企業(yè)檔案管理工作中大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用

趙依琳 四川省生態(tài)環(huán)保產(chǎn)業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司

信息時(shí)代，企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中產(chǎn)生了越來(lái)越多的信息資源，因此，加大檔案資源的管理力度勢(shì)在必行。大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的有效性應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新，提高信息化管理水平，真正體現(xiàn)檔案資料的價(jià)值作用，為企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用意義

（一）可以提高檔案管理效率

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用可以把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案。改變以往人工管理方式，可以通過(guò)電腦軟件對(duì)檔案資料進(jìn)行智能化分類(lèi)和分析管理，進(jìn)行便捷化查詢(xún)和利用。用戶(hù)只需要輸入關(guān)鍵詞，就可以快速查找自己需求的檔案資料，從而促進(jìn)檔案資料管理工作效率的提升[1]。

（二）助力企業(yè)科學(xué)決策

現(xiàn)代企業(yè)管理中，需要大量的數(shù)據(jù)和技術(shù)為其科學(xué)決策提供依據(jù)，而檔案資料是企業(yè)決策的重要依據(jù)和憑證，可以為企業(yè)決策提供可利用資源。在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行高速收集、管理、分析和處理，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升，優(yōu)化其服務(wù)能力，為企業(yè)科學(xué)決策提供數(shù)據(jù)支撐[2]。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新

在以往的人工管理模式中，管理工作主要是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集和保存，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，對(duì)檔案資料的內(nèi)在價(jià)值挖掘不足，難以真正發(fā)揮檔案資料的應(yīng)用價(jià)值。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，以便對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化整合，提高檔案歸檔、保存效率，簡(jiǎn)化工作流程。此外，還可以讓管理人員把更多精力和時(shí)間應(yīng)用在挖掘檔案資料內(nèi)在價(jià)值上，強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，提高檔案資料的服務(wù)質(zhì)量，滿(mǎn)足用戶(hù)的個(gè)性化需求，促進(jìn)管理模式的創(chuàng)新與優(yōu)化[3]。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理創(chuàng)新技術(shù)

（一）物聯(lián)網(wǎng)

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)化應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)物物相連，這是對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的擴(kuò)展和延伸，能夠?qū)Σ煌?lèi)型的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面聯(lián)結(jié)和匯總。利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)展開(kāi)檔案資料管理工作，可以加強(qiáng)不同檔案資料之間的通信和聯(lián)結(jié)，促進(jìn)檔案信息材料的高效整合和匯總[4]。

（二）云空間

現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展中，檔案材料數(shù)量越來(lái)越多，對(duì)存儲(chǔ)空間提出了更高的要求。在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，可以對(duì)云空間進(jìn)行優(yōu)化應(yīng)用，利用服務(wù)器硬盤(pán)展開(kāi)檔案信息的存儲(chǔ)工作，并把檔案信息存儲(chǔ)在系統(tǒng)服務(wù)終端，對(duì)其進(jìn)行匯集、整理，最終在服務(wù)器中進(jìn)行存儲(chǔ)。云空間的存儲(chǔ)量比較大，可以對(duì)海量檔案資料進(jìn)行優(yōu)化存儲(chǔ)，同時(shí)對(duì)檔案管理流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，方便檔案信息的查詢(xún)和利用，并實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新與優(yōu)化。

（三）移動(dòng)終端

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用離不開(kāi)智能終端設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。尤其是在信息技術(shù)的高速發(fā)展背景下，無(wú)線(xiàn)移動(dòng)終端在不同領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用和推廣。在檔案管理工作中，可以對(duì)移動(dòng)終端進(jìn)行優(yōu)化應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新與優(yōu)化，能夠提高檔案信息管理工作的靈活性，能夠?qū)n案信息進(jìn)行隨時(shí)隨地整理和管理，并可以進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢(xún)和使用，進(jìn)一步推動(dòng)了檔案管理和服務(wù)質(zhì)量的提升[5]。

