高校資產(chǎn)與財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)的建設(shè)探索

王秀珍 湯日鵬

吉林大學(xué) 吉林 長(zhǎng)春

一、引言

近年來，隨著國(guó)家對(duì)高等教育事業(yè)投入的不斷加大，高等學(xué)校辦學(xué)條件得到了顯著改善，高校所擁有的資產(chǎn)體量也越來越大。據(jù)教育部公開數(shù)據(jù)顯示，2016年國(guó)家對(duì)高等教育機(jī)構(gòu)的固定資產(chǎn)（不含民辦的其他高等教育機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)）投入為17,932.07 億元，2019年達(dá)23,069.92 億元，增長(zhǎng)比例高達(dá)28.65%。面對(duì)如此龐大的固定資產(chǎn)體量及增速，各高校為做好資產(chǎn)的統(tǒng)計(jì)、報(bào)告、分析和動(dòng)態(tài)管理，已經(jīng)采用了比較成熟的資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)。

2017年10月24日，財(cái)政部印發(fā)了《政府會(huì)計(jì)制度——行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)科目和報(bào)表》(簡(jiǎn)稱“政府會(huì)計(jì)制度”)，2018年8月14日，相繼印發(fā)了《關(guān)于高等學(xué)校執(zhí)行〈政府會(huì)計(jì)制度——行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)科目和報(bào)表〉的補(bǔ)充規(guī)定和銜接規(guī)定的通知》，要求各高校自2019年1月1日起執(zhí)行政府會(huì)計(jì)制度。根據(jù)政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第3 號(hào)、第4 號(hào)以及《政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第3 號(hào)——固定資產(chǎn)》應(yīng)用指南的相關(guān)規(guī)定，“固定資產(chǎn)應(yīng)當(dāng)按月計(jì)提折舊，當(dāng)月增加的固定資產(chǎn)，當(dāng)月開始計(jì)提折舊；當(dāng)月減少的固定資產(chǎn)，當(dāng)月不再計(jì)提折舊”。那么，確定計(jì)提折舊的固定資產(chǎn)和攤銷的無形資產(chǎn)增加或減少的時(shí)點(diǎn)就成為關(guān)鍵因素，因?yàn)槿胭~時(shí)點(diǎn)的確定是以資產(chǎn)是否在財(cái)務(wù)系統(tǒng)入賬為基準(zhǔn)，而不是以資產(chǎn)在資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)入庫(kù)時(shí)間為基準(zhǔn)的，因此，為做好資產(chǎn)折舊和攤銷工作，各高校資產(chǎn)管理部門必須掌握已登記入庫(kù)的資產(chǎn)是否在財(cái)務(wù)報(bào)銷、在財(cái)務(wù)報(bào)賬的日期、報(bào)銷使用的經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目等信息。各高校必須盡快加強(qiáng)對(duì)資產(chǎn)的全過程管理，建立資產(chǎn)與財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“資產(chǎn)系統(tǒng)”）與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“財(cái)務(wù)系統(tǒng)”）實(shí)時(shí)對(duì)接。

二、高校建設(shè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)的意義

通過搭建資產(chǎn)與財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)，消除兩者之間的信息孤島，實(shí)施效果非常明顯，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.實(shí)時(shí)共享資產(chǎn)信息，奠定了資產(chǎn)折舊和攤銷的基礎(chǔ)

資產(chǎn)與財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)建立后，負(fù)責(zé)辦理新增資產(chǎn)采購(gòu)及報(bào)銷的經(jīng)辦人（以下均簡(jiǎn)稱“經(jīng)辦人”）將資產(chǎn)信息錄入資產(chǎn)系統(tǒng)，同時(shí)經(jīng)辦人在財(cái)務(wù)系統(tǒng)選擇中間庫(kù)的資產(chǎn)信息，生成“資產(chǎn)預(yù)約單”，財(cái)務(wù)人員根據(jù)預(yù)約單號(hào)生成憑證，資產(chǎn)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)通過中間庫(kù)同步資產(chǎn)信息及財(cái)務(wù)入賬情況。信息共享系統(tǒng)能夠?qū)Y產(chǎn)管理的實(shí)時(shí)控制，資產(chǎn)管理部門可以隨時(shí)掌握資產(chǎn)在財(cái)務(wù)部門的入賬時(shí)間，便于統(tǒng)計(jì)每月資產(chǎn)增加和減少的數(shù)量和金額，奠定了按月計(jì)算資產(chǎn)折舊和攤銷的基礎(chǔ)。

