前業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中存在的問(wèn)題，思想上必須重視程度，并對(duì)檔案智能化的應(yīng)用場(chǎng)景進(jìn)行不斷的拓展。例如，在檔案價(jià)值中的鑒定環(huán)節(jié)中，可以通過(guò)自然語(yǔ)言、專家系統(tǒng)等技術(shù)進(jìn)行一定的依托，同時(shí)還要格外重視檔案數(shù)字化全文中的題名關(guān)鍵詞、責(zé)任人、文號(hào)等重要元素，研發(fā)智能化軟件，完成文件的歸檔工作，同時(shí)對(duì)保管期限的劃分等；在對(duì)檔案的整理環(huán)節(jié)中，同樣可以依靠智能化軟件對(duì)全文中的關(guān)鍵詞進(jìn)行提取，作為檔案的著錄項(xiàng)目，對(duì)文件級(jí)著錄實(shí)現(xiàn)自動(dòng)完成的功能；在檔案的提供利用環(huán)節(jié)中，對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)的管理與聚類，這也離不開(kāi)大數(shù)據(jù)、自然語(yǔ)言的處理技術(shù)，同時(shí)還需要借助虛擬現(xiàn)實(shí)和三維可視化等技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行多維度的展示。智能機(jī)器人和人類相比，有更多的優(yōu)勢(shì)，比如沒(méi)有情緒的波動(dòng)，可以連續(xù)工作，還能及時(shí)迅速準(zhǔn)確的解答用戶問(wèn)題等。所以人們可以利用其優(yōu)勢(shì)，為利用者提供一定的服務(wù)，如咨詢、展覽和解說(shuō)等。

（四）深化開(kāi)放合作，加快形成多元化合作模式

智能+時(shí)代，使得開(kāi)放和多元合作成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。在2019年以中國(guó)移動(dòng)、北京師范大學(xué)、華為等四十家教育、科技行業(yè)在我國(guó)杭州成立了5G智慧教育的合作聯(lián)盟，并制定了在5G的環(huán)境下的智能教育標(biāo)準(zhǔn)。檔案界可以借助這種多元合作模式。智能+時(shí)代的到來(lái)，使得智能化技術(shù)充分應(yīng)用于檔案管理的各環(huán)節(jié)及各應(yīng)用場(chǎng)景，如果還是僅僅靠檔案館（室）或檔案科研機(jī)構(gòu)任一單方的行為，均難以實(shí)現(xiàn)檔案館的數(shù)字化管理。檔案館應(yīng)多方面謀求發(fā)展，對(duì)合作渠道進(jìn)行拓寬，對(duì)合作模式進(jìn)行創(chuàng)新，還可以通過(guò)尋求與互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)協(xié)同協(xié)作，組建一支有技術(shù)有素質(zhì)的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，并對(duì)檔案智能化管理不斷的研發(fā)，解決檔案管理中的難點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集、鑒定、保管等各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)等進(jìn)行優(yōu)化，推動(dòng)檔案智能化管理的不斷升級(jí)。

（五）提升檔案信息系統(tǒng)的安全性

檔案工作的信息化建設(shè)有一個(gè)重要的內(nèi)容，就是信息安全，檔案資料涉及的內(nèi)容很廣泛，很多都是很重要的資料，單位重要資料與員工個(gè)人信息都在其中，為了保證這些重要信息的案情。自從計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)始應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)安全一直是困擾人們的常見(jiàn)問(wèn)題，是會(huì)嚴(yán)重影響到個(gè)人與單位的重要問(wèn)題。黑客的入侵、網(wǎng)絡(luò)漏洞、木馬病毒等嚴(yán)重危害著網(wǎng)絡(luò)，會(huì)竊取個(gè)人檔案，造成網(wǎng)絡(luò)癱瘓，必將帶給單位巨大的損失。因此，在建設(shè)信息化檔案系統(tǒng)時(shí)，要能提高系統(tǒng)的安全性。單位要能采取各種手段，實(shí)時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)修復(fù)漏洞，要選安全性能高的軟件。涉及重要檔案資料的要加密處理，并要備份這些資料，避免檔案資料被人盜取或損壞，提升檔案信息系統(tǒng)的安全性，要想解決根本問(wèn)題，要引進(jìn)優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在智能+時(shí)代的發(fā)展下，這對(duì)我國(guó)檔案管理工作的信息化進(jìn)程有很大的推動(dòng)作用，從以往的人工操作到現(xiàn)在的智能化操作，提高了檔案管理的效率，也節(jié)約了大量的人力。最后檔案資源從分散管理朝著共享資源發(fā)展是一個(gè)過(guò)程。當(dāng)前社會(huì)環(huán)境變化多端，各項(xiàng)技術(shù)迅猛發(fā)展，檔案工作要能抓住當(dāng)前智能化發(fā)展的大好機(jī)會(huì)，提升自身智能化水平，提高自身檔案管理的數(shù)據(jù)儲(chǔ)量，加深合作推動(dòng)我國(guó)智能化檔案應(yīng)用的發(fā)掘，不斷創(chuàng)新管理方式，推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作與人工智能以及大數(shù)據(jù)的不斷融合，提升管理效率。