三、大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的創(chuàng)新途徑

（一）云存儲(chǔ)模式

云存儲(chǔ)模式是檔案管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的重要途徑，穩(wěn)定性較好，可以增加檔案管理的存儲(chǔ)容量，能夠?qū)Ａ繖n案資料進(jìn)行優(yōu)化存儲(chǔ)，而且還可以保障檔案信息的齊全性和安全性，避免檔案資料丟失、被盜的風(fēng)險(xiǎn)[6]。利用云存儲(chǔ)模式可以對(duì)存檔位置進(jìn)行精確，方便進(jìn)行查詢(xún)、利用，提高檔案信息的利用率，促進(jìn)企業(yè)檔案的便捷化、個(gè)性化、多元化服務(wù)，滿(mǎn)足企業(yè)各級(jí)人員的個(gè)性化需求。在利用云存儲(chǔ)方式進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，需要做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，既要準(zhǔn)備高性能的硬件設(shè)施，還要配備應(yīng)用能力較強(qiáng)的配套基礎(chǔ)設(shè)施，確保云存儲(chǔ)模式功能的多樣化。在此環(huán)境下，還需要建立多功能的數(shù)據(jù)信息庫(kù)，并構(gòu)建云平臺(tái)系統(tǒng)，這樣可以對(duì)多種形式的檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)，如圖片、視頻、聲音等媒體形式，并保障檔案信息的全面性和真實(shí)性。在此模式下，還需要與國(guó)家云檔案管理中心進(jìn)行良好的互動(dòng)和交流，保障企業(yè)檔案管理工作的可靠性和安全性。

（二）對(duì)各種技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化應(yīng)用

為了提高數(shù)字化檔案資料的有效性應(yīng)用，需要對(duì)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)進(jìn)行合理引入，如簽名技術(shù)，包含光筆簽名、數(shù)字簽名。通過(guò)這種方式可以保障電子文件的原創(chuàng)性，確保數(shù)字的真實(shí)性；防篡改技術(shù)的應(yīng)用，可以把數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)設(shè)置為只讀模式，用戶(hù)只能讀取信息不能進(jìn)行修改，這樣可以保障檔案信息的安全性，避免信息被篡改的風(fēng)險(xiǎn)；加密技術(shù)的應(yīng)用，可以對(duì)涉密文件進(jìn)行有效性保密和保護(hù)，這樣可以保障檔案信息的安全性，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露的問(wèn)題。通過(guò)這種方式可以對(duì)涉密信息進(jìn)行偽裝，避免非法者對(duì)涉密信息進(jìn)行盜竊。此外，還可以對(duì)不同用戶(hù)的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限進(jìn)行合理設(shè)置，避免用戶(hù)對(duì)電子文件進(jìn)行隨意操作，促進(jìn)電子文件的高質(zhì)量管理[7]。

（三）優(yōu)化用戶(hù)的數(shù)據(jù)分析服務(wù)

把大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檔案管理工作中，可以對(duì)管理流程進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的多元化。同時(shí)，對(duì)不同類(lèi)型的檔案信息數(shù)據(jù)展開(kāi)高效性分析和整理，滿(mǎn)足不同用戶(hù)的個(gè)性化需求，改變以往檔案管理工作的不足之處。在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用中，最為重要的就是要強(qiáng)化用戶(hù)數(shù)據(jù)分析服務(wù)功能，以便對(duì)電子檔案展開(kāi)高質(zhì)量分析和服務(wù)，這樣可以對(duì)檔案資料的內(nèi)在價(jià)值進(jìn)行深度挖掘和開(kāi)發(fā)，從而可以結(jié)合不同用戶(hù)的實(shí)際需求，為其提供針對(duì)性的信息材料，強(qiáng)化檔案資料的服務(wù)質(zhì)量。此外，還可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)用戶(hù)信息展開(kāi)數(shù)據(jù)分析，對(duì)他們的檢索信息、檔案資料使用習(xí)慣等進(jìn)行智能化收集和分析，這樣可以了解不同用戶(hù)的檔案服務(wù)需求，這樣可以為用戶(hù)提供個(gè)性化和針對(duì)性服務(wù)。由此可見(jiàn)，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，實(shí)現(xiàn)不同檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的有效相連，這樣可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)分析范圍進(jìn)行拓展，滿(mǎn)足各個(gè)用戶(hù)的需求，以便對(duì)檔案信息內(nèi)在價(jià)值的深度挖掘和分析[8]。