2.自動(dòng)生成智能憑證，提高了資產(chǎn)入賬的準(zhǔn)確性

財(cái)務(wù)核算人員借助資產(chǎn)與財(cái)務(wù)信息共享系統(tǒng)，將資產(chǎn)大量常規(guī)性工作模版化，將每筆資產(chǎn)的類型一一對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)的會(huì)計(jì)科目，使用方向?qū)?yīng)財(cái)務(wù)的歸集項(xiàng)目，自動(dòng)生成的智能憑單，避免財(cái)務(wù)在資產(chǎn)入賬的類型、金額、使用方向等與資產(chǎn)管理部門登記的信息不符的問題，減少人工錄入環(huán)節(jié)產(chǎn)生的錯(cuò)誤，從而保證年終財(cái)務(wù)決算與資產(chǎn)分類總賬的一致性，提高財(cái)務(wù)在資產(chǎn)入賬工作方面的準(zhǔn)確性。

3.增進(jìn)部門工作協(xié)同，優(yōu)化了資產(chǎn)管理流程

資產(chǎn)與財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)入庫(kù)到報(bào)銷支付段流程的制式化和電子化：資產(chǎn)辦理入庫(kù)手續(xù)后進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷，報(bào)銷時(shí)財(cái)務(wù)人員在財(cái)務(wù)系統(tǒng)能夠校驗(yàn)資產(chǎn)信息，資產(chǎn)和財(cái)務(wù)的工作保持聯(lián)動(dòng)。通過對(duì)比已登記入庫(kù)的資產(chǎn)與財(cái)務(wù)入賬資產(chǎn)信息，能夠自動(dòng)生成資產(chǎn)已入庫(kù)財(cái)務(wù)未入賬明細(xì)表、資產(chǎn)和財(cái)務(wù)均入賬的資產(chǎn)明細(xì)表，資產(chǎn)管理部門與財(cái)務(wù)部門不用再耗費(fèi)大量精力人工核對(duì)資產(chǎn)明細(xì)賬，有助于各部門集中精力于資產(chǎn)管理的資金籌集、使用的關(guān)口，確保高校資產(chǎn)的安全、完整。

4.簡(jiǎn)化簽批手續(xù)，提升了高校管理和服務(wù)水平

兩個(gè)系統(tǒng)對(duì)接前，資產(chǎn)管理要求院（處）負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)新增的資產(chǎn)簽批，財(cái)務(wù)報(bào)賬也需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人有相應(yīng)的簽批手續(xù)。系統(tǒng)對(duì)接后，經(jīng)辦人由以前的多次找負(fù)責(zé)人簽批，到可以合并為請(qǐng)負(fù)責(zé)人在一張“固定資產(chǎn)建賬與財(cái)務(wù)報(bào)銷審批單”簽批或同時(shí)在“資產(chǎn)入庫(kù)單”和“資產(chǎn)預(yù)約單”上簽批，提高了經(jīng)辦人的工作效率，同時(shí)提升高校行政部門的管理和服務(wù)水平。

三、資產(chǎn)與財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)中典型業(yè)務(wù)的構(gòu)建

高校資產(chǎn)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的信息共享平臺(tái)主要包含新增資產(chǎn)的日常報(bào)銷、資產(chǎn)折舊、資產(chǎn)調(diào)撥、報(bào)廢處置等業(yè)務(wù)的信息共享。高校新增資產(chǎn)的形式包括購(gòu)置、接受調(diào)撥/劃轉(zhuǎn)/置或接受捐贈(zèng)，以及自行建造、改擴(kuò)建完成后確認(rèn)為學(xué)校所有的資產(chǎn)。高校90%以上的新增資產(chǎn)是以財(cái)政資金購(gòu)置形成的，因此以購(gòu)置形成的新增資產(chǎn)的建賬報(bào)銷流程為代表進(jìn)行介紹。

