淺析外貿合同管理的注意事項

殷美玲 江蘇恒馨源服務外包有限公司

外貿合同，也被稱為國際貿易合同，是來自不同國家的合同當事人通過招標、框架協議、詢比價、聯合談判及其他方式達成一致的意志體現。外貿合同條款通常有七個部分組成：品質包裝條款、價格數量條款、運輸保險條款、交貨結算條款、違約責任條款、不可抗力條款和其他條款組成。近年來，由于國際政治經濟形勢復雜多變，外貿合同的履約難度逐漸加大，因此，需要注意的事項也不斷增多。

一、確保業(yè)務的真實性，規(guī)避簽約風險

開展外貿業(yè)務前，必須要做好充分調研。通過調查，了解業(yè)務背景、工作目標及業(yè)務風險等，做好業(yè)務方案，防范經營風險。特別是對于首次開展的業(yè)務，業(yè)務人員需要知悉業(yè)務開展的背景，嚴禁開展違反貿易所在國法律法規(guī)的業(yè)務。同時，通過調查評估或通過資信報告服務商，快速有效了解交易對象的相關信息，掌握其資信情況、生產經營情況及財務狀況等，明晰合作環(huán)節(jié)需要注意的風險點和控制點，明確風險防控措施，形成業(yè)務合作方案，從而規(guī)避業(yè)務風險。

二、做好合同相關方管理，提高合同履約率

經常開展外貿業(yè)務的公司，一般都會保留歷史合作方資料或市場調研報告等，通過整理歷史資料，可形成供應資源數據和客戶數據，包含合作方的資質證書、生產能力、行業(yè)業(yè)績、財務狀況和發(fā)展方向等信息。正因為提前有過了解，多少也摸清了一些合作方的“小秘密”，比如誰家交貨進度跟不上，誰家質量管理有欠缺，誰家付款速度跟不上，誰家綜合管理水平低，誰家技術服務不及時等。作為一個成熟的外貿經營者，很清楚沒法通過選擇來找到完美的合作方，但是通過有效的合作方管理可以提前避免很多業(yè)務中可能出現的問題。

（一）做好供應商管理

有效的供應商管理既可以提高采購效能，又可以協同供應商改進其綜合管理水平，降低雙方的管理成本，實現合作共贏。提高供應管理效能，可嘗試以下方法：

一是對于價格偏高的供應商，在質量滿足生產需求的同等前提下，引入其他供應商進行實質性競爭，有助于爭取到更合理的采購價格。

二是對于技術服務跟不上的供應商，一旦選擇與其合作，需要在合同條款中規(guī)定清楚技術服務的時間和次數以及計費標準，在合同項下違約責任條款中適當增加技術服務的違約金比例。

三是對于商務化操作水平較低的供應商，在友好協商的前提下，可以在合同條款中明確資料提交的時間和完整性要求等，將付款時間和資料交付時間掛鉤，讓供應商明晰有效性資料的提交時間直接決定其在合同項下的收款時間，推動供應商提升綜合管理能力。

四是對于質量管理不到位的供應商，本著友好協商的原則，根據用戶需求，在合同條款中明確質量驗收標準及爭議解決辦法，在違約責任條款中細化質量問題分級解決辦法，同時相應增加質量問題的處罰措施，旨在提醒供應商重點關注交貨質量，并持續(xù)關注和改進質量管理水平。

五是建立供應商考評機制，對于屢教不改的供應商，實事求是在月度、季度或年度供應商考評中有所體現，情節(jié)較輕的給予通報提醒；情節(jié)較重的給予降級或暫停供應商供應資格。對于履約能力強，且與本公司和用戶在業(yè)務管理上同頻共振的供應商，在依法合規(guī)的前提下，增加與該供應商的合作頻率。

（二）做好客戶關系管理

優(yōu)秀企業(yè)的發(fā)展經驗表明，以需求為導向，以客戶為中心，保持良好的客戶關系是企業(yè)取得成功的法寶之一。同樣在外貿業(yè)務開展過程中，也需要注意維護客戶關系。

一是提前了解客戶的公司文化及所在國文化。經濟全球化的今天，對外合作越來越頻繁。想要順利拿到客戶的訂單，除了公司整體必須要具備較強的實力外，還需要注重業(yè)務細節(jié)，其中重視和遵守客戶的公司文化和所在國文化，不僅能夠幫助了解客戶的需求，而且能拉進和客戶的距離，對后期業(yè)務合作有所助益。

二是增加與客戶之間的互動，開發(fā)合作機會。滿足客戶的需求，首先需要了解客戶的需求。外貿業(yè)務中，可能與客戶直接接觸的機會不多。特別是2020年全球新冠肺炎疫情暴發(fā)以來，雙方見面的機會更少。為了提高和客戶之間的聯系，就需要增加與客戶的常態(tài)化互動，關注客戶的需求，提高銷售服務的針對性、有效性和可持續(xù)性，提升客戶的滿意度，從而獲得更多的合作機會。