（四）強(qiáng)化數(shù)字化檔案的檢索能力

大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的有效性應(yīng)用，進(jìn)一步強(qiáng)化其工檔案查詢(xún)功能的多樣化和智能化。在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，需要利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)對(duì)檔案資料信息進(jìn)行全面性收集和整理，然后對(duì)不同的檔案信息展開(kāi)分類(lèi)、分析，這樣可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料信息數(shù)據(jù)的規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，方便用戶(hù)進(jìn)行檢索、查詢(xún)和利用。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以實(shí)現(xiàn)檔案資料信息的可視化分析，對(duì)各種媒體形式的檔案資料進(jìn)行完整性保存，并對(duì)其進(jìn)行可視化展示，方便用戶(hù)進(jìn)行直觀化查詢(xún)和利用，確保數(shù)字化檔案的檢索功能的針對(duì)性和規(guī)范性。

四、大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)化策略

（一）提高管理人員綜合素養(yǎng)

實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理，需要培養(yǎng)大量的專(zhuān)業(yè)化管理人才，為大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)化應(yīng)用奠定良好的基礎(chǔ)。要注意引進(jìn)高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)管理人員，提高整體管理團(tuán)隊(duì)的綜合素養(yǎng)；要加大對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育力度，增加現(xiàn)有工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能儲(chǔ)備，并定期展開(kāi)專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)方式進(jìn)行優(yōu)化設(shè)置。此外，還需要培養(yǎng)檔案管理人才的信息素養(yǎng)，使其能夠?qū)Υ髷?shù)據(jù)技術(shù)熟練使用，充分掌握數(shù)據(jù)收集、管理和分析能力。引進(jìn)最新知識(shí)、技術(shù)和理論，拓展檔案管理人才的知識(shí)視野，為大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的有效性應(yīng)用奠定良好的基礎(chǔ)[9]。

（二）加強(qiáng)安全管理

大數(shù)據(jù)技術(shù)管理背景下，企業(yè)檔案的存儲(chǔ)形式發(fā)生了重要改變，主要是在云盤(pán)上進(jìn)行存儲(chǔ)，也可以利用光盤(pán)等方式進(jìn)行存儲(chǔ)。為了保障檔案信息數(shù)據(jù)的安全性，需要對(duì)云存儲(chǔ)以及不同介質(zhì)存儲(chǔ)的檔案信息進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其安全性，有效規(guī)避檔案風(fēng)險(xiǎn)。網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)可以保障檔案資料的長(zhǎng)久保存，并方便進(jìn)行檢索調(diào)動(dòng)，但是，由于網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性，導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息容易受到黑客襲擊，導(dǎo)致信息被非法篡改、泄露，致使企業(yè)商業(yè)機(jī)密被盜，對(duì)企業(yè)造成極大的經(jīng)濟(jì)損失。利用不同介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，可以有效縮小存儲(chǔ)體積，而且能夠?qū)Ａ康馁Y料進(jìn)行優(yōu)化存儲(chǔ)，但是不方便進(jìn)行查閱和使用，需要對(duì)不同介質(zhì)進(jìn)行優(yōu)化存儲(chǔ)和管理，避免受到外界環(huán)境的干擾和影響。必要情況下，需要做好檔案資料的備份工作，保障檔案資料安全性。