目前，高校一般新增資產(chǎn)建賬報(bào)銷有兩種類型，第一種類型是預(yù)約報(bào)銷前置到資產(chǎn)驗(yàn)收初審前，經(jīng)辦人在資產(chǎn)系統(tǒng)中錄入新購(gòu)資產(chǎn)信息，資產(chǎn)系統(tǒng)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)頁(yè)面，經(jīng)辦人提交本次報(bào)銷需使用的項(xiàng)目卡號(hào)凍結(jié)要報(bào)銷的資產(chǎn)金額，然后二級(jí)單位管理員和學(xué)校資產(chǎn)管理部門對(duì)資產(chǎn)信息審核，資產(chǎn)管理部門審核通過后，推送資產(chǎn)相關(guān)的信息至中間庫(kù)，同時(shí)生成“固定資產(chǎn)建賬與財(cái)務(wù)報(bào)銷審批單”作為資產(chǎn)入賬和財(cái)務(wù)報(bào)銷共用的“資產(chǎn)預(yù)約單”。經(jīng)辦人可在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中完成簽批或打印“資產(chǎn)預(yù)約單”在線下完成簽批手續(xù)進(jìn)行投遞，財(cái)務(wù)部門通過識(shí)別預(yù)約碼，采集關(guān)聯(lián)該項(xiàng)資產(chǎn)的相關(guān)信息，待賬務(wù)處理成功后，將該筆資產(chǎn)的入賬日期、憑證號(hào)、項(xiàng)目卡號(hào)信息推送至中間庫(kù)，由資產(chǎn)管理部門核對(duì)中間庫(kù)數(shù)據(jù)，核對(duì)無誤后，資產(chǎn)系統(tǒng)將該項(xiàng)資產(chǎn)入賬，流程結(jié)束。

第二種類型是經(jīng)辦人在資產(chǎn)系統(tǒng)登記資產(chǎn)信息，二級(jí)單位管理員驗(yàn)收初審，初審?fù)ㄟ^后，資產(chǎn)系統(tǒng)自動(dòng)將資產(chǎn)信息推送至中間庫(kù)。經(jīng)辦人在資產(chǎn)系統(tǒng)打印資產(chǎn)入賬憑證，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)調(diào)用中間庫(kù)的資產(chǎn)信息生成“資產(chǎn)預(yù)約單”。同時(shí)，資產(chǎn)管理部門終審，終審?fù)ㄟ^后辦理資產(chǎn)入庫(kù)，經(jīng)辦人可在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中完成“資產(chǎn)預(yù)約單”簽批或打印“資產(chǎn)預(yù)約報(bào)銷單”在線下完成簽批手續(xù)進(jìn)行投遞，財(cái)務(wù)部門通過識(shí)別預(yù)約碼，采集關(guān)聯(lián)的資產(chǎn)信息生成智能憑證，待賬務(wù)處理成功后，財(cái)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)將該筆資產(chǎn)的入賬日期、憑證號(hào)、項(xiàng)目卡號(hào)信息推送至中間庫(kù)，資產(chǎn)庫(kù)更新資產(chǎn)的支付信息，流程結(jié)束。

兩種資產(chǎn)建賬的方式雖然都借助中間庫(kù)來完成兩個(gè)系統(tǒng)的搭建。但也存在以下區(qū)別：首先，第一種方式表面看經(jīng)辦人只打印一張資產(chǎn)建賬與報(bào)銷聯(lián)單，而第二種方式需要進(jìn)入資產(chǎn)和財(cái)務(wù)兩個(gè)系統(tǒng)，分別打印資產(chǎn)建賬憑單和預(yù)約報(bào)銷單；其次，第一種方式的資產(chǎn)入賬（入庫(kù)）時(shí)間是在財(cái)務(wù)報(bào)銷后，如果在財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目卡不符合要求，就需要從業(yè)務(wù)流程的第二步起，重新由二級(jí)單位管理員驗(yàn)收初審。另外，在第一種方式下，出現(xiàn)除資產(chǎn)編號(hào)、業(yè)務(wù)單號(hào)、資產(chǎn)名稱外非關(guān)鍵問題時(shí)，經(jīng)辦人需要返回第一步重新走流程。而在第二種方式下，經(jīng)辦人直接在資產(chǎn)系統(tǒng)或財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行修改即可。所以，第二種方式在實(shí)際操作上更具有靈活性。

四、某高校資產(chǎn)財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)的建設(shè)情況

某高校在資產(chǎn)與財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)搭建基礎(chǔ)上，某高校依托大數(shù)據(jù)與網(wǎng)絡(luò)管理中心，對(duì)接了招標(biāo)采購(gòu)系統(tǒng)、人事信息系統(tǒng)、實(shí)物資產(chǎn)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等，建立了“直采平臺(tái)”，通過此協(xié)同平臺(tái)，高校與供應(yīng)商、稅務(wù)局、銀行進(jìn)行信息傳遞，實(shí)現(xiàn)了供應(yīng)商提供商品→教職工采購(gòu)→資產(chǎn)驗(yàn)收入庫(kù)→財(cái)務(wù)集中支付的全流程管理。