三是讓客戶了解合作的底線，尋求合作共贏。一方面要多了解客戶信息，另一方面也需要讓客戶清楚我方的需求，了解己方的堅持原則和接受底線，避免信息盲區(qū)，共同尋找供需平衡點，并將需求細化到合同條款，有利于后期合同執(zhí)行。

三、注意關鍵合同條款的磋商，規(guī)避后續(xù)執(zhí)行風險

外貿合同涉及不同國家的合同當事人，因此，為了避免執(zhí)行過程中的偏差，明確雙方應承擔的責任和義務，在合同簽訂前，需要特別注意關鍵條款的訂立。

（一）交貨質量

外貿合同對交貨質量通常會做如下約定：一是按合同中列明的規(guī)格指標交貨，或會加上裝運地檢測或目的地復檢等；二是按出廠或者到廠檢測指標，包括買方、賣方、第三方或共同檢測指標等；三是按技術協議規(guī)格，或會加上驗收指標；四是按樣品指標，或會加上目的地復檢等。不同產品適用不同的質量檢測方式，在合同中必須優(yōu)選最符合產品特性或最能實現的質量條款，以保證順利完成合同履約。

（二）交貨數量

同質量條款一樣，外貿合同對交貨數量的約定也有多種方式：一是溢短裝（一般是散貨貿易，可選溢裝、短裝或溢短裝方式），可由賣方、買方或雙方友好協商決定；二是按包裝數量或固定數量交貨等。對于溢短裝交貨條款，合同中一定要約定不足或者超出部分的數量如何執(zhí)行，謹防市場行情變化時，買方利用溢短裝拒收拒付不履約等問題。

數量條款中還需注意貨物檢驗方法不一樣，可能會導致數量前后不一致或者貨損超合理范圍的問題，故建議合同中優(yōu)選最符合產品特性或可操作性最強對雙方最具約束力的檢測方法，以保證合同的順利執(zhí)行。

（三）交貨時間

合同交貨期的問題，無論是化工產品還是設備材料，都是亟待妥善解決的問題，訂立合同的初衷是希望雙方都能按照合同條款完成各自的權利義務，所以合同是雙方共同意思的明確表示。不論是作為買方還是賣方都需選擇合理的交貨期，但需要結合貿易術語和付款方式，離開付款方式談貿易術語談交貨期沒有意義。

（四）貨物運輸及保險

2021年是貨運史上留下濃墨重彩的一年，一箱難求，一倉難定，班輪附加費種類增多，租船訂倉面臨種種不確定因素，運費一天一價，外貿人實屬不易。根據國際貿易術語解釋通則2020（Incoterms 2010），不管是EFC組術語項下的象征性交貨，還是D組術語項下的實物交貨，貨物運輸是重要的交貨環(huán)節(jié)。貿易術語的選擇、投保方式和投保險別的選擇、運輸工具的選擇、裝運港和目的港的選擇、貨運代理的選擇等，對合同項下的業(yè)務處理方式影響很大。在實際操作中，賣方選擇CIF和CIP術語成交的概率要比選擇F組術語成交的概率大，主要是在CIF和CIP術語下，國際貨物買賣中涉及的三個合同：買賣合同、運輸合同和保險合同，都由賣方負責簽訂。在實務環(huán)節(jié)，賣方可以根據合同情況，在不違反合同條款的前提下，統(tǒng)籌安排備貨、裝運、投保等事項，以保證作業(yè)流程上的緊密銜接。

（五）支付方式及交單單據

進出口業(yè)務中，海運貨物最常用的貿易術語是 FOB、CFR和 CIF。在Incoterms 2010下，三種貿易術語的交貨義務和風險點都是貨物裝上船后由賣方轉移給買方，貨權轉移在合同中也有具體條款約定?？傮w而言，在出口業(yè)務中，賣方采用CIF 成交要比采用 CFR和FOB 有利，因為賣方可以根據貨物備妥情況，合理安排租船訂倉和投保事宜；出于實務操作的謹慎性，作為賣方也應對買方指定貨代的資質情況要有一定的了解，如資質不符，可以建議更換貨代。在FOB 或 CFR 兩種術語下，按照合同的規(guī)定，賣方沒有辦理貨運保險的義務，而由買方根據情況自行辦理。貨物裝船后，賣方要在合同規(guī)定時間內將裝船通知和交單單據及時發(fā)給買方。因此，為了避免財物損失，在簽署正式合同前，不管雙方約定的是哪種支付方式和交單方式，我方一定要結合貿易術語綜合考慮，清楚單據的流轉路徑，評估付款或承兌贖單可能存在的風險，在正式合同中酌情增加約束條款。