（三）挖掘檔案信息內(nèi)在價(jià)值

在大數(shù)據(jù)支持下，要積極構(gòu)建檔案中心數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行全面匯總和收集，為企業(yè)檔案信息資源的共享奠定了良好的基礎(chǔ)。同時(shí)需要優(yōu)化企業(yè)檔案信息化平臺(tái)建設(shè)，為企業(yè)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用創(chuàng)建良好的條件[10]。同時(shí)，要把檔案信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、公文系統(tǒng)進(jìn)行整合和鏈接，把檔案信息化管理工作真正融入企業(yè)整體信息化系統(tǒng)建設(shè)中，方便檔案數(shù)據(jù)的收集和利用，充分挖掘檔案信息內(nèi)在的價(jià)值作用；在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，需要對(duì)檔案資源價(jià)值創(chuàng)造力進(jìn)行充分挖掘和開(kāi)發(fā)。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對(duì)海量檔案信息進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、管理和分析，并將其融入企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理中，使其形成企業(yè)內(nèi)部人力、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、負(fù)債、成本、利潤(rùn)等數(shù)據(jù)，并對(duì)市場(chǎng)環(huán)境、政策的動(dòng)態(tài)變化趨勢(shì)進(jìn)行分析，并利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行深入分析，提高檔案資料的利用率，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的全面性提升。

（四）強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)工作

大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，需要加大對(duì)檔案資源的基礎(chǔ)建設(shè)力度，對(duì)不同類(lèi)型、不同載體的檔案資料進(jìn)行全面收集，保障檔案資料的齊全性和準(zhǔn)確性，對(duì)任何檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)在價(jià)值進(jìn)行深度挖掘。引進(jìn)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，對(duì)館藏檔案進(jìn)行深度研究，真正做好檔案編研工作，為檔案信息資源的高效性共享奠定良好的基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，需要對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化應(yīng)用，使其在檔案編研工作中發(fā)揮重要作用。通過(guò)信息化技術(shù)的交互性功能，展開(kāi)檔案編研工作，可以在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布檔案編輯計(jì)劃、編研成果等，并鼓勵(lì)用戶(hù)進(jìn)行下載閱讀，并給出自己的反饋意見(jiàn)，增加檔案編研工作與外界的互動(dòng)，這樣可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)的高速傳遞功能，結(jié)合用戶(hù)的反饋意見(jiàn)對(duì)編研計(jì)劃進(jìn)行優(yōu)化和補(bǔ)充，確保檔案編研工作的全面性和高質(zhì)量性。此外，還需要完善管理制度，配備完善的軟硬件設(shè)施，為大數(shù)據(jù)管理工作的有效性應(yīng)用，同時(shí)要對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，完善管理機(jī)構(gòu)和制度，為數(shù)字化檔案管理工作的開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)；同時(shí)，需要對(duì)檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案收集、存儲(chǔ)、管理、分析工作流程的規(guī)范化和系統(tǒng)化，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理效率的提升。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著現(xiàn)代化企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的檔案資料越來(lái)越多，加大企業(yè)檔案資料管理模式的創(chuàng)新非常重要。信息時(shí)代，需要進(jìn)一步提高檔案資料的信息化管理力度，并對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化應(yīng)用，促進(jìn)檔案材料分析能力的提升，并優(yōu)化數(shù)字檔案檢索能力，為用戶(hù)提供多元化的服務(wù)，對(duì)檔案資料的真正價(jià)值進(jìn)行深度挖掘和高效利用，全面促進(jìn)檔案資料管理效率的提升，并實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新，為企業(yè)科學(xué)決策提供依據(jù)和保障。在具體應(yīng)用中，需要提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，優(yōu)化其信息素養(yǎng)，能夠?qū)Υ髷?shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化應(yīng)用，還要完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)安全管理，深度挖掘檔案信息的內(nèi)在價(jià)值，全面發(fā)揮檔案信息的重大價(jià)值。