“直采平臺(tái)”上從資產(chǎn)采購(gòu)到財(cái)務(wù)集中支付款項(xiàng)的流程是：經(jīng)辦人用工作證號(hào)登錄“直采平臺(tái)”，按需求選擇采購(gòu)資產(chǎn)，輸入使用的經(jīng)費(fèi)卡號(hào)和合同信息，訂單成立時(shí)“直采平臺(tái)”關(guān)聯(lián)財(cái)務(wù)系統(tǒng)凍結(jié)經(jīng)費(fèi)。當(dāng)經(jīng)辦人確認(rèn)收貨后，“直采平臺(tái)”將訂單中資產(chǎn)相關(guān)的信息推送到資產(chǎn)系統(tǒng)，經(jīng)辦人在資產(chǎn)系統(tǒng)補(bǔ)充填寫詳細(xì)的資產(chǎn)信息，完成資產(chǎn)建檔。二級(jí)單位資產(chǎn)管理員與資產(chǎn)管理部門審核通過后，將資產(chǎn)信息推送到中間庫(kù)的同時(shí)，將建賬資產(chǎn)的業(yè)務(wù)單號(hào)推送“直采平臺(tái)”，這時(shí)財(cái)務(wù)人員可以在“直采平臺(tái)”上對(duì)該項(xiàng)資產(chǎn)進(jìn)行審核?！爸辈善脚_(tái)”每月末匯總推送審核通過的訂單，申請(qǐng)集中結(jié)算，財(cái)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理，支付信息推送至供應(yīng)商的開戶銀行、資產(chǎn)入賬信息推送至資產(chǎn)系統(tǒng)、電子檔案系統(tǒng)，流程結(jié)束（如圖1所示）。

“直采平臺(tái)”強(qiáng)化了人員身份驗(yàn)證、崗位業(yè)務(wù)授權(quán)、收支審批控制、系統(tǒng)操作記錄、電子檔案、內(nèi)控管理等系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)了招標(biāo)采購(gòu)、資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)結(jié)算集中一體化，不僅實(shí)現(xiàn)了高校業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的深度融合，提升了財(cái)務(wù)集中核算的效率，還有助于高校多個(gè)管理部門實(shí)現(xiàn)日常工作的聯(lián)動(dòng)性、規(guī)范性和科學(xué)性。同時(shí)，這種電子流程化管理和系統(tǒng)操作記錄的存檔還有利于高校日常的內(nèi)部監(jiān)管，對(duì)提升高校內(nèi)部控制水平大有裨益。隨著學(xué)校信息化建設(shè)的日趨完善，“直采平臺(tái)”將會(huì)成為未來高校購(gòu)置報(bào)銷資產(chǎn)的主要模式。

五、未來高校信息共享平臺(tái)的建設(shè)方向

高校的信息化不是簡(jiǎn)單的IT項(xiàng)目，而是一個(gè)系統(tǒng)工程，筆者認(rèn)為高校普遍信息化的發(fā)展路徑為：財(cái)務(wù)內(nèi)部信息化―業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)信息一體化―移動(dòng)化/智能化―財(cái)務(wù)數(shù)字化，上文所涉及資產(chǎn)與財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)和“直采平臺(tái)”均屬業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)信息一體化的內(nèi)容。

隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，人工智能在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，各個(gè)高校在構(gòu)建業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)信息一體化的基礎(chǔ)上，充分利用區(qū)塊鏈技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云/大數(shù)據(jù)技術(shù)等多元技術(shù)的財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)，將多個(gè)部門主體的不同場(chǎng)合下的多樣化數(shù)據(jù)，進(jìn)行資源、過程和狀態(tài)數(shù)字化管理，并利用大數(shù)據(jù)分布式云端存儲(chǔ)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)智能化提取分析多樣化數(shù)據(jù)，一鍵生成高校管理者所需要的分析報(bào)告，為高校管理者提供最優(yōu)決策，并達(dá)到改善高校管理狀況、提高運(yùn)營(yíng)效益的目的。