（六）違約責任及適用法律

總體來說，外貿合同的違約責任和內貿合同差別不大，但外貿合同當事人涉及不同國家、國際司法和國際經濟法等相關規(guī)定，則需要謹慎對待。為了雙方能夠有效履行合同義務，合同磋商階段就需對違約責任和適用法律進行交流探討，確定條款主要信息，一方面可以減少雙方后續(xù)確認合同文本的時間，另一方面也有利于合同雙方厘清責任義務。

四、嚴謹制定合同條款，保障合同順利執(zhí)行

合同是買、賣雙方本著平等共贏的原則，達成一致意思后訂立的協議，對買、賣雙方具有約束性，很多貿易過程中發(fā)生的爭議都是因為合同條款不夠明確所致。因此，合同條款的制定必須嚴謹規(guī)范。

一是確保合同條款的準確性。合同條款必須意思表達完整準確，對于價格數量、交貨方式、結算方式、質量檢驗，違約處理、爭議解決及適用法律等關鍵條款，必須具體明確且用詞準確無歧義，必要時簽訂中英雙語合同，確保合同簽約方正確理解合同內容，履行權利義務。

二是確保合同條款的規(guī)范性。多年從事外貿經營業(yè)務的公司，根據積累的業(yè)務經驗，一般都會制定不同業(yè)務類型的合同模板。對外簽約時，通常也是優(yōu)選本公司的合同模板，如對方另有要求，可友好協商，將合同方需求補充到簽約文本中，再經雙方終審通過后簽訂合同。合同雙方都很看重合同，所以對外簽署的合同必須完整規(guī)范可操作，避免出現模棱兩可的情況。

三是確保合同審核的嚴謹性。通常情況下，簽署外貿合同需要經過各公司內部審核，審核通過后對外簽署。因此，各級審核人員必須做到履職盡責，嚴格審核不盲批，對合同存疑或有異議，需要及時提出，以幫助完善合同條款，從而確保合同能夠順利執(zhí)行。

五、嚴格遵照合同執(zhí)行，抓好過程控制

合同經買、賣雙方簽署生效，雙方都必須嚴格遵照合同條款執(zhí)行，合規(guī)操作，在合同執(zhí)行出現偏差時，需要及時糾偏。

一是在執(zhí)行過程中要有合同節(jié)點的業(yè)務執(zhí)行控制臺賬，按節(jié)點把控。合同執(zhí)行過程中，如出現偏差苗頭，要及時預警，第一時間了解偏差產生的原因，第一時間商討解決方案。在我方權益受到侵害時，公司內部達成一致意見后通過可追溯合法的渠道或合同約定的方式主張我方權益。

二是工作執(zhí)行過程中，嚴格做好過程控制，涉及工作環(huán)節(jié)和過程控制的所有文件單據必須要留存，重要單據必須留存正本。合同項下所有單據，在合同執(zhí)行完畢后，需要歸檔，以便后續(xù)業(yè)務復盤或為后續(xù)內審外查做準備。

三是規(guī)范合同項下貨權和資金管理。外貿業(yè)務最關注的兩點是貨權可控，資金安全。一旦簽署合同，必須嚴格根據合同條款執(zhí)行，如有任何變更都需經過雙方書面確認，簽訂補充協議或變更合同條款。業(yè)務操作中，貨權交接必須要根據合同條款辦理；資金支付必須確保對方收款賬號與合同所列一致，如對方確需變更收款賬號，必須請對方提供至少兩種書面方式確認（含正本確認函）等；我方收到客戶支付憑證，貨款到賬必須以財務通過我方銀行查賬確認為準。外貿業(yè)務中，涉及財物安全，必須謹慎操作。

六、做好業(yè)務回顧，查漏補缺，提升經營管理水平

任何一份合同的執(zhí)行都無法做到盡善盡美，及時復盤，總結經驗教訓，一方面提高外貿人員風險識別能力和解決問題的能力，優(yōu)化外貿業(yè)務流程，進一步完善合同文本，提升基礎工作能力；另一方面，正視業(yè)務問題，落實整改措施，將整改措施細化到日常經營中，形成體系化的規(guī)范流程，也有利于完善公司的風險防控體系，提升經營管理水平。

自2020年新冠肺炎疫情在全球蔓延以來，全球范圍的停工、停產和供應鏈的停滯使得各國經濟一度陷入困境，同時公司也感受到并看到疫情加速了全球外貿格局的重塑。隨著經濟從新冠肺炎疫情的影響中回彈上升，我國外貿企業(yè)迎來新機遇。外貿企業(yè)要想獲得持續(xù)發(fā)展，業(yè)務服務必須更貼心，合同處理能力必須更專業(yè)。重視合同管理，通過全生命周期合同管理，讓業(yè)務過程清晰可追溯，不僅規(guī)范了流程，避免了因人員變動帶來的執(zhí)行偏差，還提高了合同管理的專業(yè)性和嚴謹性，提高了團隊的責任心和執(zhí)行力，從源頭減少業(yè)務異常的發(fā)生。